Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową

Maria Umińska-Żak
Jeśli należności z tytułu podróży służbowych są wypłacane w kwotach wyższych niż wynikające z rozporządzenia, to nadwyżka podlega opodatkowaniu oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i traktowana jest jak wynagrodzenie.

Przepisy rozporządzenia o podróży służbowej za granicą stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz ci, którzy nie uregulowali kwestii podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie). Niemniej jednak dieta nie może być niższa niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety oraz zwroty kosztów.

Dieta zagraniczna

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej służy całkowitemu pokryciu kosztów wyżywienia (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować, np. zakup przekąsek, opłata za parking, skorzystanie z płatnej toalety. Wysokość diety jest uzależniona od państwa, do którego pracownik pojechał w ramach podróży służbowej. Kwoty diet dla poszczególnych państw określa załącznik do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. (zwanego dalej rozporządzeniem). Za podróż trwającą dobę lub ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa krócej niż 12 godzin, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć:

  • do 1/3 kwoty diety – gdy podróż trwa do 8 godzin,
  • do 1/2 kwoty diety – gdy podróż trwa od 8 godzin do 12 godzin.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki za śniadanie – 15% diety, za obiad – 30% diety, za kolację – 30% diety.

Opodatkowanie i oskładkowanie diet z tytułu podróży służbowej kierowcy >>

Tym samym pracownik zawsze dostanie 25% diety nawet w przypadku, gdy otrzymuje całodzienne wyżywienie. Dieta w takiej samej wysokości przysługuje również pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Pracownik nie dostanie jednak diety, jeśli otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie; przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.

WAŻNE!
Wysokość diety oblicza się dla docelowego państwa podróży służbowej. Nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża po drodze przez inne kraje lub nawet tam nocuje. Jedna podróż służbowa może służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach i wtedy państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.


Przykład
Pracownik został wysłany samochodem firmowym do Belgii na konferencję, która odbyła się w dniach 1–3 maja, następnie udał się do Hiszpanii do siedziby głównej firmy, gdzie przybył 4 maja, a stamtąd 8 maja wyruszył w drogę powrotną do Polski. W Belgii pracownik miał zarezerwowany hotel, w którym w cenie doby hotelowej było zapewnione pełne wyżywienie. Natomiast w Hiszpanii udostępniono mu mieszkanie pracownicze bez wyżywienia. Wyjeżdżając w podróż służbową przekroczył granicę polsko-niemiecką 30 kwietnia o godz. 1.00. Następnie 30 kwietnia o godz. 7.00 wjechał do Belgii. W drogę do Hiszpanii wyruszył 3 maja po kolacji o godz. 19.00, nocował we Francji w motelu bez wyżywienia, następnie o godz. 6.00 rano wyjechał do Hiszpanii. W drogę powrotną do Polski wyruszył 8 maja o godz. 6.00 rano, nocował w Niemczech w motelu ze śniadaniem. Następnie o godz. 4.00 rano wyjechał do Polski. Granicę niemiecko-polską przekroczył 9 maja o godz. 5.00.

Firma, w której pracuje pracownik, stosuje przepisy rozporządzenia.

W celu prawidłowego rozliczenia diety trzeba wyróżnić jej dwa etapy. Pierwszy etap to część podróży, w której krajem docelowym jest Belgia. Wyjazd z Belgii rozpoczyna drugi etap podróży zagranicznej, a krajem docelowym jest Hiszpania. Etap ten kończy się wraz z wjazdem pracownika na terytorium Polski. Wyliczenie należności z tytułu diet będzie więc wyglądało następująco:


Etap 1:
od 30 kwietnia godz. 1.00 do 3 maja godz. 19.00, czyli łącznie 90 godz. Pracownikowi przysługują więc 4 diety, które muszą być pomniejszone o zapewnione pełne wyżywienie. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 25% przewidzianej dla Belgii, czyli: 4 x (45 euro x 25%) = 45 euro.

Etap 2:
od 3 maja godz. 19.00 do 9 maja godz. 5.00 rano, czyli łącznie 130 godzin.

Pracownikowi za ten etap przysługują 5 i 1/2 diety według stawek obowiązujących dla Hiszpanii, 1/2 diety powinna być obniżona o 15% z tytułu śniadania, tj. 5 x 48 euro + 1/2 x 48 x 85% = 260,4 euro. Łącznie pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługują diety w wysokości: 45 euro + 260, 4 euro = 305,4 euro.

Zwrot kosztów

Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdów (np. bilety). Środek transportu wybiera pracodawca, jednak na wniosek pracownika podróż może odbyć się prywatnym samochodem osobowym. Zwrot kosztów takiego przejazdu należy obliczyć mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą stawkę zwrotu za 1 km (nie może być ona wyższa niż ta z rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

Podróż służbowa kierowcy po zmianach >>

Wysokość zwrotu kosztów za nocleg wynika z rachunku wystawionego przez hotel (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia) lub stanowi kwotę ryczałtu, co najmniej 25% ww. limitu. W aktach wewnętrznych ryczałt ten może być wyższy niż ten w rozporządzeniu.

