REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Pęśko Bożena
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia
Rozliczenie zagranicznej delegacji - jaki kurs zastosować/fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Co w przypadku, jeśli pracownik nie pobrał zaliczki? Jaki kurs należy zastosować?

Problem

Jeden z naszych pracowników przebywał w delegacji służbowej w Czechach. Po powrocie przedstawił nam faktury wystawione na naszą spółkę i paragony, które zostały opłacone przez pracownika z własnych środków. Były to wydatki, które okazały się niezbędne podczas delegacji. Pracownik nie pobrał żadnej zaliczki. Po jakim kursie powinniśmy rozliczyć koszty podróży pracownika?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Według najnowszej wykładni organów podatkowych wydatki, których Państwa pracownik dokonał w imieniu i na rzecz pracodawcy, a które zostały potwierdzone fakturami wystawionymi na Państwa firmę, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety czy ryczałty, a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracownik, który udaje się w podróż zagraniczną, co do zasady otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki,
  • obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaliczkę wypłacić w formie mieszanej, tj. zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeżeli podczas zagranicznej podróży pracownik poniósł wydatki z otrzymanej zaliczki, rozliczenie kosztów tej podróży jest dokonywane (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w walucie:

  • otrzymanej zaliczki,
  • wymienialnej albo
  • polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

REKLAMA

Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż służbową i poniósł wydatki związane z tą podróżą we własnym zakresie. Może się tak stać, jeżeli np. nie przedstawił wstępnej kalkulacji kosztów albo gdy wyjazd był nagły i krótki, i nie było możliwości otrzymania zaliczki z zakładowych pieniędzy. W takich przypadkach pracownicy często ponoszą z własnych środków niezbędne wydatki, które następnie są zwracane przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z delegacją pracownika i dowody ich poniesienia zostały wystawione na pracodawcę, lecz opłacone przez pracownika z prywatnych środków, np. na podstawie faktury wystawionej na pracodawcę, to jej wartość wyrażoną w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Chodzi tu o ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tego dokumentu.

Natomiast świadczenia związane z podróżą, które dotyczą osoby pracownika, takie jak diety czy ryczałty (wynikające z dokumentu rozliczenia delegacji), a także poniesione przez niego z własnych środków, uzasadnione i uznane przez pracodawcę, koszty udokumentowane paragonem czy innych dowodem, z którego nie wynika tożsamość nabywcy, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (z ostatniego dnia roboczego). Dopiero bowiem w tym dniu wydatki te mogą być poniesione przez pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r., 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X przez 5 dni przebywał w delegacji w Czechach. Po powrocie przedłożył pracodawcy dwie faktury na kwotę 125 euro (obie wystawione 1 października 2018 r.) i jeden paragon na kwotę 12 euro. Wszystkie wydatki pracownik poniósł z własnych środków. Faktury zostały wystawione na spółkę X, która uznała zasadność poniesienia wynikających z nich wydatków. Zatrudnionemu przysługuje dieta w wysokości 205 euro. Pracownik rozliczył koszty podróży 4 października 2018 r. Pracodawca przeliczył poniesione koszty i diety w następujący sposób:

  • z tytułu wydatków potwierdzonych fakturami: 125 euro x 4,2714 zł (kurs euro z 28 września 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) = 533,93 zł;

  • z tytułu wydatku udokumentowanego paragonem: 12 euro x 4,2949 zł (kurs euro z 3 października 2018 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) = 51,54 zł;

  • z tytułu diet: 205 euro x 4,2949 zł (należy przyjąć kurs waluty z pkt powyżej) = 880,45 zł.

Pracownik udaje się w delegację na polecenie pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Do celów dowodowych, a następnie także ułatwiających prawidłowe rozliczenie kosztów delegacji, takie polecenie powinno mieć formę pisemną. W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów, dołączając do niego ewentualne dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Tymi dokumentami mogą być np. faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. W przypadku gdy pracownik poniósł wydatek, lecz nie dysponuje dowodem jego poniesienia (np. go zgubił), składa pracodawcy w tym zakresie oświadczenie. Natomiast wysokość diet czy ryczałtów to koszty poniesione w związku z podróżą służbową nieudokumentowane dowodem zewnętrznym, ale konieczne do ustalenia i wypłaty na rzecz pracownika na podstawie dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA