Kategorie

Śmierć pracownika - obowiązki pracodawcy

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowakowicz-Jankowiak Marta
Śmierć pracownika - obowiązki pracodawcy. / Fot. Fotolia
Śmierć pracownika - obowiązki pracodawcy. / Fot. Fotolia
Fotolia
Śmierć pracownika wiąże się z powstaniem licznych obowiązków po stronie pracodawcy. Wygaśnięcie stosunku pracy rodzi konieczność rozliczenia się z należności przysługujących pracownikowi do dnia śmierci. W określonych przypadkach pracodawca wypłaca także odprawę pośmiertną. Kto otrzyma należne świadczenia? O jakie dokumenty i inne formalności musi zadbać pracodawca?

Obowiązki pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika

Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek, ale odprowadza się zaliczkę na podatek. Z kolei odprawa pośmiertna jest całkowicie zwolniona z PIT i ZUS.

Śmierć pracownika oznacza wygaśnięcie stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek dokonać rozliczenia należności przysługujących pracownikowi do dnia zgonu oraz, w niektórych przypadkach, wypłacić odprawę pośmiertną. Komu przysługują świadczenia po zmarłym pracowniku oraz jakie dodatkowe obowiązki ma pracodawca?

Jakie należności

Należnościami przysługującymi pracownikowi jest wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia kompensujące wynagrodzenie, czyli wynagrodzenia i zasiłki z tytułu choroby, rodzicielstwa, wypadku czy świadczenie rehabilitacyjne. To także wynagrodzenie za nadgodziny, dyżur, różnego rodzaju dodatki do wynagrodzeń oraz premie, czyli wszystkie składniki wynagrodzeń, jakie przysługiwały pracownikowi do dnia zgonu. Ponadto pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

Dodatkowo ma obowiązek wypłacenia odprawy pośmiertnej, czyli jednorazowego świadczenia pieniężnego, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Wynosi ona równowartość:

Reklama

Pracodawca będzie zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeśli z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela nie jest niższe niż odprawa obliczona stosownie do stażu pracy. Gdyby odszkodowanie było niższe, to pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę.

Odprawa pośmiertna przysługuje również wówczas, jeśli zgon pracownika nastąpił już po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w okresie kiedy pracownik pobierał zasiłek z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Zarówno odprawę, jak i pozostałe należności wypłaca się osobom uprawnionym.

Zadaj pytanie na FORUM

Kto jest uprawniony

Po zmarłym pracowniku świadczenia związane ze stosunkiem pracy, w tym odprawę pośmiertną, otrzymują małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia kręgu uprawnionych osób. [tabela]

Reklama

W praktyce informację o śmierci pracownika otrzymuje od członka rodziny, zatem powinien z nim współpracować w celu ustalenia osób uprawnionych. Oprócz małżonka prawo do odprawy pośmiertnej oraz należności ze stosunku pracy (takich jak płaca zasadnicza, nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalent za urlop) mają inne osoby.

Co ważne – jeśli do świadczeń uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, to otrzyma on połowę odprawy pośmiertnej, ale całość innych należności, czyli wynagrodzenie, ekwiwalent, zasiłek chorobowy. Natomiast jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej do świadczeń po śmierci pracownika, to odprawy pośmiertnej nie wypłaca się nikomu i nie wejdzie ona do masy spadkowej, natomiast inne należności już tak. Pracodawca musi więc czekać na orzeczenie sądu o nabyciu spadku i wypłaty dokonać spadkobiercom zmarłego.

Odprawa po zmarłym pracowniku

Akt zgonu jako potwierdzenie

Podstawowym dokumentem dla pracodawcy jest akt zgonu pracownika. Oznaczona w nim data zgonu jest dniem zakończenia stosunku pracy.

Kolejnym dokumentem jest akt małżeństwa, jeśli uprawnionym jest małżonek, oraz akty urodzenia uprawnionych dzieci – nawet jeśli te osoby były znane pracodawcy osobiście. Co ważne – dokumenty powinny być aktualne bowiem np. w razie rozwodu nie będzie o nim informacji w dokumencie wystawionym tuż po ślubie. Każda z uprawnionych osób powinna potwierdzić swoją tożsamość oraz swoje pokrewieństwo bądź inne okoliczności, jakie sprawiają, że nabyła po zmarłym uprawnienia. Jeśli małżonkowie byli w separacji, to uznaje się, że małżeństwo trwa nadal, zatem małżonek jest uprawniony do świadczeń. Jeśli natomiast zmarły pozostawał w konkubinacie, to nie ma podstaw do wypłaty na rzecz konkubenta (chyba że zmarły w testamencie wymienił konkubenta, jednak należy zaczekać do zakończenia testamentowego postępowania spadkowego).

