REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Lenart
specjalista z zakresu prawa pracy
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Akta osobowe pracownika powinny składać się z czterech części:

REKLAMA

  • w części A akt osobowych znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące niektórych badań lekarskich,
  • w części B akt osobowych umieszczane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • w części D akt osobowych powinny się znaleźć odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

- § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Przechowywanie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi pracowników

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań przeprowadzanych przez lekarza medycyny pracy mogą w praktyce znajdować się w różnych częściach akt osobowych pracownika - zależnie od specyfiki jego zatrudnienia.

W części A akt osobowych pracownika powinny się znaleźć skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, o których mowa w:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Są to skierowanie na wstępne badania lekarskie, wystawione przez pracodawcę w związku z obecnym zatrudnieniem pracownika, i orzeczenie lekarskie wystawione po przeprowadzeniu tych badań,
  • art. 229 § 11 Kodeksu pracy. Przepis ten określa, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy:

REKLAMA

1) ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą. Zatem w tej części akt osobowych pracownika powinny znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie u tego samego pracodawcy co obecny ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne (ważne) orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami,

2) u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych). Oznacza to, że w części A powinno znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u innego pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne/ważne orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami (nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych - te osoby muszą być skierowane na wstępne badania lekarskie przed zatrudnieniem u kolejnego pracodawcy).

  • art. 229 § 12 Kodeksu pracy. W przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące przyjmowania pracownika do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (o czym jest mowa w art. 229 § 11 pkt 2 Kodeksu pracy).

Należy zwrócić uwagę, że skierowanie na badania lekarskie, na podstawie którego przeprowadzane jest badanie profilaktyczne, każdy pracodawca musi wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje osoba kierowana na badania (§ 4 ust. 1a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy). Także orzeczenie lekarskie jest wydawane w 2 egzemplarzach - jeden dla osoby badanej, drugi - dla pracodawcy (§ 3 ust. 4 tego rozporządzenia). Zatem każdy pracownik dysponuje egzemplarzem swojego skierowania na badania profilaktyczne oraz orzeczeniem lekarskim wydanym po tych badaniach. Bez przeszkód może je więc przedstawić kolejnemu pracodawcy, u którego chce podjąć zatrudnienie na stanowisku pracy o takich samych warunkach pracy.

Zarówno skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie, jak i orzeczenie lekarskie, wydawane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik.

REKLAMA

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zatem przedstawione przez nowo zatrudnionego pracownika skierowanie na badania profilaktyczne i orzeczenie lekarskie pochodzące z zatrudnienia u innego pracodawcy nie mogą być mu zabrane i odłożone do jego akt osobowych. Obecny pracodawca może tylko sporządzić sobie z nich odpis lub kopię.

W części B akt osobowych pracownika powinny być umieszczane oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, o których mowa w:

  • art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Chodzi tu o wstępne badania lekarskie, którym zgodnie z tym przepisem podlegają pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
  • art. 229 § 2 zd. 1 i § 5 pkt 1 Kodeksu pracy. Każdy pracownik w trakcie zatrudnienia podlega regularnym okresowym badaniom lekarskim. Dodatkowo pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
  • art. 229 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy. Pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

W części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest bowiem obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy). Wówczas pracodawca odkłada do tej części akt osobowych byłego już pracownika skierowania na takie badania i orzeczenia lekarskie zapadłe w ich wyniku.

Przechowywanie dokumentacji związanej z odpowiedzialnością porządkową

W części D akt osobowych pracodawca musi umieszczać:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jeżeli przepisy szczególne o nakładaniu na pracownika kar nie przewidują ich zatarcia - to dokumenty z nimi związane powinny być umieszczane w części B akt osobowych pracownika. W części D akt osobowych pracownika mają być przechowywane wyłącznie dokumenty o znaczeniu czasowym - czyli takie, które z upływem określonego w przepisach okresu należy usunąć z akt osobowych pracownika.

W części D akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. w części D akt osobowych pracownika należy umieszczać np. dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, o której mowa w art. 108 i następnych Kodeksu pracy. Dotyczy to akt osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, kiedy zostali zatrudnieni. Natomiast dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., która została wytworzona do 31 grudnia 2018 r., może pozostać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawcy nie mają bowiem obowiązku zmiany zawartości akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. według nowych zasad wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jednak w przypadku takich pracowników nowe dokumenty, tj. wytworzone począwszy od 1 stycznia 2019 r., muszą już być umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych na nowych zasadach, wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. A zatem należy pamiętać, że:

  • przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.,
  • do akt osobowych pracowników, pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych do 31 grudnia 2018 r., nie stosuje się przepisów rozporządzenia dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej (czyli § 2-6). W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.,
  • do dokumentacji pracowniczej pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., stosuje się już przepisy nowego rozporządzenia

- § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mogą dostosować akta osobowe pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mogą oni poprzenosić dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracowników z części B do nowej części D, ale nie muszą tego robić.

W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., nie dokonuje się reorganizacji ich akt osobowych - wszystko w nich ma zostać "po staremu" (§ 22 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • § 3 pkt 1, pkt 2 lit. r), pkt 3 lit. g), pkt 4, § 19-22 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

  • § 3 ust. 4, § 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA