Rozliczenie czasu pracy podczas podróży służbowej

Sposób rozliczenia czasu pracy w podróży służbowej uzależniony jest nie tylko od wypracowanych przez pracownika godzin, ale również od harmonogramu czasu pracy zaplanowanego dla niego na czas podróży służbowej. Do czasu pracy podczas podróży służbowej w dniu wolnym pracownika zalicza się wyłącznie czas wykonywania zadań pracowniczych.

Podróż służbowa oznacza wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Jest to zatem nic innego, jak polecony pracownikowi przez pracodawcę wyjazd służbowy poza stałe miejsce pracy lub poza siedzibę firmy.

Czas pracy – dwa wyjątki

Sama podróż służbowa, jako taka, nie jest czasem pracy. Zgodnie bowiem z definicją zawartą w Kodeksie pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy oznacza zaś gotowość do wykonywania obowiązków pracowniczych wynikających z umowy o pracę, a co za tym idzie – do wykonywania pracy. Wyjazd służbowy sam w sobie nie oznacza gotowości do wykonywania pracy, lecz stanowi jedynie odbywanie podróży.

Rekomendowany produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Podróż służbowa pracownika nie oznacza, że pozostaje on w dyspozycji pracodawcy.

Od powyższej zasady istnieją jednak dwa bardzo ważne wyjątki. Pierwszy z nich dotyczy czasu wykonywania pracy. Jeśli pracownik podczas podróży służbowej wykonywał pracę, to cały czas wykonywania pracy należy wliczyć do czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, ile godzin podczas takiej podróży pracownik pracował ani kiedy te godziny przypadały (czy w harmonogramowych godzinach pracy czy poza nimi).

Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową w godzinach od 8.00 do 20.00. W podróży tej pracownik wykonywał pracę w godzinach od 12.00 do 16.00. Oznacza to, że 4 godziny wykonywania zadań pracowniczych należy zaliczyć do czasu pracy. Pozostałe godziny wliczamy tylko wówczas, gdy pokrywają się z godzinami pracy pracownika.

Czas podróży służbowej w zakresie, w jakim pracownik podczas tej podróży nie wykonywał czynności pracowniczych, nie jest co do zasady czasem pracy. Chodzi tu przede wszystkim o czas dojazdu i powrotu z miejsca podróży służbowej oraz czas wolny w takiej podróży. Tu jednak pojawia się drugi wyjątek. Otóż czas podróży służbowej w części, w jakiej pracownik nie wykonywał pracy, jest zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile czas ten przypadał w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Czas przejazdów oraz czas, w którym pracownik nie wykonywał żadnej pracy (np. oczekiwał na rozpoczęcie pracy lub korzystał z czasu wolnego) podczas podróży służbowej, zalicza się do czasu pracy w tym zakresie, w którym mieści się w godzinach, jakie na dany dzień pracownik miał wyznaczone w obowiązującym go grafiku.

Pracownik wykonuje swoje obowiązki w równoważnym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w różnych godzinach wynikających z grafiku. W jednym dniu pracy, gdy miał zaplanowaną pracę w godzinach od 8.00 do 16.00, został wysłany przez pracodawcę w podróż służbową, która trwała w godzinach od 5.00 do 18.00. Podczas podróży pracownik wykonywał pracę w godzinach od 12.00 do 15.00. Zgodnie z pierwszym przytoczonym wyjątkiem, godziny wykonywania pracy (czyli 3 godziny od 12.00 do 15.00) należy zaliczyć do czasu pracy. Ponadto, do czasu pracy należy wliczyć również te godziny niewykonywania pracy, które przypadały w harmonogramowych godzinach pracy pracownika, czyli pomiędzy 8.00 a 16.00 – jest to zatem czas od 8.00 do 12.00 oraz od 15.00 do 16.00 (łącznie 5 godzin). Czas ten, mimo iż pracownik w tych ramach czasowych nie wykonywał pracy – mieści się w harmonogramowych godzinach pracy na ten dzień, a więc musi być wliczony do czasu pracy. Pozostałego czasu podróży służbowej, czyli w godzinach od 5.00 do 8.00 oraz od 16.00 do 18.00, nie wlicza się do czasu pracy. Do czasu pracy, w omawianej podróży służbowej wliczonych zostaje zatem 8 godzin.

Zadaj pytanie na FORUM!

