Dokumentacja pracownicza 2019 - ważne zmiany w programie Płatnik

Dodatkowo od 1 stycznia 2019 r. płatnicy, którzy spełniają określone warunki, będą mogli opłacać składki w mniejszej niż dotychczas wysokości w ramach tzw. „małego ZUS”.

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy ¹⁾, które skracają czas przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnianych od stycznia 2019 r. oraz umożliwią skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób, które po raz pierwszy zatrudnione zostały w okresie 1999-2018. Nowe przepisy wprowadzają także szerszy zakres danych przekazywanych do nas co miesiąc przez płatników składek.

Szczegóły o tym, jakie ta ustawa daje prawa i jakie nakłada obowiązki na płatnika składek są dostępne na naszej stronie w zakładce e-akta.

Jeśli jesteś osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, od 1 stycznia 2019 r. będziesz mógł opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru, której wysokość będzie zależeć od Twoich przychodów ²⁾. Szczegółowe warunki jakie musisz spełnić, aby z tej ulgi skorzystać, znajdziesz w wyjaśnieniach "Mały ZUS od 1 stycznia 2019 r.".

Zmiany w przepisach prawa, wymagają zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Dlatego od 1 stycznia 2019 r. udostępniamy nową wersję programu Płatnik (10.02.002) oraz aplikacji ePłatnik (dostępna na PUE ZUS).

W okresie od 1 do 25 stycznia 2019 r., będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu Płatnik - obecna 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Jest to okres przejściowy, w którym masz czas na pobranie i zainstalowanie nowej wersji programu. Od 26 stycznia 2019 r. będzie obowiązywała wyłącznie nowa wersja programu Płatnik (10.02.002).

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Rozliczenie składek w okresie przejściowym

Rozliczenie składek za grudzień 2018 r. (w styczniu 2019 r.) powinieneś przygotować jeszcze z wykorzystaniem wersji 10.01.001 programu Płatnik.

Nową wersję programu Płatnik (10.02.002) musisz pobrać jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. będziesz wyrejestrowywać pracownika z ubezpieczeń. Od 1 stycznia 2019 r. zmienia się dokument ZUS ZWUA. Przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej. Pracownika powinieneś wyrejestrować w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik, rozliczenie składek za grudzień 2018 r. przygotujesz z wykorzystaniem nowego formularza ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.

Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym 2019 r.) powinieneś już przygotować w nowej wersji programu Płatnik. Jeśli Twój pracownik w styczniu 2019 r. osiągnie przychody za lata ubiegłe (np. otrzyma nagrodzę roczną za 2018 r.), musisz dodatkowo przekazać obok raportu ZUS RCA także nowy dokument ZUS RPA. Taki sposób postępowania będzie obowiązywał przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za lata ubiegłe.

Jakie zmiany wprowadzono w programie Płatnik

• zaktualizowano formularze:

  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń

  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa

  • IM - informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej

  • IR - informacja roczna dla osoby ubezpieczonej

• wprowadzono nowe formularze:
  • ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
  • ZUS RIA – raport informacyjny
  • ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej
  • ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie
  • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie
• dodano nowe funkcje i informacje:
  • prezentacja w kartotece płatnika w zakładce „Inne dane” informacji o złożonym lub odwołanym ZUS OSW i złożonym ZUS RIA,
  • prezentacja w kartotece płatnika w zakładce „Dane do wyliczeń i weryfikacji” informacji o najniższej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz liczbę dni prowadzenia działalności gospodarczej
  • prezentacja w kartotece ubezpieczonego w zakładce „zgłoszenia” danych dotyczących daty rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego;
  • dostosowaliśmy obsługę dokumentu płatniczego do zmienionych pól w dokumencie ZUS DRA,
  • możliwość obliczania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę,
  • możliwość wczytania nowego KEDU przy zachowaniu możliwości wczytania KEDU w dotychczasowym formacie,
  • możliwość wydruku raportu informacyjnego ZUS RIA celem przekazania pracownikowi

Jakie zmiany wprowadzono w aplikacji ePłatnik

• zaktualizowano formularze:

  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń

  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa

Dodatkowo na stronach: www.zus.pl, www.e-skladka.pl oraz na portalu PUE ZUS w roli Płatnik udostępniamy kalkulator do obliczania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne w ramach tzw. „małego ZUS”.

Podstawa prawna:

1) ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

2) ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 1577)