Jak rozliczyć delegację krajową

Rozliczenie delegacji krajowej

Wysokość oraz warunki zwrotu kosztów delegacji krajowej pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. Dla pozostałych pracowników wysokość należności określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, a jeżeli takie nie obowiązują - w umowie o pracę.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej dla pracowników sfery budżetowej.

Zwrot kosztów

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określa wysokości należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, stosowane będą stawki wymienione w tym rozporządzeniu.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, diety oraz zwrot kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej czy innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej pracownik musi otrzymać kwotę odpowiadającą dodatkowym wydatkom, które poniósł w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej w wyższej wysokości niż ustalona w rozporządzeniu, układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli poniesienie wyższych kosztów byłoby niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego. Pracodawcę obciążają bowiem niezbędne koszty, które wynikają z wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.

Należności z tytułu diet

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wynosi ona 30 zł na dobę podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania zleconego przez pracodawcę. Czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej.

Zasady obliczania są następujące:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   1. od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
   2. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   1. do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
   2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.