Jak przygotować plan urlopów

• Kiedy pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopów
• Na jaki okres i kiedy należy sporządzić plan urlopów
• Czy konieczne są wnioski urlopowe, jeżeli sporządzono plan urlopów
• Kto sporządza plan urlopów
• Urlopy udzielane niezależnie od planu urlopów
• Zmiana planu urlopów
• Konflikty związane z ustalaniem planu urlopów

W planie urlopów nie można zamieszczać terminu wykorzystania urlopu na żądanie, gdyż o terminie tego urlopu decyduje jednostronnie pracownik (art. 163 § 1 k.p.). Należy natomiast zaplanować w nim dwutygodniowy wypoczynek, czyli taką część urlopu, która obejmuje co najmniej 14 nieprzerwanych dni kalendarzowych wypoczynku.

W planie urlopów trzeba uwzględnić również pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu, mimo że prawo do urlopu pracownicy ci nabywają po przepracowaniu każdego miesiąca (art. 153 § 1 k.p.). Jeżeli pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony na umowę terminową (np. na okres próbny, na czas określony), wówczas w planie urlopów pracodawca powinien uwzględnić urlop w wymiarze, jaki mu przysługuje za dany rok proporcjonalnie do czasu trwania tej umowy. W przypadku przedłużenia umowy terminowej i zwiększenia w związku z tym przysługującego pracownikowi za dany rok wymiaru urlopu, pracodawca powinien dokonać korekty planu urlopu i uwzględnić urlop, do którego pracownik nabył prawo.

Urlopy w różnych systemach czasu pracy >>

Plan urlopów powinien przewidywać także urlopy pracowników powracających do pracy w trakcie roku np. po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym. Natomiast pracodawca nie musi uwzględniać w planie urlopów pracowników, którzy w okresie obejmującym ten plan nie będą obecni w pracy, np. na cały rok mają udzielony urlop wychowawczy.

Kiedy pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. W pewnych sytuacjach pracodawca może jednak nie sporządzać planu urlopów, a mianowicie wówczas, gdy:

• u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planu urlopów.

Obowiązek sporządzenia planu urlopów mają zatem pracodawcy, u których działają związki zawodowe, które nie zgodziły się na odstąpienie od ustalania planu urlopów (art. 163 § 1¹ k.p.).

Na jaki okres i kiedy należy sporządzić plan urlopów

Przepisy nie nakazują pracodawcy sporządzania jednego planu na cały rok. Pracodawca może więc przygotować np. półroczne czy kwartalne plany urlopowe. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części swojego przedsiębiorstwa (np. działów, oddziałów regionalnych).

PRZYKŁAD

Ilość pracy w administracji firmy ABC jest taka sama w ciągu całego roku. Pracodawca sporządza więc dla administracji roczne plany urlopowe. W dziale produkcji ABC zapotrzebowanie na pracę znacząco się zmienia w trakcie roku, co wynika ze zmieniającej się liczby zamówień. Nie można również z góry przewidzieć liczby zamówień, które pracodawca otrzyma w danym roku. Dla działu produkcyjnego pracodawca sporządza więc plany urlopowe trzy razy w roku, za każdym razem na 4-miesięczne okresy.

---

Plan urlopów powinien być sporządzony zawsze przed rozpoczęciem okresu, który ten plan obejmuje. W przypadku planów urlopowych obejmujących cały rok kalendarzowy, plan powinien być ustalony najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku. Pracownik nabywa prawo do urlopu od 1 stycznia danego roku, dlatego już w styczniu może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod uwagę fakt, że pracodawca powinien uwzględniać sugestie pracowników co do terminów urlopów przy sporządzaniu planu urlopów, dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do pracowników w tej sprawie odpowiednio wcześniej.

WAŻNE!

Plan urlopów należy sporządzić przed rozpoczęciem okresu, którego plan dotyczy.

