REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - uwagi Pracodawców RP

Subskrybuj nas na Youtube
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej wejdą w życie w 2019 r. Polegają na wprowadzeniu formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Pracodawcy RP odnoszą się pozytywnie do tej zmiany. Zgłaszają również szereg wątpliwości w celu uniknięcia ewentualnych problemów z wykonywaniem nowych obowiązków przez działy kadrowe.

Stanowisko Pracodawców Rzeczpospolitej Polskiej dotyczące projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

REKLAMA

  1. Uwagi ogólne

REKLAMA

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej w pełni popierają konieczność doprecyzowania zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie możliwości stosowania formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także istotne ograniczenie czasu jej przechowywania stanowi odpowiedź na potrzebę digitalizacji pracy stosunkach pracy, jako konsekwencji postępujących zmian technologicznych. Z aprobatą odnosimy się do wszelkich inicjatyw zmierzających do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków o charakterze administracyjnym. Z tego względu projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju uznajemy za odpowiedź na zgłaszane od lat postulaty pracodawców. Przede wszystkim popieramy wprowadzenie regulacji umożliwiających zapewnienie bezpieczeństwa informacji przechowywanych w formie elektronicznej oraz wygodne i szybkie ich przekazywanie między stronami stosunku pracy. Za kluczowe w tym zakresie uważamy doprecyzowanie możliwości prowadzenia dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie poprzestając jedynie na pozostawieniu alternatywy rozłącznej. Niemniej jednak uregulowanie tej materii w praktyce okazuje się problematyczne i skomplikowane, stąd niektóre przepisy zawarte w projekcie budzą nasze wątpliwości.

Zwracamy jednocześnie uwagę na kilka kluczowych zmian w prowadzeniu akt osobowych pracowników przez ogół pracodawców. Nowelizacja przepisów wynikająca z rozporządzenia ma zatem daleko idące konsekwencje dla działów kadrowych, dlatego staramy się wskazać na ewentualne problemy z wykonywaniem nowych obowiązków. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

  1. Uwagi szczegółowe

1. Uwagi dot. części akt osobowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

§ 3 pkt 1

W ocenie Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej ustawodawca powinien określić, że we wskazanej regulacji chodzi o skierowanie na badania i orzeczenie z poprzedniego zatrudnienia, aktualnego na dzień rozwiązania stosunku pracy, o ile nowe zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od daty rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą. Propozycja przepisu oznacza, że kandydat powinien przedstawić wszelkie skierowania i orzeczenia. Naszą wątpliwość wzbudza również przypadek, kiedy następuje ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, a kandydat nie przedłoży skierowania i orzeczenia z badań lekarskich. Rodzi się pytanie: czy pracodawca powinien wykonać kopię dotychczasowych akt osobowych z części B i wpiąć je do części A, kontynuując prowadzenie akt w przypadku ponownego zatrudnienia.

§ 3 pkt 2 lit. e (informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu - art. 222 § 8 k.p.).

Wskazana regulacja oznacza dodanie nowego dokumentu do akt osobowych. W naszej ocenie informacja może być częścią Regulaminu Pracy i pracownik powinien potwierdzać zapoznanie się z całym regulaminem, w tym w części dotyczącej o monitoringu. Proponujemy zatem wprowadzenie innego zapisu rozwiązania tak, aby fakt zapoznania się z monitoringiem był częścią dokumentu o zapoznaniu się z Regulaminem Pracy,  chyba że pracodawca nie ma obowiązku tworzenia tego aktu.

§ 3 pkt 2 lit. o

Proponujemy pozostawienie dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania co najmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat poza aktami osobowymi, z uwagi na skalę dokumentów i możliwość wykorzystania dni opieki nad zdrowym dzieckiem także w godzinach. W ciągu roku z tego tytułu może powstać nawet 16 dodatkowych dokumentów, co znacznie zwiększy objętość akt osobowych.

§ 3 pkt 2 lit. s

Zwracamy uwagę na niejednoznaczność projektowanego § 3 pkt 2 lit. s rozporządzenia. Literalne brzmienie regulacji na nią nie wskazuje, jednak już z treści uzasadnienia projektu można wysnuć wniosek, iż intencją ustawodawcy jest nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania wszystkich wniosków urlopowych w aktach osobowych w części C. W aktualnym stanie prawnym wnioski urlopowe przechowywane są osobno, poza aktami osobowymi, na krótki okres (na okres przedawnienia roszczeń pracowniczych, tj. 3 lata). W przypadku konieczności zamieszczania tych wniosków w aktach osobowych pracowników, ten okres zwiększy się ponad 3-krotnie, tj. do 10 lat. Powyższe nie znajduje uzasadnienia prawnego, w szczególności nie spowoduje zwiększenia ochrony praw pracowniczych, gdyż wszelkie roszczenia jakich pracownicy mogą dochodzić w związku z tymi wnioskami, czy też uprawnienia jakie mogą z tego tytułu uzyskać, podlegają 3-letniemu okresowi przedawnienia. Powoduje to, że już w czwartym roku po dacie złożenia wniosku, traci on znaczenie dla stron stosunku pracy. Co istotne, przepisy prawa pracy nie wymagają dla wniosków o udzielenie urlopu formy pisemnej, co powoduje wątpliwości w zakresie możliwości wypełnienia przewidywanego obowiązku u tych pracodawców, u których praktyką jest uzgadnianie terminów urlopów w formie ustnej. ocenie sugerujemy, aby wnioski urlopowe były przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy (dodanie do § 6 pkt 1 – lit. f o treści, że w skład ewidencji czasu pracy wchodzą wnioski urlopowe pracownika).

