Jak udzielać zaległych urlopów wypoczynkowych

Pracownik podejmujący zatrudnienie w pierwszym roku kalendarzowym swojej kariery zawodowej nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wysokości 1,66 dnia za miesiąc. Natomiast pracownik podejmujący pracę w kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego (jeśli ma co najmniej 10-letni staż pracy). Urlop w tym wymiarze przysługuje pracownikowi już od pierwszego dnia danego roku kalendarzowego, czyli od 1 stycznia.

Zarówno pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, jak i pracownik z dłuższym stażem, powinni wykorzystać przysługujące im prawo do urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym prawo to nabywają. Jeżeli nie wykorzystają tego urlopu w tym czasie, urlop wypoczynkowy przechodzi na następny rok jako urlop zaległy.

Pracownik może nie wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w danym roku, w którym nabył do niego prawo, z różnych powodów. Często urlop wypoczynkowy jest niewykorzystywany z powodu choroby pracownika lub urlopu macierzyńskiego. Urlop może także być niewykorzystany w danym roku, za który przysługuje, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy lub innych ważnych przyczyn leżących po stronie pracownika (art. 164 Kodeksu pracy).

Sposób wykorzystywania urlopu zaległego

Urlop zaległy nie różni się od zwykłego urlopu wypoczynkowego. Jest bowiem udzielany na takich samych zasadach jak urlop wypoczynkowy przysługujący za bieżący rok kalendarzowy. W praktyce powiększa on pulę dni urlopowych przysługujących pracownikowi w danym roku kalendarzowym.

Udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien pamiętać o tym, by w pierwszej kolejności pracownik wykorzystał przysługujący mu urlop zaległy. Dopiero potem pracownik powinien wykorzystać urlop przysługujący mu za bieżący rok kalendarzowy.

Termin wykorzystania zaległego urlopu

Urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, czyli do 31 marca kolejnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Nie oznacza to jednak, że pracownik powinien w całości ten urlop wykorzystać przed upływem tego terminu. Wystarczy bowiem, aby pracownik rozpoczął wykorzystywanie zaległego urlopu w pierwszym kwartale następnego roku kalendarzowego, ponieważ może on trwać nawet po jego zakończeniu.

PRZYKŁAD

Pracownikowi w 2009 r. oprócz bieżącego urlopu wypoczynkowego przysługuje prawo do 5 dni urlopu z poprzedniego roku. Pracownik złożył wniosek o wykorzystanie tego urlopu w terminie od 30 marca do 3 kwietnia 2009 r. Udzielając urlopu w takim terminie pracodawca nie naruszy przepisów dotyczących udzielania zaległych urlopów wypoczynkowych.

WAŻNE!

Urlop zaległy będzie udzielony w pierwszym kwartale danego roku, jeżeli pracownik rozpocznie jego wykorzystywanie w tym czasie.

---

Wysyłanie pracownika na urlop zaległy

Bez względu na to, czy urlop jest udzielany na podstawie planu urlopowego czy wniosku pracownika, termin wykorzystania tego urlopu musi wynikać z porozumienia pracodawcy i pracownika. Jednak w przypadku urlopu zaległego pracodawca może wysłać pracownika na ten urlop nawet bez jego zgody. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Pracodawca będzie miał jednak prawo wysłania pracownika na ten urlop w sytuacji, gdy kończy się już pierwszy kwartał roku, a pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego.

PRZYKŁAD

Pracownik ma 8 dni urlopu zaległego za 2008 r. Odmówił jego wykorzystania zarówno w styczniu, jak i w lutym br. Jeżeli pracownik będzie odmawiał wykorzystania tego urlopu także w marcu br., to pracodawca będzie mógł skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy bez jego zgody.

Istnieje również odmienny pogląd w zakresie dopuszczalności wysłania pracownika na zaległy urlop jednostronnie przez pracodawcę. Zgodnie z nim pracodawca nie może wysłać pracownika na taki urlop bez zgody pracownika. Pogląd ten po wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. jest jednak krytykowany przez większość specjalistów prawa pracy.

Inną okolicznością, która daje pracodawcy prawo wysłania pracownika na niewykorzystany zaległy urlop bez jego zgody, jest przebywanie pracownika na wypowiedzeniu. Pracodawca może bowiem w okresie wypowiedzenia skierować pracownika jednostronnie na urlop wypoczynkowy (art. 167¹ Kodeksu pracy). Nie ma w tym przypadku znaczenia, kto wypowiedział umowę o pracę - pracodawca czy pracownik. Obowiązek wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia dotyczy zarówno urlopu wypoczynkowego bieżącego, jak i zaległego.

WAŻNE!

Pracownik, który jest w okresie wypowiedzenia w pierwszym kwartale danego roku, może zostać w tym czasie zobligowany do wykorzystania zaległego urlopu w każdym z 3 miesięcy pierwszego kwartału tego roku.

