Przepisy o pracy zdalnej od 7 kwietnia. Nowe prawa i obowiązki pracodawców oraz pracowników

• Jak uzgodnić warunki pracy zdalnej?
• Praca zdalna na wniosek pracownika
• Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy jak i częściowo, np. w określone dni tygodnia. Miejsce jej wykonywania wskaże pracownik, ale będzie ono musiało zostać uzgodnione z pracodawcą. 

Jak uzgodnić warunki pracy zdalnej?

Możliwość pracy zdalnej będzie mogło zostać ustalona już na etapie zawarcia umowy o pracę. Gdyby miejsce jej wykonywania w przyszłości miało się zmienić, będzie to wymagało od obu stron zmiany postanowień poprzez:

• zawarcie porozumienia zmieniającego, jeśli obie strony wyrażają zgodę;
• wypowiedzenie zmieniające, jeśli to pracodawca chciałby dokonać zmiany warunków pracy pracownika.

Pracodawca będzie też mógł nakazać wykonywanie pracy zdalnej w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Będzie mógł to zrobić także w czasie, w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w jej dotychczasowym miejscu nie jest możliwe z powodu działania siły wyższej. Dla spełniania warunków polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania jej. W konsekwencji polecenie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie z przyczyn niezależnych, losowych i na czas określony, a pracownik będzie musiał posiadać odpowiednie warunki do jej wykonywania. Polecenie w każdej chwili będzie mogło zostać cofnięte przez pracodawcę, ale z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W przypadku gdyby u pracownika zmieniły się warunki techniczne miejsce wykonywania pracy zdalnej, wycofanie polecenia musi nastąpić niezwłocznie. 

Jeśli praca zdalna zostanie rozpoczęta w trakcie zatrudnienia, każda ze stron będzie mogła wystąpić wnioskiem o zaprzestanie wykonywania jej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Gdyby doszło do takiej sytuacji, to strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków, który nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku takiego porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej będzie mógł wystąpić także pracownik. Nie będzie on co do zasady wiążący dla pracodawcy. Przepisy wprowadzają jednak kilka wyjątków, które dotyczą: pracownic w ciąży, rodziców lub opiekunów wychowujących dziecko do 4 roku życia, rodziców lub opiekunów mających pod opieką dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, rodziców lub opiekunów dzieci lub innych członków najbliższej rodziny posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej w powyższych przypadkach lub przerwać ją tylko wtedy, jeśli nie będzie ona możliwa ze względów organizacyjnych lub z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Informacja o odmowie musi zostać przekazana pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia złożenia przez niego wniosku o pracę zdalną. 

Okazjonalna praca zdalna

Wyłącznie na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, ale jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Mówimy wówczas o incydentalnej pracy zdalnej, np. ze względu na nagłą potrzebę pracownika pozostania w domu. 

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej będzie on zobowiązany do określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Pracownik będzie musiał zapoznać się z nimi i przestrzegać ich. Ponadto konieczne będzie przekazanie mu informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się na odległość lub w inny uzgodniony sposób, a także do realizacji obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy w firmie inFakt