Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Problem:

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,