Jak rozliczyć delegację krajową

• Rozliczenie delegacji krajowej
• Zwrot kosztów
• Należności z tytułu diet
• Środki transportu
• Ryczałt za nocleg

Rozliczenie delegacji krajowej

Wysokość oraz warunki zwrotu kosztów delegacji krajowej pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. Dla pozostałych pracowników wysokość należności określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, a jeżeli takie nie obowiązują - w umowie o pracę.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej dla pracowników sfery budżetowej.

Zwrot kosztów

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określa wysokości należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, stosowane będą stawki wymienione w tym rozporządzeniu.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, diety oraz zwrot kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej czy innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej pracownik musi otrzymać kwotę odpowiadającą dodatkowym wydatkom, które poniósł w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej w wyższej wysokości niż ustalona w rozporządzeniu, układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli poniesienie wyższych kosztów byłoby niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego. Pracodawcę obciążają bowiem niezbędne koszty, które wynikają z wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.

Należności z tytułu diet

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wynosi ona 30 zł na dobę podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania zleconego przez pracodawcę. Czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej.

Zasady obliczania są następujące:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   1. od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
   2. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   1. do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
   2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu; przebywa w podróży służbowej co najmniej dziesięć dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego miejsca pobytu (dieta nie przysługuje za pobyt w miejscu stałego lub czasowego pobytu) lub ma zapewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie.

Środki transportu

Każdemu zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów poniesionych na przejazd do miejsca wykonywania zadań służbowych.

Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Przysługuje mu wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Maksymalne stawki za 1 km przebiegu wynoszą obecnie:

• 0,5214 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3,
• 0,8358 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3,
• 0,2302 zł - dla motocykla,
• 0,1382 zł - dla motoroweru.

W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca powinien szczegółowo określić rodzaj pojazdu, którym będzie poruszał się pracownik (samochód, motocykl, motorower), markę i typ pojazdu, a w przypadku samochodu także pojemność silnika oraz numer rejestracyjny pojazdu. Natomiast delegowany powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na podstawie wskazań licznika pojazdu. Może być ona wpisana do druku delegacji lub stanowić odrębny dokument - jako załącznik do właściwego polecenia wyjazdu służbowego.

Ryczałt za nocleg

Podróż służbowa często trwa dłużej niż jeden dzień i pracownik musi w tym czasie nocować poza miejscem swojego zamieszkania. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych noclegów, ma prawo do zwrotu kosztów hotelu lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Aby zwrot mógł nastąpić, pracownik musi jednak przedłożyć pracodawcy rachunki dokumentujące poniesione koszty noclegów. Jeżeli zatrudniony nie złoży rachunku, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, pod warunkiem że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Od 1 marca 2013 r. ryczałt za nocleg wynosi 45,00 zł.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, jeżeli przejazd miał miejsce w nocy. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy pracownik wracał z delegacji w godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub korzystał z kuszetki. W takim przypadku zwrot obejmuje tylko cenę biletu wraz ze stosownymi opłatami.

Pracownikowi nie będzie także przysługiwał zwrot kosztów noclegów lub ryczałt za nocleg za czas przejazdu, jeżeli pracodawca uzna, że miał on możliwość powrotu każdego dnia do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

W przypadku delegacji trwających dłużej niż dziesięć dni pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

KRÓCEJ W DELEGACJI
Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową na okres 16 dni. Po wcześniejszym wykonaniu zadania pracownik wrócił po 13 dniach. Dieta przysługuje za okres faktycznego odbywania podróży służbowej, czyli za 13 dni. Gdyby jednak z powodów od siebie niezależnych pracownik wrócił po upływie 17 dni, dieta przysługiwałaby za 17 dni.

PODRÓŻ POCIĄGIEM
Pracownik przebywał w podróży służbowej od 10 sierpnia 2006 r. od godziny 10.15 do 24 sierpnia 2006 r. do godziny 13.40. Podróż odbywał pociągiem PKP, a na terenie miejscowości będącej celem podróży służbowej poruszał się tramwajem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie 36,80 zł, tj. 8 x 4,60 zł (24 sierpnia 2006 r. o godz. 10.16 rozpoczęła się ósma doba podróży). Gdyby jednak nie poruszał się żadnym środkiem komunikacji miejscowej, ryczałt na dojazdy by mu nie przysługiwał.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. 21, poz. 94 ze zm.)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)