Śmierć pracownika - obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika

Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek, ale odprowadza się zaliczkę na podatek. Z kolei odprawa pośmiertna jest całkowicie zwolniona z PIT i ZUS.

Śmierć pracownika oznacza wygaśnięcie stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek dokonać rozliczenia należności przysługujących pracownikowi do dnia zgonu oraz, w niektórych przypadkach, wypłacić odprawę pośmiertną. Komu przysługują świadczenia po zmarłym pracowniku oraz jakie dodatkowe obowiązki ma pracodawca?

Jakie należności

Należnościami przysługującymi pracownikowi jest wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia kompensujące wynagrodzenie, czyli wynagrodzenia i zasiłki z tytułu choroby, rodzicielstwa, wypadku czy świadczenie rehabilitacyjne. To także wynagrodzenie za nadgodziny, dyżur, różnego rodzaju dodatki do wynagrodzeń oraz premie, czyli wszystkie składniki wynagrodzeń, jakie przysługiwały pracownikowi do dnia zgonu. Ponadto pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

Dodatkowo ma obowiązek wypłacenia odprawy pośmiertnej, czyli jednorazowego świadczenia pieniężnego, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Wynosi ona równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Pracodawca będzie zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeśli z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela nie jest niższe niż odprawa obliczona stosownie do stażu pracy. Gdyby odszkodowanie było niższe, to pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę.

Odprawa pośmiertna przysługuje również wówczas, jeśli zgon pracownika nastąpił już po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w okresie kiedy pracownik pobierał zasiłek z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Zarówno odprawę, jak i pozostałe należności wypłaca się osobom uprawnionym.

Zadaj pytanie na FORUM

Kto jest uprawniony

Po zmarłym pracowniku świadczenia związane ze stosunkiem pracy, w tym odprawę pośmiertną, otrzymują małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia kręgu uprawnionych osób. [tabela]

W praktyce informację o śmierci pracownika otrzymuje od członka rodziny, zatem powinien z nim współpracować w celu ustalenia osób uprawnionych. Oprócz małżonka prawo do odprawy pośmiertnej oraz należności ze stosunku pracy (takich jak płaca zasadnicza, nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalent za urlop) mają inne osoby.

Co ważne – jeśli do świadczeń uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, to otrzyma on połowę odprawy pośmiertnej, ale całość innych należności, czyli wynagrodzenie, ekwiwalent, zasiłek chorobowy. Natomiast jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej do świadczeń po śmierci pracownika, to odprawy pośmiertnej nie wypłaca się nikomu i nie wejdzie ona do masy spadkowej, natomiast inne należności już tak. Pracodawca musi więc czekać na orzeczenie sądu o nabyciu spadku i wypłaty dokonać spadkobiercom zmarłego.

Odprawa po zmarłym pracowniku

Akt zgonu jako potwierdzenie

Podstawowym dokumentem dla pracodawcy jest akt zgonu pracownika. Oznaczona w nim data zgonu jest dniem zakończenia stosunku pracy.

Kolejnym dokumentem jest akt małżeństwa, jeśli uprawnionym jest małżonek, oraz akty urodzenia uprawnionych dzieci – nawet jeśli te osoby były znane pracodawcy osobiście. Co ważne – dokumenty powinny być aktualne bowiem np. w razie rozwodu nie będzie o nim informacji w dokumencie wystawionym tuż po ślubie. Każda z uprawnionych osób powinna potwierdzić swoją tożsamość oraz swoje pokrewieństwo bądź inne okoliczności, jakie sprawiają, że nabyła po zmarłym uprawnienia. Jeśli małżonkowie byli w separacji, to uznaje się, że małżeństwo trwa nadal, zatem małżonek jest uprawniony do świadczeń. Jeśli natomiast zmarły pozostawał w konkubinacie, to nie ma podstaw do wypłaty na rzecz konkubenta (chyba że zmarły w testamencie wymienił konkubenta, jednak należy zaczekać do zakończenia testamentowego postępowania spadkowego).

Wolno potrącać

Niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów potwierdzających zgon oraz krąg osób uprawnionych do należności pracodawca ma obowiązek dokonać wypłaty. Naliczone wynagrodzenie wraz ze wszystkimi obligatoryjnymi składnikami, odprawę pośmiertną oraz ewentualny ekwiwalent za niewykorzystany urlop pracodawca może pomniejszyć o należności wynikające z art. 87 k.p. oraz art. 139–140 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.). W praktyce oznacza to wyłącznie należności na rzecz komornika lub należności w związku z innym tytułem egzekucyjnym.

