Pracodawca może odmówić pracy zdalnej. Czy rodzice dzieci do lat 4 i 8 mają pewną akceptację wniosku? [WZÓR ODMOWY Z UZASADNIENIEM]

• Pracodawca może odmówić pracy zdalnej
• Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej - organizacja pracy
• Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej - rodzaj pracy
• Powody odmowy pracy zdalnej
• Odmowa pracy zdalnej – wzór z uzasadnieniem
• Dziecko do 8 lat a odmowa pracy zdalnej
• Praca zdalna – jak oceniać nowe przepisy?
• Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej

Pracodawca co do zasady może odmówić pracy zdalnej pracownikowi. Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, kiedy wniosek o pracę zdalną złożony przez uprzywilejowane grupy pracowników jest dla pracodawcy wiążący. Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek:

1. pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3,
2. pracownicy w ciąży, 
3. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
4. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 roku odmowa udzielenia pracy zdalnej rodzicom dzieci do 4 roku życia jest dopuszczalna tylko w dwóch przypadkach:

1. jeżeli wykonywanie pracy nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy (rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy wymaga jego obecności w firmie, na przykład praca przy użyciu maszyn dostępnych w zakładzie pracy)
2. gdy organizacja pracy nie pozwala na pracę zdalną. 

W związku z tym, że są to nowe przepisy, pracodawcy podchodzą bardzo ostrożnie do odmów wykonywania pracy w formie zdalnej. Muszą dobrze uargumentować swoją decyzję, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji i wypłatę ewentualnego odszkodowania.

Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej - organizacja pracy

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, powołując się na konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy? Poniższe przykłady podaje ekspertka z zakresu kadr, Donata Hermann:

Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej - rodzaj pracy

Najbardziej oczywistą przyczyną odmowy pracy zdalnej przez pracodawcę jest rodzaj wykonywanej pracy. Są takie czynności, których w sposób fizyczny nie da się wykonywać poza firmą. Jeśli dana osoba wykonuje pracę fizyczną związaną z korzystaniem z maszyn znajdujących się w zakładzie pracy, nie ma żadnych wątpliwości, że taka praca nie może być świadczona zdalnie. 

Niektóre zawody nie wymagają stawiennictwa w firmie i są to zwykle profesje związane z pracą umysłową i pracą przy komputerze. Oto przykłady:
•    Informatyk,
•    Tłumacz, 
•    Korepetytor,
•    Copywriter,
•    Korektor,
•    Analityk,
•    Specjalista social media,
•    Redaktor,
•    Dziennikarz.

Są również takie prace, których możliwość zdalnego wykonywania będzie mniej oczywista i tu może dochodzić do sytuacji składania wniosków o pracę zdalną i odrzucania ich przez pracodawcę. Taki spór mógłby dotyczyć pracy architekta czy księgowego.

Powody odmowy pracy zdalnej

Pracodawca, który nie zgadza się na pracę zdalną, ma obowiązek poinformowania pracownika o przyczynie odmowy. Pracodawca informuje o odmowie przyjęcia wniosku o pracę zdalną pisemnie w formie papierowej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni roboczych, licząc od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Odmowa pracy zdalnej – wzór z uzasadnieniem

Aby pracodawca nie został narażony na zarzut dyskryminacji, musi dobrze uargumentować odmowę pracy zdalnej. Obowiązkiem pracodawcy jest wystosowanie takiej informacji w formie pisemnej papierowej lub elektronicznej. Pobierz wzór odmowy pracy zdalnej w formacie doc lub pdf:

Dziecko do 8 lat a odmowa pracy zdalnej

Art. 188¹ Kodeksu pracy przyznaje jeszcze jedną możliwość ubiegania się o pracę zdalną na preferencyjnych zasadach. Na podstawie tego przepisu składa się wniosek o elastyczną organizację pracy, w tym między innymi o pracę zdalną. Osobami uprawnionymi do złożenia tego wniosku są pracownicy wychowujący dzieci do ukończenia przez nie 8 roku życia.

W tej sytuacji pracodawca nie jest związany wnioskiem. Rozpatruje pismo przy uwzględnieniu potrzeb pracownika. Bierze pod uwagę wskazany we wniosku termin oraz przyczynę chęci skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Z drugiej strony musi respektować własne potrzeby i możliwości, takie jak konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Do obowiązków pracodawcy należy poinformowanie pracownika o przyjęciu wniosku, odmowie oraz przyczynie odmowy albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy. Powinien zrobić to w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Praca zdalna – jak oceniać nowe przepisy?

Wydaje się, że nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej wymaga doprecyzowania przepisów. Wątpliwości powstają m.in. przy odmowie przyznania pracy zdalnej przez pracodawcę. 

- Przepis wzbudza szereg kontrowersji ze względu na szeroki zakres zastosowania jak i wątpliwości odnośnie jego wpływu na organizację pracy w małych i dużych zakładach pracy.
Niezależnie przepis nie został doprecyzowany w zakresie przesłanek odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku pracownika. Odmowa może być związana nie tylko z organizacją pracy, rodzajem wykonywanych zadań. Odmowa może być również związana z umiejętnościami pracownika, podejściem pracownika do prac, które stwarza większe ryzyka w kontekście wykonywania pracy w formule zdalnej. 
Ponadto, już w trakcie wykonywania pracy w formule zdalnej może okazać się, że pracownik nie gwarantuje odpowiedniego zaangażowania, efektywności, taka formuła współpracy nie okazała się skuteczna. W takim przypadku pracodawca powinien mieć prawo odwołania pracownika. – podkreśla ekspertka Donata Hermann.

Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Praca zdalna okazjonalna została uregulowana w art.  67³³ Kodeksu pracy. Ustawodawca w § 2 zaznacza, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ oraz art. 67³¹§ 3. Do tego typu pracy zdalnej nie ma więc zastosowania przepis odnoszący się do pracy zdalnej przyznawanej na preferencyjnych zasadach (dla rodziców małych dzieci, kobiet w ciąży itd.). Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie ma charakteru wiążącego. Pracodawca może więc odmówić pracy zdalnej okazjonalnej.