Instrukcja ustalania planu urlopów na 2015 r.

Plan urlopów na 2015 r.

Pod koniec roku pracodawcy, którzy mają taki obowiązek, powinni sporządzić plan urlopów na 2015 r. Pracownicy mogą już bowiem w styczniu 2015 r. korzystać z urlopów wypoczynkowych i dlatego sporządzenie takiego planu do końca grudnia jest konieczne.

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane przez pracodawcę zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Jednak pracodawca nie musi sporządzać planu urlopów, gdy:

• w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planu urlopów.

Obowiązek sporządzenia planu urlopów mają zatem pracodawcy, u których działają związki zawodowe, które nie zgodziły się na odstąpienie od ustalania planu urlopów (art. 163 § 11 Kodeksu pracy). Jednak nawet wtedy, gdy pracodawca nie ma obowiązku przygotowania planu urlopów, warto go sporządzić, aby zapewnić lepszą organizację pracy w firmie.

Zobacz produkt: Urlopy wypoczynkowe dla pracowników - PDF

Zalety i wady tworzenia planu urlopów

Zalety	Wady
● plan urlopów umożliwia pracownikom wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w odpowiednio wcześniej zaplanowanych terminach, ● dużych zakładach pracy plan urlopów ułatwia eliminowanie konfliktów między pracownikami, wynikających z korzystania z urlopów według zasady „kto pierwszy, ten lepszy”, ● plan urlopów umożliwia zapewnienie normalnego funkcjonowania zakładu pracy, również w sezonie urlopowym	● konieczność planowania terminów urlopów z dużym wyprzedzeniem, co nie zawsze jest możliwe ● dość często konieczna jest korekta planu w trakcie jego obowiązywania

Porozmawiaj o tym na FORUM

Czy plan urlopów musi obejmować cały rok

Przepisy nie nakazują pracodawcy sporządzania jednego planu na cały rok. Zatem pracodawca może przygotować np. półroczne czy kwartalne plany urlopowe. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części swojego przedsiębiorstwa (np. działów, oddziałów regionalnych).

W dziale administracji firmy ABC ilość pracy jest taka sama w ciągu całego roku. Pracodawca sporządza więc dla pracowników administracji roczne plany urlopowe. W dziale produkcji firmy ABC zapotrzebowanie na pracę znacznie się zmienia w trakcie roku, co wynika ze zmieniającej się liczby zamówień. Nie można również z góry przewidzieć liczby zamówień, które pracodawca otrzyma w danym roku. Dlatego dla działu produkcyjnego pracodawca sporządza plany urlopowe trzy razy w roku, za każdym razem na 4-miesięczne okresy. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Jakie są zasady tworzenia planu urlopów?

Plan urlopów powinien być sporządzony zawsze przed rozpoczęciem okresu, który ten plan obejmuje. W przypadku planów urlopowych obejmujących cały rok kalendarzowy plan powinien być ustalony najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku. Pracownik nabywa prawo do urlopu od 1 stycznia danego roku, dlatego już w styczniu może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod uwagę fakt, że przy sporządzaniu planu urlopów pracodawca powinien uwzględniać sugestie pracowników co do terminów urlopów, dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do pracowników w tej sprawie odpowiednio wcześniej.

Plan urlopów należy sporządzić przed rozpoczęciem okresu, którego plan dotyczy.

Kto sporządza plan urlopów

Plan urlopów sporządza pracodawca. Należy przyjąć, że nie musi w tym zakresie uzyskiwać zgody związków zawodowych. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 1 stycznia 2003 r. uchylono bowiem obowiązek ustalania planu urlopowego z organizacjami związkowymi. Zmiany tej nie zharmonizowano jednak z ustawą o związkach zawodowych. Określa ona, że jeżeli w sprawie ustalania planu urlopowego organizacje związkowe lub organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, to pracodawca sam opracowuje plan urlopów, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Ustawodawca, usuwając z Kodeksu pracy zapisy dotyczące obowiązku uzgadniania planu urlopowego ze związkami zawodowymi, miał zamiar zlikwidować ten obowiązek. Zawarty zatem w ustawie o związkach zawodowych obowiązek ustalania planu urlopowego ze związkami może mieć zastosowanie jedynie do pracodawców, którzy dobrowolnie przyjęli na siebie obowiązek takich konsultacji. Nie ma bowiem przeszkód, aby pracodawca zobowiązał się w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy) do ustalania planu urlopów w porozumieniu np. ze związkami zawodowymi.

Plan urlopów w organizacji

Pracodawca powinien jednak przy ustalaniu planu urlopów uwzględniać wnioski urlopowe pracowników, jeżeli zaproponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu nie będą powodować zakłóceń toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).

W praktyce dla pracodawców bardziej korzystne może okazać się sporządzanie planu urlopów niż rezygnowanie z tego obowiązku, gdyż pracodawca w trakcie tworzenia planu urlopów bierze jedynie pod uwagę wnioski pracowników. Natomiast w razie rezygnacji ze sporządzenia planu urlopów pracodawca musi ustalać terminy urlopów po porozumieniu z pracownikami.

Obowiązek osiągnięcia porozumienia z pracownikami zakłada większą ingerencję pracowników w terminy urlopów niż obowiązek wzięcia pod uwagę wyłącznie wniosku pracownika.

Podczas tworzenia planu urlopów rada pracowników zażądała nieplanowania urlopów pracowników w pierwszym tygodniu lipca 2015 r. z uwagi na planowane w tym terminie wybory uzupełniające do rady pracowników. Pracodawca nie ma obowiązku spełnienia żądania rady i może uwzględnić wnioski pracowników albo sam wyznaczyć pracownikom urlopy w planie urlopów w pierwszym tygodniu lipca. Gdyby natomiast w zakładzie, w którym nie ma planu urlopów, pracownicy odmówili skorzystania z urlopu w pierwszym tygodniu lipca 2015 r. z uwagi na wybory do rady pracowników, pracodawca musiałby negocjować z pracownikami inny termin wykorzystania przez nich urlopu.

Plan urlopów - sporządź go prawidłowo

Jakie urlopy uwzględniać w planie urlopów

W planie urlopów nie można zamieszczać urlopu na żądanie, gdyż o terminie wykorzystania tego urlopu decyduje jednostronnie pracownik (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Należy natomiast przynajmniej raz zaplanować w nim minimum 2-tygodniowy wypoczynek, czyli taką część urlopu, która obejmuje co najmniej 14 nieprzerwanych dni kalendarzowych (wliczając w to niedziele i święta oraz dni wolne z tytułu rozkładu czasu pracy).

W planie urlopów trzeba również uwzględnić pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu, mimo że pracownicy ci nabywają prawo do urlopu po przepracowaniu każdego miesiąca (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony na umowę terminową (np. na okres próbny, na czas określony), wówczas w planie urlopów pracodawca powinien uwzględnić urlop w wymiarze, jaki mu przysługuje za dany rok, proporcjonalnie do czasu trwania tej umowy. W przypadku przedłużenia umowy terminowej i zwiększenia w związku z tym przysługującego pracownikowi za dany rok wymiaru urlopu pracodawca powinien dokonać korekty planu urlopu i uwzględnić urlop, do którego pracownik nabył prawo.

Plan urlopów powinien przewidywać także urlopy pracowników powracających do pracy w trakcie roku, np. po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym. Natomiast pracodawca nie musi uwzględniać w planie urlopów pracowników, którzy w okresie obejmującym ten plan nie będą obecni w pracy, np. na cały rok mają udzielony urlop wychowawczy.

Jak prawidłowo sporządzić plan urlopów

Instrukcja ustalania planu urlopów

Pracodawca może ustalić plan urlopów według następującej procedury:

Krok 1	Ustalenie okresu obowiązywania planu urlopów	Okres, na jaki powinien zostać sporządzony plan urlopów, jest związany z rodzajem działalności pracodawcy. W przypadku dużej dynamiki zmian zadań realizowanych przez pracodawcę w ciągu roku lepszym rozwiązaniem jest tworzenie planów na krótsze okresy, np. kwartalne.
Krok 2	Wyznaczenie terminów składania propozycji terminów urlopowych przez pracowników	Gdy pracownicy sami nie złożą propozycji terminów urlopu wypoczynkowego, terminy tych urlopów samodzielnie ustali pracodawca.
Krok 3	Analiza propozycji pracowników	Pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników. Jednak powinien je uwzględnić w takim zakresie, w jakim nie będzie to powodowało zakłóceń w normalnym trybie pracy zakładu.
Krok 4	Ustalenie planu urlopowego	Konstruując plan urlopów należy pamiętać o obowiązkowym, przynajmniej 14-dniowym nieprzerwanym okresie wypoczynku oraz terminach, w których pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop. W planie urlopów nie należy uwzględniać urlopu na żądanie. Pracodawca powinien również pamiętać o obowiązku równego traktowania pracowników w zakresie udzielania urlopów (zakaz dyskryminacji).
Krok 5	Ogłoszenie planu urlopowego	Plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, np. przez rozesłanie e-maili z planem urlopowym. Należy pamiętać o ogłoszeniu planu z pewnym wyprzedzeniem.

Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Może to zrobić np. przez wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie pocztą internetową. Plan urlopów jest wiążący dla pracowników i pracodawcy od momentu ogłoszenia go w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Co należy uwzględnić w planie urlopów?

Urlopy udzielane niezależnie od planu urlopów

Niezależnie od planu urlopów pracodawca jest zawsze zobowiązany uwzględnić wnioski urlopowe następujących grup pracowników (pracodawca jest związany wnioskiem pracownika zarówno co do wymiaru, jak i terminu urlopu):

• pracownic występujących o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po podstawowym i dodatkowym urlopie macierzyńskim,
• pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po podstawowym lub dodatkowym urlopie macierzyńskim,
• pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie ojcowskim,
• pracowników, którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie rodzicielskim,
• pracowników, którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po podstawowym lub dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• młodocianych uczęszczających do szkół, którzy występują z wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego podczas ferii szkolnych.

Pracodawca, niezależnie od planu urlopów, może skierować pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w terminie przez siebie wskazanym:

• w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego),
• w przypadku gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września następnego roku (potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119).

Zobacz serwis: Urlopy

Zmiana planu urlopów

Z uwagi na trudne lub czasami niemożliwe do zaplanowania zapotrzebowanie na pracę u danego pracodawcy, bardzo ścisłe przestrzeganie planu urlopów może być niemożliwe. Konieczne może okazać się korygowanie już sporządzonego planu urlopów. Zmiana terminu urlopu może nastąpić (art. 164 Kodeksu pracy):

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
• ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, tj. jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy.

Przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu wypoczynkowego może też nastąpić z powodów niezależnych od pracodawcy lub pracownika, takich jak np.:

• niezdolność do pracy z powodu choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Zmiany w planie urlopów powinny być podane do wiadomości wszystkich pracowników w ten sam sposób, w jaki poinformowano pracowników o ustaleniu planu urlopów.

Ustalanie planu urlopów - rozstrzygamy twoje wątpliwości

Odpowiedzi na pytania Czytelników

W naszej firmie sporządzamy plan urlopów. Czy pracownicy muszą dodatkowo składać wnioski urlopowe, jeżeli sporządzono plan urlopów?

Wśród specjalistów prawa pracy istnieją rozbieżności co do tego, czy fakt ustalenia planu urlopów zwalnia pracownika z obowiązku składania każdorazowo odrębnego wniosku o udzielenie urlopu zgodnie z planem. W tej sprawie sprzeczne są również orzeczenia Sądu Najwyższego. W praktyce w większości przypadków pracownik, który chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, jest zobowiązany złożyć wniosek urlopowy. Najbezpieczniej dla pracodawcy będzie jednak jednoznacznie rozstrzygnąć tę kwestię w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy, tj. należy w nim wyraźnie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlopów pracownicy są zobowiązani składać odrębne wnioski urlopowe.

Podstawa prawna:

• art. 153, art. 162, art. 163, art. 164, art. 1671, art. 168, art. 1821a § 6, art. 183 § 1 i § 4, art. 205 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502
• art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 167

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>