Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - obowiązki pracodawcy

Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu tworzyć fundusz, czy z niego zrezygnować.

1. Korekta odpisu na zfśs w 2015 r.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy).

Jeżeli po korekcie stanu zatrudnienia na rachunku zfśs powstanie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa brakującą kwotę na konto funduszu.

Polecamy Komplet: INFORLEX.PL Księgowość i Kadry + Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń + INFORorganizer - abonament 12 miesięcy

2. Kto musi utworzyć zfśs w 2015 r.

Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Czynnikiem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2015 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz ustalić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2015 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Liczba pracowników nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs.

Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe na zasadzie dobrowolności.

3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2015 r.

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu.

Jak przyznawać świadczenia z zfśs, by były wyłączone z podstawy wymiaru składek

Przyjmijmy, że 1 stycznia 2015 r. w firmie pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy 8,5 etatu:

● 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, zatem 10 : 40 = 0,25,

0,25 × 4 osoby = 1 etat,

● 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, zatem 20 : 40 = 0,5,

0,5 × 2 = 1 etat,

● 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, zatem 30 : 40 = 0,75,

0,75 × 4 = 3 etaty,

● 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, zatem 35 : 40 = 0,875,

0,875 × 4 = 3,5 etatu.

Po przeliczeniu: 1 + 1 + 3 + 3,5 = 8,5 etatu.

W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, ponieważ osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2015 r. firma będzie zatrudniać następujące osoby:

• na podstawie umowy o pracę – 22 osoby, w tym: 18 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4 etatu,
• 2 zleceniobiorców,
• 1 chałupnika.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli:

2 × 0,5 etatu = 1 etat,

2 × 0,25 etatu = 0,5 etatu,

Razem 1,5 etatu.

Po dodaniu 18 pełnych etatów otrzymujemy 19,5 etatu. W wyliczeniach nie uwzględniamy zleceniobiorców i chałupnika. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2015 r.

Korekta odpisu na zfśs w trakcie roku

4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak tego zrobić samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania konieczne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

Firma handlowa „Miś” na 1 stycznia 2015 r. będzie zatrudniała 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw jednak musi otrzymać zgodę (do celów dowodowych najlepiej na piśmie) reprezentanta pracowników (w firmie nie działa organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzenia zfśs.

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2015 r. co najmniej 20 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach.

Natomiast firmy zatrudniające na 1 stycznia 2015 r. mniej niż 20 pracowników, niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z zatrudnionymi. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2015 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie przez radiowęzeł, na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją.

Rozliczenie zwrotu nienależnego świadczenia z ZFŚS

Istnieją rozbieżności co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem. Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Zatem, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 10–12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1198
• § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – Dz.U. Nr 43, poz. 349

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>