REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Borysiuk
Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 r./fot. Shutterstock
Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat.

REKLAMA

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy:

- zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,

- zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,

- zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS:

- jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat,

Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA.

- złoży oświadczenie ZUS OSW.

Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.

Raporty informacyjne ZUS RIA

W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych.

Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji

Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

Uwaga! Komunikat ZUS: Od 1 lipca 2025 nowy kod ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych na stażu. Sprawdź, jak rozliczać 09 21 i 09 20

ZUS przypomina: od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowy kod tytułu ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych pobierających stypendium z urzędu pracy. Zmiana wynika z nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

MRPiPS: W cztery miesiące 2025 r. ponad 103 tys. zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Najczęściej dla obywateli Kolumbii, Filipin, Indii i Nepalu

Wstępne dane Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej za pierwsze 4 miesiące 2025 r. pokazują, że w tym okresie wydano w Polsce 103,2 tys. zezwoleń na pracę cudzoziemców. Najwięcej otrzymali Kolumbijczycy. Na kolejnych miejscach w zestawieniu znaleźli się obywatele Filipin, Indii, Nepalu oraz Uzbekistanu. Jednocześnie zaledwie 1,2 tys. zezwoleń wydano dla pracowników z Ukrainy.

REKLAMA

Czy zmiana formy prawnej pracodawcy wpływa na PPK? [PRZYKŁADY]

Przepisy ustawy o PPK nie wyłączają ani nie modyfikują zasad kontynuacji bądź sukcesji wynikających np. z przepisów kodeksu spółek handlowych. Jeżeli po przekształceniu danemu podmiotowi przysługują nadal prawa i obowiązki, jakie miał przed przekształceniem, dotyczy to także praw i obowiązków wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Nieodpłatne kursy językowe dla pracowników. Aspekty prawne i podatkowe

Na co może liczyć pracownik chcący podnieść swoje kwalifikacje zawodowe? Czy pracodawca może finansować pracownikom kursy językowe ze środków ZFŚS? Kiedy sfinansowanie szkoleń językowych pracownikom jest dla nich przychodem? W artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania!

6 najważniejszych zmian w zatrudnianiu cudzoziemców od czerwca 2025 r.

Dnia 1 czerwca weszły w życie ważne przepisy zmieniające zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Zmiany można przedstawić w 6 głównych punktach. Oto najważniejsze przepisy prawne.

MRPiPS: Pilotaż skróconego czasu pracy 2025 – nabór wniosków od 14 sierpnia 2025, do 1 mln zł dofinansowania [SZCZEGÓŁY, WAŻNE TERMINY]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło szczegóły długo wyczekiwanego pilotażu skróconego czasu pracy. Program, pierwszy tego typu w Polsce i tej części Europy, zakłada praktyczne testowanie różnych modeli organizacji pracy przy wsparciu finansowym państwa. Wnioski o udział w pilotażu będzie można składać od 14 sierpnia do 15 września 2025 roku.

REKLAMA

Nowoczesne BHP czyli jak zmiany klimatu wpływają na bezpieczeństwo pracy

Jakich działań ze strony pracodawcy wymaga nowoczesne podejście do BHP? Czym jest dziś bezpieczeństwo pracy? Jak zmiany klimatu wpływają na zarządzanie bezpieczeństwem w firmie?

Od 2026 r. pracodawcy będą mieli dodatkowe obowiązki. Zmiany Kodeksu pracy wchodzą w życie

Kodeks pracy się zmienia. Nowe przepisy wejdą w życie na początku 2026 roku. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla pracodawców. Co zmienia się w Kodeksie pracy? O czym muszą wiedzieć pracownicy?

REKLAMA