W pewnych sytuacjach może okazać się, że plan urlopów nie został ostatecznie ustalony, mimo że rozpoczął się już okres, którego ten plan ma dotyczyć. W tej sytuacji pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na początku nowego okresu urlopowego, powołując się wyłącznie na to, że plan nie został jeszcze przygotowany.

Czy konieczne są wnioski urlopowe, jeżeli sporządzono plan urlopów

Wśród specjalistów prawa pracy istnieją rozbieżności co do tego, czy fakt ustalenia planu urlopów zwalnia pracownika z obowiązku składania każdorazowo odrębnego wniosku urlopowego o udzielenie urlopu zgodnie z planem. Są w tej sprawie również rozbieżne orzeczenia Sądu Najwyższego.

Umowa-zlecenie podczas urlopu >>

Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego wyrażonym w uchwale z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132), „prawidłowo sporządzony plan urlopów stanowi wystarczającą podstawę do tego, aby pracownik w dniu uwzględnionym w planie urlopów nie stawił się do pracy. Oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego nie jest w takim wypadku konieczne”. Natomiast w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79) Sąd Najwyższy uznał, że: „istnienie u pracodawcy planu urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest jeszcze oświadczenie przez zakład wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał”.

W praktyce w większości przypadków pracownik, który chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, jest zobowiązany złożyć wniosek urlopowy. Zwolennicy pierwszego z ww. poglądów twierdzą, że wnioski urlopowe składane u pracodawców, u których funkcjonuje plan urlopów, mają wyłącznie charakter porządkowy. Zwolennicy drugiego poglądu uważają z kolei, że urlop może zostać udzielony wyłącznie po złożeniu przez pracownika stosownego wniosku niezależnie od istnienia planu urlopów.

Nie można jednoznacznie rozstrzygnąć, który z prezentowanych poglądów jest prawidłowy. Pracodawca decydując się na stosowanie jednego z możliwych rozwiązań powinien tę kwestię rozstrzygnąć jednoznacznie np. w regulaminie pracy, tj. powinien wyraźnie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlopów pracownicy są zobowiązani składać odrębne wnioski urlopowe.

WAŻNE!

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy, czy pracownik powinien dodatkowo składać wniosek urlopowy, jeżeli chce skorzystać z urlopu ustalonego w planie urlopów.

---

Kto sporządza plan urlopów

Plan urlopów sporządza pracodawca. Pracodawca nie musi w tym zakresie uzyskiwać zgody związków zawodowych ani np. rady pracowników. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca zobowiązał się w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy) do ustalania planu urlopów w porozumieniu np. ze związkami zawodowymi. Pracodawca powinien jednak uwzględniać wnioski urlopowe pracowników, jeżeli zaproponowane przez pracowników terminy wykorzystania urlopu nie będą powodować zakłóceń toku pracy (art. 163 § 1 k.p.).

Jak udzielać zaległych urlopów wypoczynkowych >>

W praktyce dla pracodawców bardziej korzystne może okazać się sporządzanie planu urlopów niż rezygnowanie z tego obowiązku, gdyż pracodawca w trakcie tworzenia planu urlopów bierze jedynie pod uwagę wnioski pracowników. Natomiast w razie rezygnacji ze sporządzenia planu urlopów pracodawca musi ustalać terminy urlopów po porozumieniu z pracownikami.

Obowiązek osiągnięcia porozumienia z pracownikami zakłada większą ingerencję pracowników w terminy urlopów niż obowiązek wzięcia pod uwagę wyłącznie wniosku pracownika.

PRZYKŁAD

Podczas tworzenia planu urlopów rada pracowników zażądała nieplanowania urlopów pracowników w pierwszym tygodniu lipca 2011 r. z uwagi na planowane w tym terminie wybory uzupełniające do rady pracowników. Pracodawca nie ma obowiązku spełnienia żądania rady i może uwzględnić wnioski pracowników albo sam wyznaczyć pracownikom urlop w planie urlopów w pierwszym tygodniu lipca. Natomiast gdyby w zakładzie, w którym nie ma planu urlopów, pracownicy odmówili skorzystania z urlopu w pierwszym tygodniu lipca 2011 r. z uwagi na wybory do rady pracowników, pracodawca musiałby negocjować z pracownikami inny termin wykorzystania urlopu.

