Kategorie

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - uwagi Pracodawców RP

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej wejdą w życie w 2019 r. Polegają na wprowadzeniu formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Pracodawcy RP odnoszą się pozytywnie do tej zmiany. Zgłaszają również szereg wątpliwości w celu uniknięcia ewentualnych problemów z wykonywaniem nowych obowiązków przez działy kadrowe.

Stanowisko Pracodawców Rzeczpospolitej Polskiej dotyczące projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

  1. Uwagi ogólne

Reklama

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej w pełni popierają konieczność doprecyzowania zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie możliwości stosowania formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także istotne ograniczenie czasu jej przechowywania stanowi odpowiedź na potrzebę digitalizacji pracy stosunkach pracy, jako konsekwencji postępujących zmian technologicznych. Z aprobatą odnosimy się do wszelkich inicjatyw zmierzających do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków o charakterze administracyjnym. Z tego względu projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju uznajemy za odpowiedź na zgłaszane od lat postulaty pracodawców. Przede wszystkim popieramy wprowadzenie regulacji umożliwiających zapewnienie bezpieczeństwa informacji przechowywanych w formie elektronicznej oraz wygodne i szybkie ich przekazywanie między stronami stosunku pracy. Za kluczowe w tym zakresie uważamy doprecyzowanie możliwości prowadzenia dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie poprzestając jedynie na pozostawieniu alternatywy rozłącznej. Niemniej jednak uregulowanie tej materii w praktyce okazuje się problematyczne i skomplikowane, stąd niektóre przepisy zawarte w projekcie budzą nasze wątpliwości.

Zwracamy jednocześnie uwagę na kilka kluczowych zmian w prowadzeniu akt osobowych pracowników przez ogół pracodawców. Nowelizacja przepisów wynikająca z rozporządzenia ma zatem daleko idące konsekwencje dla działów kadrowych, dlatego staramy się wskazać na ewentualne problemy z wykonywaniem nowych obowiązków. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

  1. Uwagi szczegółowe

1. Uwagi dot. części akt osobowych

§ 3 pkt 1

W ocenie Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej ustawodawca powinien określić, że we wskazanej regulacji chodzi o skierowanie na badania i orzeczenie z poprzedniego zatrudnienia, aktualnego na dzień rozwiązania stosunku pracy, o ile nowe zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od daty rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą. Propozycja przepisu oznacza, że kandydat powinien przedstawić wszelkie skierowania i orzeczenia. Naszą wątpliwość wzbudza również przypadek, kiedy następuje ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, a kandydat nie przedłoży skierowania i orzeczenia z badań lekarskich. Rodzi się pytanie: czy pracodawca powinien wykonać kopię dotychczasowych akt osobowych z części B i wpiąć je do części A, kontynuując prowadzenie akt w przypadku ponownego zatrudnienia.

§ 3 pkt 2 lit. e (informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu - art. 222 § 8 k.p.).

Wskazana regulacja oznacza dodanie nowego dokumentu do akt osobowych. W naszej ocenie informacja może być częścią Regulaminu Pracy i pracownik powinien potwierdzać zapoznanie się z całym regulaminem, w tym w części dotyczącej o monitoringu. Proponujemy zatem wprowadzenie innego zapisu rozwiązania tak, aby fakt zapoznania się z monitoringiem był częścią dokumentu o zapoznaniu się z Regulaminem Pracy,  chyba że pracodawca nie ma obowiązku tworzenia tego aktu.

§ 3 pkt 2 lit. o

Proponujemy pozostawienie dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania co najmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat poza aktami osobowymi, z uwagi na skalę dokumentów i możliwość wykorzystania dni opieki nad zdrowym dzieckiem także w godzinach. W ciągu roku z tego tytułu może powstać nawet 16 dodatkowych dokumentów, co znacznie zwiększy objętość akt osobowych.

§ 3 pkt 2 lit. s

Zwracamy uwagę na niejednoznaczność projektowanego § 3 pkt 2 lit. s rozporządzenia. Literalne brzmienie regulacji na nią nie wskazuje, jednak już z treści uzasadnienia projektu można wysnuć wniosek, iż intencją ustawodawcy jest nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania wszystkich wniosków urlopowych w aktach osobowych w części C. W aktualnym stanie prawnym wnioski urlopowe przechowywane są osobno, poza aktami osobowymi, na krótki okres (na okres przedawnienia roszczeń pracowniczych, tj. 3 lata). W przypadku konieczności zamieszczania tych wniosków w aktach osobowych pracowników, ten okres zwiększy się ponad 3-krotnie, tj. do 10 lat. Powyższe nie znajduje uzasadnienia prawnego, w szczególności nie spowoduje zwiększenia ochrony praw pracowniczych, gdyż wszelkie roszczenia jakich pracownicy mogą dochodzić w związku z tymi wnioskami, czy też uprawnienia jakie mogą z tego tytułu uzyskać, podlegają 3-letniemu okresowi przedawnienia. Powoduje to, że już w czwartym roku po dacie złożenia wniosku, traci on znaczenie dla stron stosunku pracy. Co istotne, przepisy prawa pracy nie wymagają dla wniosków o udzielenie urlopu formy pisemnej, co powoduje wątpliwości w zakresie możliwości wypełnienia przewidywanego obowiązku u tych pracodawców, u których praktyką jest uzgadnianie terminów urlopów w formie ustnej. ocenie sugerujemy, aby wnioski urlopowe były przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy (dodanie do § 6 pkt 1 – lit. f o treści, że w skład ewidencji czasu pracy wchodzą wnioski urlopowe pracownika).

§ 3 pkt 2 lit. t

Naszym zdaniem włączenie skierowań na badania profilaktyczne do akt osobowych zwiększy koszty po stronie pracodawcy, a także objętość akt pracowniczych. Jeden egzemplarz w formie papierowej otrzymuje pracownik , drugi zaś - placówka medyczna. Ponadto, w Polsce są już placówki realizujące badania profilaktyczne, które działają na podstawie e-skierowań. Rekomendujemy pozostawienie dopuszczalnej formy elektronicznych skierowań i archiwizacji kopii skierowań poza aktami osobowymi.

§ 3 pkt 3 i 4

Pracodawcy RP popierają wyodrębnienie dedykowanej części dla kar porządkowych, która jest konieczna   z uwagi na obowiązek zatarcia kary po roku nienagannej pracy. Rekomendujemy jednak niezmienianie dotychczasowej nomenklatury, tj. aby część C pozostała dla spraw związanych z ustaniem stosunku pracy, a nowa część dotycząca kar znalazła się w części D. Taka numeracja pozwoli na zachowanie obecnych akt i jedynie dodanie nowej części, co jest zdecydowanie prostsze do wykonania Nie każdy pracownik podczas zatrudnienia otrzymuje karę porządkową, zaś część C dotyczy wszystkich pracowników.

§ 3 pkt 4 lit. e, g

Proponujemy umieszczenie wskazanych zapisów w części B akt osobowych pracownika, tj. dokumentach dotyczących przebiegu zatrudnienia.

§ 4 pkt 3

Niezrozumiały jest przepis dotyczący konieczności przenumerowywania dokumentów w części C, kiedy dochodzi do usunięcia dokumentu nałożenia kary. Pozostaje wątpliwość, czy  propozycja oznacza usunięcie  samego pisma o pozostawieniu kary i pozostawienie innych dokumentów związanych z procesem ukarania, np. protokołu wysłuchania, czy też dotyczy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z nałożeniem kary.

  1. Uwagi dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

§ 6

W ocenie Pracodawców RP regulacja nie wyjaśnia, czy wspomniana dokumentacja ma być odrębnym zbiorem i znajdować się poza aktami pracowniczymi, jak również czy ma być prowadzona obowiązkowo w wersji papierowej , czy też może być zapisana w wersji elektronicznej. Projekt wprost nie przewiduje możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób łączony (np. akt osobowych w wersji papierowej, a ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej).

§ 6 pkt 1 lit. a

Przepis nakazuje pracodawcy przechowywanie kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika. W związku powstaje wątpliwość, jak powinien postępować pracodawca, gdy rozkład czasu pracy jest zdefiniowany w regulaminach (innych dokumentach o charakterze ogólnym). Wątpliwości budzi również kwestia obowiązków pracodawcy w przypadku harmonogramów w systemie pracy zmianowej i dni wolnych. Są one często wywieszane w publicznym miejscu w formie papierowej i nie mają formy elektronicznej. Wskazany przepis rodziłby po stronie pracodawców obowiązek indywidualnego informowania pracownika o rozkładzie czasu pracy i gromadzenia obszernej dokumentacji obrazującej wypełnienie przez pracownika obowiązku zapoznania się z każdym kolejnym harmonogramem. Powyższe skutkowałoby również nagromadzeniem obszernej dokumentacji pracowniczej. Z tego punktu widzenia, obowiązek może okazać się niewykonalny.

  1. Uwagi dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru

§ 15

  1. że zawiadomienie, o którym mowa we wskazanej regulacji pracodawca powinien wysłać dopiero po zakończeniu terminu przechowywania dokumentacji. Zawiadamianie byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej może być w wielu przypadkach nieskuteczne z uwagi na zmiany adresu zamieszkania lub adresu e-mail, co utrudni wielu pracownikom zbieranie dokumentacji koniecznej do ustalania świadczeń emerytalno-rentowych. Z uwagi na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat wywoła to istotny problem, np. w przypadku zagubienia lub zniszczenia świadectwa pracy przez pracownika.

§ 16

W naszej ocenie brzmienie przepisu budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie zostało bowiem sprecyzowane co ustawodawca rozumie pod pojęciem „upoważnienie”, a także jak należy rozumieć zwrot „jednoznaczne zidentyfikowanie osoby” - w przypadku wysyłania dokumentacji drogą elektroniczną. Naszą wątpliwość budzi ponadto brak regulacji dotyczących możliwości dostarczania dokumentacji pracowniczej w inny sposób niż osobiście i za pokwitowaniem, czyli np. za pośrednictwem np. poczty lub usług kurierskich.

§ 18 ust. 1

Ustawodawca nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracodawca pozostawia u siebie kopie dokumentacji. Cytowana regulacja nie określa kto decyduje o formie wydania kopii.

  1. Uwagi dot. okresu dostosowania

§ 19

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej rekomendują okres 12 miesięcy na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Założony czas 6 miesięcy jest zbyt krótki na dostosowanie systemów oraz wprowadzenie zmian porządkujących w samych aktach osobowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Pracodawcy RP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?