Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna - opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom

Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu pracy zdalnej

Praca zdalna. Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające pracę zdalną przewidują m.in. obowiązek zapewnienia przez pracodawcę niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi - pracodawca powinien mu z tego tytułu wypłacić ekwiwalent. Natomiast za zużycie prądu i usługi telekomunikacyjne pracownikowi przysługuje ryczałt. Zasady rozliczania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej powinny wynikać z treści porozumienia, regulaminu lub polecenia. Wskazane świadczenia nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie będą także oskładkowane ZUS, przy spełnieniu określonych w ustawie warunków.

Praca zdalna - rozliczenia

Praca zdalna jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ważne

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w wydanym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej, co najmniej z 2-dniowym uprzedzeniem.

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

Rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

  • materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania tej pracy,
  • instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy (lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych) oraz do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu itp.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia ww. kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń związanych z pracą zdalną

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, takich jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 6725 Kodeksu pracy). A zatem świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawę tę w przypadku pracowników stanowi bowiem właśnie przychód w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej; art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

W praktyce mogą pojawić się trudności w wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu w taki sposób, aby nie został on zakwalifikowany jako przychód ze stosunku pracy, tj. żeby ustalona wartość świadczenia nie została zakwestionowana przez organy podatkowe czy ZUS. Przepisy w tym zakresie nie są bowiem zbyt precyzyjne.

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika jedynie, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych

- art. 6724 § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Istotne więc będzie określenie w zawartym z pracownikiem porozumieniu/poleceniu czy regulaminie wskazanych kwestii w sposób dość szczegółowy. W przypadku ewentualnej kontroli taki zapis umożliwi pracodawcy wykazanie lub udowodnienie prawidłowości przyjętego sposobu wyliczenia tego świadczenia.

Ważne jest, aby ustalona kwota ryczałtu czy ekwiwalentu nie odbiegała w sposób rażący od faktycznie poniesionych z tego tytułu kosztów.

W przeciwnym wypadku, podczas kontroli, ustalona kwota ekwiwalentu czy ryczałtu rażąco przekraczająca normy, według których zostały obliczone, może zostać zakwestionowana. Wówczas istnieje ryzyko, że tak przyznany ekwiwalent czy ryczałt może zostać uznany za przychód ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek naliczenia składek ZUS i podatku. Od tego, czy wskazane świadczenie zostanie uznane przez organ podatkowy w danej sytuacji za przychód ze stosunku pracy, zależy, czy należy odprowadzić od niego zaliczkę na podatek i składki ZUS.

ZUS stwierdził w piśmie z 20 maja 2021 r. (DI/100000/43/283/2021) m.in., że:

Praca zdalna - ZUS

(…) dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przykład

Anna B. jest zatrudniona w biurze rachunkowym na stanowisku asystentki księgowej. Od 1 maja 2023 r. będzie wykonywała pracę zdalnie przez kilka dni w tygodniu. W porozumieniu pracodawca określił, w jakie dni pracownica będzie wykonywała pracę zdalną, a także wysokość ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych niebędących własnością pracodawcy. Ustalono miesięczny ryczałt z tego tytułu w wysokości 60 zł. Ryczałt będzie ulegał proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku nieobecności pracownicy (z powodu choroby i urlopów). Tak ustalona kwota ryczałtu nie będzie podlegała opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń

W kolejnym artykule w ramach akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o BHP w pracy zdalnej

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

 

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFORLEX
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Rejestracja spółki z o.o.
    2023-03-16 14:02:50
    Szybka rejestracja firmy z pomocą ekspertów! Zapraszamy! rejestracja-spolki-zoo pl
    0
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odprawa pieniężna a urlop wychowawczy

Odprawa pieniężna, tzw. odprawa ekonomiczna, kojarzona jest najczęściej ze zwolnieniami grupowymi. Może być ona również przyznana (po spełnieniu odpowiednich warunków) pracownikowi, którego objęło zwolnienie indywidualne. Czy w sytuacji, gdy zatrudniony przebywa na urlopie wychowawczym, ma prawo do tego świadczenia? Odpowiadamy.

Polacy kupują coraz mniej

Sprzedaż detaliczna w cenach stałych w lutym 2023 r. była niższa niż przed rokiem o 5%. W porównaniu ze styczniem br. spadła o 3,6% - podał GUS.

Gorsza pozycja kobiet na rynku pracy

W ciągu ostatnich 4 lat utrwaliła się gorsza sytuacja kobiet na rynku pracy w porównaniu z mężczyznami. Kobiety są mniej aktywne zawodowo, mniej zarabiają i często dotyka je dezaktywizacja.

Bezrobocie stoi w miejscu

Stopa bezrobocia w lutym br. wyniosła 5,5 proc., wobec 5,5 proc. miesiąc wcześniej - podał GUS.

Niedziela handlowa – kwiecień 2023

W kwietniu 2023 jest 5 niedziel. Czy któraś z nich to niedziela handlowa? Sprawdź!

Dłuższy wiek emerytalny we Francji – jakie zmiany?

We Francji szykuje się duża reforma emerytalna. Społeczeństwo nie jest zadowolone z propozycji podwyższenia wieku emerytalnego – trwają protesty i zamieszki. Ile będzie wynosił wiek emerytalny we Francji po reformie? Czym spowodowane jest podwyższenie wieku emerytalnego?

