| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Kadry dla początkujących > Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Część C

Część C przeznaczona jest na oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  4. kopię wydanego świadectwa pracy,
  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
  7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D

Od 01.01.2019 r. pojawiła się nowość, czyli część D. Do niej wpinamy odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika, a także wszelkie inne dokumenty, które związane są z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która określona jest w odrębnych przepisach, przewidujących zatarcie kary po upływie oznaczonego czasu.

Jak układać dokumenty w aktach osobowych?

Oświadczenia i dokumenty należy układać w porządku chronologicznym. Muszą być one również ponumerowane. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz zawartych w niej oświadczeń pracownika lub dokumentów.

Nowością, która obowiązuje od 01.01.2019 r., jest możliwość przechowywania w aktach osobowych dokumentów pogrupowanych tematycznie. Takie dokumenty grupujemy np.:

  •  w A: tworzymy „podczęści” A1 – świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, A2 – dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, A3 – badania wstępne;
  • w B: B1 – kwestionariusz osobowy i zmiany danych, B2 – umowy o pracę, B3 – szkolenia bhp itp.;
  • w C: C1 – dokumenty związane z rozwiązaniem umowy (np. wypowiedzenie lub porozumienie stron), w C2 – świadectwo pracy i ewentualnie wnioski o jego sprostowanie.

W części D natomiast, w wydzielonych częściach przechowujemy dokumenty związane z nałożeniem kary na pracownika, którym przyporządkowujemy numery D1, D2 itd. Po usunięciu z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą kary, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.

Dla każdej takiej podgrupy tworzymy oddzielny wykaz i w ramach niej numerujemy kolejno dokumenty

I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa – w aktach osobowych przechowujemy odpisy albo kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Dokumenty powinny być poświadczone przez pracodawcę albo upoważnioną przez pracodawcę osobę (np. pracownika działu kadr) podpisem i dopiskiem „ZA ZGODNOŚĆ Z PRZEDŁOŻONYM DOKUMENTEM”

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 2, § 3, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej  (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS 2020

reklama

Ostatnio na forum

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

Eksperci portalu infor.pl

Diana Renata Bożek

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »