Nowy pracodawca - termin na wdrożenie PPK

Nowy pracodawca - indywidualne terminy na wdrożenie PPK

Jeśli przedsiębiorca zatrudnił pierwszych pracowników w 2021 r., to nie zawiera umowy o zarządzanie PPK do 23 kwietnia br. W takim przypadku oblicza swoje własne terminy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Terminy - do kiedy trwa IV etap wdrażania PPK?

Od 1 stycznia br. ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. D.U. z 2020 r. poz. 1342), dalej „ustawa o PPK”, objęła pracodawców z tzw. IV, ostatniego etapu wdrożenia tego programu. Należą do niego pracodawcy z sektora prywatnego, którzy według stanu na 31 grudnia 2019 r. zatrudniali mniej niż 20 osób zatrudnionych, a także jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia).

Uruchomienie programu PPK wymaga zawarcia przez pracodawcę dwóch umów z instytucją finansową: umowy o zarządzanie PPK, a następnie – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych – umowy o prowadzenie PPK. Należący do IV etapu wdrożenia PPK pracodawcy z sektora prywatnego mają czas na zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 23 kwietnia 2021 r., a umowy o prowadzenie PPK do 10 maja 2021 r. Natomiast jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK do 26 marca 2021 r., a umowę o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021 r. Tak wynika z art. 134 i art. 137 ustawy o PPK.

Terminy wynikające z przepisów ogólnych

Podmiot, który uzyskał status „podmiotu zatrudniającego” w rozumieniu ustawy o PPK dopiero w 2021 r., nie należy jednak do IV etapu wdrożenia PPK i nie uruchamia tego programu w terminach ustalonych w przepisach przejściowych (art. 134 i art. 137 ustawy o PPK), ale w terminach wynikających z przepisów ogólnych, czyli art. 8 ust. 1 i art. 16 ustawy o PPK.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że status podmiotu zatrudniającego ma nie tylko pracodawca, ale także np. zleceniodawca, jeżeli osoba zatrudniona przez niego na podstawie umowy zlecenia podlega z tytułu tego zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. To, czy dany podmiot jest „podmiotem zatrudniającym”, w rozumieniu ustawy o PPK oraz kim są jego „osoby zatrudnione”, mogące stać się uczestnikami PPK, należy ustalić zgodnie z definicjami zawartymi w art. 2 ust. 1 pkt 18 i pkt 21 ustawy o PPK.

Data zatrudnienia pierwszego pracownika - ważne!

W przypadku podmiotu zatrudniającego, który wdraża PPK w terminach wynikających z przepisów ogólnych, ważna jest data zatrudnienia pierwszej osoby zatrudnionej. Umowę o prowadzenie PPK, w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, trzeba bowiem zawrzeć nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął okres 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia tej osoby. Natomiast umowę o zarządzanie PPK należy zawrzeć nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pierwszej osoby zatrudnionej. Gdyby zatem np. przedsiębiorca zatrudnił pierwszych pracowników (i w związku z tym uzyskał status podmiotu zatrudniającego) 1 marca br., to miałby czas na zawarcie umowy o prowadzenie PPK do 10 czerwca br., a umowy o zarządzanie PPK do 26 maja br. 

Należy jednak zwrócić uwagę, że do wymaganych 90 dni zatrudnienia wlicza się także okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, przy czym chodzi tu nie tylko o okresy zatrudnienia, które miały miejsce u obecnego pracodawcy, ale także o okresy zatrudnienia u innych pracodawców, jeżeli - z mocy odrębnych przepisów - obecny pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę danej osoby. Taka sytuacja ma miejsce np. w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zgodnie z art. 23[1] kodeksu pracy. Gdyby więc np. przedsiębiorca zatrudnił pierwszych pracowników dopiero 1 maja br., ale byli to pracownicy przejęci przez niego od poprzedniego pracodawcy w trybie art. 23[1] kodeksu pracy, w związku z czym już w momencie zatrudnienia u nowego pracodawcy mieliby 3-miesięczny (90-dniowy) okres zatrudnienia, to ten przedsiębiorca także musiałby zawrzeć umowę o prowadzenie PPK do 10 czerwca br., a umowę o zarządzanie PPK do 26 maja br.

PPE zamiast PPK

Podmiot zatrudniający, należący do jednego z czterech etapów wdrożenia PPK, o których mowa w art. 134 ustawy o PPK, jest uprawniony do nieuruchamiania tego programu, jeżeli w dniu objęcia go ustawą o PPK (czyli np. w przypadku podmiotu z IV etapu wdrożenia PPK – 1 stycznia br.) prowadził pracowniczy program emerytalny (PPE), w którym uczestniczyło co najmniej 25% osób zatrudnionych w tym podmiocie oraz naliczał i odprowadzał składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia. Takie uprawnienie wynika z art. 133 ustawy o PPK. Nie może jednak skorzystać z niego podmiot zatrudniający, który uzyskał ten status dopiero 2021 roku i w związku z tym wdraża program PPK w terminach wynikających z przepisów ogólnych, a nie przejściowych.

Taki podmiot może ew. skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 13 ust. 2 ustawy o PPK. Zgodnie z tym przepisem podmiot zatrudniający, który zawarł umowę o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK, a następnie utworzył PPE i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, może - w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie - nie finansować, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE został zarejestrowany przez organ nadzoru (KNF), wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE. Z rozwiązania tego nie można jednak skorzystać w przypadku, gdy w danym podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, gdyż skorzystanie z niego wymaga porozumienia z tą organizacją.

Uprawnienia mikroprzedsiębiorcy 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK ustawy tej nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, ale tylko, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły mu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W takiej sytuacji mikroprzedsiębiorca nie ma obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK.

Jeśli jednak np. później jedna z osób zatrudnionych zmieni zdanie i złoży mikroprzedsiębiorcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, mikroprzedsiębiorca będzie miał obowiązek utworzyć PPK. Przy ustalaniu terminów na wdrożenie PPK, odpowiednie zastosowanie ma wówczas art. 8 ust. 1 ustawy o PPK. Gdyby zatem np. mikroprzedsiębiorca 1 kwietnia br. zatrudnił pierwszego pracownika (i w związku z tym uzyskał status podmiotu zatrudniającego), ale ten pracownik złożył mu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PKK, to mikroprzedsiębiorca nie miałby obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Gdyby jednak jego pracownik zmienił później zdanie i np. 1 czerwca br. złożył mu wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, to mikroprzedsiębiorca będzie miał obowiązek zawrzeć dla tego pracownika umowę o prowadzenie PPK do 10 września br., a umowę o zarządzanie PPK do 27 sierpnia br.

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.