WAŻNE!
W przeciwieństwie do diety limity na nocleg nie dotyczą wyłącznie docelowego państwa podróży, lecz państwa, w którym pracownik faktycznie nocuje.

Zwrot kosztów obejmuje również:

  • dojazdy do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
  • dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej,
  • koszty leczenia.

Waluta, składki i podatki

Co do zasady pracodawca przekazuje pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, najlepiej państwa docelowego lub w innej walucie powszechnie wymienialnej, np. w euro lub w dolarach. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotówkach. Z kolei pracownik może rozliczyć się w dowolnej walucie, byleby była ona wymienialna.

Diety i inne należności związane z podróżą służbową zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekraczają kwot wynikających z przepisów rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Należności te wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Święta i dni wolne od pracy w Polsce
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Dniami wolnymi od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy są:
    poniedziałki
    środy
    piątki
    niedziele
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Niedziela handlowa – czerwiec 2022
    Niedziela handlowa — czerwiec 2022 ma 4 niedziele. Czy 5 czerwca, 12 czerwca, 19 czerwca lub 26 czerwca to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?
    Boże Ciało 2022 - czy jest wolne od pracy?
    Czy Boże Ciało jest dniem wolnym od pracy? Kiedy wypada? Czy można wtedy załatwić sprawy urzędowe albo zrobić zakupy?
    Europejskie Dni Pracodawców 2022
    W dniach 16 – 20 maja 2022 r. odbywa się Europejski Tydzień Umiejętności Zawodowych, w ramach którego sieć Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia organizuje Europejskie Dni Pracodawców 2022.
    1/3 uchodźców zamierza zostać w Polsce przez co najmniej trzy lata
    – Około 30 proc. wszystkich uchodźców wstępnie deklaruje chęć pozostania w Polsce na najbliższe trzy lata. Niektórzy po prostu nie mają dokąd wracać – mówi Artem Zozulia, prezes zarządu Fundacji Ukraina. Podkreśla, że organizacje pozarządowe nie są w stanie dalej same dźwigać ciężaru, jaki wiąże się z pomocą ukraińskim uchodźcom. Potrzebne im są wsparcie i długofalowe plany działań pomocowych, m.in. w zakresie integracji w Polsce, rozpoczęciu pracy zarobkowej czy znalezieniu pomocy psychologicznej.
    KRUS - nowa obowiązująca stawka odsetek za zwłokę
    Ustalono nową stawkę odsetek za zwłokę. Ile wynosi?
    Więcej płatników składek i ubezpieczonych
    Pod koniec kwietnia 2022 r. zarejestrowanych w ZUS płatników składek było 2,8 mln, a ubezpieczonych - 16,1 mln, w tym cudzoziemców - 970 tys. Liczby te rosną z miesiąca na miesiąc i są znacznie wyższe niż przed wybuchem epidemii.
    Pracownice handlu w miejscowościach turystycznych alarmują: będziemy pracować ponad siły
    Pracownicy dyskontów pracujący nad morzem obawiają się nadchodzącego sezonu letniego. Do stowarzyszenia STOP Nieuczciwym Pracodawcom trafia duża ilość wiadomości, że ruch rośnie z dnia na dzień, a pracowników zamiast przybywać… ubywa.
    Barometr Ofert Pracy spadł o 5 pkt.
    Barometr Ofert Pracy spadł do 413,5 pkt. w kwietniu z 418,5 pkt. w marcu br. Napięcie geopolityczne, a także inflacja negatywnie wpłyną na zapotrzebowanie na pracę.
    Zniesienie stanu epidemii a przepisy prawa pracy
    Zakończenie stanu epidemii w Polsce nie wprowadza zmian w przepisach prawa pracy - obowiązujący od poniedziałku stan zagrożenia epidemicznego podtrzymuje dotychczasowe regulacje dotyczące m.in. wykonywania pracy zdalnej, kierowania pracowników na zaległy urlop oraz na okresowe badania lekarskie.
    Zmiany w ścieżce awansu zawodowego nauczycieli
    Projekt nowelizacji Karty Nauczyciela zakłada likwidację stopni nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego. Po czterech latach pracy w szkole nauczyciel będzie mógł zdać egzamin na nauczyciela mianowanego. Zmiany mają obowiązywać od 1 września 2022 r.
    Do kogo właściwie mówisz?
