Kategorie

Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Patrycja Mikuła
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Powszechnie stosowaną praktyką jest powierzanie przez pracodawców telefonów służbowych swoim pracownikom. Z założenia mają być one wykorzystywane przez pracowników do celów czysto zawodowych. Co jeśli pracownik korzysta z telefonu służbowego w celach prywatnych?

Problem:

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Reklama

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zobacz także: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Reklama

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę, która powstała w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności. Z odpowiedzialności nie zwalnia jednak pracownika nienależyte wykonanie przez niego obowiązków w zakresie zabezpieczenia mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1985 r., sygn. akt IV PR 244/84). Ciężar dowodu, że powstanie szkody w mieniu wynikło z okoliczności niezależnych od pracownika, leży po jego stronie.

W praktyce powszechne jest, że korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych wiąże się z ich wykorzystywaniem również do celów prywatnych. W przepisach prawa pracy nie ma wymogu zawierania odrębnej umowy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że takie przekazanie powinno odbywać się za zgodą pracodawcy, uregulowaną np. w przepisach wewnętrznych w regulaminie wykorzystywania składników majątku do celów innych niż działalność jednostki. Pisemne uregulowanie przekazania pracownikowi sprzętu do celów innych niż służbowe ułatwi rozliczenia z tytułu składek i podatku zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

W przypadku wykorzystywania telefonów służbowych również do celów prywatnych pracodawca może określić limit minut, powyżej których połączenia będą uznane za prywatne. Taka nadwyżka będzie stanowić przychód dla pracownika, jeżeli pracodawca zobowiąże się do poniesienia takiego wydatku. Przyjęcie tego rozwiązania niesie jednak za sobą ryzyko podatkowe, gdyż w sytuacji ustalenia limitu, który nie został przekroczony, ale w ramach którego pracownik wykonał rozmowy prywatne, po stronie zatrudnionego powstanie przychód. Możliwe jest również ewidencjonowanie rozmów prywatnych na podstawie otrzymanego bilingu (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/2007). Polecanym rozwiązaniem jest przyjęcie od pracownika oświadczenia o liczbie i wartości przeprowadzonych rozmów prywatnych po uprzednim przedłożeniu mu bilingu do wglądu.

Jeżeli jednak pracownik zwróci pracodawcy koszty wykonanych połączeń prywatnych, po stronie zatrudnionego nie powstanie przychód, od którego należy odprowadzić składki ubezpieczeniowe i podatek. Pracownik może zwrócić ustalony w ten sposób koszt rozmów prywatnych bezpośrednio gotówką lub na rachunek pracodawcy albo wyrazić pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia. Ustna zgoda pracownika w tym zakresie nie wywoła bowiem żadnych skutków.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>

Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Tylko teraz
Źródło: Sposób na płace
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.