§ 3 pkt 2 lit. t

Naszym zdaniem włączenie skierowań na badania profilaktyczne do akt osobowych zwiększy koszty po stronie pracodawcy, a także objętość akt pracowniczych. Jeden egzemplarz w formie papierowej otrzymuje pracownik , drugi zaś - placówka medyczna. Ponadto, w Polsce są już placówki realizujące badania profilaktyczne, które działają na podstawie e-skierowań. Rekomendujemy pozostawienie dopuszczalnej formy elektronicznych skierowań i archiwizacji kopii skierowań poza aktami osobowymi.

§ 3 pkt 3 i 4

Pracodawcy RP popierają wyodrębnienie dedykowanej części dla kar porządkowych, która jest konieczna   z uwagi na obowiązek zatarcia kary po roku nienagannej pracy. Rekomendujemy jednak niezmienianie dotychczasowej nomenklatury, tj. aby część C pozostała dla spraw związanych z ustaniem stosunku pracy, a nowa część dotycząca kar znalazła się w części D. Taka numeracja pozwoli na zachowanie obecnych akt i jedynie dodanie nowej części, co jest zdecydowanie prostsze do wykonania Nie każdy pracownik podczas zatrudnienia otrzymuje karę porządkową, zaś część C dotyczy wszystkich pracowników.

§ 3 pkt 4 lit. e, g

Proponujemy umieszczenie wskazanych zapisów w części B akt osobowych pracownika, tj. dokumentach dotyczących przebiegu zatrudnienia.

§ 4 pkt 3

Niezrozumiały jest przepis dotyczący konieczności przenumerowywania dokumentów w części C, kiedy dochodzi do usunięcia dokumentu nałożenia kary. Pozostaje wątpliwość, czy  propozycja oznacza usunięcie  samego pisma o pozostawieniu kary i pozostawienie innych dokumentów związanych z procesem ukarania, np. protokołu wysłuchania, czy też dotyczy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z nałożeniem kary.

  1. Uwagi dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

§ 6

W ocenie Pracodawców RP regulacja nie wyjaśnia, czy wspomniana dokumentacja ma być odrębnym zbiorem i znajdować się poza aktami pracowniczymi, jak również czy ma być prowadzona obowiązkowo w wersji papierowej , czy też może być zapisana w wersji elektronicznej. Projekt wprost nie przewiduje możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób łączony (np. akt osobowych w wersji papierowej, a ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej).

§ 6 pkt 1 lit. a

Przepis nakazuje pracodawcy przechowywanie kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika. W związku powstaje wątpliwość, jak powinien postępować pracodawca, gdy rozkład czasu pracy jest zdefiniowany w regulaminach (innych dokumentach o charakterze ogólnym). Wątpliwości budzi również kwestia obowiązków pracodawcy w przypadku harmonogramów w systemie pracy zmianowej i dni wolnych. Są one często wywieszane w publicznym miejscu w formie papierowej i nie mają formy elektronicznej. Wskazany przepis rodziłby po stronie pracodawców obowiązek indywidualnego informowania pracownika o rozkładzie czasu pracy i gromadzenia obszernej dokumentacji obrazującej wypełnienie przez pracownika obowiązku zapoznania się z każdym kolejnym harmonogramem. Powyższe skutkowałoby również nagromadzeniem obszernej dokumentacji pracowniczej. Z tego punktu widzenia, obowiązek może okazać się niewykonalny.

  1. Uwagi dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru

§ 15

  1. że zawiadomienie, o którym mowa we wskazanej regulacji pracodawca powinien wysłać dopiero po zakończeniu terminu przechowywania dokumentacji. Zawiadamianie byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej może być w wielu przypadkach nieskuteczne z uwagi na zmiany adresu zamieszkania lub adresu e-mail, co utrudni wielu pracownikom zbieranie dokumentacji koniecznej do ustalania świadczeń emerytalno-rentowych. Z uwagi na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat wywoła to istotny problem, np. w przypadku zagubienia lub zniszczenia świadectwa pracy przez pracownika.

§ 16

W naszej ocenie brzmienie przepisu budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie zostało bowiem sprecyzowane co ustawodawca rozumie pod pojęciem „upoważnienie”, a także jak należy rozumieć zwrot „jednoznaczne zidentyfikowanie osoby” - w przypadku wysyłania dokumentacji drogą elektroniczną. Naszą wątpliwość budzi ponadto brak regulacji dotyczących możliwości dostarczania dokumentacji pracowniczej w inny sposób niż osobiście i za pokwitowaniem, czyli np. za pośrednictwem np. poczty lub usług kurierskich.

§ 18 ust. 1

Ustawodawca nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracodawca pozostawia u siebie kopie dokumentacji. Cytowana regulacja nie określa kto decyduje o formie wydania kopii.

  1. Uwagi dot. okresu dostosowania

§ 19

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej rekomendują okres 12 miesięcy na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Założony czas 6 miesięcy jest zbyt krótki na dostosowanie systemów oraz wprowadzenie zmian porządkujących w samych aktach osobowych.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Pracodawcy RP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA