Kategorie

Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować

Pęśko Bożena
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia
Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Co w przypadku, jeśli pracownik nie pobrał zaliczki? Jaki kurs należy zastosować?

Problem

Jeden z naszych pracowników przebywał w delegacji służbowej w Czechach. Po powrocie przedstawił nam faktury wystawione na naszą spółkę i paragony, które zostały opłacone przez pracownika z własnych środków. Były to wydatki, które okazały się niezbędne podczas delegacji. Pracownik nie pobrał żadnej zaliczki. Po jakim kursie powinniśmy rozliczyć koszty podróży pracownika?

Rada

Według najnowszej wykładni organów podatkowych wydatki, których Państwa pracownik dokonał w imieniu i na rzecz pracodawcy, a które zostały potwierdzone fakturami wystawionymi na Państwa firmę, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety czy ryczałty, a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki,
  • obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaliczkę wypłacić w formie mieszanej, tj. zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

Jeżeli podczas zagranicznej podróży pracownik poniósł wydatki z otrzymanej zaliczki, rozliczenie kosztów tej podróży jest dokonywane (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • otrzymanej zaliczki,
  • wymienialnej albo
  • polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Reklama

Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż służbową i poniósł wydatki związane z tą podróżą we własnym zakresie. Może się tak stać, jeżeli np. nie przedstawił wstępnej kalkulacji kosztów albo gdy wyjazd był nagły i krótki, i nie było możliwości otrzymania zaliczki z zakładowych pieniędzy. W takich przypadkach pracownicy często ponoszą z własnych środków niezbędne wydatki, które następnie są zwracane przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z delegacją pracownika i dowody ich poniesienia zostały wystawione na pracodawcę, lecz opłacone przez pracownika z prywatnych środków, np. na podstawie faktury wystawionej na pracodawcę, to jej wartość wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Chodzi tu o ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tego dokumentu.

Natomiast świadczenia związane z podróżą, które dotyczą osoby pracownika, takie jak diety czy ryczałty (wynikające z dokumentu rozliczenia delegacji), a także poniesione przez niego z własnych środków, uzasadnione i uznane przez pracodawcę, koszty udokumentowane paragonem czy innych dowodem, z którego nie wynika tożsamość nabywcy, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (z ostatniego dnia roboczego). Dopiero bowiem w tym dniu wydatki te mogą być poniesione przez pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X przez 5 dni przebywał w delegacji w Czechach. Po powrocie przedłożył pracodawcy dwie faktury na kwotę 125 euro (obie wystawione 1 października 2018 r.) i jeden paragon na kwotę 12 euro. Wszystkie wydatki pracownik poniósł z własnych środków. Faktury zostały wystawione na spółkę X, która uznała zasadność poniesienia wynikających z nich wydatków. Zatrudnionemu przysługuje dieta w wysokości 205 euro. Pracownik rozliczył koszty podróży 4 października 2018 r. Pracodawca przeliczył poniesione koszty i diety w następujący sposób:

  • z tytułu wydatków potwierdzonych fakturami: 125 euro x 4,2714 zł (kurs euro z 28 września 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) = 533,93 zł;

  • z tytułu wydatku udokumentowanego paragonem: 12 euro x 4,2949 zł (kurs euro z 3 października 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) = 51,54 zł;

  • z tytułu diet: 205 euro x 4,2949 zł (należy przyjąć kurs waluty z pkt powyżej) = 880,45 zł.

Pracownik udaje się w delegację na polecenie pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Do celów dowodowych, a następnie także ułatwiających prawidłowe rozliczenie kosztów delegacji, takie polecenie powinno mieć formę pisemną. W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów, dołączając do niego ewentualne dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Tymi dokumentami mogą być np. faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. W przypadku gdy pracownik poniósł wydatek, lecz nie dysponuje dowodem jego poniesienia (np. go zgubił), składa pracodawcy w tym zakresie oświadczenie. Natomiast wysokość diet czy ryczałtów to koszty poniesione w związku z podróżą służbową nieudokumentowane dowodem zewnętrznym, ale konieczne do ustalenia i wypłaty na rzecz pracownika na podstawie dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry

    Tarcza a urząd pracy - do kiedy wnioski?

    Tarcza z urzędu pracy czyli dofinansowanie wynagrodzeń, pożyczka i dotacja 5000 zł - do kiedy można składać wnioski?

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę - obowiązki cudzoziemca

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę nazywane jest zezwoleniem jednolitym. Jakie obowiązki ma cudzoziemiec, który otrzymał takie zezwolenie?

    Minimalne wynagrodzenie 2022

    Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2022 r. - ile płaca minimalna wyniesie brutto i netto?

    Płaca minimalna 2022

    Płaca minimalna w 2022 r. - strona związkowa proponuje wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę o 500 zł netto.

    Otrzymał wypowiedzenie w bombonierce!

    Wypowiedzenie umowy o pracę - pracownik otrzymał je w bombonierce! Czy taka forma uzasadnia prawo do przywrócenia do pracy?

    Pilotażowe szczepienia w zakładach pracy od 17 maja 2021 r.

    Szczepienia w zakładach pracy - pilotaż startuje 17 maja 2021 r. Pracodawcy mogą wspomóc proces szczepień.

    In vitro i prawo do ubezpieczenia społecznego – wyrok ETPCz

    Czy podjęcie przez pracownicę nowego zatrudnienia w trakcie procedury in vitro stanowi podstawę do odmowy ubezpieczenia społecznego?

    Kod wykonywanego zawodu w ZUS ZUA i ZUS ZZA

    Kod wykonywanego zawodu w dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA to ważna zmiana, która wejdzie w życie 16 maja 2021 r. Na czym w praktyce będzie polegał nowy obowiązek?

    Kompetencje cyfrowe - tego wymagają pracodawcy [RAPORT]

    Kompetencje cyfrowe - tego przede wszystkim wymagają pracodawcy. Cyfryzacja rynku pracy to trend przyspieszony przez epidemię koronawirusa. Jak nową rzeczywistość oceniają pracownicy? Na to pytanie odpowiada raport "Cyfrowa ewolucja kariery".

    Dwie umowy o pracę - składki ZUS

    Dwie umowy o pracę - co na to prawo? Składki ZUS opłaca się od jednej czy dwóch umów?

    Poważne zachorowanie - oszczędności PPK mogą pomóc

    Poważne zachorowanie - co to jest w rozumieniu ustawy o PPK? Jak oszczędności PPK mogą pomóc, gdy uczestnik PPK, jego małżonek lub dziecko zachoruje?

    Badanie trzeźwości pracownika - nowe przepisy

    Badanie trzeźwości pracownika alkomatem - nowe przepisy przyznają pracodawcy prawo do prewencyjnych, wyrywkowych kontroli alkomatem.

    Badanie trzeźwości pracownika 2021

    Badanie trzeźwości pracownika - w 2021 r. powstał projekt ustawy umożliwiający pracodawcy przeprowadzanie wyrywkowych kontroli trzeźwości pracownika.

    Praca dla informatyka 2021 - zarobki i praca zdalna [ANALIZA]

    Praca dla informatyka w 2021 r. - liczba ofert pracy dla informatyków wciąż rośnie. Dla pracowników z branży IT liczą się zarobki i praca zdalna. Analiza przedstawia obecną sytuację informatyków na rynku pracy.

    Godziny pracy 2021

    Godziny pracy 2021 - ile godzin pracy i dni wolnych od pracy wypada w poszczególnych miesiącach? Jak obliczyć godziny pracy?

    Długotrwałe niewykonywanie obowiązków - wypowiedzenie umowy

    Wypowiedzenie umowy - czy długotrwałe niewykonywanie części obowiązków pracownika uzasadnia rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem?

    Rozliczanie czasu pracy zdalnej

    Czas pracy zdalnej to dosyć kłopotliwe zagadnienie. Jak ewidencjonować i kontrolować pracownika na home office? W jaki sposób rozliczać nadgodziny i wprowadzić zadaniowy czas pracy?

    Rynek pracy w czasie pandemii a szara strefa w rolnictwie

    Rynek pracy w czasie pandemii - czy część pracowników zasiliła szarą strefę w rolnictwie? Poniżej znajduje się analiza.

    Najwięcej ubezpieczonych cudzoziemców w historii - kwiecień 2021

    Cudzoziemcy pobili rekord - w kwietniu 2021 r. jest najwięcej ubezpieczonych w Polsce obcokrajowców w historii. Jak przedstawiają się liczby?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych 2022

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych wejdą w życie 1 stycznia 2022 r. Co się zmieni? Nowe emerytury i renty będą wypłacane tylko na konto. Rozwiąże się problem emerytur czerwcowych. Zmienią się zasady pobierania zasiłków.

    Brexit a ubezpieczenia i rozliczenia podatkowe pracowników

    Brexit - jakie są skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych i rozliczeń podatkowych pracowników? Wszystko o zaświadczeniu A1.

    Odpis na ZFŚS na emerytów i rencistów - byłych pracowników

    Odpis na ZFŚS na emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami - jak obliczyć? Jak ustalić status tych osób i wysokość zwiększenia?

    Ostatni dzień na wdrożenie PPK!

    PPK - 10 maja 2021 r. to ostatni dzień na wdrożenie PPK czyli zawarcie umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową.

    Praca zdalna - przepisy prawne

    Praca zdalna - przepisy prawne regulujące home office znajdują się w ustawie covidowej. Kodeks pracy wciąż nie zawiera przepisów dotyczących pracy zdalnej.

    Bezrobocie w kwietniu 2021 r.

    Bezrobocie - w kwietniu 2021 r. w Polsce odnotowano spadek bezrobocia. Gdzie jest najwyższe bezrobocie, a gdzie najniższe?