Pracownik może zostać skierowany jednostronnie na zaległy urlop wypoczynkowy także wówczas, gdy ma ten urlop zaplanowany w planie urlopów w pierwszym kwartale danego roku. Pracodawca ustalając plan urlopów na 2009 r. powinien uwzględnić wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego w pierwszym kwartale tego roku. Jeżeli pracodawca ustalił z pracownikiem w planie urlopów wykorzystanie tego urlopu w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2009 r., to pracownik nie może odmówić jego wykorzystania w tym czasie.

Zaległy urlop na żądanie

Urlop na żądanie niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, tak jak pozostała część urlopu wypoczynkowego, przechodzi na kolejny rok w postaci urlopu zaległego. Stając się jednak urlopem zaległym, urlop na żądanie traci swój szczególny charakter i jest zwykłym urlopem wypoczynkowym.

PRZYKŁAD

Pracownik jest uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego. W 2008 r. wykorzystał 16 dni tego urlopu, z czego 2 dni były udzielone na żądanie pracownika. Na 2009 r. zatem zostały do wykorzystania 4 dni urlopu zaległego. Dwa niewykorzystane dni urlopu na żądanie stały się wraz z upływem 2008 r. zwykłym urlopem wypoczynkowym. Pracownik w 2009 r. ma zatem prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Ta liczba dni urlopu na żądanie w żadnym roku kalendarzowym nie ulegnie powiększeniu.

Zaległy urlop na żądanie ze względu na to, że od 1 stycznia jest traktowany jako zwykły urlop wypoczynkowy, powinien zostać wykorzystany przez pracowników do końca marca danego roku.

Odmienne stanowisko w omawianym zakresie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać wykorzystany do 31 marca 2009 r. Przepis nakazujący wykorzystanie zaległego urlopu do końca kwartału kolejnego roku nie dotyczy, zdaniem PIP, urlopu na żądanie. Stanowisko PIP jest jednak kwestionowane przez wielu praktyków prawa pracy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP i nie udzielając pracownikowi zaległego urlopu na żądanie do 31 marca danego roku, pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu na żądanie do końca marca, sąd może nie podzielić stanowiska PIP w tej sprawie i nakazać udzielenie zaległego urlopu na żądanie we wskazanym przez pracownika terminie.

---

Niewykorzystanie urlopu zaległego a wykroczenie pracodawcy

Nieudzielenie pracownikowi urlopu do końca pierwszego kwartału kolejnego roku kalendarzowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym, które jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Trzeba jednak pamiętać, że z wykroczeniem mamy do czynienia tylko w przypadku, gdy pracodawca ponosi winę za niewypełnienie danego obowiązku.

Brak winy pracodawcy, a co za tym idzie brak wykroczenia będzie zaś miał miejsce np. w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, które powodują przesunięcie lub przerwanie urlopu wypoczynkowego,

PRZYKŁAD

Pracownik złożył pracodawcy wniosek o udzielenie 10 dni zaległego urlopu w okresie od 16 do 27 lutego 2009 r. Jednak w trakcie wykorzystywania tego urlopu pracownik zachorował. Zwolnienie lekarskie pracownik otrzymał do połowy kwietnia br. Nie będzie mógł zatem wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego w pierwszym kwartale tego roku. Pracodawca nie ponosi w tej sytuacji winy za niewykorzystanie przez pracownika urlopu. Nieudzielenie urlopu w tym przypadku nie będzie stanowiło wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym.

Przedawnienie zaległego urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po upływie 3 lat od dnia, kiedy ten urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin ten liczymy od końca roku kalendarzowego, za który przysługuje urlop. Jeśli jednak urlop ten został przesunięty na następny rok, 3-letni termin przedawnienia liczy się od końca kwartału tego roku. Tak samo w zakresie liczenia terminu przedawnienia prawa do urlopu wypoczynkowego wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2004 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).

PRZYKŁAD

W 2008 r. pracodawca nie udzielił pracownikowi żadnego dnia urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku urlop za 2008 r. ulegnie przedawnieniu z końcem 2011 r. Jeżeli natomiast pracodawca udzieliłby pracownikowi urlopu w 2008 r., który zostałby przerwany i już niewykorzystany w 2008 r., to ulegnie on przedawnieniu 31 marca 2012 r.

Podstawa prawna:

• art. 152-154 § 1, art. 161, art. 163 § 1-2, art. 165-166, art. 167¹-167², art. 168, art. 171 § 1, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,

Orzecznictwo uzupełniające:

• Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00, OSNP 2002/15/353)

• 1. Słuszny jest pogląd, że urlop wypoczynkowy ze względu na jego cel powinien być z reguły wykorzystywany w naturze. Zasada ta dotyczy także urlopów zaległych.

2. Prawo do niewykorzystanych urlopów zaległych z powodu rozwiązania stosunku pracy i niemożności ich wykorzystania w okresie wypowiedzenia przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za nie. (Wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1974 r., III PRN 41/73, PiZS 1975/4/75)