Wygaśnięcie umowy o pracę w przypadku śmierci pracownika w dniu wolnym od pracy

Od wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek na ZUS, bowiem w momencie śmierci należności te tracą charakter przychodu ze stosunku pracy, ale stają się przychodem z tytułu praw majątkowych. Oznacza to, że należy odprowadzić wyłącznie zaliczkę na podatek dochodowy, tyle że bez stosowania kosztów uzyskania przychodu, ulgi oraz przy zastosowaniu stawki podatku według pierwszego progu podatkowego. Natomiast odprawa pośmiertna jest w całości zwolniona ze składek i podatku. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jeśli wśród osób uprawnionych do wypłaty po zmarłym są małoletnie dzieci, to wypłaty dokonuje się na ręce (lub wskazany rachunek bankowy) opiekuna prawnego.

Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych, oprócz aktu potwierdzającego pokrewieństwo, dodatkowe oświadczenia w celu spełnienia swoich obowiązków jako płatnika podatku. Wobec powyższego powinien otrzymać w formie oświadczenia: imię, nazwisko oraz adres zamieszkania, numer PESEL bądź NIP w zależności od tego, którym posługuje się osoba uprawniona, a także nazwę i adres urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawić i przesłać do osoby oraz do urzędu skarbowego PIT-11.

Dokumenty i inne formalności

Pracodawca jest zobowiązany wystawić świadectwo pracy, gdzie w pkt 3 w ust. c jako powód rozwiązania wskazuje, że stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracownika – art. 631 par. 1 k.p. Pozostałe dane wypełnia się zgodnie ze stanem faktycznym. Oryginał i kopię świadectwa pracy włącza się do części C akt osobowych. Natomiast jeśli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym wystąpi z pismem o przekazanie mu świadectwa pracy, to pracodawca ma obowiązek wydać ten dokument.

Świadczenia z ZUS dla rodziny pracownika, który zmarł wskutek wypadku przy pracy

Poza tym musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń i dokonuje tego na druku ZUS ZWUA, używając kodu przyczyny wyrejestrowania 500, czyli zgon osoby ubezpieczonej. Nie ma natomiast obowiązku wypełniania RCA za osobę zmarłą, gdyż od należności nie pobiera się składek na ubezpieczenia i są one wypłacane osobom niebędącym ubezpieczonymi w rozumieniu przepisów ustawy z 13 października 1997 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Nieco inaczej jest w przypadku wypłat zasiłków, jakie są rozliczane w ciężar składek – należy sporządzić raport RSA za zmarłego pracownika oraz rozliczyć wskazaną kwotę zasiłku ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Po zakończeniu roku pracodawca ma obowiązek wystawić informacje PIT-11 oraz przesłać je do osób, których dotyczą, oraz do urzędów skarbowych. Pierwszą informację PIT-11 wystawia dla zmarłego pracownika i obejmie ona należności wypłacone mu w czasie trwania stosunku pracy. Uwzględnia się je w części E1 – Należności ze stosunku pracy. Następne informacje PIT-11 pracodawca wystawia na nazwiska i identyfikatory podatkowe osób, którym wypłacił należności po ustaniu stosunku pracy. Zatem może się zdarzyć, że PIT-11 wystawia się dla małoletniego dziecka pracownika, mimo że należność wypłacono na rachunek jego opiekuna prawnego. Dla tych osób wypełnia się w części E punkt 10 – Inne źródła przychodów. W PIT-11 nie ujmuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania. [przykład]

Przedstawiony akt zgonu musi być opatrzony czerwoną pieczęcią organu wystawiającego. Pracodawca potwierdza kopię za zgodność z oryginałem i zostawia ją w aktach pracownika, zwracając oryginał.