Za takim, jak powyżej, sposobem rozliczania czasu pracy w podróży służbowej opowiedział się również Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76, OSP 2005/11/137): Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.

Nadgodziny w podróży służbowej

W niektórych przypadkach czas podróży służbowej może spowodować powstanie godzin nadliczbowych. Będzie to miało miejsce, przede wszystkim w przypadku, gdy godziny pracy podczas wyjazdu służbowego będą wykraczały poza godziny pracy wynikające z obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy ustalonego na dzień, w którym przebywa on na wyjeździe służbowym.

Pracownik wykonujący swoje obowiązki w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 17.00 został wysłany w dniu pracy w podróż służbową, która trwała w godzinach od 6.00 do 21.00. Pracownik podczas tej podróży wykonywał pracę w godzinach od 11.00 do 18.00. Czas ten (czyli 7 godzin), jako czas wykonywania pracy wliczany jest do czasu pracy. Ponadto do czasu pracy należy wliczyć również te godziny niewykonywania pracy, które przypadały w harmonogramowych godzinach pracy pracownika, czyli pomiędzy 9.00 a 11.00 (2 godziny). Pozostałego czasu podróży służbowej, czyli w godzinach od 6.00 do 9.00 oraz od 18.00 do 21.00, nie wlicza się do czasu pracy. W tej podróży służbowej do czasu pracy wliczymy zatem 9 godzin (7 godzin wykonywania pracy oraz 2 godziny niewykonywania pracy przypadające w harmonogramowych godzinach pracy pracownika), jedna z nich stanowi więc pracę w godzinach nadliczbowych dobowych, za którą pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie wraz z 50% dodatkiem z tego tytułu, ewentualnie czas wolny od pracy w wymiarze 1 godziny – na pisemny wniosek pracownika lub 1,5 godziny – jeśli to pracodawca zdecyduje o takiej formie czasu rekompensaty.

Podróż służbowa w dniu wolnym od pracy – różna rekompensata

Nie ma znaczenia, w jakich godzinach ani w jakich dniach (dniu pracy, dniu wolnym) przypada podróż służbowa – w kontekście czasu pracy jest ona rozliczana zawsze tak samo – do czasu pracy, bez względu na okoliczności, wliczamy czas wykonywania pracy oraz czas niewykonywania pracy, jeśli przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Identycznie rozlicza się zatem czas pracy w podróży służbowej przypadającej na dzień wolny od pracy. Należy jednak pamiętać, że w takim dniu, skoro jest to dzień wolny od pracy, brak jest harmonogramowych godzin wykonywania pracy, a co za tym idzie – do czasu pracy w takiej podróży zalicza się wyłącznie czas wykonywania zadań pracowniczych.

Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 15.00. W sobotę pracownik został wysłany w podróż służbową, która trwała w godzinach od 6.00 do 19.00. Podczas podróży pracownik wykonywał pracę w godzinach od 12.00 do 15.00. Te 3 godziny należy mu zatem zaliczyć do czasu pracy. Pozostałego czasu podróży służbowej, czyli od 6.00 do 12.00 oraz od 15.00 do 19.00, nie zaliczymy do czasu pracy – pracownik w tych godzinach nie wykonywał pracy i nie przypadały one w harmonogramowych godzinach pracy pracownika – tych bowiem w sobotę brak. W ewidencji czasu pracy na ten dzień powinna pojawić się zatem informacja o 3 godzinach pracy.

Jeśli pracownik wykonywał pracę w podróży służbowej, która odbywała się w dniu wolnym od pracy, oprócz prawidłowego jej rozliczenia (czyli zaliczenia do czasu pracy, czasu wykonywania obowiązków pracowniczych), należy pamiętać również o jej prawidłowej rekompensacie. Czas pracy w podróży służbowej przypadającej w takim dniu należy bowiem rozpatrywać tak, jak „zwykłą, dodatkową” pracę i rozliczać ją w sposób obowiązujący dla tego dnia.

Za pracę podczas podróży służbowej przypadającej w wolną sobotę przysługuje rekompensata.

Polecamy serwis: Wynagrodzenia

Jeśli zatem, podróż służbowa przypada w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (najczęściej będzie to sobota), to za taką pracę, zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy pracownikowi oddać inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym.

