| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Jak dostosować regulamin pracy do zmian przepisów

Jak dostosować regulamin pracy do zmian przepisów

Wprowadzone w 2018 i 2019 roku zmiany w przepisach prawa pracy dotyczące m.in. mobbingu i dyskryminacji, monitoringu pracowników czy ochrony danych osobowych powodują konieczność weryfikacji aktualności regulaminu pracy. Niektóre zawarte w regulaminie pracy zapisy mogą być bowiem niezgodne z nowymi przepisami. Natomiast postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne niż przepisy prawa pracy nie obowiązują. W ich miejsce stosujemy ogólnie obowiązujące regulacje.

Obowiązek posiadania regulaminu pracy, a zatem i jego aktualizacji, dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Mają go również pracodawcy zatrudniający minimum 20 pracowników, a mniej niż 50 pracowników, jeśli utworzenia regulaminu pracy zażądała zakładowa organizacja związkowa działająca u pracodawcy (art. 104 § 3 Kodeksu pracy).

Pozostali pracodawcy mają również możliwość wprowadzenia regulaminu pracy dobrowolnie. Jeśli się na to rozwiązanie zdecydują, to także na nich będzie ciążył obowiązek weryfikacji aktualności poszczególnych postanowień regulaminu pracy.

Regulaminu pracy nie muszą tworzyć jednak pracodawcy, u których kwestie organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym wzajemnych praw i obowiązków zostały ujęte w układzie zbiorowym pracy.

Regulacje zawarte w regulaminie pracy a regulacje prawne

Zakres zagadnień, jakie powinien zawierać regulamin pracy, został określony w przepisach prawa pracy (art. 1041 Kodeksu pracy). Katalog ustaleń, które powinny się w nim znaleźć, jest otwarty, co oznacza możliwość rozszerzenia zagadnień regulowanych tym dokumentem. Jednak punktem wyjścia do opracowania treści regulaminu pracy są przepisy prawa pracy. Często treść regulaminu stanowi uzupełnienie przepisów, które celowo ustawodawca sformułował ogólnikowo, pozwalając tym samym na indywidualne doprecyzowanie danego zagadnienia przez pracodawcę, tak aby odpowiadało to specyfice konkretnego zakładu pracy.

Każda zmiana, nawet w ogólnie sformułowanym przepisie prawa pracy, może wpłynąć na aktualność szczegółowych regulacji wewnątrzzakładowego dokumentu. Do najistotniejszych zagadnień, które mogły stracić aktualność z uwagi na zmieniające się w ostatnim czasie przepisy, a także zagadnień, które niedawno zostały uregulowane w prawie pracy, należą:

  • obowiązek równego traktowania w zatrudnieniu oraz zapobieganie dyskryminacji,
  • zapobieganie mobbingowi,
  • dopuszczalne formy kontroli pracowników (m.in. monitoring pracowniczy, weryfikacja trzeźwości pracowników),
  • wydawanie i prostowanie świadectw pracy,
  • uprawnienia do przetwarzania danych osobowych na potrzeby zatrudnienia.

Równe traktowanie w zatrudnieniu oraz zakaz dyskryminacji

W wyniku pozornie niewielkiej zmiany brzmienia przepisów dotyczących obowiązku równego traktowania pracowników i zakazu dyskryminacji od 7 września 2019 r. doszło do szerszego otwarcia katalogu kryteriów dyskryminacyjnych (art. 113 oraz art. 183a Kodeksu pracy). W konsekwencji spowodowało to zrównanie sytuacji nierównego traktowania pracowników i dyskryminacji w zatrudnieniu. Przed zmianą przepisu definicja dyskryminacji i nierównego traktowania budziła problemy interpretacyjne dotyczące stwierdzenia, czy pojęcia te należy rozróżniać, czy nie. Obecnie pojęcia te zostały zrównane ze sobą. Oznacza to, że od 7 września 2019 r. każde nierówne traktowanie stanowić będzie dyskryminację. Zatem w każdym przypadku różnicowania sytuacji pracowników, która nie będzie obiektywnie uzasadniona, pracownikom przysługiwać będzie ten sam zakres uprawnień wynikających z Kodeksu pracy. Pracownicy ci będą mogli więc wystąpić zarówno o odszkodowanie za okres przeszły, jak i o ustalenie ich warunków zatrudnienia na zasadach niedyskryminujących na okres przyszły.