Wolno potrącać

Niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów potwierdzających zgon oraz krąg osób uprawnionych do należności pracodawca ma obowiązek dokonać wypłaty. Naliczone wynagrodzenie wraz ze wszystkimi obligatoryjnymi składnikami, odprawę pośmiertną oraz ewentualny ekwiwalent za niewykorzystany urlop pracodawca może pomniejszyć o należności wynikające z art. 87 k.p. oraz art. 139–140 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.). W praktyce oznacza to wyłącznie należności na rzecz komornika lub należności w związku z innym tytułem egzekucyjnym.

Wygaśnięcie umowy o pracę w przypadku śmierci pracownika w dniu wolnym od pracy

Od wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek na ZUS, bowiem w momencie śmierci należności te tracą charakter przychodu ze stosunku pracy, ale stają się przychodem z tytułu praw majątkowych. Oznacza to, że należy odprowadzić wyłącznie zaliczkę na podatek dochodowy, tyle że bez stosowania kosztów uzyskania przychodu, ulgi oraz przy zastosowaniu stawki podatku według pierwszego progu podatkowego. Natomiast odprawa pośmiertna jest w całości zwolniona ze składek i podatku. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jeśli wśród osób uprawnionych do wypłaty po zmarłym są małoletnie dzieci, to wypłaty dokonuje się na ręce (lub wskazany rachunek bankowy) opiekuna prawnego.

Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych, oprócz aktu potwierdzającego pokrewieństwo, dodatkowe oświadczenia w celu spełnienia swoich obowiązków jako płatnika podatku. Wobec powyższego powinien otrzymać w formie oświadczenia: imię, nazwisko oraz adres zamieszkania, numer PESEL bądź NIP w zależności od tego, którym posługuje się osoba uprawniona, a także nazwę i adres urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawić i przesłać do osoby oraz do urzędu skarbowego PIT-11.

Dokumenty i inne formalności

Pracodawca jest zobowiązany wystawić świadectwo pracy, gdzie w pkt 3 w ust. c jako powód rozwiązania wskazuje, że stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracownika – art. 631 par. 1 k.p. Pozostałe dane wypełnia się zgodnie ze stanem faktycznym. Oryginał i kopię świadectwa pracy włącza się do części C akt osobowych. Natomiast jeśli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym wystąpi z pismem o przekazanie mu świadectwa pracy, to pracodawca ma obowiązek wydać ten dokument.

Świadczenia z ZUS dla rodziny pracownika, który zmarł wskutek wypadku przy pracy

Poza tym musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń i dokonuje tego na druku ZUS ZWUA, używając kodu przyczyny wyrejestrowania 500, czyli zgon osoby ubezpieczonej. Nie ma natomiast obowiązku wypełniania RCA za osobę zmarłą, gdyż od należności nie pobiera się składek na ubezpieczenia i są one wypłacane osobom niebędącym ubezpieczonymi w rozumieniu przepisów ustawy z 13 października 1997 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Nieco inaczej jest w przypadku wypłat zasiłków, jakie są rozliczane w ciężar składek – należy sporządzić raport RSA za zmarłego pracownika oraz rozliczyć wskazaną kwotę zasiłku ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Po zakończeniu roku pracodawca ma obowiązek wystawić informacje PIT-11 oraz przesłać je do osób, których dotyczą, oraz do urzędów skarbowych. Pierwszą informację PIT-11 wystawia dla zmarłego pracownika i obejmie ona należności wypłacone mu w czasie trwania stosunku pracy. Uwzględnia się je w części E1 – Należności ze stosunku pracy. Następne informacje PIT-11 pracodawca wystawia na nazwiska i identyfikatory podatkowe osób, którym wypłacił należności po ustaniu stosunku pracy. Zatem może się zdarzyć, że PIT-11 wystawia się dla małoletniego dziecka pracownika, mimo że należność wypłacono na rachunek jego opiekuna prawnego. Dla tych osób wypełnia się w części E punkt 10 – Inne źródła przychodów. W PIT-11 nie ujmuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania. [przykład]

Przedstawiony akt zgonu musi być opatrzony czerwoną pieczęcią organu wystawiającego. Pracodawca potwierdza kopię za zgodność z oryginałem i zostawia ją w aktach pracownika, zwracając oryginał.

Osoby uprawnione do renty rodzinnej

Osoba

Warunki

Dzieci

Dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione – do ukończenia 16 lat, a po osiągnięciu tego wieku, pod warunkiem nauki w szkole, do ukończenia 25 lat oraz bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy do ukończenia 16 lat lub w czasie nauki w szkole do ukończenia 25 lat. Jeżeli dziecko osiągnęło 25 lat, będąc na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo do renty przedłuża się do zakończenia tego roku studiów. Nie ma przy tym znaczenia, czy nauka przebiega w systemie dziennym, zaocznym czy eksternistycznym.

