Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Problem:

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zobacz także: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę, która powstała w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności. Z odpowiedzialności nie zwalnia jednak pracownika nienależyte wykonanie przez niego obowiązków w zakresie zabezpieczenia mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1985 r., sygn. akt IV PR 244/84). Ciężar dowodu, że powstanie szkody w mieniu wynikło z okoliczności niezależnych od pracownika, leży po jego stronie.

W praktyce powszechne jest, że korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych wiąże się z ich wykorzystywaniem również do celów prywatnych. W przepisach prawa pracy nie ma wymogu zawierania odrębnej umowy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że takie przekazanie powinno odbywać się za zgodą pracodawcy, uregulowaną np. w przepisach wewnętrznych w regulaminie wykorzystywania składników majątku do celów innych niż działalność jednostki. Pisemne uregulowanie przekazania pracownikowi sprzętu do celów innych niż służbowe ułatwi rozliczenia z tytułu składek i podatku zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

W przypadku wykorzystywania telefonów służbowych również do celów prywatnych pracodawca może określić limit minut, powyżej których połączenia będą uznane za prywatne. Taka nadwyżka będzie stanowić przychód dla pracownika, jeżeli pracodawca zobowiąże się do poniesienia takiego wydatku. Przyjęcie tego rozwiązania niesie jednak za sobą ryzyko podatkowe, gdyż w sytuacji ustalenia limitu, który nie został przekroczony, ale w ramach którego pracownik wykonał rozmowy prywatne, po stronie zatrudnionego powstanie przychód. Możliwe jest również ewidencjonowanie rozmów prywatnych na podstawie otrzymanego bilingu (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/2007). Polecanym rozwiązaniem jest przyjęcie od pracownika oświadczenia o liczbie i wartości przeprowadzonych rozmów prywatnych po uprzednim przedłożeniu mu bilingu do wglądu.

Jeżeli jednak pracownik zwróci pracodawcy koszty wykonanych połączeń prywatnych, po stronie zatrudnionego nie powstanie przychód, od którego należy odprowadzić składki ubezpieczeniowe i podatek. Pracownik może zwrócić ustalony w ten sposób koszt rozmów prywatnych bezpośrednio gotówką lub na rachunek pracodawcy albo wyrazić pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia. Ustna zgoda pracownika w tym zakresie nie wywoła bowiem żadnych skutków.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 124 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>