REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Maria Umińska-Żak

REKLAMA

Jeśli należności z tytułu podróży służbowych są wypłacane w kwotach wyższych niż wynikające z rozporządzenia, to nadwyżka podlega opodatkowaniu oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i traktowana jest jak wynagrodzenie.

Przepisy rozporządzenia o podróży służbowej za granicą stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz ci, którzy nie uregulowali kwestii podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie). Niemniej jednak dieta nie może być niższa niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety oraz zwroty kosztów.

REKLAMA

Autopromocja

Dieta zagraniczna

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej służy całkowitemu pokryciu kosztów wyżywienia (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować, np. zakup przekąsek, opłata za parking, skorzystanie z płatnej toalety. Wysokość diety jest uzależniona od państwa, do którego pracownik pojechał w ramach podróży służbowej. Kwoty diet dla poszczególnych państw określa załącznik do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. (zwanego dalej rozporządzeniem). Za podróż trwającą dobę lub ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa krócej niż 12 godzin, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć:

  • do 1/3 kwoty diety – gdy podróż trwa do 8 godzin,
  • do 1/2 kwoty diety – gdy podróż trwa od 8 godzin do 12 godzin.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki za śniadanie – 15% diety, za obiad – 30% diety, za kolację – 30% diety.

Opodatkowanie i oskładkowanie diet z tytułu podróży służbowej kierowcy >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym pracownik zawsze dostanie 25% diety nawet w przypadku, gdy otrzymuje całodzienne wyżywienie. Dieta w takiej samej wysokości przysługuje również pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Pracownik nie dostanie jednak diety, jeśli otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie; przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.

WAŻNE!
Wysokość diety oblicza się dla docelowego państwa podróży służbowej. Nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża po drodze przez inne kraje lub nawet tam nocuje. Jedna podróż służbowa może służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach i wtedy państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.


Przykład
Pracownik został wysłany samochodem firmowym do Belgii na konferencję, która odbyła się w dniach 1–3 maja, następnie udał się do Hiszpanii do siedziby głównej firmy, gdzie przybył 4 maja, a stamtąd 8 maja wyruszył w drogę powrotną do Polski. W Belgii pracownik miał zarezerwowany hotel, w którym w cenie doby hotelowej było zapewnione pełne wyżywienie. Natomiast w Hiszpanii udostępniono mu mieszkanie pracownicze bez wyżywienia. Wyjeżdżając w podróż służbową przekroczył granicę polsko-niemiecką 30 kwietnia o godz. 1.00. Następnie 30 kwietnia o godz. 7.00 wjechał do Belgii. W drogę do Hiszpanii wyruszył 3 maja po kolacji o godz. 19.00, nocował we Francji w motelu bez wyżywienia, następnie o godz. 6.00 rano wyjechał do Hiszpanii. W drogę powrotną do Polski wyruszył 8 maja o godz. 6.00 rano, nocował w Niemczech w motelu ze śniadaniem. Następnie o godz. 4.00 rano wyjechał do Polski. Granicę niemiecko-polską przekroczył 9 maja o godz. 5.00.

Firma, w której pracuje pracownik, stosuje przepisy rozporządzenia.

W celu prawidłowego rozliczenia diety trzeba wyróżnić jej dwa etapy. Pierwszy etap to część podróży, w której krajem docelowym jest Belgia. Wyjazd z Belgii rozpoczyna drugi etap podróży zagranicznej, a krajem docelowym jest Hiszpania. Etap ten kończy się wraz z wjazdem pracownika na terytorium Polski. Wyliczenie należności z tytułu diet będzie więc wyglądało następująco:


Etap 1:
od 30 kwietnia godz. 1.00 do 3 maja godz. 19.00, czyli łącznie 90 godz. Pracownikowi przysługują więc 4 diety, które muszą być pomniejszone o zapewnione pełne wyżywienie. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 25% przewidzianej dla Belgii, czyli: 4 x (45 euro x 25%) = 45 euro.

Etap 2:
od 3 maja godz. 19.00 do 9 maja godz. 5.00 rano, czyli łącznie 130 godzin.

Pracownikowi za ten etap przysługują 5 i 1/2 diety według stawek obowiązujących dla Hiszpanii, 1/2 diety powinna być obniżona o 15% z tytułu śniadania, tj. 5 x 48 euro + 1/2 x 48 x 85% = 260,4 euro. Łącznie pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługują diety w wysokości: 45 euro + 260, 4 euro = 305,4 euro.

Zwrot kosztów

Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdów (np. bilety). Środek transportu wybiera pracodawca, jednak na wniosek pracownika podróż może odbyć się prywatnym samochodem osobowym. Zwrot kosztów takiego przejazdu należy obliczyć mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą stawkę zwrotu za 1 km (nie może być ona wyższa niż ta z rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

Podróż służbowa kierowcy po zmianach >>

Wysokość zwrotu kosztów za nocleg wynika z rachunku wystawionego przez hotel (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia) lub stanowi kwotę ryczałtu, co najmniej 25% ww. limitu. W aktach wewnętrznych ryczałt ten może być wyższy niż ten w rozporządzeniu.

WAŻNE!
W przeciwieństwie do diety limity na nocleg nie dotyczą wyłącznie docelowego państwa podróży, lecz państwa, w którym pracownik faktycznie nocuje.

Zwrot kosztów obejmuje również:

  • dojazdy do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
  • dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej,
  • koszty leczenia.

Waluta, składki i podatki

REKLAMA

Co do zasady pracodawca przekazuje pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, najlepiej państwa docelowego lub w innej walucie powszechnie wymienialnej, np. w euro lub w dolarach. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotówkach. Z kolei pracownik może rozliczyć się w dowolnej walucie, byleby była ona wymienialna.

Diety i inne należności związane z podróżą służbową zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekraczają kwot wynikających z przepisów rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Należności te wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

REKLAMA

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

REKLAMA