Kiedy koszt zakwaterowania pracownika w hotelu należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek

Problem

Od 1 stycznia 2019 r. nasza spółka z siedzibą w Warszawie otwiera nowy oddział w Toruniu. Planujemy jednego z naszych pracowników, wykonującego zgodnie z umową obowiązki w siedzibie, przenieść do pracy w Toruniu na okres 3 miesięcy, na mocy zawartego z nim porozumienia. Na ten czas zobowiązaliśmy się opłacać pracownikowi koszty mieszkania w hotelu. Czy skorzystamy ze zwolnienia składkowego od kwot finansowania mieszkania w hotelu?

Rada

Nie. W Państwa przypadku opłacanie pracownikowi kosztów noclegu w hotelu podlega składkom na ubezpieczenia społeczne. Jedynie w przypadku podróży służbowej wartość ponoszonych przez pracodawcę kosztów zakwaterowania pracownika jest zwolniona z oskładkowania.

Powinni Państwo zatem wliczyć w podstawę wymiaru wartość pieniężną noclegu w hotelu w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w obowiązujących u Państwa przepisach o wynagradzaniu. Jeżeli ekwiwalent ten nie został u Państwa ustalony, wówczas wartość lokalu w hotelu należy ustalić w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel i koszt ten doliczyć do podstawy wymiaru składek pracownika za dany miesiąc. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: PODATKI 2020

Uzasadnienie 

Ustalając, czy od wartości poniesionych przez płatnika kosztów związanych z zakwaterowaniem pracownika należy opłacić składki ZUS, trzeba w pierwszej kolejności rozstrzygnąć, w jaki sposób nastąpiło przeniesienie pracownika poza miejsce dotychczas wykonywanej pracy. Decydujące znaczenie ma fakt, czy pracownik ma odbyć podróż służbową, czy też trwale (choćby okresowo) zmienione zostało jego miejsce wykonywania pracy. Dopuszczalność zastosowania zwolnienia składkowego w odniesieniu do kosztów zakwaterowania pracownika uzależniona jest od tego, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy z czasowym przeniesieniem/oddelegowaniem związanym ze zmianą miejsca pracy.

Możliwość zastosowania zwolnienia z oskładkowania uzależniona jest od tego, czy pracownik ma odbyć podróż służbową, czy zmienione zostało jego miejsce wykonywania pracy.

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przy czym przy podróży służbowej nie następuje trwała zmiana miejsca wykonywania pracy. Pomimo uregulowań w Kodeksie pracy w praktyce właściwa interpretacja przepisów dotyczących podróży służbowej bywa kłopotliwa. Wiele wątpliwości w tym zakresie rozstrzyga orzecznictwo sądów. W uchwale z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166) Sąd Najwyższy wskazał m.in., że podróż służbowa to zjawisko krótkotrwałe, incydentalne i tymczasowe. W przypadku podróży służbowej wartość ponoszonych przez pracodawcę kosztów zakwaterowania pracownika jest zwolniona z oskładkowania na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Natomiast przeniesienie/oddelegowanie, z którym mamy do czynienia w Państwa przypadku, należy odróżnić od podróży służbowej. Polega ono bowiem na dalszym wykonywaniu przez pracownika pracy na rzecz dotychczasowego pracodawcy i wiąże się ze zmianą miejsca jej wykonywania.

Koszty zakwaterowania pracowników czasowo przeniesionych do pracy w innej miejscowości nie zostały wyłączone z oskładkowania. Płatnik składek powinien ustalić wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia zgodnie z § 3 rozporządzenia składkowego, tj. w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w obowiązujących u pracodawcy przepisach o wynagradzaniu.

Koszt zakwaterowania pracowników czasowo przeniesionych do pracy w innej miejscowości należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W razie braku wewnętrznych uregulowań wartość świadczenia w postaci zakwaterowania powinna zostać ustalona:

• dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
• dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
• dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych wyżej, oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,
• dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Jeżeli pracodawca postanowi udostępnić lokal dwóm lub większej liczbie osób, to do podstawy wymiaru składek każdej z nich powinna zostać doliczona odpowiednia część wysokości czynszu.

Miejscem stałego wykonywania pracy w umowie o pracę pracownika jest oddział spółki w Gdańsku. Z uwagi na braki kadrowe w oddziale w Toruniu i związane z tym większe natężenie pracy pracodawca na mocy zawartego aneksu do umowy planuje zmianę miejsca pracy pracownika na oddział w Toruniu na okres 2 miesięcy. Pracodawca zobowiązał się pokryć koszty zakwaterowania pracownika w miejscowym hotelu. Kwoty wynikające z faktur wystawionych przez hotel pracodawca musi doliczać do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ZUS.

Pracownik został oddelegowany do pracy poza miejsce dotychczas wykonywanej pracy. Wynajmuje on w miejscu pracy lokal mieszkalny, za który miesięcznie płaci właścicielowi 2000 zł. Pracodawca zwraca pracownikowi kwotę wydaną na wynajęcie mieszkania. W listopadzie 2019 r. pracownik otrzymał 4000 zł wynagrodzenia oraz dodatkowo 2000 zł zwrotu kosztów wynajmu lokalu. Składki na ubezpieczenia społeczne za listopad br. za tego pracownika pracodawca musi rozliczyć i opłacić od kwoty 6000 zł.

Pracodawca wynajął w Warszawie mieszkanie spółdzielcze, które od stycznia do marca 2019 r. nieodpłatnie udostępnia swoim dwóm pracownikom wykonującym pracę w Warszawie (poza miejscem stałego zamieszkania). Pracodawca płaci właścicielowi czynsz najmu w wysokości 1500 zł. Czynsz za to mieszkanie, opłacany przez właściciela lokalu do spółdzielni mieszkaniowej, wynosi 500 zł. Przepisy o wynagradzaniu, obowiązujące u tego pracodawcy, nie określają wysokości ekwiwalentu pieniężnego za świadczenia w naturze. W podstawie wymiaru składek pracowników zakwaterowanych w mieszkaniu należy uwzględnić wartość tego nieodpłatnego świadczenia w wysokości po 1/2 czynszu obowiązującego dla tego lokalu w spółdzielni mieszkaniowej, tj. 250 zł (500 zł : 2 pracowników).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• § 2 ust. 1 pkt 15, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949