Jak wystawić świadectwo pracy do 30 czerwca 2017 r.

Jeżeli w dniu wejścia w życie nowych przepisów (czyli w dniu 01.01.2017) nie upłynął jeszcze okres 24 miesięcy, po upływie którego pracodawca obowiązany byłby wydać „zbiorcze” świadectwo pracy według starych przepisów, pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy za zakończone w dacie 01.01.2017 okresy zatrudnienia, za które nie wydano świadectwa pracy:

- z własnej inicjatywy - w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji;

- na wniosek pracownika – przed upływem powyższego terminu, w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Przed nowelizacją

21.03.2011 weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy z 05.01.2011, która wprowadziła zupełnie nowe zasady wydawania świadectw pracy. Pracodawca był zobowiązany do niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, chyba że pracownik pozostawał w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy. W przypadku kontynuowanego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonywania określonej pracy (uwaga! nie funkcjonuje już pojęcie umowy na czas wykonywania określonej pracy) pracodawca był zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, oczywiście za zakończone okresy zatrudnienia, które trwały na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.

Świadectwo pracy w takim przypadku należało wydać w dniu upływu 24 miesięcy od daty zawarcia pierwszej ze wspomnianych umów okresowych, jednak jeśli termin rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę nawiązanej przed upływem tego terminu 24 miesięcy przypadał po upływie tego terminu, świadectwo pracy należało wydać w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Zapraszamy na webinarium: Zasady wystawiania świadectw pracy do 30 czerwca 2017 r. Po tej dacie możliwa kara grzywny.

Pracownik był zatrudniony na podstawie dwóch umów zawartych na czas określony, pierwszej od 01.01.2014 do 31.05.2015 , drugiej od 01.06.2015 do 30.11.2015. W dniu 30.11.2015 nastąpiło definitywne rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem w związku z czym pracodawca był zobowiązany wystawić świadectwo pracy po rozwiązaniu drugiej umowy na czas określony, mimo że łącznie obie umowy terminowe nie trwały 24 miesięcy. W świadectwie pracy należało wskazać oba okresy zatrudnienia.

Pracownik był zatrudniony na podstawie trzech umów okresowych: umowy na okres próbny od 01.01.2013 do 31.03.2013 oraz umów na czas określony: od 01.04.2013 do 31.12.2013 i od 01.01.2014 do 31.10.2014. Od 01.11.2014 strony nawiązały stosunek pracy na podstawie umowy na czas nieokreślony. Pracodawca po zakończeniu drugiej umowy na czas określony zobowiązany był do wydania świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia na podstawie wszystkich umów terminowych (mimo że trwały one krócej niż 24 miesiące). W świadectwie tym pracodawca był zobowiązany wykazać odrębnie trzy okresy zatrudnienia: od 01.01.2013 do 31.03.2013, od 01.04.2013 do 31.12.2013 i od 01.01.2014 do 31.10.2014.

Pracownik oczywiście w każdym momencie mógł żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w przepisie lub wydania świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów. Pracodawca był zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie.

Nowelizacja przepisów

Od 01.01.2017, zgodnie z nowelizacją ustawy Kodeks pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę chyba, że zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę w terminie 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej z nich.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

W art. 22 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców możemy odnaleźć przepisy przejściowe, które nakazują pracodawcy wydanie niewydanych do tej pory świadectw pracy do 30.06.2017.

Konieczność wydania świadectw pracy do końca czerwca 2017 dotyczy jedynie umów zawartych i rozwiązanych w czasie trwania przepisów w poprzednim stanie prawnym.

Obowiązek wydania świadectwa pracy do 30.06.2017 dotyczy umów terminowych, czyli umów zawartych na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy, które były zawarte od dnia 21.03.2011. a zostały zakończone w okresie do 31.12.2016.

Przepisy przejściowe w 2011 r.

W związku z koniecznością wydania do 30.06.2017 niewydanych do tej pory świadectw pracy za umowy terminowe, pojawiły się pytania natury praktycznej i jednocześnie duże obawy pracodawców, w kwestii historycznego zbadania wydania pracownikom świadectw pracy za zakończone okresy zatrudnienia.

Aby udzielić odpowiedzi na pytanie do którego roku należy cofnąć się w dokumentacji pracowniczej aby stwierdzić czy wydano pracownikom świadectwa pracy warto przyjrzeć się przepisom przejściowym obejmującym swoim zakresem umowy trwające w dniu wejścia tamtejszych przepisów, tj. w dniu 21.03.2011.

