REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem/fot.Shutterstock
Rozliczenie podróży służbowej a dostarczenie faktury z opóźnieniem/fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czy pracownikowi, który rozliczył się z podróży służbowej po dwóch miesiącach od jej odbycia należy wypłacić zwrot kosztów?

Pracownik wrócił w czerwcu 2018 r. z podróży służbowej do Niemiec i został rozliczony, otrzymując z tego tytułu przysługujące mu należności, w tym ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach pracodawca pocztą otrzymał do zapłaty fakturę z czerwcową datą, która wystawiona została za noclegi w czasie wspomnianej podróży. Czy należy taki dokument uwzględnić w rozliczeniu delegacji i jak w takiej sytuacji potraktować ryczałt za noclegi? - pyta Czytelnik z Warszawy.

Autopromocja

W przedstawionych okolicznościach trzeba uwzględnić fakturę, uznając, że ryczałt noclegowy był nienależny pracownikowi. W związku z tym można domagać się, by pracownik zwrócił go w całości. Jeśli odstąpicie Państwo od ubiegania się o wspomniany zwrot, wówczas ryczałt należałoby uznać za przychód pracownika powstały w miesiącu faktycznej jego wypłaty, od którego trzeba odprowadzić składki ZUS i zaliczkę podatkową.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy prywatni w zakresie organizowania i opłacania podróży służbowych zatrudnionych osób mają prawo stosować własne reguły, które powinny zostać wskazane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę, jeżeli w firmie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych wewnętrznych aktów normatywnych. Jeśli takich zasad nie ustanowią, wówczas muszą przestrzegać uregulowań zawartych w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Przepisy tego rozporządzenia określają, że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • w celu rozliczenia delegacji zatrudniona osoba załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, a jeśli nie jest to możliwe, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, ryczałty za noclegi),
  • pracownik dokonuje ww. rozliczenia delegacji nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (chodzi tu o przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, oświadczeń i informacji niezbędnych do naliczenia należności za podróż służbową)

- § 5 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Niedotrzymanie przez pracownika wspomnianego 14-dniowego terminu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową, np. upomnieniem (chyba że termin nie został dochowany z przyczyn niezawinionych przez pracownika, np. z powodu jego choroby).

Wymóg zachowania omawianego terminu nie daje jednak podstaw, w przypadku jego przekroczenia, do odmowy zwrotu określonych kosztów podróży służbowej. Pracodawca powinien zatem uwzględnić w rozliczeniu delegacji również dokumenty, które otrzymał z opóźnieniem (tak jak to miało miejsce w rozstrzyganych okolicznościach).

Zaznaczmy, że zwrotu kosztów noclegu podczas podróży służbowej pracodawca dokonuje:

W opisanej w pytaniu sytuacji pracownik za czerwcową delegację miał wypłacony m.in. ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach jego pracodawca otrzymał pocztą fakturę do zapłaty za noclegi, z których ten pracownik skorzystał. Skutkuje to tym, że wspomniany ryczałt okazał się nienależny. W związku z tym zakład pracy może domagać się jego zwrotu.

Gdyby w zaprezentowanym stanie faktycznym pracodawca odstąpił od żądania zwrócenia przez zatrudnionego ryczałtu, należałoby potraktować go jako dodatkowe przysporzenie majątkowe pracownika, które zostało wygenerowane w miesiącu jego wypłaty. Oznacza to konieczność naliczenia i odprowadzenia od niego zaległych składek ZUS i zaliczki podatkowej oraz skorygowanie dokumentacji rozliczeniowej ZUS za miesiąc, w którym ryczałt został postawiony do dyspozycji pracownika.

W czerwcu 2018 r. pracownik odbył 4-dniową podróż służbową do Niemiec, za którą 28 czerwca 2018 r. wypłacono mu m.in. ryczałt noclegowy w kwocie (po przeliczeniu na zł) 485,62 zł. Pod koniec sierpnia jego pracodawca, stosujący reguły opłacania delegacji obowiązujące w budżetówce, otrzymał fakturę z niemieckiego hostelu za usługę noclegową, z której w trakcie wspomnianej delegacji skorzystał pracownik. Jego przełożony uznał, że do wypłaty ryczałtu w tej sytuacji doszło z niewiedzy i niedoinformowania pracownika w kwestii zasad rozliczania wyjazdów służbowych i postanowił nie domagać się zwrotu omawianego świadczenia. W związku z tym czerwcowy przychód pracownika powiększono o 485,62 zł, naliczono od niego składki ZUS i zaliczkę na podatek, skorygowano deklarację ZUS DRA i raport ZUS RCA za czerwiec 2018 r. oraz uregulowano zaległe należności publicznoprawne wynikające z ww. korekty.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    REKLAMA

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    REKLAMA