Kategorie

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku. /Fot. Fotolia
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku dotyczą m.in. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokonuje się w tym czasie korekty odpisów na zfśs oraz podejmuje się decyzję o dalszym tworzeniu funduszu bądź rezygnacji z niego.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - obowiązki pracodawcy

Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu tworzyć fundusz, czy z niego zrezygnować.

1. Korekta odpisu na zfśs w 2015 r.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy).

Jeżeli po korekcie stanu zatrudnienia na rachunku zfśs powstanie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa brakującą kwotę na konto funduszu.

Polecamy Komplet: INFORLEX.PL Księgowość i Kadry + Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń + INFORorganizer - abonament 12 miesięcy

2. Kto musi utworzyć zfśs w 2015 r.

Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Czynnikiem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2015 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz ustalić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2015 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Liczba pracowników nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs.

Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe na zasadzie dobrowolności.

3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2015 r.

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu.

Jak przyznawać świadczenia z zfśs, by były wyłączone z podstawy wymiaru składek

Przyjmijmy, że 1 stycznia 2015 r. w firmie pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy 8,5 etatu:

● 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, zatem 10 : 40 = 0,25,

0,25 × 4 osoby = 1 etat,

● 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, zatem 20 : 40 = 0,5,

0,5 × 2 = 1 etat,

● 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, zatem 30 : 40 = 0,75,

0,75 × 4 = 3 etaty,

● 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, zatem 35 : 40 = 0,875,

0,875 × 4 = 3,5 etatu.

Po przeliczeniu: 1 + 1 + 3 + 3,5 = 8,5 etatu.

W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, ponieważ osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2015 r. firma będzie zatrudniać następujące osoby:

  • na podstawie umowy o pracę – 22 osoby, w tym: 18 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4 etatu,
  • 2 zleceniobiorców,
  • 1 chałupnika.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli:

2 × 0,5 etatu = 1 etat,

2 × 0,25 etatu = 0,5 etatu,

Razem 1,5 etatu.

Po dodaniu 18 pełnych etatów otrzymujemy 19,5 etatu. W wyliczeniach nie uwzględniamy zleceniobiorców i chałupnika. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2015 r.

Korekta odpisu na zfśs w trakcie roku

4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

Reklama

Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak tego zrobić samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania konieczne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

Firma handlowa „Miś” na 1 stycznia 2015 r. będzie zatrudniała 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw jednak musi otrzymać zgodę (do celów dowodowych najlepiej na piśmie) reprezentanta pracowników (w firmie nie działa organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzenia zfśs.

Reklama

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach.

Natomiast firmy zatrudniające na 1 stycznia 2015 r. mniej niż 20 pracowników, niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z zatrudnionymi. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2015 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie przez radiowęzeł, na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją.

Rozliczenie zwrotu nienależnego świadczenia z ZFŚS

Istnieją rozbieżności co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem. Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Zatem, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?