Jak rozwiązać umowę z "trudnym" pracownikiem, aby nie spotkać się w sądzie pracy? Przyczyny wypowiedzenia

• Konkretna przyczyna, czyli jaka?
• Przyczyna prawdziwa, a więc możliwa do udowodnienia.
• Przyczyna uzasadniona, czyli rzeczywiście istotna.
• Co w przypadku błędnego podania przyczyn wypowiedzenia?
• Jak dobrze opisać przyczynę wypowiedzenia?
• Chcesz bezpiecznie zakończyć współpracę?

Wprawdzie umowa o pracę jest umową dwustronną i każda ze stron ma prawo ją rozwiązać. Jednak w przypadku pracodawcy prawo wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub na czas nieokreślony jest ograniczone klauzulą generalną, w myśl, której każde wypowiedzenie tego rodzaju umowy musi być uzasadnione merytorycznie ^[1]. Polski Kodeks Pracy stoi w tym przypadku twardo na straży interesów pracownika. Pracodawca nie może zwolnić kogoś "bo tak". Musi podać przyczynę. I to nie byle jaką.

Jako radca prawny regularnie widzę w sądach pracodawców, którzy mieli rację merytoryczną (pracownik faktycznie pracował źle), ale przegrywali formalnie (źle to opisali w wypowiedzeniu). Sąd nie bada bowiem, czy pracownik był rzeczywiście dobrym lub złym pracownikiem, ale czy przyczyna wskazana na papierze spełnia surowe kryteria prawne. Jakie to kryteria? Aby wypowiedzenie było skuteczne i bezpieczne, przyczyna musi być: konkretna, prawdziwa i uzasadniona. W razie sporu, ciężar udowodnienia, że przyczyna właśnie taka była spoczywa w całości na pracodawcy.

Konkretna przyczyna, czyli jaka?

Pracodawcy boją się pisać wprost lub chcą być delikatni, więc piszą ogólniki. Przyczyna konkretna to taka, która jest zrozumiała dla pracownika w momencie czytania pisma. Pracownik musi wiedzieć dokładnie, co zrobił źle. Ogólnikowe sformułowania to brak przyczyny.

Przyczyna pt. "Nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych”, "Brak zaangażowania w pracę", czy "Niezadowalające wyniki" to zdecydowanie za mało. Przyczyny niekonkretne nie poddają się właściwej kontroli sądowej, jeżeli nie da się z samej ich lektury ustalić kto, co, gdzie i kiedy zrobił lub czego zaniechał, jakie normy postępowania tym naruszył i dlaczego skutkuje to rozwiązaniem umowy o pracę.

Przyczyna prawdziwa, a więc możliwa do udowodnienia.

Podana przyczyna wypowiedzenia musi istnieć w rzeczywistości. Nie może być ona hipotetyczna (na przyszłość lub na wypadek innych zdarzeń w przyszłości), ani wymyślona na potrzeby chwili (fikcyjna likwidacja stanowiska, podczas gdy tydzień później pracodawca zatrudnia kogoś nowego na to samo stanowisko pracy). Prawo dopuszcza przyczynę przyszłą, ale wyłącznie pod warunkiem, że jest ona pewna i ma nastąpić w nieodległym terminie (np. brak dotacji na etaty w kolejnym roku budżetowym). Pamiętaj, że ciężar udowodnienia prawdziwości przyczyny spoczywa na pracodawcy, który musi w tym celu przedstawić stosowne dowody (dokumenty, świadków określonych zdarzeń).

Przyczyna uzasadniona, czyli rzeczywiście istotna.

Na koniec należy wskazać, że przyczyna rozwiązania umowy o pracę musi być na tyle istotna, by uzasadniała pozbawienie kogoś źródła utrzymania. Musi być ona adekwatna.

Czy jednorazowe spóźnienie o 15 minut pracownika, który pracuje idealnie od 10 lat, jest powodem do zwolnienia? Oczywiście, że nie. Inaczej będzie w przypadku notorycznego spóźniania, mimo licznych rozmów dyscyplinujących. Szczególnie, gdy spóźnienia te dezorganizują pracę na terenie zakładu pracy.

Czy utrata zaufania może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia? Tak, ale niesamodzielną i występującą tylko jeśli wynika ona z konkretnych, obiektywnych zdarzeń, a nie z subiektywnego odczucia przełożonego. "Utrata zaufania" sama w sobie nie jest przyczyną, ale skutkiem określonego zachowania, które pracodawca powinien wprost wskazać i być w stanie je udowodnić.

Polecamy: Kodeks pracy 2026 oraz Kalendarz 2026

Co w przypadku błędnego podania przyczyn wypowiedzenia?

W przypadku podania przyczyn nieprawdziwych, niekonkretnych lub nieuzasadniających rozwiązania umowy o pracę, sąd może orzec o odszkodowaniu na rzecz pracownika. O bezzasadności wypowiedzenia umowy o pracę można też mówić wtedy, gdy przytoczone przez pracodawcę fakty nie zostały udowodnione i rzekoma przyczyna okazała się nieprawdziwa, a także wówczas, gdy podane okoliczności znalazły potwierdzenie w materiale dowodowym,

ale w ocenie sądu nie mogły być podstawą rozwiązania stosunku pracy w tym trybie (np. przypisywane pracownikowi przewinienie jest błahe albo wskazana przyczyna nie ma związku ze stosunkiem pracy bądź też ma charakter dyskryminacyjny) ^[2]. Warto pamiętać, że po złożeniu przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu, wskazane w tym piśmie przyczyny wypowiedzenia nie mogą być prostowane, doprecyzowywane lub modyfikowane.

Jak dobrze opisać przyczynę wypowiedzenia?

Podsumowując, przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być uzasadniona, konkretna (zrozumiała dla pracownika i nie może być zbyt ogólna), prawdziwa (nie może być hipotetyczna, musi rzeczywiście zaistnieć lub być przyszła, ale pewna i ma nastąpić w nieodległym terminie). Dobrze opisana przyczyna rozwiązania umowy o pracę powinna przypominać zarzut aktu oskarżenia, a więc precyzyjnie określać czyn przypisany pracownikowi, miejsce i czas popełnienia tego czynu lub zaniechania działania, do którego był obowiązany oraz wskazanie z jakie normy zostały naruszone. Czytając przyczynę, osoba trzecia (np. sędzia), musi od razu rozumieć, co się wydarzyło.

Chcesz bezpiecznie zakończyć współpracę?

Zanim zdecydujesz się na wypowiedzenia umowy, skonsultuj się z radcą prawnym, który pomoże ocenić, czy wskazane przyczyny uzasadniają rozwiązanie umowy o pracę, a zebrane dowody są wystarczające do udowodnienia zaistnienia tych przyczyn.

Przypisy:

1. M. Gersdorf, W. Ostaszewski [w:] M. Raczkowski, K. Rączka, A. Zwolińska, M. Gersdorf, W. Ostaszewski, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV, Warszawa 2024, art. 32. Por. także: wyrok SN z 28.04.1997 r., I PKN 118/97, wyrok SN z 11.07.2006 r., I PK 305/05.
2. Wyrok SN z 8.01.2008 r., II PK 119/07.