Zalety i wady planu urlopów

@RY1@i65/2010/023/i65.2010.023.000.0025.001.jpg@RY2@

Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie (art. 163 § 2 k.p.). Może to zrobić np. przez wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie pocztą internetową. Plan urlopów jest wiążący dla pracowników i pracodawcy od momentu ogłoszenia planu w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Urlopy udzielane niezależnie od planu urlopów

Niezależnie od planu urlopów pracodawca jest zawsze zobowiązany uwzględnić wnioski urlopowe następujących grup pracowników (pracodawca jest związany wnioskiem pracownika zarówno co do wymiaru, jak i terminu urlopu):

• pracownic występujących o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim podstawowym i dodatkowym,
• pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim podstawowym lub dodatkowym,
• pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie ojcowskim,
• pracowników, którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego podstawowym lub dodatkowym,
• młodocianych uczęszczających do szkół, którzy występują z wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego podczas ferii szkolnych.

WAŻNE!

Pracownicy, która złożyła wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie wskazanym przez tę pracownicę.

---

Pracodawca z kolei, niezależnie od planu urlopów, może skierować pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w terminie przez siebie wskazanym:

• w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego),
• w przypadku gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 31 marca następnego roku.

Zmiana planu urlopów

Z uwagi na trudne lub czasami niemożliwe do zaplanowania zapotrzebowanie na pracę u danego pracodawcy, bardzo ścisłe przestrzeganie planu urlopów może być niemożliwe.

Jak urlopy rodzicielskie wpływają na prawo pracowników do urlopu wypoczynkowego >>

Konieczne może okazać się korygowanie już sporządzonego planu urlopów. Zmiana terminu urlopu może nastąpić (art. 164 k.p.):

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
• z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, tj. jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy.

Przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu wypoczynkowego może też nastąpić z powodów niezależnych od pracodawcy lub pracownika, takich jak np.:

• niezdolność do pracy z powodu choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Zmiany w planie urlopów powinny być podane do wiadomości wszystkich pracowników w ten sam sposób, w jaki poinformowano pracowników o ustaleniu planu urlopów.

Konflikty związane z ustalaniem planu urlopów

Ustalanie terminów urlopów wypoczynkowych może powodować konflikty między pracownikami. Aby zminimalizować ryzyko takich konfliktów oraz ich ewentualne negatywne konsekwencje, pracodawca powinien zadbać o to, aby podczas ustalania planu urlopów nie doszło do dyskryminacji. Najbardziej atrakcyjne terminy urlopowe nie mogą być w każdym roku przyznawane tym samym osobom, co w praktyce oznacza, że pracodawca powinien przyjąć zasadę rotacji terminów urlopów wypoczynkowych pracowników.

Jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, mimo że jest do tego zobowiązany, to naraża się na to, że związki zawodowe mogą wystąpić przeciwko niemu na drogę sporu zbiorowego z żądaniem ustalenia planu urlopów.

Pracownicy z kolei powinni pamiętać o tym, że nieprzestrzeganie terminu urlopu określonego w planie urlopów może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych i być przyczyną rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Natomiast w przypadku uporczywego łamania wewnętrznych ustaleń w tym zakresie pracownik może zostać zwolniony bez wypowiedzenia.

Instrukcja ustalania planu urlopów

@RY1@i65/2010/023/i65.2010.023.000.0025.002.jpg@RY2@

Podstawa prawna:

• art. 52 § 1 pkt 1, art. 162, art. 163, art. 164, art. 167¹, art. 205 § 3 Kodeksu pracy.

Orzecznictwo uzupełniające:

• Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika. (Wyrok Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, OSNP 1999/10/331)