    Z punktu widzenia sukcesu opowieści bardzo ważne jest to, aby dopasować ją do publiczności. Historia, która przypadnie do gustu grupie dwudziestoparolatków po kilku piwach, niekoniecznie spodoba się rekruterowi podczas rozmowy kwalifikacyjnej, klientowi podczas spotkania biznesowego czy twoim ultrakonserwatywnym teściom. Od czego zatem zacząć?
    Google pomoże zdobyć kompetencje cyfrowe młodym ludziom
    „Umiejętności Jutra” czy „Kompetencje Jutra” to programy, dzięki którym młodzi ludzie będą mogli zdobyć kompetencje cyfrowe i budować karierę w branży marketingu internetowego. Eksperci w tej dziedzini będą mogli liczyć nie tylko na pewne zatrudnienie, ale i niezwykle atrakcyjne zarobki.
    2022: zmiany w wynagrodzeniach i modyfikacje Polskiego Ładu
    Polski Ład nadal podlega zmianom — w lipcu 2022 pojawią się nowe. Jakie będą zmiany w wynagrodzeniach od lipca 2022?
    Praca pielęgniarek i położnych: kwalifikacje, ale także wrażliwość
    Praca pielęgniarek i położnych wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji, ale także wrażliwości, empatii, poświęcenia i umiejętności zrozumienia człowieka w jego cierpieniu – z okazji Międzynarodowego Dnia Pielęgniarki i Położnej przekazało PPOZ.
    Prawa pracowników firm objętych sankcjami
    Umieszczenie firmy wspierającej agresję Rosji na Ukrainę na liście sankcyjnej MSWiA oznacza dla jej pracowników w Polsce natychmiastowe odebranie źródła utrzymania. Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie do ministerstwa rodziny wyjaśnia, że przepisy powinny przewidywać ochronę ich praw.
    Efektywność pracowników wzrosła po pandemii
    Przed wprowadzeniem innowacji należy dobrze zastanowić się, które z nich będą najkorzystniejsze dla naszej firmy – mówiła Erin Meyer, profesor w INSEAD, międzynarodowej szkole biznesu, podczas kongresu Impact’22, który odbył się w dniach 11-12 maja w Poznaniu.
    Kij, czy marchewka? Prawne możliwości zmniejszania poziomu nieplanowanych absencji
    Kilkanaście lat temu w Stanach Zjednoczonych przeprowadzono badania, z których wynikało, że tylko jeden na pięć powodów nieplanowanej nieobecności pracownika to choroba. Pozostałe cztery to sprawy rodzinne, stres, powody osobiste i brak wyraźnej przyczyny. Można założyć, że mimo upływu czasu sytuacja w polskich zakładach pracy wygląda podobnie. Czy pracodawcy są w takim razie bezsilni?
    Ukraińcy powinni zgłosić w ZUS wyjazd z Polski
    Obywatele Ukrainy, którym ZUS wypłaci pieniądze z programów 500+ i rodzinnego kapitału opiekuńczego muszą poinformować Zakład o wyjeździe z Polski. Pobieranie pieniędzy pomimo utraty prawa do ich otrzymywania skutkować będzie koniecznością ich zwrotu wraz z odsetkami.
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych jest ogromna. Jakie predyspozycje są więc potrzebne do założenia firmy? Kto sprawdzi się jako lider, a kto jako szeregowy pracownik?
    Upadki z wysokości zmorą polskiego budownictwa
    40 proc. ofiar wypadków na placach budowy zginęło z powodu braku sprzętu ochronnego – powiedział zastępca Głównego Inspektora Pracy Jarosław Leśniewski.
    Zatrudnianie młodocianych podczas wakacji
    Wakacje to dla młodzieży czas wypoczynku. Są jednak tacy, którzy w tym okresie decydują się na podjęcie pracy. Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają zatrudnienie osoby młodocianej, jednak są pewne warunki. Jakie?
    Czy składki ZUS ulegają przedawnieniu?
    Co się stanie, jeśli składki ZUS nie zostaną opłacone w terminie lub należytej wysokości? Czy nastąpi ich przedawnienie?
    W 2023 roku płaca minimalna będzie waloryzowana dwukrotnie
    Rozmowy w Radzie Dialogu Społecznego dotyczące wysokości płacy minimalnej dotyczą inflacji i rosnących oczekiwań społecznych związanych ze spadkiem wartości wynagrodzeń.
    Ustawa o dostępności produktów i usług - prace
    Trwają prace nad ustawą o dostępności niektórych produktów i usług, wdrażającą w Polsce unijną dyrektywę o dostępności (EAA).
    Przyznanie farmaceutom ochrony prawnej podczas pracy w aptece?
    W środowej debacie kluby poparły projekt nowelizacji ustawy przewidujący, że farmaceuta i technik farmaceutyczny podczas wykonywania czynności zawodowych w aptece lub punkcie aptecznym korzystają z ochrony przewidzianej dla funkcjonariusza publicznego.