SN: milczenie pracodawcy daje przyzwolenie pracownikowi na nadgodziny. W 2025 r. możliwe nawet do 416 godzin nadliczbowych

• Co to jest praca w godzinach nadliczbowych?
• Kiedy jest dopuszczalna praca w godzinach nadliczbowych?
• Jak obliczyć nadgodziny?
• Ile maksymalnie nadgodzin w ciągu roku?
• Zwiększenie rocznej ilości nadgodzin w regulaminie pracy
• Czym są szczególne potrzeby pracodawcy?
• Kto nie może pracować w nadgodzinach w 2025?
• Kiedy płacimy nadgodziny 100%?
• Nadgodziny: czas wolny na wniosek pracownika
• Nadgodziny: czas wolny bez wniosku pracownika
• Godziny nadliczbowe dla kadry kierowniczej
• Jak pracodawca może uniknąć niechcianych nadgodzin?

Jeszcze w tamtym roku, bo w 2024 Sąd Najwyższy - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wydał ciekawe postanowienie z dnia 11 stycznia 2024 r. Warto mieć świadomość jaka jest praktyka orzecznicza sądów, bo kiedy dojdzie do sporu między pracownikiem a pracodawcą o wypłatę dodatku za nadgodziny można posiłkować się racjonalnymi argumentami, przykładami innych spraw i wyroków.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 11 stycznia 2024 r., III PSK 38/23, uznał, że można wykonywać pracę w nadgodzinach za wiedzą i zgodą (choćby milczącą) pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie (czyli prawie zawsze). Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ polecenie pracy w nadgodzinach nie wymaga szczególnej formy i wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracodawcy. W konsekwencji tego pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny nie tylko wtedy, gdy dostał wyraźne polecenie dłuższej pracy. Wynika to z tego, że czasem pracy, zgodnie z legalną definicją zawartą w art. 128 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: KP) jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jeśli więc pracownik pracuje ponad swój wymiar czasu pracy, jest w dyspozycji pracodawcy.

Co to jest praca w godzinach nadliczbowych?

Jak stanowi KP praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Kiedy jest dopuszczalna praca w godzinach nadliczbowych?

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy (z wyłączeniem pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia).

Jak obliczyć nadgodziny?

W celu ustalenia czy doszło do przekroczenia przeciętnie tygodniowego czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym należy:

• zsumować czas pracy faktycznie przepracowany przez pracownika i liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, a następnie:
• odjąć liczbę godzin, za które pracownik otrzymał dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej, a następnie:
• odjąć iloczyn liczby dni wykraczających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem i 8 godzin, po czym:
• podzielić otrzymany wynik przez liczbę tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeżeli otrzymany wynik jest wyższy niż 40 godzin, oznacza to, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Ile maksymalnie nadgodzin w ciągu roku?

W sytuacji świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Niemniej jednak są od tego pewne wyjątki.

Zwiększenie rocznej ilości nadgodzin w regulaminie pracy

Więcej niż 150 godzin nadliczbowych w danym roku kalendarzowym, bo aż 416 - tak, to możliwe. Można wdrożyć większą liczbę godzin pracy dla pracowników niż 150 w danym roku kalendarzowym, w odpowiednim postanowieniu układu zbiorowego pracy czy też regulaminu pracy, jak i nawet postanowieniem umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Jak to zrobić? Okazuje się, że w przypadku szczególnych regulacji wewnątrzzakładowych lub postanowień umów o pracę – maksymalnie można ustalić aż do 416 godzin nadliczbowych w danym roku kalendarzowym. Przepis art. 151 § 4 KP dopuszcza powiększenie limitu godzin nadliczbowych w ciągu roku kalendarzowego.

Komisja Prawna GIP w piśmie z 7 grudnia 2009 r. (GPP-417/501-4560-12/09/PE/RP) stwierdza, że maksymalny limit godzin nadliczbowych może wynosić 416 godzin w roku kalendarzowym. Wynika on z przemnożenia 52 tygodni w roku przez osiem godzin. Ten maksymalny limit godzin nadliczbowych odnosi się zarówno do pracowników podlegających kodeksowi pracy (art. 131 par. 1 k.p.), jak i pracowników, do których stosuje się ustawę o czasie pracy kierowców. Należy przyjąć możliwość wprowadzenia – jako maksymalnego możliwego - limitu 416 godzin rocznie. Mówimy bowiem na tym etapie o samym ustaleniu limitu, a nie jego wykonaniu. To drugie będzie już faktycznie musiało uwzględniać np. realizowane przez pracownika urlopy wypoczynkowe.

Czym są szczególne potrzeby pracodawcy?

Należy sobie zadać pytanie czym są te szczególne potrzeby pracodawcy, ponieważ jest to sformułowanie dość ogólne. Mogą one dotyczyć kwestii organizacyjnych, technicznych, ekonomicznych, osobowych. W przypadku pracy nadliczbowej w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy ocena, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do pracodawcy (wyr. SN z 10.11.2009 r., II PK 51/09).

Kto nie może pracować w nadgodzinach w 2025?

Zakazane jest zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownic w ciąży i młodocianych. Natomiast zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia jest dopuszczalne pod warunkiem wyrażenia przez niego zgody na taką pracę.

Kiedy płacimy nadgodziny 100%?

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje zawsze normalne wynagrodzenie za każdą z przepracowanych godzin. Ponadto praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym. Ostateczna decyzja o formie rekompensaty należy do pracodawcy.

a) dodatek 100%

Dodatek w wysokości 100 % wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających:

• w nocy,
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• a także w przypadku, gdy jest to praca przekraczająca przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy.

b) dodatek 50%

Dodatek w wysokości 50 % wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających w dni, będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (w tym „robocze” niedziele i święta), z wyjątkiem pracy nadliczbowej w porze nocnej (za którą przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia). Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia przysługuje także za pracę nadliczbową na dobę przypadającą w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w dni wolne od pracy równoważące podwyższenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin (w systemie równoważnego czasu pracy).

Nadgodziny: czas wolny na wniosek pracownika

Jeżeli czas wolny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika – jest on udzielany w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku czas wolny może zostać udzielony także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.

Nadgodziny: czas wolny bez wniosku pracownika

Jeżeli czas wolny jest udzielany bez wniosku pracownika – jest on udzielany w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.

Godziny nadliczbowe dla kadry kierowniczej

Szczególne zasady rekompensowania pracy nadliczbowej obowiązują w przypadku kadry kierowniczej. Za pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych. Szczególne regulacje w zakresie rekompensowania pracy nadliczbowej dotyczą także kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Jednakże kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.

Jak pracodawca może uniknąć niechcianych nadgodzin?

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Wskutek tego nie może jednak dojść do przekroczenia przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. W celu uniknięcia niechcianych nadgodzin dobrze uregulować konkretne postanowienia w regulaminie pracy i ich przestrzeganie. Co ciekawe, były też takie przypadki, że uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i godził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza nawet niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniających podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania (Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 10 września 2019 r., II PK 55/18).