REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować

Pęśko Bożena
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Co w przypadku, jeśli pracownik nie pobrał zaliczki? Jaki kurs należy zastosować?

Problem

Jeden z naszych pracowników przebywał w delegacji służbowej w Czechach. Po powrocie przedstawił nam faktury wystawione na naszą spółkę i paragony, które zostały opłacone przez pracownika z własnych środków. Były to wydatki, które okazały się niezbędne podczas delegacji. Pracownik nie pobrał żadnej zaliczki. Po jakim kursie powinniśmy rozliczyć koszty podróży pracownika?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Według najnowszej wykładni organów podatkowych wydatki, których Państwa pracownik dokonał w imieniu i na rzecz pracodawcy, a które zostały potwierdzone fakturami wystawionymi na Państwa firmę, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety czy ryczałty, a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki,
  • obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaliczkę wypłacić w formie mieszanej, tj. zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeżeli podczas zagranicznej podróży pracownik poniósł wydatki z otrzymanej zaliczki, rozliczenie kosztów tej podróży jest dokonywane (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • otrzymanej zaliczki,
  • wymienialnej albo
  • polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż służbową i poniósł wydatki związane z tą podróżą we własnym zakresie. Może się tak stać, jeżeli np. nie przedstawił wstępnej kalkulacji kosztów albo gdy wyjazd był nagły i krótki, i nie było możliwości otrzymania zaliczki z zakładowych pieniędzy. W takich przypadkach pracownicy często ponoszą z własnych środków niezbędne wydatki, które następnie są zwracane przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z delegacją pracownika i dowody ich poniesienia zostały wystawione na pracodawcę, lecz opłacone przez pracownika z prywatnych środków, np. na podstawie faktury wystawionej na pracodawcę, to jej wartość wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Chodzi tu o ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tego dokumentu.

Natomiast świadczenia związane z podróżą, które dotyczą osoby pracownika, takie jak diety czy ryczałty (wynikające z dokumentu rozliczenia delegacji), a także poniesione przez niego z własnych środków, uzasadnione i uznane przez pracodawcę, koszty udokumentowane paragonem czy innych dowodem, z którego nie wynika tożsamość nabywcy, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (z ostatniego dnia roboczego). Dopiero bowiem w tym dniu wydatki te mogą być poniesione przez pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X przez 5 dni przebywał w delegacji w Czechach. Po powrocie przedłożył pracodawcy dwie faktury na kwotę 125 euro (obie wystawione 1 października 2018 r.) i jeden paragon na kwotę 12 euro. Wszystkie wydatki pracownik poniósł z własnych środków. Faktury zostały wystawione na spółkę X, która uznała zasadność poniesienia wynikających z nich wydatków. Zatrudnionemu przysługuje dieta w wysokości 205 euro. Pracownik rozliczył koszty podróży 4 października 2018 r. Pracodawca przeliczył poniesione koszty i diety w następujący sposób:

  • z tytułu wydatków potwierdzonych fakturami: 125 euro x 4,2714 zł (kurs euro z 28 września 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) = 533,93 zł;

  • z tytułu wydatku udokumentowanego paragonem: 12 euro x 4,2949 zł (kurs euro z 3 października 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) = 51,54 zł;

  • z tytułu diet: 205 euro x 4,2949 zł (należy przyjąć kurs waluty z pkt powyżej) = 880,45 zł.

Pracownik udaje się w delegację na polecenie pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Do celów dowodowych, a następnie także ułatwiających prawidłowe rozliczenie kosztów delegacji, takie polecenie powinno mieć formę pisemną. W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów, dołączając do niego ewentualne dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Tymi dokumentami mogą być np. faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. W przypadku gdy pracownik poniósł wydatek, lecz nie dysponuje dowodem jego poniesienia (np. go zgubił), składa pracodawcy w tym zakresie oświadczenie. Natomiast wysokość diet czy ryczałtów to koszty poniesione w związku z podróżą służbową nieudokumentowane dowodem zewnętrznym, ale konieczne do ustalenia i wypłaty na rzecz pracownika na podstawie dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wiek emerytalny 40 lat dla kobiet i 45 dla mężczyzn. To możliwe, bo Senat podjął uchwałę 13 marca 2025 r. w tej sprawie

