Kategorie

Praca działu kadr w czasie epidemii

Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
Paweł Wysocki
Jak kadry poradziły sobie w czasie epidemii? / fot. Shutterstock
Jak kadry poradziły sobie w czasie epidemii? / fot. Shutterstock
ShutterStock
Praca działu kadr z czasie epidemii zmieniła się diametralnie.: kontakty z pracownikami zostały zmniejszone do minimum, zmieniona została organizacja pracy, a proces cyfryzacji znacznie przyspieszył. Czy praca zdalna i model hybrydowy wymusiły przebudowę systemów kadrowych? Jak działu kadr poradziły sobie w czasie lockdownu?

Organizacja działu kadr podczas epidemii

W jaki sposób epidemia wpłynęła na organizację pracy działu kadr?

Można powiedzieć, że były to zmiany rewolucyjne, a organizacja pracy w działach kadr zmieniła się diametralnie. Przed pandemią najczęściej pracownicy kontaktowali się z działem personalnym osobiście. Owszem, czasem korzystali z telefonu lub maila, jednak w sprawach ważnych i pilnych po prostu udawali się do kadr, aby rozwiązać dany problem. Nowa rzeczywistość takie procedury w zasadzie wykluczyła. Czas pandemii wymusił ograniczenie kontaktów bezpośrednich między pracownikami do minimum, więc tam, gdzie to tylko było możliwe, wykorzystywane były narzędzia online lub dokumenty w wersji elektronicznej. Zakładam, że taki tryb pracy kadr zostanie w większości firm wdrożony już na stałe, jak tylko powstaną odpowiednie przepisy, które będą np. pozwalały pracownikom w prosty sposób poświadczać odbiór dokumentów i je podpisywać. Jak tylko się usankcjonują, a firmy uruchomią nowe narzędzia do realizacji tych procesów, postęp w tej sferze znacznie przyspieszy.

Polecamy: Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2020 + Czas pracy 2020 + Zatrudnianie i zwalnianie pracowników + Uprawnienia rodziców w pracy

Inne wyzwania działów kadr

Reklama

Ograniczenie bezpośrednich kontaktów z pracownikami i konieczność zmiany trybu pracy w związku z epidemią koronawirusa z pewnością były trudnym doświadczeniem dla działów kadr. Z jakimi innymi wyzwaniami zawodowymi musiały się mierzyć w tym czasie?

Rzeczywiście, konieczność ograniczenia kontaktów z pracownikami wpłynęła na wszystkie procesy kadrowe, które musiały być zmienione w taki sposób, aby faktycznie można było uniknąć bezpośrednich spotkań. Moim zdaniem największym wyzwaniem była potrzeba identyfikacji i wprowadzenia zmian w procesach kadrowych oraz konieczność szybkiego (szybszego niż w normalnym trybie) wdrożenia nowych narzędzi wspomagających wykonanie tych procesów. Pamiętajmy, że pracownicy działów kadr często także pracowali zdalnie – z powodu kwarantanny lub opieki nad dziećmi w czasie lockdownu. W lepszej sytuacji były firmy (i pracownicy) już wcześniej korzystające z zaawansowanych narzędzi IT w obszarze HR, jak np. SAP – architektonicznie przygotowanych do pracy zdalnej (SAP jest w pełni funkcjonalny nawet przy małych prędkościach Internetu). W czasie lockdownu sprawdziły się też narzędzia zdalne, stworzone z myślą o realizacji procesów kadrowych od strony pracowników, czyli portale pracownicze, do których personel może logować się z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Praca zdalna i model hybrydowy a systemy kadrowe

No właśnie. W związku z pandemią wiele firm wprowadziło możliwość pracy zdalnej albo model hybrydowy. Czy wiązało się to z koniecznością przebudowy systemów kadrowych i rozliczania/ewidencjonowania czasu pracy?

Oczywiście. System pracy zdalnej zmienia nie tylko procesy kadrowe, wymaga wręcz zmiany trybu pracy w całej firmie. Tak naprawdę, za sprawą pandemii, nawet firmy posiadające fizycznie jedną lokalizację stały się przedsiębiorstwami z rozproszoną strukturą. W konsekwencji trzeba było dokonać zmian w różnych procesach, tak aby ten fakt uwzględnić. Konieczne było zatem wprowadzenie odpowiednich narzędzi wspomagających procesy firmy o rozproszonej strukturze (np. SAP, Portale pracownicze i SAP SuccessFactors mają wbudowane takie funkcje).

Przygotowanie kadr do kolejnego lockdownu

Wszyscy liczymy się z możliwością ponownego lockdownu w związku z obecną falą zachorowań. O jakich kwestiach powinni pamiętać pracodawcy chcący dobrze się przygotować od strony kadrowej na taką ewentualność?

Reklama

Konieczne jest wdrożenie narzędzi pozwalających na przeniesienie aktywności, kontaktów i komunikacji między pracownikami do przestrzeni online. Na rynku mamy spory wybór narzędzi, które wspomagają ten proces. Liderem w tym względzie jest SAP, który od początku był projektowany jako system do obsługi firm o rozproszonej strukturze. Dzięki temu posiada wbudowane, predefiniowane procesy wspomagające zdalną pracę, a zaletą systemu (ekosystemu) jest także wydajna architektura. W praktyce oznacza to, że czas wdrożenia rozwiązań dopasowanych do nowej sytuacji zostaje skrócony do minimum. Firma może więc bez zbędnych przestojów i bez dodatkowych nakładów funkcjonować w nowej rzeczywistości.

Chcąc przygotować się na ewentualny, kolejny lockdown powinniśmy już teraz wdrożyć narzędzia, które wspomagają procesy kadrowe realizowane zdalnie. Nie należy traktować tego jako działania doraźnego, przeciwnie – wszystko wskazuje na to, że niezależnie od sytuacji epidemicznej w tym kierunku zmierzać będzie organizacja pracy kadr w przyszłości. Epidemia koronawirusa paradoksalnie przyspieszyła procesy cyfryzacji w wielu organizacjach, także w obszarze HR. Potraktujmy to zatem jako długoterminową inwestycję, która będzie funkcjonować w przyszłości. W przypadku chęci wdrożenia takich narzędzi chętnie posłużymy poradą – w celu wyboru tych najbardziej optymalnych dla danej firmy.

Ocena pracy działów kadr na przełomie zimy i wiosny 2020 r.

Czy firmy dobrze poradziły sobie w zakresie realizacji procesów kadrowych na przełomie zimy i wiosny, kiedy większość pracowała w systemie zdalnym?

Biorąc pod uwagę to, że pierwszy raz – jako społeczeństwo – musieliśmy odnaleźć się w czasie epidemii, oceniam, że poradziliśmy sobie dobrze. Pamiętajmy, że pracodawcy nie mieli wykazu dobrych praktyk działania w pandemii, często nie dysponowali też odpowiednimi narzędziami pozwalającymi na ewidencję czasu pracy czy delegowanie zadań. Musieliśmy nowe rozwiązania testować niejako na żywo, nie zawsze wiedząc, do jakich przepisów się stosować. Zresztą one też musiały być na bieżąco zmieniane. To była trudna szkoła i oceniam, że dobrze sobie poradziliśmy w tej zupełnie nieoczekiwanej sytuacji. Teraz będzie nam łatwiej, bo mamy doświadczenie.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?