Wnuki i rodzeństwo oraz inne dzieci

Wnuki, rodzeństwo oraz inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości. Nie dotyczy to dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, jeżeli spełniają takie warunki jak dzieci własne i zostały przyjęte na wychowanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, a ponadto nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją – jeżeli nie mogą zapewnić im utrzymania albo ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd.

Wdowa (wdowiec)

Jeśli w chwili śmierci męża ukończyła 50 lat lub była niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie ukończyły 16 lat, a jeżeli się uczą – 18 lat lub są całkowicie niezdolne do pracy. Uprawnienie do renty rodzinnej przysługuje również wdowie, jeśli spełni warunek dotyczący wieku lub niezdolności do pracy w okresie nie dłuższym niż 5 lat od śmierci męża lub od zaprzestania wychowywania ww. dzieci. Wdowa, która przed śmiercią męża nie pozostawała z nim we wspólności małżeńskiej, ma prawo do renty rodzinnej, jeżeli oprócz spełnienia ww. warunków wymaganych od wdowy w dniu śmierci męża miała prawo do alimentów z jego strony ustalone wyrokiem lub ugodą sądową.

Wdowa, która nie spełnia żadnego z wymienionych warunków wymaganych do przyznania renty rodzinnej i nie posiada niezbędnych źródeł utrzymania – ma prawo do okresowej renty rodzinnej przez okres jednego roku od dnia śmierci męża albo przez okres uczestniczenia w zorganizowanym szkoleniu mającym na celu uzyskanie kwalifikacji do wykonywania pracy zarobkowej, nie dłużej jednak niż przez 2 lata od śmierci męża.

Analogiczne zasady dotyczą męża-wdowca.

Rozwiedziona bądź pozostająca w separacji małżonka

Jeżeli spełnia warunki wymagane od wdowy, a ponadto wykaże, że w dniu śmierci zmarłego małżonka miała prawo do alimentów z jego strony ustalonych wyrokiem lub ugodą sądową. W przypadku braku takiego wyroku lub ugody sądowej małżonka rozwiedziona lub pozostająca w separacji dla nabycia prawa do renty rodzinnej musi wykazać, że w dniu śmierci zmarłego pomiędzy małżonkami rozwiedzionymi lub separowanymi istniał obowiązek alimentacyjny z mocy prawa oraz że obowiązek ten był skonkretyzowany w drodze umowy lub był faktycznie realizowany.

Rodzice

Jeżeli ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a ponadto spełniają warunki takie jak dla wdowy/wdowca (dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania dzieci).

Źródło: www.zus.pl

PRZYKŁAD

Wypłata dla żony i córki

W wyniku długotrwałej choroby pracownik zmarł 20 kwietnia 2015 r. Był zatrudniony w firmie 6 lat i otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 5000 zł. Nie wykorzystał urlopu za 2014 i 2015 rok, tj. 35 dni. W kwietniu przebywał na świadczeniu rehabilitacyjnym. Komu i jakie świadczenia musi wypłacić pracodawca?

Pracodawca ustalił, że osobami uprawnionymi do świadczeń po śmierci pracownika jest jego żona oraz 12-letnia córka. Powinien skontaktować się z żoną, która jest zobowiązana przedłożyć pracodawcy: akt zgonu męża, aktualny akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka oraz wylegitymować się dowodem osobistym. Ponadto małżonka pracownika powinna złożyć oświadczenie o numerze własnego rachunku oraz oświadczenie o tym, że jest opiekunem prawnym małoletniej córki, wobec czego wnosi o przelanie części należności dla córki na jej (matki) rachunek bankowy. Małżonka musi przekazać pracodawcy męża dane swoje i córki niezbędne do prawidłowego wystawienia PIT-11, czyli identyfikator podatkowy, nazwiska i imiona, daty urodzenia, adres zamieszkania, nazwę urzędu skarbowego.

Należności do wypłaty dla pracownika:

  • świadczenie rehabilitacyjne za 20 dni – stawka dzienna 115,05 zł x 20 dni, co daje 2301 zł brutto minus podatek 18 proc. = 1887 zł, czyli po 943,50 zł dla żony i dla córki,
  • odprawa pośmiertna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, czyli 5000 zł bez składek i podatku, czyli po 2500 zł dla żony i dla córki,
  • ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 35 dni, tj. 280 godzin x 29,76 zł/godz., czyli 8332,80 zł brutto minus 18 proc. podatku, czyli 6832,80 zł, zatem po 3416,40 zł dla żony i dla córki.

Podstawa prawna:

Art. 63 i 93 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.