Częstą praktyką pracodawców jest umieszczanie w regulaminie pracy postanowień dotyczących obowiązku równego traktowania i zakazu dyskryminacji, poprzez przywołanie wprost przepisów Kodeksu pracy. Umieszcza się je w samym tekście regulaminu lub w formie załącznika do niego zawierającego wyciąg tych przepisów. Zatem konieczne będzie zastąpienie tych treści aktualnymi brzmieniami art. 113 i art. 183a Kodeksu pracy. W przypadku regulaminów, w których treść postanowień z zakresu nierównego traktowania i dyskryminacji została ujęta poprzez sformułowanie własnych treści, należy je zweryfikować pod kątem zgodności z nowymi przepisami.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Zapobieganie mobbingowi

Zmiana przepisów od 7 września 2019 r. objęła także kwestie mobbingu. Rozszerzono możliwość dochodzenia odszkodowania z tego tytułu. Przed zmianą możliwe było dochodzenie takiego odszkodowania w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, jednak wyłącznie w sytuacji zwolnienia się pracownika z pracy z powodu mobbingu. Obecnie dochodzenie tego odszkodowania nie wymaga rozwiązania stosunku pracy (art. 943 § 4 Kodeksu pracy).

W związku z ciążącym na pracodawcy obowiązkiem zapobiegania mobbingowi fragment Kodeksu pracy poświęcony mobbingowi jest często przywoływany w treści regulaminu pracy lub w jego załączniku. Zatem wymaga on aktualizacji, gdyż pozostawienie poprzedniej wersji tych przepisów będzie oznaczało, że pracodawca w regulaminie wskazuje na węższy zakres praw pracownika, niż przewiduje to aktualny przepis Kodeksu pracy.

Weryfikacja trzeźwości pracowników

Zagadnienie weryfikacji trzeźwości pracowników często jest ujmowane w regulaminie pracy. Wynika to z faktu, że kwestia dokonywania badań trzeźwości pracowników z wykorzystaniem alkomatu nie była wprost uregulowana w przepisach prawa pracy. Wielu pracodawców wprowadzało m.in. możliwość prewencyjnej wyrywkowej kontroli trzeźwości pracowników, powołując się na interes pracodawcy czy konieczność zachowania bezpieczeństwa w procesie pracy.

Ostatecznie możliwość samodzielnej weryfikacji stanu trzeźwości przez pracodawcę lub jego służby (np. służbę bhp) została jednoznacznie zakwestionowana przez Urząd Ochrony Danych Osobowych 27 czerwca 2019 r. w komunikacie zamieszczonym na stronie urzędu. Stanowisko to poparło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zdaniem UODO (komunikat Prezesa UODO z 27 czerwca 2019 r.; https://uodo.gov.pl/pl/138/1188 ):

(...) Brzmienie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wyklucza wyrywkowe czy prewencyjne badania pracowników alkomatem.

W opinii organu ds. ochrony danych osobowych nie ma więc podstawy prawnej, która umożliwiłaby pracodawcom samodzielną kontrolę pracowników alkomatem.

Według UODO nie można więc traktować badania stanu trzeźwości pracowników m.in. jako:

  • formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 223 § 4 Kodeksu pracy,

  • działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy,

  • usprawiedliwionego ze względu na uzasadniony interes pracodawcy.

Mając na uwadze obowiązujący stan prawny oraz jednoznaczne stanowiska organów państwowych, za niezbędne należy uznać zmodyfikowanie treści zapisów regulaminu pracy, które dopuszczają możliwość weryfikacji trzeźwości pracowników.

