Plan urlopów w organizacji

Pracodawca powinien udzielać urlopów zgodnie z planem urlopów, co wynika z treści art. 163 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Plan ten powinien uwzględniać wszystkie przewidywane w danym roku urlopy, czyli: urlopy przysługujące pracownikom w roku kalendarzowym, w którym rozpoczynają pracę po raz pierwszy, kolejne urlopy, do których prawo nabywają pracownicy 1 stycznia każdego roku (art. 153 § 2 k.p.), urlopy, do których pracownicy nabywają prawo z upływem każdego miesiąca pracy (art. 153 § 1 k.p.), urlopy uzupełniające (art. 158 k.p.), a także urlopy niewykorzystane z lat ubiegłych – jeśli nie uległy przedawnieniu.

Plan urlopów powinien obejmować także pracowników, którzy po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym będą wracać do pracy. Natomiast nie trzeba uwzględniać w rocznym planie urlopów pracowników, którzy będą przebywali cały rok np. na urlopie wychowawczym.

Są sytuacje, w których pracodawca ma prawo skierować pracownika na urlop, niezależnie od sporządzonego planu urlopu. Chodzi tu o przypadek wykorzystania zaległego urlopu w razie wypowiedzenia umowy o pracę, czy też gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

W planie urlopu nie uwzględnia się urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.), ponieważ udziela się go w zależności od bieżących potrzeb pracownika, a pracownik zgłasza żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku ustalenia planu urlopu dla całego zakładu pracy – można go też przygotować dla poszczególnego działu lub działów. Pracodawca ma natomiast obowiązek skonsultowania takiego planu z pracownikami.

Przykład

Podczas tworzenia planu urlopów w stowarzyszeniu prowadzącym szkołę, 70% nauczycieli poinformowało dyrektora szkoły, że planuje wziąć urlop wypoczynkowy w czerwcu, kiedy jest największe natężenie prac związanych z końcem roku szkolnego. Pracodawca (w tym wypadku dyrektor szkoły) nie jest związany wnioskami pracowników o udzielenie urlopu i nie musi ich uwzględniać, jeżeli – jego zdaniem – spowodują one zakłócenia w nieprzerwanym wykonywaniu pracy w szkole. Pracodawca ma jednak zawsze obowiązek udzielić pracownicy urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a także ojcu dziecka, który wychowuje dziecko i korzysta z urlopu macierzyńskiego oraz w innych wypadkach przewidzianych w przepisach k.p.

Przykład

Pracownik złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopu. Pracownik nie może wykorzystać takiego urlopu bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Samowolne udanie się na urlop pracodawca może ocenić jako ciężkie naruszenie obowiązków pracownika i może to spowodować w konsekwencji wypowiedzenie mu umowy o pracę. Nawet naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do 30 września następnego roku kalendarzowego nie daje pracownikowi prawa udania się na urlop bez akceptacji pracodawcy – co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00). Jeżeli w danej organizacji nie ma ustalonego planu urlopów, samo złożenie przez pracownika wniosku urlopowego też nie daje pracownikowi prawa rozpoczęcia urlopu bez zgody pracodawcy.

Konsultowanie planu urlopów

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa (jeśli taka w organizacji funkcjonuje) wyraziła na to zgodę. Zasada braku obowiązku konsultacji dotyczy także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa – w takich przypadkach pracodawca ustala jednak termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego wnioski i mając na uwadze zapewnienie normalnego toku pracy w organizacji.

Zobacz również: Wszystko o urlopach wypoczynkowych

Termin sporządzenia

Nie ma obowiązku ustalania planu urlopów na okres całego roku. Pracodawca może sporządzić go na pół roku czy na kwartał – co w praktyce umożliwia jego korygowanie w trakcie roku. Ze względu na to, że pracownicy nabywają prawo do urlopu 1 stycznia każdego roku, dobrze jest sporządzić plan do 31 grudnia poprzedniego roku.

Pracownicy powinni mieć także czas na zapoznanie się z planem urlopów.

Może się zdarzyć, że plan urlopów nie został jeszcze ustalony, a rozpoczął się okres, którego plan dotyczy. W takim wypadku pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o planie urlopów. Przepisy nie określają formy takiego powiadomienia. Może to więc nastąpić np. poprzez wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie poprzez wewnętrzną sieć Intranet, poinformowanie pracowników w drodze mailowej, czy wreszcie poinformowanie przez przełożonego. Plan urlopów jest wiążący od momentu jego ogłoszenia w zakładzie pracy.

Wymóg złożenia odrębnego wniosku urlopowego

Problematyczne jest to, czy w sytuacji, gdy w zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów, pracownik musi złożyć dodatkowo wniosek urlopowy. Orzecznictwo sądów w tej kwestii nie jest jednolite.

Przykładowo, w uchwale Sądu Najwyższego z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79), sąd orzekł, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy. W uzasadnieniu tej uchwały wskazano, że za takim stanowiskiem stoi istota planu urlopów. Plan ten nie ma jedynie roli organizacyjnej. Z przepisów art. 162 i 165 k.p. wynika, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie tego planu. Jeżeli więc przed rozpoczęciem określonego w planie terminu urlopu (podanego pracownikowi do wiadomości) zakład pracy nie zawiadomi pracownika o przesunięciu terminu urlopu, pracownik powinien mieć prawo rozpoczęcia i wykorzystania urlopu w zaplanowanym terminie.

Polecamy serwis: Ochrona wynagrodzenia

Zdaniem SN, nie można uznać, że dopiero odrębne zawiadomienie przez zakład pracy pracownika o terminie urlopu stanowi podstawę do wykorzystania przez pracownika urlopu w ustalonym terminie. Zastrzeżenie w art. 163 § 2 k.p., dotyczące obowiązku zawiadomienia pracownika o terminie urlopu, ma tylko to znaczenie, że pracownik nie może być zaskoczony tym terminem. Odnosi się to zarówno do sytuacji, gdy termin urlopu został określony w planie urlopów, jak też gdy zaplanowany termin rozpoczęcia urlopu został przesunięty lub gdy plan urlopów nie został sporządzony.

Jednak np. w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) Sąd Najwyższy orzekł, że plan urlopów nie daje pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał.

Ze względu na powyższe rozbieżności należy uznać, że omawiana kwestia powinna być bezpośrednio rozstrzygnięta w przepisach obowiązujących wewnątrz zakładu pracy – czyli np. w regulaminie pracy. Jeśli takich zapisów nie ma w regulaminie, należy poinformować pracowników o zasadzie składania wniosków urlopowych (lub braku takiego obowiązku) w inny, przyjęty w danej organizacji sposób.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

Zmiany terminu urlopu

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy – a przede wszystkim z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
•  powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy. 

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT>>>

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028)