Dokumentacja w sprawach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy 2019

Należy uznać, że nie ma obowiązku przechowywania w nim innych dokumentów, np. harmonogramów czasu pracy poszczególnych pracowników. Obecny katalog dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy został znacznie rozszerzony w porównaniu z dotychczasowym. Pracodawca prowadzi powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 komentowanego rozporządzenia).

Zgodnie z nowym rozporządzeniem dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy obejmuje:

• ewidencję czasu pracy zawierającą informację o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (przy czym zwolnienia od pracy ze wskazaniem rodzaju będą dotyczyły zwolnień ustawowych, np. przerw na karmienie dziecka piersią lub zwolnień pracownika wychowującego dziecko do 14 lat, natomiast usprawiedliwione nieobecności w pracy będą dotyczyły np. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych), wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
• wnioski pracownika dotyczące: udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, stosowania indywidualnego, ruchomego i elastycznego rozkładu czas pracy, systemu skróconego tygodnia pracy oraz weekendowego systemu czasu pracy;
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
• zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. d komentowanego rozporządzenia).

Pracownik wychowujący niepełnosprawne dziecko wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o objęcie go przerywanym czasem pracy. Jego wniosek został uwzględniony, zatem wniosek i kopia odpowiedzi pracodawcy na ten wniosek powinny zostać włączone do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, a nie do części B akt osobowych.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zobowiązują pracodawcy do przechowywania zarówno w aktach osobowych, jak i w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy harmonogramów czasu pracy. Przepis § 6 komentowanego rozporządzenia wskazuje w sposób wyczerpujący zakres dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. 

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: Rozporządzenia wykonawcze do Kodeksu pracy 2019 z komentarzem