E-zwolnienia lekarskie 2016 - jak założyć profil informacyjny

W dniu 30 lipca 2015 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona Ustawa za dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw.

Nowelizacja ustawy, która wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadza istotne zmiany w kwestii wydawania zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA, potocznie nazywanych L-4.

W związku z nieustającymi zmianami w celu elektronizacji naszego życia, również wystawianie zwolnień lekarskich ma się odbywać za pośrednictwem systemu informatycznego.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Elektroniczne zwolnienia lekarskie

Zgodnie z nowelizacją wspomnianej ustawy od 1 stycznia 2016 r. zaczną obowiązywać e-zwolnienia czyli zwolnienia lekarskie wydawane w formie elektronicznej. Dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny a także pobyt w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne będą zarówno zaświadczenia lekarskie jak i wydruki zaświadczenia elektronicznego.

Profil zaufany ePUAP

Lekarz uprawniony do wydawania zaświadczeń lekarskich będzie wystawiał ten dokument w formie dokumentu elektronicznego, którego uwierzytelnienie odbywać się będzie poprzez użycie kwalifikowanego certyfikatu lub Profilu Zaufanego ePUAP. Zwolnienie lekarskie nie będzie zawierać tylko informacji o numerze statystycznym choroby.

Profil Zaufany to darmowy podpis elektroniczny, który umożliwia obywatelom kontakt z administracją publiczną za pośrednictwem urządzeń elektronicznych przy użyciu Internetu.

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) jest platformą, która umożliwia załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Aby skorzystać z możliwości, które daje ta platforma niezbędny jest bezpłatny Profil Zaufany lub płatny kwalifikowany certyfikat.

Wystawianie zwolnień będzie odbywać się przy użyciu portalu internetowego pue.zus.pl bezpłatnie udostępnionego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Platforma Usług Elektronicznych (PUE) to ogólna nazwa platformy, która udostępnia klientom Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czyli ubezpieczonym, świadczeniobiorcom, płatnikom składek możliwość składania i wysyłania dokumentów drogą elektroniczną.

Utworzenie profilu na stronie pue.zus.pl umożliwi dostęp do e-zwolnień.

Osoba wystawiająca zwolnienie lekarskie będzie musiała przekazać je do skrzynki podawczej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie 3 dni od daty wystawienia tego zaświadczenia. Następnie ZUS udostępni e-zwolenienie płatnikowi na jego profilu informacyjnym.

Udostępnienie e-zwolnienia powinno nastąpić nie później niż w dniu następującym po umieszczeniu go w systemie przez osobę wystawiającą ten e-dokument.

Procedura utworzenia profilu informacyjnego

Aby mieć dostęp do e-zwolnień pracowników, należy do końca 2015 r. założyć profil na PUE.

W tym celu należy zarejestrować się na stronie: pue.zus.pl i potwierdzić go Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym certyfikatem.

W razie braku Profilu Zaufanego, należy zarejestrować się na stronie: https://epuap.gov.pl/wps/portal/rejestracja-konta i złożyć wniosek o potwierdzenie Profilu Zaufanego, a następnie w ciągu 7 dni od dnia rejestracji udać się do najbliższego Urzędu w celu potwierdzenia tożsamości.

Podpis kwalifikowany to elektroniczny podpis, który jest równoważny z własnoręcznym podpisem, a wydawany przez centra certyfikacji.

Jeśli pracowników rozlicza biuro rachunkowe, to aby uzyskać dostęp do e-zwolnień, biuro musi założyć swój własny profil na pue.zus.pl i złożyć udzielone przez pracodawcę pełnomocnictwo w zakresie uprawnienia do wszelkich czynności przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Pełnomocnictwo można złożyć na formularzu ZUS-PEL, dostępnym na stronie pue.zus.pl w zakładce wzory dokumentów/pozostałe.

Ponadto pracownicy działów kadrowo-płacowych oraz wszelkie osoby współpracujące z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych muszą otrzymać od pracodawcy upoważnienie do dokonywania wszelkich czynności przed ZUS aby logując się poprzez profil informacyjny uzyskać dostęp do e-zwolnień.

Zgodnie z komunikatem ZUS, jeśli do końca 2015 r. płatnik nie założy profilu na platformie pue.zus.pl, to nie będzie miał dostępu do e-zwolnień, co w konsekwencji spowoduje, że pracownik będzie musiał dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w formie papierowej.

W tym przypadku konieczne będzie poinformowanie na piśmie pracowników o obowiązku dostarczenia od 1 stycznia 2016 r. zwolnienia lekarskiego w formie papierowej, np. w postaci wydruku e-zwolnienia.

Z obowiązku tworzenia profilu informacyjnego będą tylko płatnicy zatrudniający do 5 osób.

Płatnik (pracodawca) będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o utworzeniu profilu informacyjnego i ustaniu obowiązku dostarczania wydruków zwolnień.

Zwolnienia lekarskie ZUS ZLA będą obowiązywały do końca 2017 r. Pracodawca/płatnik składek będzie zobowiązany przyjąć od pracownika zwolnienie lekarskie w formie papierowej i tak jak do tej pory, sprawdzić czy zwolnienie dotarło w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania przez pracownika. Pracodawca wypłaci zasiłek, jeśli jest uprawniony do wypłaty zasiłków albo niezwłocznie przekaże zwolnienie do ZUS, jeśli nie jest płatnikiem zasiłków.

Dołącz do nas na Facebooku!

Korzyści

Dużą korzyścią z punkt widzenia pracodawcy będzie zwolnienie z obowiązku przekazywania zwolnienia lekarskiego do ZUS, także wtedy gdy to ZUS jest płatnikiem zasiłków.

E-zwolnienie trafi bowiem do ZUS automatycznie.

Ponadto pracodawca, który będzie dysponował profilem na PUE, otrzyma wiadomość o tym, że pracownikowi wystawiono e-zwolnienie, dzięki czemu w czasie rzeczywistym będzie wiedział o przyczynie nieobecności pracownika w pracy.

Ponadto e-zwolnienie stanowić będzie podstawę do naliczenia świadczeń.

Szybki przepływ informacji w tym zakresie umożliwi równie szybką kontrolę poprawności wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracowników.

Z korzyścią dla pracowników, nie będzie konieczności dostarczenia zwolnienia lekarskiego w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, a w konsekwencji konieczności obniżania zasiłku chorobowego przez płatnika, jeśli zwolnienie zostanie dostarczone po terminie.

W obowiązującym stanie prawnym, płatnik składek powinien obniżyć wysokość zasiłku o 25% za każdy dzień orzeczonej niezdolności do pracy licząc od 8 dnia niezdolności do pracy do czasu dostarczenia zwolnienia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.

Płatnicy składek będący użytkownikiem PUE, mogą korzystać z aplikacji ePłatnik, sprawdzić informacje o osobach zgłoszonych do ubezpieczeń, mogą przekazywać np. druki ZUS Z-3 w formie elektronicznej.

Ubezpieczeni mogą sprawdzić stan konta ubezpieczeniowego, informacje o ubezpieczeniach, do których zostali zgłoszeni i składkach, które zostały opłacone przez płatnika lub skorzystać z kalkulatora emerytalnego, który obliczy prognozowaną emeryturę.

Świadczeniobiorcy mogą uzyskać informacje o przyznanych i wypłacanych świadczeniach.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2015.1066)

- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U.2014.159 j.t.)

- Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.2013.262 j.t.)