REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować

Pęśko Bożena
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Co w przypadku, jeśli pracownik nie pobrał zaliczki? Jaki kurs należy zastosować?

Problem

Jeden z naszych pracowników przebywał w delegacji służbowej w Czechach. Po powrocie przedstawił nam faktury wystawione na naszą spółkę i paragony, które zostały opłacone przez pracownika z własnych środków. Były to wydatki, które okazały się niezbędne podczas delegacji. Pracownik nie pobrał żadnej zaliczki. Po jakim kursie powinniśmy rozliczyć koszty podróży pracownika?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Według najnowszej wykładni organów podatkowych wydatki, których Państwa pracownik dokonał w imieniu i na rzecz pracodawcy, a które zostały potwierdzone fakturami wystawionymi na Państwa firmę, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety czy ryczałty, a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki,
  • obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaliczkę wypłacić w formie mieszanej, tj. zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeżeli podczas zagranicznej podróży pracownik poniósł wydatki z otrzymanej zaliczki, rozliczenie kosztów tej podróży jest dokonywane (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • otrzymanej zaliczki,
  • wymienialnej albo
  • polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż służbową i poniósł wydatki związane z tą podróżą we własnym zakresie. Może się tak stać, jeżeli np. nie przedstawił wstępnej kalkulacji kosztów albo gdy wyjazd był nagły i krótki, i nie było możliwości otrzymania zaliczki z zakładowych pieniędzy. W takich przypadkach pracownicy często ponoszą z własnych środków niezbędne wydatki, które następnie są zwracane przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z delegacją pracownika i dowody ich poniesienia zostały wystawione na pracodawcę, lecz opłacone przez pracownika z prywatnych środków, np. na podstawie faktury wystawionej na pracodawcę, to jej wartość wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Chodzi tu o ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tego dokumentu.

Natomiast świadczenia związane z podróżą, które dotyczą osoby pracownika, takie jak diety czy ryczałty (wynikające z dokumentu rozliczenia delegacji), a także poniesione przez niego z własnych środków, uzasadnione i uznane przez pracodawcę, koszty udokumentowane paragonem czy innych dowodem, z którego nie wynika tożsamość nabywcy, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (z ostatniego dnia roboczego). Dopiero bowiem w tym dniu wydatki te mogą być poniesione przez pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X przez 5 dni przebywał w delegacji w Czechach. Po powrocie przedłożył pracodawcy dwie faktury na kwotę 125 euro (obie wystawione 1 października 2018 r.) i jeden paragon na kwotę 12 euro. Wszystkie wydatki pracownik poniósł z własnych środków. Faktury zostały wystawione na spółkę X, która uznała zasadność poniesienia wynikających z nich wydatków. Zatrudnionemu przysługuje dieta w wysokości 205 euro. Pracownik rozliczył koszty podróży 4 października 2018 r. Pracodawca przeliczył poniesione koszty i diety w następujący sposób:

  • z tytułu wydatków potwierdzonych fakturami: 125 euro x 4,2714 zł (kurs euro z 28 września 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) = 533,93 zł;

  • z tytułu wydatku udokumentowanego paragonem: 12 euro x 4,2949 zł (kurs euro z 3 października 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) = 51,54 zł;

  • z tytułu diet: 205 euro x 4,2949 zł (należy przyjąć kurs waluty z pkt powyżej) = 880,45 zł.

Pracownik udaje się w delegację na polecenie pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Do celów dowodowych, a następnie także ułatwiających prawidłowe rozliczenie kosztów delegacji, takie polecenie powinno mieć formę pisemną. W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów, dołączając do niego ewentualne dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Tymi dokumentami mogą być np. faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. W przypadku gdy pracownik poniósł wydatek, lecz nie dysponuje dowodem jego poniesienia (np. go zgubił), składa pracodawcy w tym zakresie oświadczenie. Natomiast wysokość diet czy ryczałtów to koszty poniesione w związku z podróżą służbową nieudokumentowane dowodem zewnętrznym, ale konieczne do ustalenia i wypłaty na rzecz pracownika na podstawie dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pierwsze trzynaste emerytury ZUS wypłaci 1 kwietnia. Jaka będzie wysokość dodatkowej emerytury?

