Czy zawsze należy prowadzić ewidencję czasu pracy

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników nakłada na pracodawców art. 149 par. 1 kodeksu pracy, który jako cel tego działania wskazuje prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Z kolei z treści par. 2 tego artykułu wynika, iż w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej, pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy.

Podkreślenia wymaga, iż często spotkać się można z błędnym rozumieniem powyższego przepisu, prowadzącym do wniosku, że w stosunku do wymienionych w nim grup pracowników nie istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zwracam uwagę, że art. 149 par. 2 k.p. należy odczytywać literalnie, a więc odnieść go do ewidencji godzin pracy, a nie do ewidencji czasu pracy (np. dni pracy). Przepis bowiem wyraźnie odróżnia w ramach ewidencji czasu pracy ewidencję godzin pracy. Powyższe oznacza, iż pracodawca także w odniesieniu do pracowników, o których mowa w art. 149 par. 2 k.p. posiada obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy, tyle że bez konieczności umieszczania w niej informacji dotyczących godzin pracy pracownika.

Warto wspomnieć, iż w wyroku z 19 maja 2004 r. (I PK 630/03, OSNP 2005, z. 3, poz. 37) Sąd Najwyższy stwierdził, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy. Treść uzasadnienia nie wskazuje jednak na celowe posłużenie się określeniem zwolnienia z ewidencjonowania czasu pracy, zamiast ewidencjonowania godzin pracy, a teza orzeczenia wydaje się jedynie brakiem konsekwencji terminologicznej w tym zakresie.

Należy zwrócić uwagę również na fakt, że wśród pracodawców rozpowszechnione jest błędne przekonanie, jakoby rolę ewidencji czasu pracy spełniała lista obecności. Tymczasem niezwykle ważne jest rozróżnienie przyjętego u danego pracodawcy i określonego regulaminem pracy sposobu potwierdzania obecności w pracy (jednym z nich, aczkolwiek nie wyłącznym, jest właśnie lista obecności) od ewidencjonowania czasu pracy, które ma konkretny cel prawny, określony art. 149 k.p. oraz precyzyjnie ustaloną przez przepisy treść.

ARKADIUSZ SOBCZYK

radca prawny, Kancelaria Prawna Sobczyk i Współpracownicy w Krakowie