Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

• Praca zdalna. Jak pracodawca może kontrolować pracownika?
• Kontrola pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie. Przykładowe zapisy
• Co w przypadku nieefektywnej pracy zdalnej z powodu sprawowania opieki nad małym dzieckiem?
• Podsumowanie

Praca zdalna. Jak pracodawca może kontrolować pracownika?

W świetle art. 67 [20] § 6 ustawy z 226 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: ,,k.p.”) takie kwestie jak np. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, winien określać regulamin pracy zdalnej. Przepisy nie wskazują jednak, jakie procedury pracodawca może zastosować w celu sprawowania kontroli nad sposobem wykonywania przez pracownika pracy w formie zdalnej, pozostawiając tę kwestię swobodnemu uznaniu pracodawcy.

Do kontrolowania wykonywania przez swoich pracowników pracy zdalnej można wykorzystywać środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość (zob. E. Suknarowska-Drzewiecka, Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Art. 67 [28] KP, 2023, wyd. 33). Czyli do tej kontroli pracodawcy mogą używać tych narzędzi, które są wykorzystywane w firmie do szeroko pojętej komunikacji, w tym np. wideokonferencji, poczty elektronicznej czy też komunikatorów internetowych.

W każdym jednak przypadku pracodawca musi w ramach czynności kontrolnych pamiętać o przewidzianym w art. 11 [1] k.p. obowiązku przestrzegania dóbr osobistych pracownika. A same czynności kontrolne powinny mieć związek ze stosunkiem pracy, w jakim pozostaje kontrolowany pracownik, a tym samym cechować się celowością. Nie należy również zapominać, że powinny być możliwie najmniej dolegliwe dla pracownika (w aspekcie metody i jej intensywności). A w każdym przypadku narzędzia powinny być dopuszczalne przez prawo.

Praktyczne rozwiązanie, polegające na obowiązku sporządzania przez pracownika wykonującego pracę w formie pracy zdalnej ewidencji czynności, przewidywała w art. 3 ust. 6–7 obowiązująca w okresie pandemii COVID-19 ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z tym rozwiązaniem:

• na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania,

• pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa wyżej.

Kontrola pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie. Przykładowe zapisy

Jak wynika z powyższego, kontrola może dotyczyć m.in. kwestii wykonywania pracy zdalnej.

Wskazane powyżej przykładowe zapisy regulaminowe nie precyzują dokładnie, jaką formę może przybrać bieżąca kontrola wykonywania pracy w formie zdalnej, a w szczególności, czy w każdym przypadku ma być wykonywana osobiście w miejscu wykonywania pracy zdalnej (tj. w domu pracownika), czy też może być sprawowana zdalnie, za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (przy użyciu obrazu i/lub dźwięku). Jak się jednak wydaje, każda z tych form kontroli jest w pełni dopuszczalna, pod warunkiem jednak, że odbywa się w obecności pracownika, w miejscu i w godzinach jego pracy i po uprzednim poinformowaniu pracownika o zamiarze przeprowadzenia kontroli (z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem). Przy czym prowadzenie stałej kontroli w formie monitoringu lub programu szpiegującego należy uznać za działanie niedopuszczalne. Kontrola taka byłaby nieadekwatna, nadmierna, a przez to niedopuszczalna.

Co w przypadku nieefektywnej pracy zdalnej z powodu sprawowania opieki nad małym dzieckiem?

W przypadku pracy wykonywanej w systemie zadaniowym rozliczalność czasu pracy zdalnej i kontrola jakości jej wykonywania mogą i powinny następować poprzez rozliczenie pracownika z efektów przydzielonych zadań. Jeżeli zatem pracownik będący rodzicem dziecka w wieku do lat 4 nieterminowo, nieefektywnie lub nieprawidłowo wykonuje pracę w formie pracy zdalnej, bo np. zajmuje się w tym czasie dzieckiem, to pracodawca – co do zasady – nie będzie mógł takiego pracownika odwołać z pracy zdalnej i nakazać mu powrotu do pracy stacjonarnej (w biurze). Co istotne, ustawodawca nie wyłączył, co do zasady, możliwości rozwiązania z takim pracownikiem umowy o pracę za lub bez wypowiedzenia, o ile oczywiście będą spełnione wymagane ku temu przesłanki. Nie ma również żadnych różnic w stosowaniu sankcji przewidzianych w k.p. (odpowiedzialność porządkowa – art. 108 i następne k.p. oraz materialna – art. 114 i następne k.p.) wobec pracownika wykonującego pracę zdalną w porównaniu do pracownika, który wykonuje pracę w tradycyjny sposób, tj. przebywając w firmie (zob. K. Jaśkowski, [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2024, Art. 6728).

Podsumowanie

Jeżeli pracodawca nie jest zainteresowany sprawowaniem bieżącej kontroli pracy w formie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (przy użyciu obrazu i/lub dźwięku), dobrym rozwiązaniem wydaje się zobowiązanie pracownika (w formie polecenia) do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Pozwoli to m.in. zapewnić rozliczalność czasu pracy i monitorować efektywność oraz jakość pracy wykonywanej przez pracownika w formie zdalnej, tak aby pracodawca mógł podjąć odpowiednie działania, włączając w to przewidziane przepisami prawa pracy sankcje, w tym także wypowiedzenie stosunku pracy, w przypadku istotnego pogorszenia wydajności pracy wykonywanej przez pracownika w trybie zdalnym.