REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku. /Fot. Fotolia
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku dotyczą m.in. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokonuje się w tym czasie korekty odpisów na zfśs oraz podejmuje się decyzję o dalszym tworzeniu funduszu bądź rezygnacji z niego.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - obowiązki pracodawcy

Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu tworzyć fundusz, czy z niego zrezygnować.

REKLAMA

1. Korekta odpisu na zfśs w 2015 r.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy).

Jeżeli po korekcie stanu zatrudnienia na rachunku zfśs powstanie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa brakującą kwotę na konto funduszu.

Polecamy Komplet: INFORLEX.PL Księgowość i Kadry + Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń + INFORorganizer - abonament 12 miesięcy

2. Kto musi utworzyć zfśs w 2015 r.

Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Czynnikiem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2015 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz ustalić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2015 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Porozmawiaj o tym na FORUM

Liczba pracowników nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs.

Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe na zasadzie dobrowolności.

3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2015 r.

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu.

Jak przyznawać świadczenia z zfśs, by były wyłączone z podstawy wymiaru składek

Przyjmijmy, że 1 stycznia 2015 r. w firmie pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy 8,5 etatu:

● 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, zatem 10 : 40 = 0,25,

0,25 × 4 osoby = 1 etat,

● 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, zatem 20 : 40 = 0,5,

0,5 × 2 = 1 etat,

● 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, zatem 30 : 40 = 0,75,

0,75 × 4 = 3 etaty,

● 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, zatem 35 : 40 = 0,875,

0,875 × 4 = 3,5 etatu.

Po przeliczeniu: 1 + 1 + 3 + 3,5 = 8,5 etatu.

W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, ponieważ osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2015 r. firma będzie zatrudniać następujące osoby:

  • na podstawie umowy o pracę – 22 osoby, w tym: 18 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4 etatu,
  • 2 zleceniobiorców,
  • 1 chałupnika.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli:

2 × 0,5 etatu = 1 etat,

2 × 0,25 etatu = 0,5 etatu,

Razem 1,5 etatu.

Po dodaniu 18 pełnych etatów otrzymujemy 19,5 etatu. W wyliczeniach nie uwzględniamy zleceniobiorców i chałupnika. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2015 r.

Korekta odpisu na zfśs w trakcie roku

4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

REKLAMA

Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak tego zrobić samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania konieczne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

Firma handlowa „Miś” na 1 stycznia 2015 r. będzie zatrudniała 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw jednak musi otrzymać zgodę (do celów dowodowych najlepiej na piśmie) reprezentanta pracowników (w firmie nie działa organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzenia zfśs.

REKLAMA

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach.

Natomiast firmy zatrudniające na 1 stycznia 2015 r. mniej niż 20 pracowników, niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z zatrudnionymi. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2015 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie przez radiowęzeł, na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją.

Rozliczenie zwrotu nienależnego świadczenia z ZFŚS

Istnieją rozbieżności co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem. Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Zatem, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA