Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z nowymi przepisami. Czy w związku z tym karty urlopowe oraz ewidencja przydziału odzieży roboczej muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tzn. w osobnych skoroszytach lub teczkach, czy może być prowadzona wspólnie w jednym skoroszycie z możliwością w każdej chwili wyjęcia dokumentacji jednego pracownika w celu jej okazania osobie zainteresowanej, np. samemu pracownikowi?

Rada

Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika. Pracodawcy przechowujący dokumentację pracowniczą w odrębnych zbiorach (np. w oddzielnych teczkach czy segregatorach) założonych indywidualnie dla każdego pracownika z pewnością nie narażą się na zarzut prowadzenia dokumentacji w nieprawidłowy sposób. Należy uznać, że nie popełnią błędu również pracodawcy, u których dokumentacja pracownicza będzie przechowywana w jednym zbiorze tematycznym dla wszystkich pracowników (np. w jednym segregatorze), pod warunkiem że każdy dokument znajdujący się w tym zbiorze będzie stworzony oddzielnie dla każdego pracownika, z możliwością każdorazowego dostępu osoby upoważnionej do tego dokumentu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującej:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie określają dokumenty, jakie pracodawcy muszą gromadzić w swoich zbiorach. Nie wskazują natomiast, na czym technicznie powinno polegać ich "oddzielne" prowadzenie. Wskazówką w tym zakresie może być stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zdaniem ministerstwa pracy decyzja dotycząca sposobu prowadzenia "oddzielnie dla każdego pracownika" dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z dokumentacją innych pracowników oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym.

Ministerstwo pracy dopuszcza zatem prowadzenie dokumentacji pracowniczej według klucza imiennego, a także klucza tematycznego. Nie można natomiast prowadzić dokumentacji w formie zbiorczych list czy zestawień, uwzględniających kilku różnych pracowników.

W związku z tym niewątpliwie prawidłowym sposobem prowadzenia dokumentacji pracowniczej, spełniającym wymagania przewidziane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., jest:

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika jednego i kompletnego zbioru dokumentów poprzez np. gromadzenie w jednym imiennym segregatorze pełnej dokumentacji pracownika z podziałem na podzbiory tematyczne;

Pracodawca założył dla każdego pracownika jeden segregator, w którym w oddzielnych teczkach w sposób chronologiczny prowadzi dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencję przydziału odzieży roboczej, kartotekę wynagrodzeń. Taki sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest prawidłowy.

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika kilku zbiorów dokumentacji poprzez gromadzenie w indywidualnych teczkach lub segregatorach dokumentacji pracowniczej z podziałem na ich tematykę - ten sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się u pracodawców, u których wyodrębniono komórki organizacyjne zajmujące się poszczególnymi zagadnieniami z zakresu prawnej ochrony pracy, tj. w dziale kadr może być prowadzona dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy i urlopów wypoczynkowych, w dziale płac dokumentacja dotycząca wynagrodzenia pracowników, a w dziale technicznym ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego;

Pracodawca założył dla każdego pracownika odrębne teczki do prowadzenia dokumentacji pracowniczej obejmującej: ewidencję przydziału odzieży roboczej, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, listy płac. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

- prowadzenie w jednym zbiorze dokumentacji wszystkich pracowników według podziału tematycznego, pod warunkiem indywidualnego grupowania dokumentów znajdujących się w tym zbiorze.

Pracodawca prowadzi w jednym segregatorze dokumenty różnych pracowników, dzieląc je tematycznie na dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencjonowania przydziału odzieży roboczej i wypłaty wynagrodzenia. Dodatkowo w każdej części tematycznej dokumenty są pogrupowane indywidualnie dla każdego pracownika. Takie prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest prawidłowe.

W powyższych przypadkach dokumenty pracownicze dotyczące danego pracownika tworzą uporządkowany, wyodrębniony zasób umożliwiający każdorazowy dostęp do ich treści, a więc spełniają wymóg prowadzenia dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów. Ustawodawca nie zobowiązał bowiem pracodawców do "oddzielnego" przechowywania dokumentacji pracowniczej, a jedynie do jej "oddzielnego" prowadzenia, co w rezultacie oznacza zakaz tworzenia pracownikom dokumentów zbiorczych. W praktyce zatem pracodawca powinien prowadzić indywidualne dokumenty pracownika (w tym indywidualne karty przydziału odzieży i obuwia roboczego, indywidualną dokumentację dotyczącą udzielania urlopów), które następnie mogą być przechowywane w uporządkowanych tematycznie teczkach i segregatorach zbiorowych.

Nieprawidłowe będzie natomiast prowadzenie dokumentacji w formie zestawień lub list zawierających informacje o większej liczbie pracowników, jedynie z możliwością przyporządkowania tych informacji do konkretnych osób. Przyporządkowanie tak prowadzonej dokumentacji do danego pracownika będzie bowiem wymagało stworzenia przez pracodawcę nowego zbioru.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369