Procedura wprowadzania pracy zdalnej. Jakie są obowiązki pracodawcy?

• Wprowadzenie pracy zdalnej w firmie
• Rodzaje pracy zdalnej
• Praca zdalna na polecenie pracodawcy
• Praca zdalna okazjonalna
• Praca zdalna rodziców oraz opiekunów osób niepełnosprawnych
• Wprowadzenie pracy zdalnej - obowiązki pracodawcy
• Porozumienie ze związkami zawodowymi
• Regulamin pracy zdalnej
• Praca zdalna bez wewnętrznych regulacji
• Regulamin może obowiązywać od chwili jego ogłoszenia
• Uzgodnienie stron stosunku pracy w sprawie wykonywania pracy zdalnej
• Procedura wprowadzania pracy zdalnej
• Zmiana formy zatrudnienia osób świadczących pracę w formie telepracy oraz pracę zdalną na podstawie ustawy covidowej

Wprowadzenie pracy zdalnej w firmie

Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Powinna się ona odbywać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo (hybrydowo) jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym dni pracy zdalnej i stacjonarnej nie muszą być regularne i z góry ustalone.

Zakres stosowania pracy zdalnej będzie szerszy niż telepracy, przede wszystkim z uwagi na brak wymogu świadczenia pracy w tej formie regularnie oraz brak konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna będzie mogła bowiem być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów).

Rodzaje pracy zdalnej

Jakie są rodzaje pracy zdalnej? Oto wyjaśnienia:

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Co do zasady praca zdalna, podobnie jak obecnie telepraca, będzie świadczona z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika po uzgodnieniu przez strony takiej formy świadczenia pracy. Jednak w określonych okolicznościach pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej. Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym (m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 19 listopada 2019 r., III APa 15/19) za siłę wyższą jest uznawane wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się następującymi cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. W konsekwencji za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, pożary lasów.

Polecenie pracy zdalnej powinno określać zasady:

• pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;
• porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna okazjonalna

Polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas.

Jednak, aby możliwe było polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, pracownik będzie musiał złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Dopiero oświadczenie pracownika w tym zakresie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia. Przy czym należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Jeżeli pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania polecenia o pracy zdalnej.

W każdym czasie polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać przez pracodawcę cofnięte (np. jeśli pracodawca uzna, iż ustała już przyczyna, dla której wydano takie polecenie). Cofnięcie polecenia pracy zdalnej powoduje, podobnie jak w przypadku obowiązujących przepisów, iż pracownik wykonujący pracę zdalną musi powrócić do wykonywania pracy na dotychczasowych zasadach i w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem, uwzględniając dotychczasowe miejsce wykonywania przez niego pracy zdalnej (np. oddalenie od zakładu pracy), termin powrotu pracownika do pracy w formie tradycyjnej. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej będzie mogło zostać dokonane przez pracodawcę za co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem. Należy przy tym zauważyć, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego). Natomiast jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. W praktyce więc dnia, w którym pracodawca cofnął polecenie pracy zdalnej, nie będzie się wliczać do terminu uprzedzenia pracownika o wycofaniu polecenia.

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej dalsze wykonywanie pracy zdalnej, pracownik będzie zobowiązany poinformować o tym pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym.

Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych - które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

Wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy. Pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia.

Przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach).

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się:

• ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie. Jeśli więc pracodawca dopuszcza stosowanie w swojej firmie jedynie okazjonalnej pracy zdalnej, nie musi zawierać porozumienia ani wydawać regulaminu pracy zdalnej,
• przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
• obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Praca zdalna rodziców oraz opiekunów osób niepełnosprawnych

Pracodawca może dobrowolnie zwrócić pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną koszty bezpośrednio związane z taką pracą, pomimo braku ustawowego obowiązku. Wówczas takie koszty nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 67²⁵ Kodeksu pracy).

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, czyli:

• pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329), to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Prawa oświatowego (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 z poźn. zm.).

