Umowa zlecenia z własnym pracownikiem – czy takie rozwiązanie jest możliwe?

• Charakterystyka UZ?
• Umowa zlecenia z własnym pracownikiem – czy to możliwe?
• Stanowisko sądów i organów
• Podstawa prawna i aspekt ubezpieczeniowy
• Zgłoszenie i rozliczenie umowy zlecenia z pracownikiem
• Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu umowy zlecenia z własnym pracownikiem?
• Najczęstsze błędy pracodawców
• Podsumowanie – czy warto zawierać umowę zlecenia z własnym pracownikiem?

Na pierwszy rzut oka wydaje się to rozwiązaniem korzystnym dla obu stron – pracodawca zyskuje elastyczne wsparcie, a pracownik dodatkowe wynagrodzenie. Jednak taka praktyka budzi wątpliwości prawne. Warto zatem przeanalizować, czy prawo dopuszcza takie połączenie i w jakich warunkach może ono być bezpieczne.

Charakterystyka UZ?

Umowa zlecenia to jedna z umów cywilnoprawnych uregulowanych w Kodeksie cywilnym (art. 734–751). Nie stosuje się do niej przepisów Kodeksu pracy, a więc nie tworzy stosunku pracy. Zleceniobiorca zobowiązuje się w niej do starannego działania – nie do osiągnięcia konkretnego rezultatu, jak w umowie o dzieło, lecz do wykonywania określonych czynności w sposób należyty.

Cechy umowy zlecenia

• Brak podporządkowania pracowniczego – zleceniobiorca wykonuje czynności samodzielnie, bez stałego nadzoru i kierownictwa.
• Swoboda miejsca i czasu pracy – strony mogą dowolnie ustalić, kiedy i gdzie zleceniobiorca realizuje zlecenie.
• Elastyczność – zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą zasadniczo wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie.
• Odpowiedzialność za staranność, nie za rezultat – liczy się prawidłowe wykonywanie czynności, a nie końcowy efekt.

W praktyce jednak sama nazwa umowy nie decyduje o jej charakterze. Jeśli rzeczywisty sposób wykonywania zlecenia przypomina stosunek pracy (np. polecenia służbowe, stałe godziny, nadzór przełożonego), to niezależnie od nazwy dokumentu — może on zostać uznany za umowę o pracę.

Umowa zlecenia z własnym pracownikiem – czy to możliwe?

Tak, zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem jest możliwe, ale wymaga zachowania ostrożności. Kluczową kwestią jest różny charakter czynności wykonywanych w ramach obu umów. Zleceniobiorca nie może na podstawie zlecenia wykonywać tych samych obowiązków, które ma przypisane w umowie o pracę.

Polecamy Kalendarz 2026 oraz Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktyczne rozliczenia

Stanowisko sądów i organów

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 21 listopada 2006 r. (sygn. III APa 24/06): „Świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę, poza normalnym czasem pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych.”

W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik wykonuje na zleceniu te same czynności, które wykonuje w ramach etatu, to druga umowa nie ma podstaw prawnych – a jej realizacja powinna być traktowana jako praca w godzinach nadliczbowych.

Podstawa prawna i aspekt ubezpieczeniowy

Warto przytoczyć art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r., który stanowi: „Za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy (...).”

Z tego wynika, że pracownik, który zawarł umowę zlecenia ze swoim pracodawcą, jest nadal traktowany jako pracownik w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Oznacza to, że składki ZUS są naliczane łącznie od wynagrodzenia z obu tytułów.

Zgłoszenie i rozliczenie umowy zlecenia z pracownikiem

W przypadku, gdy zakres czynności zlecenia różni się od obowiązków etatowych, nie ma konieczności zgłaszania odrębnie drugiej umowy w ZUS.

Jak to wygląda w praktyce?

• Umowa zlecenia z własnym pracownikiem nie jest nowym tytułem do ubezpieczenia, więc nie trzeba jej rejestrować jako osobnej umowy.
• Składki społeczne i zdrowotne są naliczane w pełnym zakresie – tak samo jak przy umowie o pracę.
• Wynagrodzenia z obu tytułów są sumowane i wykazywane na jednej deklaracji imiennej RCA z kodem 0110XX.

Taki sposób rozliczenia pozwala zachować przejrzystość i zgodność z przepisami, ale jednocześnie wymaga staranności w dokumentacji i ewidencji czasu pracy.

Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu umowy zlecenia z własnym pracownikiem?

1. Zakres obowiązków – musi być wyraźnie odmienny od tych wykonywanych na podstawie umowy o pracę.
2. Czas i miejsce wykonywania zlecenia – powinny być elastyczne, bez stałego nadzoru przełożonego.
3. Brak podporządkowania – zleceniobiorca powinien działać samodzielnie, a nie w ramach hierarchii służbowej.
4. Prawidłowe rozliczenie – uwzględnienie wszystkich składek i podatków.
5. Dokumentacja – warto sporządzić jasny opis zlecenia, aby w razie kontroli móc wykazać, że zakres obowiązków różni się od etatowych.

Najczęstsze błędy pracodawców

• Powielanie tych samych obowiązków z umowy o pracę w umowie zleceniu.
• Brak analizy, czy charakter pracy spełnia przesłanki zlecenia.
• Nieprowadzenie wykazu godzin przepracowanych w ramach zlecenia.
• Brak rozróżnienia pomiędzy wynagrodzeniem z tytułu etatu a zleceniem w dokumentacji kadrowo-płacowej.

Takie błędy mogą prowadzić do zakwestionowania umowy przez ZUS lub PIP, a nawet do nałożenia kar finansowych.

Podsumowanie – czy warto zawierać umowę zlecenia z własnym pracownikiem?

Zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem jest dopuszczalne, ale wyłącznie wtedy, gdy jej przedmiot różni się od obowiązków wynikających z umowy o pracę. W przeciwnym razie taka umowa może być uznana za próbę obejścia przepisów o czasie pracy lub składkach.

Dla pracodawców może to być elastyczne narzędzie, pozwalające na czasowe rozszerzenie współpracy z doświadczonymi osobami, bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Jednak wymaga to dokładnej analizy i rzetelnego przygotowania dokumentacji.