Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować

Problem

Jeden z naszych pracowników przebywał w delegacji służbowej w Czechach. Po powrocie przedstawił nam faktury wystawione na naszą spółkę i paragony, które zostały opłacone przez pracownika z własnych środków. Były to wydatki, które okazały się niezbędne podczas delegacji. Pracownik nie pobrał żadnej zaliczki. Po jakim kursie powinniśmy rozliczyć koszty podróży pracownika?

Rada

Według najnowszej wykładni organów podatkowych wydatki, których Państwa pracownik dokonał w imieniu i na rzecz pracodawcy, a które zostały potwierdzone fakturami wystawionymi na Państwa firmę, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety czy ryczałty, a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

• polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki,
• obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaliczkę wypłacić w formie mieszanej, tj. zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

Jeżeli podczas zagranicznej podróży pracownik poniósł wydatki z otrzymanej zaliczki, rozliczenie kosztów tej podróży jest dokonywane (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

• otrzymanej zaliczki,
• wymienialnej albo
• polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż służbową i poniósł wydatki związane z tą podróżą we własnym zakresie. Może się tak stać, jeżeli np. nie przedstawił wstępnej kalkulacji kosztów albo gdy wyjazd był nagły i krótki, i nie było możliwości otrzymania zaliczki z zakładowych pieniędzy. W takich przypadkach pracownicy często ponoszą z własnych środków niezbędne wydatki, które następnie są zwracane przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z delegacją pracownika i dowody ich poniesienia zostały wystawione na pracodawcę, lecz opłacone przez pracownika z prywatnych środków, np. na podstawie faktury wystawionej na pracodawcę, to jej wartość wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Chodzi tu o ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tego dokumentu.

Natomiast świadczenia związane z podróżą, które dotyczą osoby pracownika, takie jak diety czy ryczałty (wynikające z dokumentu rozliczenia delegacji), a także poniesione przez niego z własnych środków, uzasadnione i uznane przez pracodawcę, koszty udokumentowane paragonem czy innych dowodem, z którego nie wynika tożsamość nabywcy, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (z ostatniego dnia roboczego). Dopiero bowiem w tym dniu wydatki te mogą być poniesione przez pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X przez 5 dni przebywał w delegacji w Czechach. Po powrocie przedłożył pracodawcy dwie faktury na kwotę 125 euro (obie wystawione 1 października 2018 r.) i jeden paragon na kwotę 12 euro. Wszystkie wydatki pracownik poniósł z własnych środków. Faktury zostały wystawione na spółkę X, która uznała zasadność poniesienia wynikających z nich wydatków. Zatrudnionemu przysługuje dieta w wysokości 205 euro. Pracownik rozliczył koszty podróży 4 października 2018 r. Pracodawca przeliczył poniesione koszty i diety w następujący sposób:

• z tytułu wydatków potwierdzonych fakturami: 125 euro x 4,2714 zł (kurs euro z 28 września 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) = 533,93 zł;

• z tytułu wydatku udokumentowanego paragonem: 12 euro x 4,2949 zł (kurs euro z 3 października 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) = 51,54 zł;

• z tytułu diet: 205 euro x 4,2949 zł (należy przyjąć kurs waluty z pkt powyżej) = 880,45 zł.

Pracownik udaje się w delegację na polecenie pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Do celów dowodowych, a następnie także ułatwiających prawidłowe rozliczenie kosztów delegacji, takie polecenie powinno mieć formę pisemną. W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów, dołączając do niego ewentualne dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Tymi dokumentami mogą być np. faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. W przypadku gdy pracownik poniósł wydatek, lecz nie dysponuje dowodem jego poniesienia (np. go zgubił), składa pracodawcy w tym zakresie oświadczenie. Natomiast wysokość diet czy ryczałtów to koszty poniesione w związku z podróżą służbową nieudokumentowane dowodem zewnętrznym, ale konieczne do ustalenia i wypłaty na rzecz pracownika na podstawie dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629

• § 4, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

• art. 11a ust. 1-2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2159

• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2159