Czy można zmniejszyć premię z powodu korzystania z urlopu wypoczynkowego

Czy w razie korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego można zmniejszyć mu premię

Nasi pracownicy otrzymują stałą pensję w wysokości 2000 zł brutto. Ponadto, mimo obowiązującego w zakładzie regulaminu wynagradzania, na mocy odrębnego zarządzenia przyznano im stałą miesięczną premię w kwocie 300 zł za tzw. obecność w pracy. Zgodnie z zasadami jej przyznawania, jeżeli pracownik w danym miesiącu będzie chciał skorzystać z urlopu wypoczynkowego, składając w tym celu wniosek w terminie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem urlopu lub gdy skorzysta z urlopu na żądanie, premia za ten okres jest zmniejszana proporcjonalnie. Czy takie pomniejszenie stałej premii jest dopuszczalne, skoro zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował – pyta Czytelniczka z Gdańska.

Nie powinni Państwo pomniejszać stałej premii z powodu korzystania przez pracowników z urlopu wypoczynkowego. Za urlop wypoczynkowy przysługuje wynagrodzenie jak za czas efektywnie przepracowany. Należy też zwrócić uwagę, że w przedstawionych okolicznościach zapisy odnoszące się do kwestii premiowania pracowników powinny zostać zamieszczone w regulaminie wynagradzania, ewentualnie w odrębnym, równolegle obowiązującym regulaminie ustalającym zasady wypłacania pracownikom premii, np. w regulaminie premiowania.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Pracodawcy, wprowadzając do systemu wynagradzania premię dla pracowników, mają dużą swobodę przy określaniu zasad jej przyznawania. Muszą przy tym pamiętać przede wszystkim o konieczności:

• zapewniania pracownikom prawa do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, a także
• równego traktowania pracowników oraz przestrzegania zakazu wszelkiej dyskryminacji w zakresie wynagrodzeń.

Zasady premiowania powinny precyzyjnie określać warunki, po spełnieniu których pracownik nabywa prawo do premii, jej wysokość oraz termin wypłaty. Regulacje wewnątrzzakładowe mogą przewidywać dwie podstawowe grupy kryteriów premiowych, tj.:

• przesłanki pozytywne, które gwarantują otrzymanie premii, oraz
• przesłanki negatywne, tzw. reduktory, które przesądzają o braku uprawnienia do składnika premiowego lub o jego obniżeniu.

Bardzo często wpływ na przyznanie i kwotę premii ma nie tylko wydajność czy zaangażowanie pracownika, ale także jego dyspozycyjność. Dość często premie są pomniejszane wskutek absencji pracownika w pracy. Trzeba jednak mieć na względzie, że za okres urlopu wypoczynkowego przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Natomiast z § 7 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynika, że składniki pensji określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (wskazanej np. w umowie o pracę, układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania).

W praktyce oznacza to, że w odniesieniu do elementów płacowych o charakterze stałym:

• urlop wypoczynkowy nie powinien skutkować ich pomniejszaniem,
• nie ma potrzeby wyodrębniania z nich wynagrodzenia urlopowego – w miesiącu korzystania przez pracownika z urlopu składniki stałe należy wypłacić w pełnej przysługującej kwocie.

Takie postępowanie jest zgodne z art. 172 Kodeksu pracy, bowiem wynagrodzenie za urlop pozostanie na takim samym poziomie jak za czas efektywnej pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymujący co miesiąc pensję zasadniczą w kwocie 3000 zł oraz miesięczną stałą premię regulaminową w wysokości 300 zł w lutym 2018 r. korzystał z 5 dni urlopu wypoczynkowego. Ze względu na fakt, że w tym miesiącu nie miał on innych absencji w pracy, pracodawca powinien wypłacić mu za ten miesiąc pełne wynagrodzenie w kwocie 3300 zł brutto. Nieobecność pracownika z powodu urlopu wypoczynkowego nie powinna obniżać jego pensji.

W podmiotach, w których wprowadzono regulamin wynagradzania, postanowienia dotyczące prawa pracowników do premii powinny znaleźć się właśnie w tym akcie wewnątrzzakładowym. To on stanowi zbiór przepisów płacowych, który zasadniczo powinien zawierać kompleksowe uregulowania dotyczące warunków wynagradzania pracowników.

W konsekwencji pracodawca, u którego funkcjonuje regulamin wynagradzania, nie może regulować niektórych elementów pensji aktami pozaregulaminowymi, takimi jak np. zarządzenie dyrektora czy zarządu. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby uszczegółowienie zagadnień odnoszących się do premii znalazło się np. w odrębnym regulaminie premiowania.

Zdarza się, że pracodawca nie chce określić w regulaminie w pełnym zakresie zasad wypłacania danego składnika np. z uwagi na poziom skomplikowania sposobu jego obliczania lub ze względu na przewidywane częste modyfikacje warunków jego przyznawania. W takich okolicznościach pracodawca może dla porządku i przejrzystości zawrzeć w regulaminie jedynie ogólne zapisy o możliwości uzyskania konkretnego składnika, natomiast wszelkie uszczegółowienia wskazać w załączniku do regulaminu, który będzie stanowił jego integralną część.

Wzór załącznika do regulaminu wynagradzania określający zasady nabywania prawa do premii

ZAŁĄCZNIK DO REGULAMINU WYNAGRADZANIA (…) § 4 Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź Na podstawie § 3 regulaminu wynagradzania z 1 lutego 2017 r. wprowadza się warunki nabywania prawa do premii regulaminowej. Prawo do premii przysługuje w wysokości do 30% wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę. Premia w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego przysługuje pracownikom, którzy w okresie rozliczeniowym, za który uważa się miesiąc kalendarzowy, nie przebywali na zwolnieniach lekarskich w wymiarze wyższym niż 3 dni, bez względu na przyczynę tej absencji, tj. choroba własna pracownika lub członków jego rodziny (w tym dzieci). Premia nie przysługuje w przypadku wystąpienia w okresie rozliczeniowym nieobecności nieusprawiedliwionej, bez względu na jej długość. Premię zmniejsza się za każdy dzień nieobecności w pracy spowodowanej chorobą o 1%, przy czym nie dotyczy to przypadku, o którym mowa w ust. 3. Premię wypłaca się w dniu ustalonym dla wypłaty wynagrodzenia za pracę, zgodnie z § 7 regulaminu pracy. W przypadku gdy nieobecność w pracy spowodowana chorobą zostanie usprawiedliwiona przez pracownika po wypłacie wynagrodzeń za dany okres rozliczeniowy premia zostanie pomniejszona za kolejny okres rozliczeniowy, w którym ta nieobecność została rozliczona, z zastrzeżeniem ust. 3. W przypadku gdy nieobecność nieusprawiedliwiona za dany okres rozliczeniowy zostanie stwierdzona po zamknięciu tego okresu premia nie przysługuje za najbliższy okres rozliczeniowy. (…)

Podstawa prawna:

• art. 77², art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 138),

• § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353).