REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Patrycja Mikuła
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Powszechnie stosowaną praktyką jest powierzanie przez pracodawców telefonów służbowych swoim pracownikom. Z założenia mają być one wykorzystywane przez pracowników do celów czysto zawodowych. Co jeśli pracownik korzysta z telefonu służbowego w celach prywatnych?

Problem:

Autopromocja

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zobacz także: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę, która powstała w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności. Z odpowiedzialności nie zwalnia jednak pracownika nienależyte wykonanie przez niego obowiązków w zakresie zabezpieczenia mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1985 r., sygn. akt IV PR 244/84). Ciężar dowodu, że powstanie szkody w mieniu wynikło z okoliczności niezależnych od pracownika, leży po jego stronie.

W praktyce powszechne jest, że korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych wiąże się z ich wykorzystywaniem również do celów prywatnych. W przepisach prawa pracy nie ma wymogu zawierania odrębnej umowy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że takie przekazanie powinno odbywać się za zgodą pracodawcy, uregulowaną np. w przepisach wewnętrznych w regulaminie wykorzystywania składników majątku do celów innych niż działalność jednostki. Pisemne uregulowanie przekazania pracownikowi sprzętu do celów innych niż służbowe ułatwi rozliczenia z tytułu składek i podatku zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

W przypadku wykorzystywania telefonów służbowych również do celów prywatnych pracodawca może określić limit minut, powyżej których połączenia będą uznane za prywatne. Taka nadwyżka będzie stanowić przychód dla pracownika, jeżeli pracodawca zobowiąże się do poniesienia takiego wydatku. Przyjęcie tego rozwiązania niesie jednak za sobą ryzyko podatkowe, gdyż w sytuacji ustalenia limitu, który nie został przekroczony, ale w ramach którego pracownik wykonał rozmowy prywatne, po stronie zatrudnionego powstanie przychód. Możliwe jest również ewidencjonowanie rozmów prywatnych na podstawie otrzymanego bilingu (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/2007). Polecanym rozwiązaniem jest przyjęcie od pracownika oświadczenia o liczbie i wartości przeprowadzonych rozmów prywatnych po uprzednim przedłożeniu mu bilingu do wglądu.

Jeżeli jednak pracownik zwróci pracodawcy koszty wykonanych połączeń prywatnych, po stronie zatrudnionego nie powstanie przychód, od którego należy odprowadzić składki ubezpieczeniowe i podatek. Pracownik może zwrócić ustalony w ten sposób koszt rozmów prywatnych bezpośrednio gotówką lub na rachunek pracodawcy albo wyrazić pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia. Ustna zgoda pracownika w tym zakresie nie wywoła bowiem żadnych skutków.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sposób na płace

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

REKLAMA

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

Poszedł po zaległe wynagrodzenie a spotkała go śmierć. Zabójstwo w Gdańsku, są zarzuty Prokuratury!

47-letni mężczyzna, pracodawca usłyszał od Gdańskiej Prokuratury zarzut popełnienia przestępstwa zabójstwa w zamiarze ewentualnym i trafił do tymczasowego aresztu. Potrącił pracownika wózkiem widłowym. 37-letni obywatel Gruzji zmarł  wyniku wstrząsu urazowego. Co grozi pracodawcy?

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

Od 300 zł do 1200 zł: tyle wyniesie bon energetyczny. Od czego będzie zależeć jego wysokość?

Od 300 zł do 1200 zł – taką wartość ma mieć bon energetyczny wypłacany gospodarstwom domowym w drugim półroczu 2024 r. Cena prądu dla gospodarstw domowych wyniesie 500 zł za MWh.

REKLAMA

Wczasy pod gruszą 2024 r.: Ile w budżetówce, firmach prywatnych. Jak u nauczycieli? Ile u mundurowych?
Kraków, Wrocław, Poznań, Rzeszów, Toruń i inne miasta walczą o Prezydentów. II tura wyborów już 21 kwietnia 2024

W wielu polskich miastach już w ten weekend, w niedzielę 21 kwietnia 2024 r. odbędzie się II tura wyborów samorządowych. Szczególnie ciekawią wyniki na prezydentów takich miast jak: Kraków, Wrocław czy Poznań, Rzeszów i Toruń. Czym zajmuje się prezydent miasta?

REKLAMA