Osoby uprawnione do renty rodzinnej

Osoba	Warunki
Dzieci	Dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione – do ukończenia 16 lat, a po osiągnięciu tego wieku, pod warunkiem nauki w szkole, do ukończenia 25 lat oraz bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy do ukończenia 16 lat lub w czasie nauki w szkole do ukończenia 25 lat. Jeżeli dziecko osiągnęło 25 lat, będąc na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo do renty przedłuża się do zakończenia tego roku studiów. Nie ma przy tym znaczenia, czy nauka przebiega w systemie dziennym, zaocznym czy eksternistycznym.
Wnuki i rodzeństwo oraz inne dzieci	Wnuki, rodzeństwo oraz inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości. Nie dotyczy to dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, jeżeli spełniają takie warunki jak dzieci własne i zostały przyjęte na wychowanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, a ponadto nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją – jeżeli nie mogą zapewnić im utrzymania albo ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd.
Wdowa (wdowiec)	Jeśli w chwili śmierci męża ukończyła 50 lat lub była niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie ukończyły 16 lat, a jeżeli się uczą – 18 lat lub są całkowicie niezdolne do pracy. Uprawnienie do renty rodzinnej przysługuje również wdowie, jeśli spełni warunek dotyczący wieku lub niezdolności do pracy w okresie nie dłuższym niż 5 lat od śmierci męża lub od zaprzestania wychowywania ww. dzieci. Wdowa, która przed śmiercią męża nie pozostawała z nim we wspólności małżeńskiej, ma prawo do renty rodzinnej, jeżeli oprócz spełnienia ww. warunków wymaganych od wdowy w dniu śmierci męża miała prawo do alimentów z jego strony ustalone wyrokiem lub ugodą sądową. Wdowa, która nie spełnia żadnego z wymienionych warunków wymaganych do przyznania renty rodzinnej i nie posiada niezbędnych źródeł utrzymania – ma prawo do okresowej renty rodzinnej przez okres jednego roku od dnia śmierci męża albo przez okres uczestniczenia w zorganizowanym szkoleniu mającym na celu uzyskanie kwalifikacji do wykonywania pracy zarobkowej, nie dłużej jednak niż przez 2 lata od śmierci męża. Analogiczne zasady dotyczą męża-wdowca.
Rozwiedziona bądź pozostająca w separacji małżonka	Jeżeli spełnia warunki wymagane od wdowy, a ponadto wykaże, że w dniu śmierci zmarłego małżonka miała prawo do alimentów z jego strony ustalonych wyrokiem lub ugodą sądową. W przypadku braku takiego wyroku lub ugody sądowej małżonka rozwiedziona lub pozostająca w separacji dla nabycia prawa do renty rodzinnej musi wykazać, że w dniu śmierci zmarłego pomiędzy małżonkami rozwiedzionymi lub separowanymi istniał obowiązek alimentacyjny z mocy prawa oraz że obowiązek ten był skonkretyzowany w drodze umowy lub był faktycznie realizowany.
Rodzice	Jeżeli ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a ponadto spełniają warunki takie jak dla wdowy/wdowca (dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania dzieci).

Źródło: www.zus.pl

PRZYKŁAD

Wypłata dla żony i córki

W wyniku długotrwałej choroby pracownik zmarł 20 kwietnia 2015 r. Był zatrudniony w firmie 6 lat i otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 5000 zł. Nie wykorzystał urlopu za 2014 i 2015 rok, tj. 35 dni. W kwietniu przebywał na świadczeniu rehabilitacyjnym. Komu i jakie świadczenia musi wypłacić pracodawca?

Pracodawca ustalił, że osobami uprawnionymi do świadczeń po śmierci pracownika jest jego żona oraz 12-letnia córka. Powinien skontaktować się z żoną, która jest zobowiązana przedłożyć pracodawcy: akt zgonu męża, aktualny akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka oraz wylegitymować się dowodem osobistym. Ponadto małżonka pracownika powinna złożyć oświadczenie o numerze własnego rachunku oraz oświadczenie o tym, że jest opiekunem prawnym małoletniej córki, wobec czego wnosi o przelanie części należności dla córki na jej (matki) rachunek bankowy. Małżonka musi przekazać pracodawcy męża dane swoje i córki niezbędne do prawidłowego wystawienia PIT-11, czyli identyfikator podatkowy, nazwiska i imiona, daty urodzenia, adres zamieszkania, nazwę urzędu skarbowego.

Należności do wypłaty dla pracownika:

• świadczenie rehabilitacyjne za 20 dni – stawka dzienna 115,05 zł x 20 dni, co daje 2301 zł brutto minus podatek 18 proc. = 1887 zł, czyli po 943,50 zł dla żony i dla córki,
• odprawa pośmiertna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, czyli 5000 zł bez składek i podatku, czyli po 2500 zł dla żony i dla córki,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 35 dni, tj. 280 godzin x 29,76 zł/godz., czyli 8332,80 zł brutto minus 18 proc. podatku, czyli 6832,80 zł, zatem po 3416,40 zł dla żony i dla córki.

Podstawa prawna:

Art. 63 i 93 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)