REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Tofiluk
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów/fot. Shutterstock
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika.

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z nowymi przepisami. Czy w związku z tym karty urlopowe oraz ewidencja przydziału odzieży roboczej muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tzn. w osobnych skoroszytach lub teczkach, czy może być prowadzona wspólnie w jednym skoroszycie z możliwością w każdej chwili wyjęcia dokumentacji jednego pracownika w celu jej okazania osobie zainteresowanej, np. samemu pracownikowi?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika. Pracodawcy przechowujący dokumentację pracowniczą w odrębnych zbiorach (np. w oddzielnych teczkach czy segregatorach) założonych indywidualnie dla każdego pracownika z pewnością nie narażą się na zarzut prowadzenia dokumentacji w nieprawidłowy sposób. Należy uznać, że nie popełnią błędu również pracodawcy, u których dokumentacja pracownicza będzie przechowywana w jednym zbiorze tematycznym dla wszystkich pracowników (np. w jednym segregatorze), pod warunkiem że każdy dokument znajdujący się w tym zbiorze będzie stworzony oddzielnie dla każdego pracownika, z możliwością każdorazowego dostępu osoby upoważnionej do tego dokumentu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującej:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie określają dokumenty, jakie pracodawcy muszą gromadzić w swoich zbiorach. Nie wskazują natomiast, na czym technicznie powinno polegać ich "oddzielne" prowadzenie. Wskazówką w tym zakresie może być stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zdaniem ministerstwa pracy decyzja dotycząca sposobu prowadzenia "oddzielnie dla każdego pracownika" dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z dokumentacją innych pracowników oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ministerstwo pracy dopuszcza zatem prowadzenie dokumentacji pracowniczej według klucza imiennego, a także klucza tematycznego. Nie można natomiast prowadzić dokumentacji w formie zbiorczych list czy zestawień, uwzględniających kilku różnych pracowników.

W związku z tym niewątpliwie prawidłowym sposobem prowadzenia dokumentacji pracowniczej, spełniającym wymagania przewidziane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., jest:

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika jednego i kompletnego zbioru dokumentów poprzez np. gromadzenie w jednym imiennym segregatorze pełnej dokumentacji pracownika z podziałem na podzbiory tematyczne;

Pracodawca założył dla każdego pracownika jeden segregator, w którym w oddzielnych teczkach w sposób chronologiczny prowadzi dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencję przydziału odzieży roboczej, kartotekę wynagrodzeń. Taki sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest prawidłowy.

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika kilku zbiorów dokumentacji poprzez gromadzenie w indywidualnych teczkach lub segregatorach dokumentacji pracowniczej z podziałem na ich tematykę - ten sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się u pracodawców, u których wyodrębniono komórki organizacyjne zajmujące się poszczególnymi zagadnieniami z zakresu prawnej ochrony pracy, tj. w dziale kadr może być prowadzona dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy i urlopów wypoczynkowych, w dziale płac dokumentacja dotycząca wynagrodzenia pracowników, a w dziale technicznym ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego;

Pracodawca założył dla każdego pracownika odrębne teczki do prowadzenia dokumentacji pracowniczej obejmującej: ewidencję przydziału odzieży roboczej, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, listy płac. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

- prowadzenie w jednym zbiorze dokumentacji wszystkich pracowników według podziału tematycznego, pod warunkiem indywidualnego grupowania dokumentów znajdujących się w tym zbiorze.

Pracodawca prowadzi w jednym segregatorze dokumenty różnych pracowników, dzieląc je tematycznie na dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencjonowania przydziału odzieży roboczej i wypłaty wynagrodzenia. Dodatkowo w każdej części tematycznej dokumenty są pogrupowane indywidualnie dla każdego pracownika. Takie prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest prawidłowe.

W powyższych przypadkach dokumenty pracownicze dotyczące danego pracownika tworzą uporządkowany, wyodrębniony zasób umożliwiający każdorazowy dostęp do ich treści, a więc spełniają wymóg prowadzenia dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów. Ustawodawca nie zobowiązał bowiem pracodawców do "oddzielnego" przechowywania dokumentacji pracowniczej, a jedynie do jej "oddzielnego" prowadzenia, co w rezultacie oznacza zakaz tworzenia pracownikom dokumentów zbiorczych. W praktyce zatem pracodawca powinien prowadzić indywidualne dokumenty pracownika (w tym indywidualne karty przydziału odzieży i obuwia roboczego, indywidualną dokumentację dotyczącą udzielania urlopów), które następnie mogą być przechowywane w uporządkowanych tematycznie teczkach i segregatorach zbiorowych.