Przykładowe postanowienia regulaminu pracy dotyczące kontroli trzeźwości, które powinny zostać usunięte:

(…) § 10

Uwzględniając charakter prowadzonej działalności pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania o każdej porze w ramach czasu pracy weryfikacji stanu trzeźwości pracowników, których stan nasuwa podejrzenie naruszenia obowiązku zachowania trzeźwości w miejscu i czasie pracy. Pracodawca ma prawo przeprowadzać również wyrywkowe kontrole pracowników niezależnie od podejrzeń naruszenia zasady trzeźwości. Powyższa zasada dotyczy w szczególności pracowników, którzy w przeszłości dopuścili się naruszenia obowiązku zachowania trzeźwości w miejscu i czasie pracy.

(…) § 10

W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez pracownika trzeźwości w miejscu i czasie pracy pracownik służby bhp lub inna wyznaczona przez pracodawcę osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo na terenie zakłady pracy ma prawo zobowiązać pracownika do poddania się badaniu z wykorzystaniem probierza trzeźwości.

W sytuacji gdy pracownik odmówi udziału w powyższym badaniu, pracodawca ma prawo uznać, iż pracownik naruszył zasady trzeźwości w miejscu i czasie pracy, i zastosować niezbędne środki dyscyplinujące w szczególności przepisy o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej.

Przykładowe postanowienia regulaminu pracy dotyczące kontroli trzeźwości, które są zgodne z obowiązującym obecnie stanem prawnym:

(…) § 10

Obowiązek zachowania trzeźwości oraz weryfikacja stanu trzeźwości pracownika

  1. Wnoszenie oraz spożywanie na terenie zakładu pracy w czasie pracy napojów alkoholowych stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
  2. Pracodawca lub osoba przez niego upoważniona odmawiają wpuszczania na teren zakładu pracy pracownika, w stosunku do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia zakazu wnoszenia na teren zakładu pracy napojów alkoholowych - chyba że przeprowadzona na żądanie pracownika kontrola faktu wnoszenia na teren zakładu napojów alkoholowych nie potwierdzi wcześniejszych podejrzeń.
  3. Pracodawca lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Okoliczności stanowiące podstawę takiej decyzji powinny być podane pracownikowi do wiadomości.
  4. Na żądanie pracodawcy, osoby przez niego upoważnionej, jak również na żądanie pracownika odsuniętego od pracy w związku z podejrzeniem naruszenia zasady trzeźwości badanie trzeźwości przeprowadzane jest przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
  5. Badanie stanu trzeźwości przeprowadzane jest zgodnie z ogólnie obwiązującymi przepisami prawa.

Prostowanie świadectw pracy

Regulamin pracy może doprecyzowywać zasady wydawania świadectw pracy oraz ich ewentualnego prostowania, np. poprzez wskazanie, kto u pracodawcy jest za te procesy odpowiedzialny i w związku z tym do kogo konkretnie należy kierować wnioski o sprostowanie błędnie wystawionego świadectwa (np. kierownika działu kadr i płac). Przy okazji wskazania, do kogo należy złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa, zazwyczaj przytacza się w regulaminie pracy termin, w jakim powinno się tego dokonać. Zgodnie z obowiązującymi do 6 września 2019 r. zasadami pracownik mógł w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługiwało, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia w tej sprawie do sądu pracy. Od 7 września 2019 r. obowiązują nowe terminy związane z prostowaniem świadectw pracy. Wydłużono oba terminy z 7 do 14 dni. W związku z tym także w regulaminie pracy w postanowieniach poświęconych procedurze wydawania świadectw pracy i odwoływania się od jego treści należy uwzględnić nowe terminy.

Przykładowa treść regulaminu pracy w zakresie procedury wydawania świadectwa pracy po zmianach od 7 września 2019 r.