Pracownik został wysłany w podróż służbową w wolną sobotę. Cała podróż trwała od godziny 6.00 do 18.00, a praca wykonywana była jedynie pomiędzy 10.00 a 15.00. Te 5 godzin, jako godziny wykonywania pracy, należy zaliczyć do czasu pracy. Pozostałego czasu podróży służbowej nie zaliczymy do czasu pracy – pracownik w tych godzinach nie wykonywał pracy i nie przypadały one w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Mimo iż do czasu pracy w tej podróży zaliczymy jedynie 5 godzin, pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracownikowi tę podróż dniem wolnym udzielonym do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Jeśli podróż służbowa, w której pracownik wykonywał pracę, przypadałaby w wolną dla pracownika niedzielę lub święto, mimo zaliczenia do czasu pracy jedynie godzin, w których pracownik wykonywał swoje obowiązki, również należy pamiętać o prawidłowej rekompensacie. Za czas pracy w takich dniach pracodawca ma obowiązek oddać albo dzień wolny (w przypadku niedzieli w terminie 6 kolejnych dni lub – jeśli brak jest takiej możliwości – do końca okresu rozliczeniowego, zaś w przypadku święta zawsze do końca okresu rozliczeniowego) albo za każdą godzinę pracy w tym dniu – oprócz normalnego wynagrodzenia 100% dodatek.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy

Pracownik został wysłany w podróż służbową w wolną niedzielę. Cała podróż trwała od godziny 10.00 do 18.00, a praca wykonywana była jedynie pomiędzy 13.00 a 15.00. Te 2 godziny, jako godziny wykonywania pracy, należy zaliczyć do czasu pracy. Pozostałego czasu podróży służbowej nie zaliczymy do czasu pracy – pracownik w tych godzinach nie wykonywał pracy i nie przypadały one w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Mimo że do czasu pracy w tej podróży zaliczymy jedynie 2 godziny, pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracownikowi tę podróż w postaci dnia wolnego udzielonego w terminie 6 kolejnych dni lub, jeśli brak jest takiej możliwości – do końca okresu rozliczeniowego albo za te 2 godziny (jeśli pracodawca uzna, że nie ma możliwości udzielenia dnia wolnego) wypłacić pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, 100% dodatek z tytułu pracy w niedzielę, która nie została zrekompensowana dniem wolnym.

Przejazdy w niedzielę bez prawa do wynagrodzenia

Jeśli pracownik wysyłany jest w podróż służbową, która wprawdzie rozpoczyna się w niedzielę (albo w innym dniu dla pracownika wolnym od pracy), ale pracę ma wykonywać dopiero następnego dnia, to za ten pierwszy dzień podróży pracownikowi nie należy się żadna rekompensata – ani w postaci wynagrodzenia ani w postaci czasu czy dnia wolnego. Taki dzień podróży służbowej jest bowiem rozliczany na tych samych zasadach co każda podróż służbowa.

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wykonuje swoje obowiązki od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. Pracownik został wysłany w podróż służbową. Podróż rozpoczął w niedzielę o godzinie 13.00, dojechał do celu podróży służbowej wieczorem tego dnia i w poniedziałek pracował w godzinach od 8.00 do 14.00, a następnie wrócił do punktu rozpoczęcia podróży o godzinie 18.00. W niedzielę w podróży służbowej pracownik nie miał czasu pracy – w tym dniu ani nie wykonywał on pracy, ani nie miał czasu niewykonywania pracy, który przypadałby w harmonogramowych godzinach pracy. Za ten dzień pracownikowi nie przysługuje więc żadna rekompensata. Z tytułu zaś poniedziałku pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie za dzień pracy – do czasu pracy w tym dniu zostanie mu bowiem wliczone 6 godzin pracy oraz 2 godziny niewykonywania pracy, które przypadały w harmonogramowych godzinach pracy (godziny od 14.00 do 16.00), a więc łącznie 8 godzin czasu pracy, czyli tyle, ile było zaplanowane do przepracowania na ten dzień.

Czas pracy w podróży służbowej a prawo do diety

Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej nie ma nic wspólnego z prawem do diety. Rozliczenie czasu pracy służy nam bowiem do ustalenia prawa do wynagrodzenia czy innej rekompensaty (czasu wolnego lub dnia wolnego) za czas podróży służbowej. Ewentualna zaś dieta naliczana jest zawsze od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia podróży służbowej, bez względu na to, co pracownik w tej podróży robił – czy wykonywał pracę, czy też nie.

Podstawa prawna:

● art. 128, art. 129, art. 151–151³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268),

● § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Dołącz do nas na Facebooku!