Nieprawidłowe będzie natomiast prowadzenie dokumentacji w formie zestawień lub list zawierających informacje o większej liczbie pracowników, jedynie z możliwością przyporządkowania tych informacji do konkretnych osób. Przyporządkowanie tak prowadzonej dokumentacji do danego pracownika będzie bowiem wymagało stworzenia przez pracodawcę nowego zbioru.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wynagrodzenia wzrosną nawet do 12 tys. zł brutto. Sprawdzamy, kto może liczyć na taką podwyżkę w budżetówce

To już pewne — część pracowników budżetówki w 2025 roku może liczyć na wynagrodzenie zbliżające się do 12 tys. zł brutto. Choć brzmi to jak rewolucja płacowa, w rzeczywistości podwyżki obejmą tylko wybrane grupy zawodowe. Kto skorzysta najwięcej? Czy to zapowiedź wyrównywania wynagrodzeń w sektorze publicznym, czy jedynie korekta inflacyjna dla wybranych?

Wielka Sobota: do której sklepy są otwarte? Od 1 tys. zł do 100 tys. zł kary dla pracodawcy [Ostrzeżenie PIP]

Wielka Sobota - do której sklepy są otwarte? PIP ostrzega pracodawców zatrudniających pracowników w Wielką Sobotę. 19 kwietnia 2025 r. pracownicy handlu nie mogą pracować ponad wskazany w przepisach czas. Do której godziny można pracować w Wielką Sobotę?

Rewolucja w naliczaniu stażu pracy od 2026 roku. Umowy zlecenia i działalność gospodarcza wliczane do uprawnień pracowniczych

Od 1 stycznia 2026 roku mają wejść w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpłyną na sposób naliczania stażu pracy. Projektowana nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy służba w niektórych formacjach mundurowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie uprawnień pracowniczych, w tym prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższych odpraw czy dodatków stażowych.

ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy [WNIOSEK ERN]

Od 1 marca 2025 r. do 28lutego 2026 r. ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy. Jakie są 3 rodzaje renty? Jak złożyć wniosek ERN? Czy potrzebne są dodatkowe dokumenty dla ZUS? Zakład tłumaczy zasady wyliczania wysokości renty z tytułu niezdolności do pracy.

REKLAMA

Skrócony tydzień pracy? Tak, ale z tym samym wynagrodzeniem

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o zakończeniu pierwszego etapu analiz skrócenia tygodnia pracy. Według szefowej MRPiPS krótszy tydzień pracy jest oczekiwany, ale przy zachowaniu wysokości wynagrodzenia.

Wielki Piątek. Dla niektórych to dzień wolny od pracy

Od wielu lat trwa batalia o ustanowienie Wielkiego Piątku dniem wolnym od pracy. Dla większości pracowników jest to normalny dzień pracy. Niektórym jednak przysługuje wolne w ten dzień.

1636 zł albo i więcej odszkodowania za konkretne choroby zawodowe od ZUS

Choroby zawodowe są spowodowane szkodliwymi czynnikami występującymi w miejscu pracy lub sposobem wykonywania pracy. Wszystkie choroby zawodowe znajdują się w wykazie chorób zawodowych. Jednym ze świadczeń przysługujących z tytułu choroby zawodowej jest jednorazowe odszkodowanie. Od 1 kwietnia 2025 r. za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu przysługuje 1636 zł.

ZUS przyznaje 312,71 zł do 28 lutego 2026 r. Sprawdź, czy się należy.

312,71 zł z ZUS nie należy się każdemu. Warto jednak sprawdzić, jakie są osoby uprawnione. Świadczenie to otrzymuje się bowiem na wniosek, a nie z urzędu. Sprawdź, czy nie przepadają pieniądze z ZUS.

REKLAMA

ZUS przesuwa 13 emerytury. Kwietniowe wypłaty części emerytów

Kiedy jest wypłata 13 emerytury w 2025 roku? Część emerytów otrzymała już trzynastkę w kwietniu. Inni jeszcze czekają. Dlaczego ZUS przesuwa wypłatę dodatkowej emerytury?

Jawność wynagrodzeń – coś więcej niż wymóg prawny. Więcej korzyści, czy problemów?

We współczesnych realiach dynamicznych zmian na rynku pracy, przejrzystość wynagrodzeń staje się jednym z kluczowych elementów budowania zaufania i poczucia sprawiedliwości w organizacjach. Niestety, według analiz Enpulse niemal połowa Polaków czuje, że ich pensja jest nieadekwatna do wysiłku, jaki wkładają w wykonywanie obowiązków służbowych. Sytuacja może ulec zmianie już za rok, gdy zaczną obowiązywać unijne regulacje dotyczące jawności i równości płac.

REKLAMA