Dodatkowo, wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie przysługiwał także pracownikom sprawującym opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odrzucić wnioski ww. pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Wprowadzenie pracy zdalnej - obowiązki pracodawcy

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie zobowiązany określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) albo regulaminie.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki stosowania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W przypadku natomiast gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany uzgodnić treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Regulamin pracy zdalnej

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami zawodowymi, pracodawca powinien określić samodzielnie warunki stosowania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania pracy zdalnej powinien określić pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Dla ustalenia treści regulaminu nie jest konieczne uzyskanie zgody przedstawiciela pracowników na treść regulaminu, należy jedynie skonsultować jego postanowienia i ewentualnie uwzględnić postulaty uznane przez pracodawcę za słuszne.

W porozumieniu oraz regulaminie pracy zdalnej należy określić w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu);
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna bez wewnętrznych regulacji

Regulamin powinien zostać wprowadzony przez pracodawcę zarządzeniem i ogłoszony w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników, umieszczenie treści regulaminu w innych kanałach komunikacji w firmie, np. Intranecie). Jeśli dotychczas u pracodawcy obowiązywał regulamin telepracy, może on zostać uchylony na mocy przepisów tego zarządzenia.

Regulamin może obowiązywać od chwili jego ogłoszenia

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej określać będzie porozumienie zawarte z pracownikiem. Indywidualne porozumienie zawierane z pracownikiem powinno określać wszystkie te elementy, które zawiera porozumienie zawierane ze związkami zawodowymi oraz regulamin pracy zdalnej.

Jeśli u danego pracodawcy nie zostanie zawarte porozumienie ani wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Uzgodnienie stron stosunku pracy w sprawie wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej, poza zawarciem porozumienia lub ustaleniem regulaminu pracy zdalnej, będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Uzgodnienie dotyczące zmiany dotychczasowej formy pracy na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

Uzgodnienia w zakresie zmiany formy pracy na pracę zdalną nie stosuje się w przypadku polecenia pracy zdalnej, a także pracy zdalnej okazjonalnej.

Procedura wprowadzania pracy zdalnej

Zmiana formy zatrudnienia osób świadczących pracę w formie telepracy oraz pracę zdalną na podstawie ustawy covidowej

7 kwietnia 2023 r. przestaną obowiązywać regulacje Kodeksu pracy dotyczące telepracy. Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. do 7 października 2023 r. Do tego dnia dopuszczalne będzie również wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika o telepracę. Pracownicy zatrudnieni w formie telepracy w dniu wejścia w życie przepisów będą więc mogli wykonywać pracę w formie telepracy jeszcze maksymalnie przez 6 miesięcy po uchyleniu przepisów dotyczących telepracy. Jeżeli strony zdecydują, że zatrudnienie będzie kontynuowane w formie zdalnej, powinny zawrzeć aneks do umowy o pracę w zakresie uchylenia postanowień dotyczących pracy zdalnej oraz uzgodnić zmianę formy pracy na pracę zdalną.

Należy mieć na uwadze, że wprawdzie w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej telepracownicy będą mogli świadczyć pracę na dotychczasowych zasadach, jednak pracodawca nie będzie mógł zawierać z pracownikami nowych umów o telepracę. Dlatego pracodawca, który po 7 kwietnia 2023 r. zamierza zatrudniać nowych pracowników w formie zdalnej, powinien dostosować wewnętrzne regulacje do warunków pracy zdalnej do dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdanej. W przeciwnym wypadku zatrudniając pracownika w formie zdalnej po 7 kwietnia 2023 r. albo zmieniając po tej dacie formę zatrudnienia pracownika na formę zdalną, pracodawca będzie zobowiązany ustalić w porozumieniu zawieranym z pracownikiem wszystkie kwestie, które są przedmiotem porozumienia oraz regulaminu pracy zdalnej.

Z dniem 7 kwietnia br. uchylona zostanie też podstawa do świadczenia pracy w formie zdalnej określona w art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W związku z tym, jeśli w tym dniu nadal będzie obowiązywał stan zagrożenia epidemicznego, a pracodawca będzie chciał, aby z uwagi na sytuację epidemiczną pracownicy nadal świadczyli pracę zdalną, powinien w tej dacie wydać pracownikom polecenia pracy zdalnej zgodne z nowymi regulacjami. Należy przy tym pamiętać, iż wydanie takiego polecenia będzie możliwe jedynie w przypadku, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Ewa Łukasik

specjalista z zakresu prawa pracy

W kolejnym artykule akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o pracy zdalnej okazjonalnej i kontroli trzeźwości