Świadectwo pracy [treść świadectwa pracy, załączane informacje, termin wydania]

• Obowiązek wydania świadectwa pracy
• Treść świadectwa pracy
• Informacje załączane do świadectwa pracy
• Termin wydania świadectwa pracy
• Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy
• Konsekwencje niewydania świadectwa pracy
• Roszczenie o odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy

Obowiązek wydania świadectwa pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zakończone zatrudnienie. Dokument ten zawiera podstawowe informacje dotyczące stosunku pracy, który ustał. Ogólnie mówiąc, są to informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy;
• zajmowanych stanowisk;
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy;
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. 

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek.

Treść świadectwa pracy

W świadectwie pracy pracodawca zamieszcza informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Są to informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia;
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy);
• zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem (na podstawie art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• okresu, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzystał z ochrony stosunku pracy podczas obniżenia wymiaru czasu pracy (o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy);
• zwolnienia od pracy na opiekę nad zdrowym dzieckiem w wieku do 14 lat (na podstawie art. 188 Kodeksu pracy), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej (na podstawie art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie (zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy), w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

W świadectwie pracy zamieszcza się pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę - o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy - o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.

Informacje załączane do świadectwa pracy

Pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, również informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),
• możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Wskazany obowiązek informacyjny dotyczy stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i później.

Termin wydania świadectwa pracy

Pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Pracodawca ma 7 dni na jego rozpatrzenie. Jeżeli odrzuci wniosek o sprostowanie, pracownik może wystąpić o takie sprostowanie do sądu pracy w ciągu 7 dni od dnia, kiedy pracodawca poinformował go o odrzuceniu wniosku. 

Konsekwencje niewydania świadectwa pracy

W razie niewydania świadectwa pracy pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. 

Jeżeli pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe z innych przyczyn, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. 

Roszczenie o odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Podstawa prawna:

• art. 94⁶, art. 97, art. 97¹, art. 99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
• § 7 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862 ze zm.)