PODATKI 2021 KOMPLET
Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami
CIT 2020. KomentarzPodróż służbowa
Zlecono Ci wyjazd służbowy? Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych? Sprawdź, co powinieneś wiedzieć przed planowanym wyjazdem!
Koszty wyżywienia, przejazdów i noclegów to typowe wydatki, jakie musi ponieść pracodawca, wysyłając pracownika w delegację. W zależności od rodzaju delegacji te koszty mogą być różne. Kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd delegacyjny?
Definicja delegacji
Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Rozporządzenie o tzw. podróżach służbowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej, krajowej lub zagranicznej, na podstawie wewnętrznego regulaminu swojego zakładu pracy.
Delegacja a oddelegowanie
Delegacja ma charakter wyjątkowy i incydentalny. Miejsce pracy pozostaje takie samo i w tym przypadku nie jest wymaga zmiana zapisów w umowie o pracę. Delegowanie natomiast to sytuacja, w której pracodawca wysyła pracownika w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie o pracę. Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, co dla pracowników udających się w podróż służbową.
Rozliczenie podróży służbowej
Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Powinien przedstawić pracodawcy rachunki, faktury i bilety potwierdzające poniesione koszty. Dieta delegacyjna, to tylko jeden z elementów rozliczania podróży, polegający na zwrocie kosztów wyżywienia podczas delegacji. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej czy taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.
W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z pojazdu będącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie odrębnych przepisów (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).
