Cyfryzacja HR – konieczność w 2021 roku?

Cyfryzacja HR – jakie korzyści?

Cyfryzacja procesów w HR w 2021 roku to już konieczność – zwłaszcza, gdy w tle mamy pandemię – w czasie której firmy nagle zmuszone były do zmiany organizacji swojej pracy. Mowa oczywiście o masowym przechodzeniu pracowników na tryb pracy zdalnej. Niezależnie od trybu pracy – zadania musiały być wykonane. Nowa rzeczywistość uświadomiła firmom, jak ważna jest digitalizacja, by sprawnie zarządzać obszarem kadrowo-płacowym.

Nieograniczony dostęp do zasobów firmy

Gdy wszystkie zasoby mamy w jednym miejscu – o wiele łatwiej z nich korzystać. W przypadku elektronicznych zasobów korzystamy z wybranych dokumentów – w dowolnym miejscu i w dowolnej chwili. Papierowe wersje dokumentów, przechowywane w firmowych archiwach, nie dają już tej możliwości. Rodzą konieczność wizyty w biurze w celu poszukiwań konkretnych akt, bezpośrednich spotkań w celu ich wymiany pomiędzy osobami w danym zespole lub proszenia o wykonanie kopii.

Takie problemy likwidują elektroniczne teczki kadrowe. E-dokumenty znacznie łatwiej przygotować, przetwarzać i archiwizować.

Cyfryzacja znacznie przyspiesza obieg dokumentów i wszelkich informacji, dzięki czemu firmy mogę podejmować decyzje na podstawie zawsze aktualnych danych, znajdujących się w systemie.

Automatyzacja czynności kadrowo-płacowych czyli oszczędność czasu

Automatyzacja czynności kadrowo-płacowych to oszczędność czasu, jak i pieniędzy. Wdrożenie rozwiązań informatycznych w obszarze HR wiążę się ze znaczną poprawą jego efektywności. Automatyzacja w HR obejmuje proces zatrudnienia pracownika – zarządzanie dokumentacją kadrową, naliczanie wynagrodzenia, wysyłkę e-pasków płacowych czy dystrybucję deklaracji rozliczeniowych. Każda z tych czynności – wykonywana w tradycyjny sposób – wymaga dużego zaangażowania ze strony pracowników działu kadrowo-płacowego. Jak automatyzacja usprawnia te procesy?

Zacznijmy od wprowadzenia danych pracownika do systemu. Wystarczy zrobić to raz, a później można z nich korzystać na różnych etapach. Nie trzeba ich ponownie ręcznie wprowadzać do systemu w czasie wykonywania każdej czynności. Jeśli specjaliści działu HR chcą skierować pracownika na badania lekarskie, przedłużyć mu umowę lub wystawić świadectwo pracy – wystarczy, że wskażą dany formularz, a on automatycznie wypełni się jego danymi. Istotnie zmniejsza to ryzyko popełnienia błędu.

Automatyzacja usprawnia zarządzanie obszarem płacowym w firmie. Systemy kadrowo-płacowe co miesiąc obliczają wynagrodzenia pracowników na podstawie zarejestrowanych danych o czasie pracy, a także w oparciu o ustalone składniki płacowe. Ręczne liczenie wynagrodzenia na kalkulatorze, zwłaszcza w przypadku firm, zatrudniających kilkuset pracowników, byłoby sporym wyzwaniem.

Kolejny przykład? Dystrybucja PIT-ów lub pasków płacowych. Tradycyjny sposób ich przygotowania, wydruku, podpisania i dostarczenia pochłania dużo czasu. Narzędzia HR umożliwiają elektroniczne rozliczenie się z urzędami i przekazanie niezbędnych informacji płacowych w znacznie szybszy sposób.

Nieustanna kontrola nad procesami HR

Przy omawianiu konieczności digitalizacji, nie bez znaczenia jest także aktualna sytuacja związana z COVID-19. W wyniku epidemii wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej i zapewne ten trend się utrzyma. W początkowej fazie, o wiele lepiej z organizacją pracy poradziły sobie firmy, które posiadały środowiska cyfrowe. Dlaczego? Pracownicy bez problemów mogli zamienić firmowe biura na własne mieszkania. Zmiana miejsca pracy nie spowodowała zakłóceń w procesach związanych z naliczaniem płac, rejestracją czasu prac czy obsługą wniosków urlopowych.

Firmy, które nie były zdigitalizowane, musiały zmierzyć się nie tylko z nowymi wyzwaniami wywołanymi przez epidemię, ale także z problemami z wewnętrzną organizacją działań. Cyfryzacja procesów w HR zapewnia ciągłość działania bez żadnych strat na efektywności.

Szybka komunikacja

Rozwiązania chmurowe pozwalają szybciej reagować na pojawiające się problemy i zgłoszenia. Przykład? Jeśli pracownik złoży elektroniczny wniosek urlopowy, przełożony otrzyma natychmiast powiadomienie i może podjąć decyzję o udzieleniu urlopu na podstawie aktualnych informacji o puli urlopowej. Wniosek? Użytkownik ma pod ręką rzetelną bazę do podejmowania wszelkich decyzji i posiada pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie.

Podsumowanie

Cyfryzacja procesów w HR przynosi korzyści zarówno finansowe, jak i organizacyjne. To szansa na sprawniejsze zarządzanie obszarem kadrowo-płacowym, obniżenie kosztów i znaczny wzrost efektywności. Firma, która odpowiednio zorganizuje swoje wewnętrzne działania, ma większe szanse na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Czy cyfryzacja procesów w HR to konieczność w 2021 roku? Eksperci iPersonel nie mają co do tego wątpliwości.