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 05.01.2011 o zmianie ustawy - Kodeks pracy pracodawca był zobowiązany wydać świadectwo pracy zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami (czyli świadectwo pracy było wydawane w momencie definitywnego rozstania się z pracownikiem lub w przypadku złożenia przez pracownika prośby o wydanie świadectwa pracy za zakończony okres zatrudnienia) jeżeli w dniu wejścia w życie nowej ustawy trwała kolejna umowa terminowa, czyli np. umowa zawarta na czas określony po uprzednio zawartej umowie na okres próbny, lub druga umowa zawarta na czas określony. Ponadto przepisy przejściowe wyraźnie wskazywały na obowiązek stosowania nowych przepisów w stosunku do umów terminowych zawartych włącznie od dnia wejścia w życie nowych przepisów, czyli od 21.03.2011. Niestety przepisy przejściowe nie informowały w jaki sposób postąpić w przypadku gdy w dniu wejścia w życie nowej ustawy trwała pierwsza umowa terminowa zawarta z pracownikiem – w praktyce uznaje się, że należało stosować przepisy obowiązuje sprzed nowelizacji.

Wielu praktyków prawa pracy ma ogromne trudności z ustaleniem, za które umowy terminowe powinni wystawić świadectwa pracy dlatego najlepiej przedstawić to na przykładach.

Umowa o pracę zawarta na okres próbny od 01.04.2010 do 30.06.2010, następnie: czas określony od 01.07.2010 do 30.06.2011, następnie umowa na czas określony od 01.07.2011 do 30.06.2015, i od 01.07.2015 – umowa o pracę zawarta czas nieokreślony. Pytanie brzmi: za którą umowę należy wystawić świadectwo pracy?

W przytoczonym przykładzie nie ma konieczności wydania świadectwa pracy za okres umowy zawartej na okres próbny, ponieważ była zawarta w czasie obowiązywania przepisów sprzed 21.03.2011, które to nakazywały wydanie świadectwa pracy pracownikowi w momencie definitywnego rozstania z pracownikiem lub na jego wniosek.

Pracodawca może ale nie musi uwzględniać w zbiorczym świadectwie pracy okresu zatrudnienia na podstawie umowy zawartej na czas próbny od 01.04.2010 do 30.06.2010. Mimo braku obowiązku wystawienia świadectwa pracy za czas trwania umowy zawartej na okres próbny, pracodawca dla celów porządkowych może uwzględnić ten okres zatrudnienia w wydawanym do 30.06.2017 świadectwie pracy.

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy za obie umowy zawarte na czas określony. Pierwsza umowa zawarta na czas określony trwała w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. w dniu 21.03.2011 i była kolejną umową terminową zawartą z tym pracownikiem – a zatem obowiązywały ją już nowe zasady, które nakazywały pracodawcy wydanie pracownikowi świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. Oczywiście świadectwo pracy powinno było być wydane pracownikowi w 2013 roku, jednak jeśli takie świadectwo pracy nie zostało wydane, to jest na to czas do 30.06.2017. Ponadto w świadectwie pracy należy wykazać również drugą umowę zawartą na czas określony, jeśli nie wydano za nią świadectwa pracy.

W treści świadectwa pracy oba okresy powinny być wykazane w następujący sposób:

Pracownik był zatrudniony od 01.07.2010 do 30.06.2011 – umowa na czas określony

                                          od 01.07.2011 do 30.06.2015 – umowa na czas określony

We wskazanym przypadku pracodawca może wydać pracownikowi oddzielne świadectwa pracy, odrębnie za każdą zakończoną umowę o pracę zawartą na czas określony, jednak ustawodawca przewidział możliwość wydania tzw. zbiorczego świadectwa pracy, jednego świadectwa pracy w którym wykazane zostaną wszystkie okresy zakończonego zatrudnienia, co z praktycznego punktu widzenia wydaje się być mniej czasochłonne i bardziej korzystne dla osób zajmujących się przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Umowa o pracę została zawarta na czas określony od 21.04.2008 do 20.07.2011 a od 21.07.2011 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca nie jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa pracy do 30.06.2017 za czas umowy okresowej ponieważ umowa ta była pierwszą umową terminową zawartą z pracownikiem i trwała w dniu wejścia w życie przepisów z dnia 21.03.2011. Pracodawca będzie zobowiązany o wydania świadectwa pracy za czas zatrudnienia na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony dopiero w momencie definitywnego rozstania z pracownikiem.

Pracownica została zatrudniona na podstawie umowy na okres próbny od 01.01.2014 do 31.03.2014. Następnie z pracownikiem zawarto umowę na czas określony od 01.04.2014 do 31.12.2014 i kolejną umowę okresową od 01.01.2015 do 31.12.2015 a od 01.01.2016 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy za niewydane okresy zatrudnienia od 01.01.2014 do 31.12.2015. Umowa zawarta na czas nieokreślony trwa, zatem świadectwo pracy za okres od 01.01.2016 będzie należało wydać dopiero w przypadku definitywnego rozstania z pracownikiem.

W dniu 31.12.2016 pracownikowi zakończyła się umowa na okres próbny. Od 01.01.2017 z pracownikiem została zawarta umowa na czas określony na okres roku. Czy pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres trwania umowy na okres próbny?

Pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres trwania umowy na okres próbny do 30.06.2017. Zgodnie z przepisami przejściowymi, jeżeli w dniu wejścia w życie ustawy, tj. 01.01.2017 nie upłynął termin na wydanie świadectwa pracy zgodnie z art. 97 § 1(1) ustawy Kodeks pracy w brzmieniu dotychczasowym, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Świadectwo pracy za czas trwania umowy okresowej zawartej od 01.01.2017 będzie należało wydać na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów, czyli w przypadku definitywnego rozstania z pracownikiem lub jeśli zatrudnienie będzie kontynuowane – na wniosek pracownika.

Z pracownikiem zawarto umowę na czas określony od 01.11.2016 do 31.03.2017. Od 01.04.2017 kontynuowano zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy zawartej na czas określony. Nie ma konieczności wydawania pracownikowi świadectwa pracy za czas pierwszej umowy okresowej, ponieważ umowa ta trwała w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 01.01.2017 zatem w kwestii wydawania świadectwa pracy należy stosować znowelizowane przepisy ustawy.

Pracownik jest zatrudniony od 24.12.2012. Pierwsza umowa była zawarta na czas określony od 24.12.2012 do 31.12.2014  (po tej umowie wystawiono świadectwo pracy po 24 miesiącach zatrudnienia na umowach terminowych), druga umowa została zawarta na czas określony od 01.01.2015 do 31.12.2016 a następnie od 01.01.2017 zawarto z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracownikowi należy wydać świadectwo pracy za okres od 01.01.2015 d 31.12.2016, ponieważ w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 01.01.2017 nie upłynął jeszcze termin do wydania świadectwa pracy na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących, zatem pracodawca ma obowiązek wydać świadectwa pracy za wszystkie zakończone na dzień 01.01.2017 okresy zatrudnienia, za które pracownik takich świadectw nie dostał. Na wykonanie tego obowiązku ma czas do 30.06.2017.

Wykazywanie urlopu wypoczynkowego w treści świadectwa pracy

Kolejnym problemem z jakim zmagają się praktycy prawa pracy jest wykazanie w treści świadectwa pracy wydawanego do 30.06.2017 informacji o urlopie wypoczynkowym.

Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi do 30.06.2017 świadectwa pracy na aktualnie obowiązującym wzorze świadectwa pracy.

Od 01.06.2017 obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy, z aktualną datą ale często za okresy dość odległe historycznie.

Zgodnie z instrukcją wypełniania świadectwa pracy, w ustępie 6, w punkcie 1 - pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego PRZYSŁUGUJĄCEGO pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy w tzw. trybie na żądanie.

W związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracodawca powinien rozliczyć się z przysługującego pracownikowi urlopu, wypłacając w razie niewykorzystania należnego urlopu w naturze - ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z przepisami pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny od 20.09.2016 do 19.12.2016. Następnie zawarto z pracownikiem umowę na czas określony do 31.12.2017. Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy do 30.06.2017 za zakończony okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny. Pracownikowi w dniu rozwiązania umowy o pracę przysługiwało 5 dni urlopu wypoczynkowego za czas trwania umowy zawartej na okres próbny. Pracownik w czasie trwania umowy nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego i zawarł z pracodawcą porozumienie o wykorzystaniu całości urlopu w trakcie kontynuowanego zatrudnienia. Pracodawca powinien wykazać w treści świadectwa pracy: „0 dni” w miejscu wykazania stanu wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik i pracodawca zawarli porozumienie o wykorzystaniu przysługującego pracownikowi urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej umowy, to pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Natomiast w świadectwie pracy w punkcie dotyczącym wykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, faktycznie wykorzystanego w naturze lub, za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zatem nie wskazuje tej części urlopu, która została przeniesiona do wykorzystania w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę.

Z pracownikiem zawarto umowę na okres próbny od 01.01.2015 do 31.03.2015, następnie zawarto z pracownikiem umowę na czas określony od 01.04.2015 do 31.12.2015, po której kontynuowano zatrudnienie na podstawie umowy okresowej od 01.01.2016 do 31.12.2016. Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy na  czas nieokreślony od 01.01.2017. Pracodawca jest zobowiązany wydać do 30.06.2017 zbiorcze świadectwo pracy za wspomniane okresy zatrudnienia. Pracownik w 2015 roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze. W 2016 roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego i nie zawarł z pracodawcą porozumienia o wykorzystaniu przysługującego pracownikowi urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę, pracodawca w związku z kontynuowanym zatrudnieniem nie wypłacił ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jaką ilość dni urlopu wypoczynkowego należy wskazać w treści świadectwa pracy? W związku z brakiem porozumienia wskazującego na przeniesienie urlopu wypoczynkowego na czas trwania kontynuowanego zatrudnienia, zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy, w treści świadectwa pracy należy wykazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca powinien wskazać w treści świadectwa pracy: „26 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 208 godzin” mimo, że pracownik faktycznie wykorzystał w naturze 20 dni tego urlopu i nie został mu wypłacony ekwiwalent pieniężny za pozostałe 6 dni urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12),

- ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz.U.2011.36.181 z dnia 2011.02.18),

- ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U.2016.2255 z dnia 2016.12.30),

- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U.2016.2292 z dnia 2016.12.30)

Sprawdź serwis: Urlopy