Kategorie

Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem

Mariusz Pigulski
Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem/fot.Shutterstock
Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem/fot.Shutterstock
Czy pracownikowi, który rozliczył się z podróży służbowej po dwóch miesiącach od jej odbycia należy wypłacić zwrot kosztów?

Pracownik wrócił w czerwcu 2018 r. z podróży służbowej do Niemiec i został rozliczony, otrzymując z tego tytułu przysługujące mu należności, w tym ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach pracodawca pocztą otrzymał do zapłaty fakturę z czerwcową datą, która wystawiona została za noclegi w czasie wspomnianej podróży. Czy należy taki dokument uwzględnić w rozliczeniu delegacji i jak w takiej sytuacji potraktować ryczałt za noclegi? - pyta Czytelnik z Warszawy.

W przedstawionych okolicznościach trzeba uwzględnić fakturę, uznając, że ryczałt noclegowy był nienależny pracownikowi. W związku z tym można domagać się, by pracownik zwrócił go w całości. Jeśli odstąpicie Państwo od ubiegania się o wspomniany zwrot, wówczas ryczałt należałoby uznać za przychód pracownika powstały w miesiącu faktycznej jego wypłaty, od którego trzeba odprowadzić składki ZUS i zaliczkę podatkową.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy prywatni w zakresie organizowania i opłacania podróży służbowych zatrudnionych osób mają prawo stosować własne reguły, które powinny zostać wskazane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę, jeżeli w firmie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych wewnętrznych aktów normatywnych. Jeśli takich zasad nie ustanowią, wówczas muszą przestrzegać uregulowań zawartych w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Przepisy tego rozporządzenia określają, że:

  • w celu rozliczenia delegacji zatrudniona osoba załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, a jeśli nie jest to możliwe, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, ryczałty za noclegi),
  • pracownik dokonuje ww. rozliczenia delegacji nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (chodzi tu o przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, oświadczeń i informacji niezbędnych do naliczenia należności za podróż służbową)

- § 5 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Niedotrzymanie przez pracownika wspomnianego 14-dniowego terminu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową, np. upomnieniem (chyba że termin nie został dochowany z przyczyn niezawinionych przez pracownika, np. z powodu jego choroby).

Wymóg zachowania omawianego terminu nie daje jednak podstaw, w przypadku jego przekroczenia, do odmowy zwrotu określonych kosztów podróży służbowej. Pracodawca powinien zatem uwzględnić w rozliczeniu delegacji również dokumenty, które otrzymał z opóźnieniem (tak jak to miało miejsce w rozstrzyganych okolicznościach).

Zaznaczmy, że zwrotu kosztów noclegu podczas podróży służbowej pracodawca dokonuje:

Reklama

W opisanej w pytaniu sytuacji pracownik za czerwcową delegację miał wypłacony m.in. ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach jego pracodawca otrzymał pocztą fakturę do zapłaty za noclegi, z których ten pracownik skorzystał. Skutkuje to tym, że wspomniany ryczałt okazał się nienależny. W związku z tym zakład pracy może domagać się jego zwrotu.

Gdyby w zaprezentowanym stanie faktycznym pracodawca odstąpił od żądania zwrócenia przez zatrudnionego ryczałtu, należałoby potraktować go jako dodatkowe przysporzenie majątkowe pracownika, które zostało wygenerowane w miesiącu jego wypłaty. Oznacza to konieczność naliczenia i odprowadzenia od niego zaległych składek ZUS i zaliczki podatkowej oraz skorygowanie dokumentacji rozliczeniowej ZUS za miesiąc, w którym ryczałt został postawiony do dyspozycji pracownika.

W czerwcu 2018 r. pracownik odbył 4-dniową podróż służbową do Niemiec, za którą 28 czerwca 2018 r. wypłacono mu m.in. ryczałt noclegowy w kwocie (po przeliczeniu na zł) 485,62 zł. Pod koniec sierpnia jego pracodawca, stosujący reguły opłacania delegacji obowiązujące w budżetówce, otrzymał fakturę z niemieckiego hostelu za usługę noclegową, z której w trakcie wspomnianej delegacji skorzystał pracownik. Jego przełożony uznał, że do wypłaty ryczałtu w tej sytuacji doszło z niewiedzy i niedoinformowania pracownika w kwestii zasad rozliczania wyjazdów służbowych i postanowił nie domagać się zwrotu omawianego świadczenia. W związku z tym czerwcowy przychód pracownika powiększono o 485,62 zł, naliczono od niego składki ZUS i zaliczkę na podatek, skorygowano deklarację ZUS DRA i raport ZUS RCA za czerwiec 2018 r. oraz uregulowano zaległe należności publicznoprawne wynikające z ww. korekty.

Podstawa prawna:

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?