REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Bożena Lenart
specjalista z zakresu prawa pracy
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Akta osobowe pracownika powinny składać się z czterech części:

  • w części A akt osobowych znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące niektórych badań lekarskich,
  • w części B akt osobowych umieszczane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • w części D akt osobowych powinny się znaleźć odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

- § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Przechowywanie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi pracowników

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań przeprowadzanych przez lekarza medycyny pracy mogą w praktyce znajdować się w różnych częściach akt osobowych pracownika - zależnie od specyfiki jego zatrudnienia.

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Kup książkę:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

W części A akt osobowych pracownika powinny się znaleźć skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, o których mowa w:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Są to skierowanie na wstępne badania lekarskie, wystawione przez pracodawcę w związku z obecnym zatrudnieniem pracownika, i orzeczenie lekarskie wystawione po przeprowadzeniu tych badań,
  • art. 229 § 11 Kodeksu pracy. Przepis ten określa, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy:

1) ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą. Zatem w tej części akt osobowych pracownika powinny znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie u tego samego pracodawcy co obecny ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne (ważne) orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami,

2) u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych). Oznacza to, że w części A powinno znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u innego pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne/ważne orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami (nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych - te osoby muszą być skierowane na wstępne badania lekarskie przed zatrudnieniem u kolejnego pracodawcy).

Autopromocja

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Kup książkę:

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców
  • art. 229 § 12 Kodeksu pracy. W przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące przyjmowania pracownika do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (o czym jest mowa w art. 229 § 11 pkt 2 Kodeksu pracy).

Należy zwrócić uwagę, że skierowanie na badania lekarskie, na podstawie którego przeprowadzane jest badanie profilaktyczne, każdy pracodawca musi wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje osoba kierowana na badania (§ 4 ust. 1a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy). Także orzeczenie lekarskie jest wydawane w 2 egzemplarzach - jeden dla osoby badanej, drugi - dla pracodawcy (§ 3 ust. 4 tego rozporządzenia). Zatem każdy pracownik dysponuje egzemplarzem swojego skierowania na badania profilaktyczne oraz orzeczeniem lekarskim wydanym po tych badaniach. Bez przeszkód może je więc przedstawić kolejnemu pracodawcy, u którego chce podjąć zatrudnienie na stanowisku pracy o takich samych warunkach pracy.

Zarówno skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie, jak i orzeczenie lekarskie, wydawane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zatem przedstawione przez nowo zatrudnionego pracownika skierowanie na badania profilaktyczne i orzeczenie lekarskie pochodzące z zatrudnienia u innego pracodawcy nie mogą być mu zabrane i odłożone do jego akt osobowych. Obecny pracodawca może tylko sporządzić sobie z nich odpis lub kopię.

W części B akt osobowych pracownika powinny być umieszczane oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, o których mowa w:

  • art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Chodzi tu o wstępne badania lekarskie, którym zgodnie z tym przepisem podlegają pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
  • art. 229 § 2 zd. 1 i § 5 pkt 1 Kodeksu pracy. Każdy pracownik w trakcie zatrudnienia podlega regularnym okresowym badaniom lekarskim. Dodatkowo pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
  • art. 229 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy. Pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

W części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest bowiem obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy). Wówczas pracodawca odkłada do tej części akt osobowych byłego już pracownika skierowania na takie badania i orzeczenia lekarskie zapadłe w ich wyniku.

Przechowywanie dokumentacji związanej z odpowiedzialnością porządkową

W części D akt osobowych pracodawca musi umieszczać:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jeżeli przepisy szczególne o nakładaniu na pracownika kar nie przewidują ich zatarcia - to dokumenty z nimi związane powinny być umieszczane w części B akt osobowych pracownika. W części D akt osobowych pracownika mają być przechowywane wyłącznie dokumenty o znaczeniu czasowym - czyli takie, które z upływem określonego w przepisach okresu należy usunąć z akt osobowych pracownika.

W części D akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. w części D akt osobowych pracownika należy umieszczać np. dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, o której mowa w art. 108 i następnych Kodeksu pracy. Dotyczy to akt osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, kiedy zostali zatrudnieni. Natomiast dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., która została wytworzona do 31 grudnia 2018 r., może pozostać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawcy nie mają bowiem obowiązku zmiany zawartości akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. według nowych zasad wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jednak w przypadku takich pracowników nowe dokumenty, tj. wytworzone począwszy od 1 stycznia 2019 r., muszą już być umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych na nowych zasadach, wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. A zatem należy pamiętać, że:

  • przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.,
  • do akt osobowych pracowników, pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych do 31 grudnia 2018 r., nie stosuje się przepisów rozporządzenia dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej (czyli § 2-6). W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.,
  • do dokumentacji pracowniczej pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., stosuje się już przepisy nowego rozporządzenia

- § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mogą dostosować akta osobowe pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mogą oni poprzenosić dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracowników z części B do nowej części D, ale nie muszą tego robić.

W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., nie dokonuje się reorganizacji ich akt osobowych - wszystko w nich ma zostać "po staremu" (§ 22 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • § 3 pkt 1, pkt 2 lit. r), pkt 3 lit. g), pkt 4, § 19-22 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

  • § 3 ust. 4, § 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    BHP - wszystko co trzeba wiedzieć na ten temat

    Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że przestrzeganie przepisów BHP jest obowiązkowe, a te kwestie mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej. 

    Do 30 września był czas, żeby wykorzystać zaległe urlopy. Pracownicy lubią chomikować dni wolne

    Dlaczego urlopy powinny być wykorzystywane na bieżąco? Zbyt duża kumulacja dni wolnych może spowodować, że pracownik będzie musiał wykorzystać go w momencie, gdy będzie on pracodawcy bardzo potrzebny. 

    Praca zdalna szansą dla osób z niepełnosprawnościami

    Upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej może ułatwić zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, zwłaszcza na stanowiskach biurowych czy specjalistycznych, niewymagających fizycznej obecności w biurze - przekonują eksperci w raporcie „Uwarunkowania i korzyści zatrudniania osób z niepełnosprawnościami” przygotowanym przez Lewiatana.

    PPK. Deklarację o rezygnacji można „odwołać”

    Powrót do oszczędzania w PPK, po złożeniu deklaracji o rezygnacji, następuje poprzez złożenie wniosku o dokonywanie wpłat do PPK. Pracownik może go złożyć w każdej chwili i jest on skuteczny od momentu przekazania go pracodawcy.

    REKLAMA

    Praca cudzoziemców. Co zrobić po zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi legalizuje zatrudnienie cudzoziemców z pięciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Po jego zarejestrowaniu pracodawca ma obowiązek informacyjny. Jaki? Ponadto, opisujemy kiedy nie jest wymagany wpis nowego oświadczenia do ewidencji. 

    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    REKLAMA

    Dzień chłopaka w pracy

    30 września to Dzień Chłopaka. Dzień Chłopaka to co innego niż Międzynarodowy Dzień Mężczyzn, który przypada w dniu 10 marca. Jakie prawa pracownicze mają zatrudnieni nastoletni młodociani?

    Rozwiązanie umowy o pracę - kiedy pracownik powinien dostać wynagrodzenie?

    Kiedy po rozwiązaniu umowy o pracę należy się wypłata wynagrodzenia? Czy to dzień rozwiązania umowy czy ustalony w danym zakładzie pracy dzień wypłat? 

    REKLAMA