Praca zdalna dla rodziców dzieci do lat 4 i 8 - czy możliwa jest odmowa pracodawcy?

• Praca zdalna - Kodeks pracy
• Praca zdalna dla rodziców dziecka do 4 lat
• Praca zdalna dla rodziców a okazjonalna praca zdalna
• Ile dni pracy zdalnej dla rodziców dziecka do 4 lat?
• Praca zdalna a dziecko do 8 lat
• Dziecko do 8 lat - odmowa pracy zdalnej
• Praca zdalna dla rodziców – który tryb wybrać?

Praca zdalna - Kodeks pracy

Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy w 2023 roku. Obecnie mamy 4 możliwości ustanowienia wykonywania pracy przez danego pracownika w formie zdalnej:

1)    Na gruncie nowych przepisów pracę zdalną (całkowitą lub częściową, tzw. hybrydowa praca zdalna) można wykonywać po uzgodnieniu z pracodawcą przed zawarciem umowy lub w trakcie zatrudnienia. W tej drugiej sytuacji do porozumienia między stronami umowy dochodzi z inicjatywy pracodawcy (na przykład na zasadach obowiązujących wszystkich pracowników w firmie) bądź na wniosek pracownika (złożony papierowo lub elektronicznie). 

2)    Poza tym w określonych sytuacjach pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną (polecenie pracy zdalnej):

• w czasie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w czasie, gdy z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

W tym przypadku pracownik musi bezpośrednio przed wydaniem polecenia złożyć oświadczenie o tym, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

3)    Nową instytucją jest praca zdalna okazjonalna czyli uprawnienie pracownika do wnioskowania o pracę zdalną na maksymalnie 24 dni w roku.

4)    Ponadto, ustawodawca przewidział preferencyjne zasady ubiegania się o pracę zdalną dla pracowników mających małe dzieci (i nie tylko, jednak niniejszy artykuł dotyczy pracowników będących rodzicami małych dzieci). Pierwsza taka możliwość dotyczy pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4 roku życia (art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy). Druga sytuacja to wniosek o elastyczną organizację czasu pracy (w tym pracę zdalną), co przysługuje pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia (art. 188¹ Kodeksu pracy). Na czym polegają te dwa tryby?

Praca zdalna dla rodziców dziecka do 4 lat

Nowe przepisy Kodeksu pracy w sposób szczególny traktują rodziców wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia. Rodzic takiego dziecka może ubiegać się o pracę zdalną, a pracodawca, co do zasady, powinien ten wniosek zaakceptować (art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy). Czy wniosek o pracę zdalną jest więc wiążący? Co to właściwie oznacza, że pracodawca co do zasady musi przyjąć wniosek? Czy są w takim razie sytuacje, kiedy odmowa pracy zdalnej jest możliwa? 

Ogólnie rzecz ujmując, pracodawca powinien przyjąć wniosek o pracę zdalną pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia. Jedynymi sytuacjami, które usprawiedliwiają ewentualną odmowę zaakceptowania wniosku są:

1. brak możliwości wykonywania pracy zdalnej ze względu na rodzaj świadczonej przez pracownika pracy,
2. brak możliwości wykonywania pracy zdalnej ze względu na organizację pracy w firmie.

Dla rodziców dzieci do 4 roku życia, którzy korzystają z pracy zdalnej na podstawie przepisu art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy, istotna jest informacja, iż pracodawca nie może samodzielnie przywrócić takiego pracownika do pracy w trybie stacjonarnym. Traktuje o tym przepis art. 67²² § 2 Kodeksu pracy - pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Jest pewien wyjątek - sytuacja, kiedy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy pracownika. Uzasadnieniem dla przymusowego powrotu pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej byłaby na przykład zmiana w organizacji pracy w firmie lub zmiana charakteru wykonywanej pracy, co powodowałoby konieczną obecność pracownika w zakładzie pracy.

Praca zdalna dla rodziców a okazjonalna praca zdalna

Pracę zdalną, która przysługuje rodzicom wychowującym dzieci do lat 4, należy odróżnić od pracy zdalnej okazjonalnej. Zmiany w Kodeksie pracy obejmują wprowadzenie nowej instytucji, jaką jest właśnie okazjonalna praca zdalna. Przysługuje ona niezależnie od tego czy pracownik posiada dziecko, czy nie. Natomiast w przypadku okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika podana została określona liczba dni, z której można skorzystać w roku. Zgodnie z art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Aby skorzystać z tego przepisu, należy złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ile dni pracy zdalnej dla rodziców dziecka do 4 lat?

Ustawodawca zaznaczył w art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy, że do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3, czyli również przepisów regulujących pracę zdalną dla rodziców małych dzieci. Są to więc dwie odrębne sytuacje. Ile dni pracy zdalnej przysługuje rodzicom dzieci do lat 4? W tym przypadku Kodeks pracy nie przewiduje limitu dni pracy zdalnej. Rodzice małych dzieci mogą więc ubiegać się o pracę zdalną całkowitą czyli w pełnym wymiarze lub częściową czyli hybrydową.

Praca zdalna a dziecko do 8 lat

Dodatkowo od 26 kwietnia 2023 roku Kodeks pracy przewiduje instytucję elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy), z której mogą skorzystać rodzice dzieci do 8 roku życia. Czym jest taka elastyczna organizacja pracy? Może nią być:

1. praca zdalna, 
2. system przerywanego czasu pracy, 
3. system skróconego tygodnia pracy, 
4. przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, 
5. różne godziny rozpoczynania pracy, 
6. przedziałowy system rozpoczynania pracy, 
7. indywidualny rozkład czasu pracy, a także 
8. obniżenie wymiaru czasu pracy.

Jeśli pracownik chce skorzystać z tego uprawnienia, musi złożyć wniosek o zastosowanie w stosunku do niego wybranej z wyżej wymienionych form elastycznej organizacji pracy. Pismo powinno zostać w wersji papierowej lub elektronicznej złożone w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z nowej organizacji pracy. Wniosek pracownika musi zawierać następujące informacje:

1. imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;
2. przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;
3. termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;
4. rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Dziecko do 8 lat - odmowa pracy zdalnej

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia. W tym przypadku nie jest związany wnioskiem pracownika. Przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu wniosku bądź odmowie jego przyjęcia bierze pod uwagę potrzeby i powód podany przez pracownika we wniosku oraz własne potrzeby i możliwości.

Co istotne, jeśli dojdzie do zmiany okoliczności stanowiącej podstawę korzystania z elastycznej organizacji pracy, pracownik może złożyć wniosek o powrót do poprzedniej organizacji pracy (przed upływem terminu elastycznej organizacji pracy wskazanego we wniosku). Pracodawca ponownie rozpatruje wniosek przy uwzględnieniu wskazanych okoliczności i informuje pracownika (na papierze lub elektronicznie) o akceptacji wniosku, przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o innym terminie powrotu do pracy. Ma na to 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ustawodawca zastrzega, że złożenie wniosku o elastyczną organizację pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Przy ewentualnym rozwiązaniu umowy pracodawca musi udowodnić, że powyższy wniosek nie stanowił powodu rozwiązania umowy.

Praca zdalna dla rodziców – który tryb wybrać?

Jeśli w firmie nie stosuje się pracy zdalnej albo praca zdalna hybrydowa nie jest wystarczająca dla pracownika wychowującego małe dziecko, a charakter jego pracy pozwala na świadczenie jej całkowicie z domu, można ubiegać się o to na preferencyjnych zasadach. Jeśli pracownik ma dziecko do 4 roku życia, najlepiej skorzystać z art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy. Można również wnioskować o pracę zdalną hybrydową (np. gdy pracownik pracuje wyłącznie stacjonarnie). Przepis ten daje największą szansę na akceptację wniosku przez pracodawcę. Wniosek rodzica dziecka do 4 lat jest bowiem względnie wiążący pracodawcę. Jedyne możliwe przyczyny odmowy dotyczą organizacji pracy i charakteru pracy wykonywanej przez pracownika. Poza tym, w razie braku zgody na pracę zdalną pracodawca musi podać powód. Tutaj pracodawcy postępują ostrożnie. Są to nowe przepisy i boją się zarzutu o dyskryminację.

Gdy pracownik jest rodzicem dziecka, które ukończyło 4 rok życia, ale nie ukończyło 8 lat, powinien złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy na podstawie art. 188¹ Kodeksu pracy. W tym wypadku należy podać przyczynę chęci skorzystania z pracy zdalnej jako elastycznej formy organizacji czasu pracy. Nie jest to jednak wniosek wiążący. Pracodawca bierze pod uwagę okoliczności wymienione we wniosku i decyduje o przyznaniu bądź odmowie przyznania pracy zdalnej. Tutaj również musi podać ewentualny powód odmowy.

- Przywołane przepisy wprowadzają różne tryby wnioskowania o pracę zdalną oraz różne podstawy odmowy. Wniosek złożony na podstawie art. 67(19) Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany uwzględnić, natomiast wniosek złożony na podstawie art. 188(1) pracodawca rozpatruje. Oznacza to, że wniosek o pracę zdalną z art. 67(19) k.p. może być nieuwzględniony tylko ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, natomiast wniosek o pracę zdalną z art. 188(1) może być nieuwzględniony ze względu na potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Katalog przesłanek uzasadniających odmowę jest w tym przypadku zdecydowanie szerszy. - komentuje ekspertka z zakresu kadr, Donata Hermann.