Większość z nas może być zdezorientowana. Raz pisze i mówi się o podwyższeniu wieku emerytalnego, raz o zrównaniu, a tym razem o obniżeniu. Czy to możliwe, żeby w Polsce wiek emerytalny wynosił dla kobiet 40 lat a dla mężczyzn 45 lat. Tak, oczywiście, to możliwe. Senat proponuje wejście w życie przepisów już od 1 stycznia 2026 r.

Nowe obowiązki pracodawców od 2026 r. Temperatura w miejscu pracy [Rozporządzenie]

Co z maksymalną temperaturą w miejscu pracy? Jak zostanie uregulowana w nowych przepisach rozporządzenia? Wejdzie w życie w 2025 czy 2026 roku? Jakie nowe obowiązki czekają pracodawców w związku z nowymi przepisami bhp?

W 2025 r. do 15 tys. mieszkań społecznych na tani najem. Jest projekt

Jest już projekt ustawy o zmianie ustawy o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa oraz niektórych innych ustaw. Trwają właśnie konsultacje społeczne. Oznacza to między innymi, że prawdopodobnie jeszcze w 2025 r. będzie do 15 tys. mieszkań społecznych na tani najem. Projekt dotyczy wprowadzenia rozwiązań ułatwiających realizację lokalnej polityki mieszkaniowej, wsparcia budownictwa dla rodzin niedysponujących dochodami pozwalającymi na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych na rynku komercyjnym.

ZUS podaje jeszcze 2 terminy wypłaty wyższych emerytur w marcu 2025 r.

Większość emerytów otrzymało już podwyżkę świadczeń emerytalnych. ZUS podaje jeszcze 2 terminy wypłaty wyższych emerytur w marcu 2025 roku. Jeden z nich jest już jutro - w piątek 20 marca.

REKLAMA

Jakiego poziomu języka angielskiego wymaga się od stażysty, a jakiego od prezesa? [Oferty pracy]

Język angielski wymagany jest w większości ofert pracy. Zwykle nie dotyczy tylko pracy fizycznej. Jak pracodawcy określają pożądany poziom języka angielskiego u kandydata do pracy? Czy różni się w zależności od stanowiska, na jakie poszukuje się pracownika? Jaka znajomość angielskiego wymagana jest od stażysty, a jaka od prezesa?

Najem senioralny: to prawdziwy hit dla seniorów na 2025 r. Znamy szczegóły od Minister do spraw Polityki Senioralnej

Minister do spraw Polityki Senioralnej - Marzena Okła-Drewnowicz wyszła już na początku 2025 r. z inicjatywą uregulowania najmu senioralnego. To byłby ogromny przywilej dla milionów seniorów w Polsce, którzy naprawdę potrzebują tego wsparcia, aby móc funkcjonować jak reszta społeczeństwa. Znamy szczegóły tego pomysłu.

Kiedy szofer stał się kierowcą, czyli jak powstawało polskie słownictwo fachowe?

"Kierowca" zamiast "szofer", "płatnik" zamiast "trasat"... Pierwsze dekady XX w. to rodzenie się polskiego słownictwa fachowego. Decyzją władz postanowiono pozbyć się z polszczyzny nadmiaru germanizmów i rusycyzmów. Organizowano nawet konkursy.

Nowe rozporządzenie dotyczące wniosku o uzupełniający urlop macierzyński

Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca uzupełniający urlop macierzyński. Opublikowano przepisy wykonawcze – jednym z nich jest rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza związana z uzupełniającym urlopem macierzyńskim

Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca uzupełniający urlop macierzyński. Opublikowano przepisy wykonawcze – jednym z nich jest rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja Kodeksu pracy: 9 przykładów na świadczenie rodzicielskie 1000 zł [19 marca 2025 r.]

REKLAMA