1 kwietnia pierwsze trzynastki wpłyną na konta emerytów i rencistów. Nie każdy dostanie dodatkową trzynastą emeryturę w takiej samej kwocie. Kwota, która wpłynie na konta seniorów jest uzależniona od tego jak wysoka jest ich comiesięczna wypłata z ZUS, ponieważ trzynastka będzie opodatkowana i oskładkowana.

BHP: Komu przysługuje obuwie ochronne?

Obuwie ochronne BHP – kto powinien je stosować i dlaczego jest niezbędne? Odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa w miejscu pracy. W wielu branżach stanowi podstawowy środek ochrony indywidualnej, zabezpieczając pracowników przed poważnymi urazami. Dobrze dobrane buty nie tylko chronią stopy przed uderzeniami, przecięciami czy przebiciami, ale także zapewniają stabilność, wygodę i odporność na czynniki środowiskowe. W jakich zawodach obuwie ochronne jest konieczne i jakie zagrożenia może ograniczyć?

Czy dodatek motywacyjny będzie dla wszystkich pracowników? Obecne rozwiązania są krzywdzące

Związek Miast Polskich przyjął stanowisko w sprawie dofinansowania wynagrodzeń pracowników pomocy społecznej. Zdaniem samorządowców włączenie wszystkich pracowników realizujących zadania z zakresu szeroko rozumianej pomocy społecznej do programu dodatku motywacyjnego przełoży się na jakość świadczonych usług.

Obowiązkowe odpisy i dobrowolne zwiększenia na ZFŚS w 2025 r. Ile wynoszą i w jakim terminie je wpłacić?

Do 31 maja 2025 r. pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych musi wpłacić na rachunek funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości dokonanych odpisów. Pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń należy przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2025 r. Jaka jest wysokość odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2025 r.?

REKLAMA

Komu przysługuje renta wdowia i w jakiej wysokości? ZUS zaprasza na dyżur telefoniczny

Od 1 lipca 2025 r. osoby owdowiałe będą mogły pobierać swoją emeryturę oraz powiększyć ją o część renty rodzinnej po zmarłym małżonku. Alternatywnie będą mogły pobierać rentę rodzinną wraz z częścią swojej emerytury. Jak starać się o rentę wdowią odpowiedzą eksperci ZUS podczas dyżuru telefonicznego.

Komunikat ZUS: Wdrożenie nowej metryki programu Płatnik

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o planowanym wdrożeniu nowej metryki 307 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.

Polacy żyją coraz dłużej - GUS opublikował tablicę średniego dalszego trwania życia. Czy ZUS przeliczy emerytury?

Nowa tablica średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn wskazuje, że Polacy żyją coraz dłużej. Czy warto składać wnioski o ponowne przeliczenie już otrzymywanej emerytury?

Trwa nabór wniosków o świadczenie wychowawcze. Jak uniknąć przerwy w wypłatach 800 plus?

1 czerwca 2025 r. rozpocznie się nowy okres świadczeniowy w programie 800 plus. Wniosek o świadczenie wychowawcze można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Jak można uniknąć przerwy w wypłacie świadczenia?

REKLAMA

Jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecności w pracy. Nieprzyjemne konsekwencje zaniedbania tego obowiązku

W razie nieobecności w pracy pracownik zobowiązany jest do jej usprawiedliwienia. W tym celu przepisy prawa pracy określają, jakie są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Wymieniają też dowody, na podstawie których można usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Zmiany w wynagrodzeniach 2025 i 2026 - transparentnie i jawnie

Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi wdrożyć dyrektywę o jawności i przejrzystości wynagrodzeń. Przedsiębiorcy mają niewiele czasu na poważne zmiany w zakresie polityki płacowej. Nowe przepisy oznaczają bowiem konieczność przeprowadzenia wnikliwej analizy struktury płac w firmie, wprowadzenie nowych procedur dotyczących prawa do informacji o wynagrodzeniu i kryteriów ustalania jego wysokości. Choć prace nad ustawą wprowadzającą te przepisy nadal trwają, już teraz warto podjąć działania, które przygotują firmę na nową sytuację.

REKLAMA