(…) § 10

Świadectwo pracy

  1. Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy, najpóźniej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownika, do jego rąk własnych lub do rąk osoby posiadającej pisemne (papierowe lub elektroniczne) upoważnienie do odbioru świadectwa pracy pracownika. Świadectwo pracy można odebrać u pracownika działu kadr i płac.
  2. Jeśli wydanie świadectwa pracy do rąk własnych jest niemożliwe, pracownik działu kadr i płac wysyła je niezwłocznie (maksymalnie w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy) do pracownika za pośrednictwem operatora pocztowego.
  3. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej do kierownika działu kadr i płac. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca ma 7 dni od złożenia wniosku na wydanie świadectwa pracy.
  4. Pracownik ma prawo w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Należy go złożyć do kierownika działu kadr i płac. Kierownik działu kadr i płac zawiadamia pracownika o uwzględnieniu lub odrzuceniu wniosku. W przypadku nieuwzględnienia powyższego wniosku pracownik ma prawo w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Monitoring pracowniczy a zapisy regulaminowe

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy regulujące możliwość stosowania monitoringu pracowniczego z wykorzystaniem kamer, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz pozostałych rodzajów monitoringu. Przed tą datą kwestie kontroli i monitorowania pracowników nie były uregulowane w Kodeksie pracy. W związku z tym w celu uniknięcia wątpliwości co do możliwości przeprowadzania kontroli pracowników pracodawcy często ujmowali tą tematykę w treści regulaminu pracy.

Aktualne przepisy wprost nakazują ustalenie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (ewentualnie w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy). Zatem jeśli pracodawca dotychczas nie uwzględniał kwestii monitoringu w regulaminie pracy, a prowadzi taki monitoring, powinien stosowne postanowienia dopisać. Natomiast pracodawca, który miał wcześniej inaczej uregulowane prawa kontroli podwładnych, powinien zmienić nieaktualne regulacje.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami monitoring wizyjny przy użyciu kamer jest dopuszczalny tylko w przypadku, gdy jest on niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia albo kontroli produkcji bądź zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zatem w trakcie weryfikacji treści regulaminu należy sprawdzić, czy wskazany cel monitoringu jest zgodny z celami dozwolonymi w przepisach prawa pracy.

W regulaminie pracy warto zaznaczyć, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Od 4 maja 2019 r. pracodawca nie może bowiem prowadzić takiej formy kontroli pomieszczeń organizacji związkowej (art. 222 § 11 Kodeksu pracy).

Monitoring jest również zakazany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach. Wyjątkiem jest sytuacja, w której stosowanie monitoringu w tego typu pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie narusza to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zatem pracodawca, który decyduje się na skorzystanie z tych wyjątkowych okoliczności, powinien w regulaminie pracy zaznaczyć, że monitoring jest rozwiązaniem niezbędnym do osiągnięcia tych celów. Wówczas postanowienia regulaminowe powinny wskazywać także stosowane przez pracodawcę techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób przebywających we wskazanych pomieszczeniach. Natomiast jeśli pracodawca z ważnych przyczyn wprowadza monitoring pomieszczeń sanitarnych, powinien dodatkowo uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Dobrą praktyką jest zamieszczenie w formie załącznika do regulaminu pisma, w którym przedstawiciel pracowników wyraża taką zgodę.

W regulaminie należy też określić okres przetwarzania zapisów monitoringu. Nie może być on dłuższy niż wskazane w przepisach prawa pracy 3 miesiące od daty nagrania (art. 222 § 3 Kodeksu pracy).

Czytaj także

Data publikacji:

Autor:

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy

Źródło:

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Zdjęcia

Jak dostosować regulamin pracy do zmian przepisów/fot. Shutterstock
Jak dostosować regulamin pracy do zmian przepisów/fot. Shutterstock

INFORLEX Biznes509.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

KORONAWIRUS A PRAWO PRACY

reklama

Ostatnio na forum

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Hoffmann

dyrektor sieci zewnętrznej Aureus

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »