REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Patrycja Mikuła
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Powszechnie stosowaną praktyką jest powierzanie przez pracodawców telefonów służbowych swoim pracownikom. Z założenia mają być one wykorzystywane przez pracowników do celów czysto zawodowych. Co jeśli pracownik korzysta z telefonu służbowego w celach prywatnych?

Problem:

REKLAMA

Autopromocja

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zobacz także: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę, która powstała w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności. Z odpowiedzialności nie zwalnia jednak pracownika nienależyte wykonanie przez niego obowiązków w zakresie zabezpieczenia mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1985 r., sygn. akt IV PR 244/84). Ciężar dowodu, że powstanie szkody w mieniu wynikło z okoliczności niezależnych od pracownika, leży po jego stronie.

REKLAMA

W praktyce powszechne jest, że korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych wiąże się z ich wykorzystywaniem również do celów prywatnych. W przepisach prawa pracy nie ma wymogu zawierania odrębnej umowy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że takie przekazanie powinno odbywać się za zgodą pracodawcy, uregulowaną np. w przepisach wewnętrznych w regulaminie wykorzystywania składników majątku do celów innych niż działalność jednostki. Pisemne uregulowanie przekazania pracownikowi sprzętu do celów innych niż służbowe ułatwi rozliczenia z tytułu składek i podatku zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

W przypadku wykorzystywania telefonów służbowych również do celów prywatnych pracodawca może określić limit minut, powyżej których połączenia będą uznane za prywatne. Taka nadwyżka będzie stanowić przychód dla pracownika, jeżeli pracodawca zobowiąże się do poniesienia takiego wydatku. Przyjęcie tego rozwiązania niesie jednak za sobą ryzyko podatkowe, gdyż w sytuacji ustalenia limitu, który nie został przekroczony, ale w ramach którego pracownik wykonał rozmowy prywatne, po stronie zatrudnionego powstanie przychód. Możliwe jest również ewidencjonowanie rozmów prywatnych na podstawie otrzymanego bilingu (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/2007). Polecanym rozwiązaniem jest przyjęcie od pracownika oświadczenia o liczbie i wartości przeprowadzonych rozmów prywatnych po uprzednim przedłożeniu mu bilingu do wglądu.

Jeżeli jednak pracownik zwróci pracodawcy koszty wykonanych połączeń prywatnych, po stronie zatrudnionego nie powstanie przychód, od którego należy odprowadzić składki ubezpieczeniowe i podatek. Pracownik może zwrócić ustalony w ten sposób koszt rozmów prywatnych bezpośrednio gotówką lub na rachunek pracodawcy albo wyrazić pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia. Ustna zgoda pracownika w tym zakresie nie wywoła bowiem żadnych skutków.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sposób na płace

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

Krótszy tydzień pracy w Polsce do 2027 roku? Za granicą już testowali i efekty są pozytywne

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać?

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać na urlop? Jakie wskazania może zawierać L4? Czy wyjazd na wakacje do rodziny do innego miasta lub wyjazd za granicę jest dopuszczalny w czasie zwolnienia lekarskiego?

Lewiatan: Minimalne wynagrodzenie powiązane z sytuacją gospodarczą? Przedsiębiorcy postulują wyższy wzrost wynagrodzeń w budżetówce

W 2025 r. wzrośnie wynagrodzenie minimalne, a płace w budżetówce mogą być podwyższone więcej niż wynika to ze wstępnego stanowiska rządu – komentuje rezultaty ostatniego posiedzenia Rady Dialogu Społecznego prof. Jacek Męcina, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

REKLAMA

Nazwa "urlop macierzyński" jest nieadekwatna? Kojarzy się z wypoczynkiem

44 proc. badanych jest zdania, że należy zmienić nazwę "urlop macierzyński". Obowiązująca nazwa sugeruje, że opieka nad dzieckiem jest czasem odpoczynku. Ruszyła kampania edukacyjna #ToNieUrlop, zmieniająca krzywdzące przekonania społeczne na temat opieki nad małym dzieckiem i urlopów macierzyńskich. 

Wkrótce będą wyższe świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Wzrost o 100 proc. – od kiedy?

Wraz ze wzrostem kosztów utrzymania rosną też potrzeby osób uprawnionych do alimentów. Nowelizacja przepisów o ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów zwiększy wysokość wsparcia materialnego z funduszu alimentacyjnego.

4650 zł brutto płacy minimalnej w 2025 roku: postulat wszystkich związków zawodowych. Czy rząd się zgodzi? Finanse publiczne z reguły zyskują na podwyżce najniższej krajowej

Na posiedzeniu w dniu 15 lipca 2024 r. Radzie Dialogu Społecznego nie udało się wypracować wspólnego stanowiska w sprawie propozycji wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. To oznacza, że rząd do 15 września ma czas na podjęcie ostatecznej decyzji w tej sprawie.

Zmiany w raportach ZUS RPA i ZUS RIA. Będą nowe kody tytułu ubezpieczenia

Zmienią się wzory imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – o symbolu ZUS RPA oraz wzoru raportu informacyjnego – o symbolu ZUS RIA. Pojawią się też nowe kody tytułu ubezpieczenia. Trwają prace nad nowelizacją przepisów.

REKLAMA

Będzie zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ile wyniosą świadczenia zależne od płacy minimalnej?

Minimalne wynagrodzenie za pracę zmieni się od 1 stycznia 2025 r. Wraz z minimalną płacą zmieni się także wysokość świadczeń powiązanych z minimalnym wynagrodzeniem. Jakie to świadczenia? Ile wyniosą?

Odpowiedzialność pracodawcy za pogorszenie stanu zdrowia pracowników w czasie upału. Jaka jest, czy polisa ochroni

Jeżeli pracownik zasłabnie lub dozna udaru słonecznego lub cieplnego w czasie pracy, pracodawca naraża się na ewentualne roszczenie z żądaniem wypłaty odszkodowania. Przed tego rodzaju finansowymi konsekwencjami upałów firmy mogą się ubezpieczyć. Słuzy do tego polisa OC pracodawcy.

REKLAMA