Okazjonalna praca zdalna – wygląda na bubel. Rząd naprawi

Nowelizacja Kodeksu pracy uregulowała pracę zdalną oraz ustanowiła nowość w postaci pracy zdalnej okazjonalnej. Ta druga konstrukcja budzi wątpliwości w kwestiach zasadniczych. W lutym rząd chciał rozjaśnić odpowiedzią na interpelację, a obecnie planuje naprawiać błędy „kuchennymi drzwiami” w drodze rozporządzenia.

GUS podał dane o bezrobociu. Jaka jest sytuacja na rynku pracy?

GUS podał dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu lutego 2023. Liczba zarejestrowanych bezrobotnych wyniosła 864,8 tys. osób i była o 7,2 tys. osób wyższa niż w końcu stycznia oraz o 57,0 tys. osób niższa niż przed rokiem. Dane te okazały się lepsze od naszej prognozy.

Okazjonalna praca zdalna przy zatrudnieniu na część etatu. Co mówi prawo?

Zatrudniamy pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy. Czy w związku z tym będą im przysługiwały 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej, czy też wymiar pracy okazjonalnej należy ustalać proporcjonalnie do ich etatu?

„Z” jak zmiana – o tym, jak pokolenie Z odmienia rynek pracy

63,05 proc. Polaków w wieku 18-24 uważa, że wypłata jest dla nich najmniej istotna w pracy – wynika z raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”. Jakie jest tak naprawdę pokolenie Z, budzące na rynku pracy tak wiele kontrowersji? Są to osoby, którym nie zależy już na etatach jak ich starszym kolegom. Wolą work-life balance od wysokich stanowisk i spokój po pracy od podwyżek.

17 proc. Polaków zdecydowało się na podjęcie dodatkowego zatrudnienia

Co szósty Polak (17 proc.) podjął dodatkowe zatrudnienia, a 9 proc. respondentów zdecydowało się zmienić dotychczasową pracę na lepiej płatną - wynika z badania "Polaków Portfel Własny: czas oszczędzania". Jak dodano, 21 proc. badanych starało się o podwyżkę, 13 proc. z nich ją uzyskało.

Zmiany w Kodeksie pracy. Cztery rodzaje dodatkowego urlopu

Kodeks pracy - dodatkowy urlop. Obszerna nowelizacja Kodeksu pracy uregulowała pracę zdalną oraz rozszerzyła wymiar kilku rodzajów urlopu. Niektóre z nowych regulacji mogą być nazwane „urlopem” jedynie umownie jednak również dają możliwości dodatkowych dni wolnych.

Indywidualny Plan Działania bezrobotnego

Czym jest Indywidualny Plan Działania bezrobotnego lub poszukującego pracy i do czego służy? Sprawdź!

Likwidacja kopalń w Polsce – co z górnikami?

W Polsce trwa proces dekarbonizacji. Kopalnie węgla kamiennego są sukcesywnie likwidowanie a tysiące górników traci prace. Kiedy koniec górnictwa w Polsce? Co z górnikami? Gdzie będą pracowali? Jaka jest przyszłość tzw. „zielonych miejsce pracy”?

Przepisy o pracy zdalnej od 7 kwietnia. Nowe prawa i obowiązki pracodawców oraz pracowników

Praca zdalna - od 7 kwietnia wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która ureguluje zjawisko pracy zdalnej. Popularyzacja tego modelu gwałtownie wzrosła w okresie pandemii. Nastąpiła więc konieczność określenia na drodze ustawowej praw i obowiązków pracodawców oraz pracowników.

Pracy zdalna okazjonalna. Czy pracodawca ma prawo do kontroli?

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Natomiast kontrola wykonywania pracy przez pracownika świadczącego "okazjonalną" pracę zdalną zostanie przeprowadzona na takich zasadach jak w czasie wykonywania pracy w podstawowym miejscu pracy.

Jak docenić pracownika? Pomogą zmiany w prawie pracy (work-life balance)

Dzień Doceniania Pracownika. Chociaż metod pozapłacowego wynagradzania zespołów jest dużo, to nowa dyrektywa work-life balance otwiera przed pracodawcami nowe możliwości.

E-ZLA dostępne na PUE ZUS

W związku ze zmianami od 1 stycznia 2023 r. każdy przedsiębiorca który opłaca składki na ubezpieczenia społeczne jest zobowiązany do posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych - PUE ZUS. Co jeśli przedsiębiorca nie ma profilu? ZUS założy go za niego. Nawet jeśli płatnik nie dokończy procesu rejestracji i tak po 24 marca 2023 r. do płatnika będą wysłane elektronicznie przez ZUS PUE –  elektroniczne zaświadczenia lekarskie (e-ZLA).

Czy można wezwać osobę zatrudnioną na pracy zdalnej np. do biura na spotkanie?

Kwestia wzywania pracownika do biura w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej nie została uregulowana w przepisy Kodeksu pracy. Jednak pracodawca (przełożony) w ramach swoich uprawnień kierowniczych ma prawo wezwać pracownika do wykonywania pracy w biurze, a także polecić mu pracę w każdym innym miejscu, np. udział w spotkaniu odbywającym się w siedzibie kontrahenta albo odbycie podróży służbowej. 

98 proc. Polaków odczuwa skutki inflacji i wzrostu cen

98 proc. Polaków odczuwa skutki inflacji i wzrostu cen – wynika z badania "Poziom wiedzy finansowej Polaków 2023", opublikowanego przez Warszawski Instytut Bankowości i Fundację GPW. Dziewięciu na dziesięciu ankietowanych nie rozważa w najbliższym czasie samodzielnego inwestowania – dodano.

Płace rosną, ale realna wartość zarobków spada

W lutym br. przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw w porównaniu z lutym 2022 r. było wyższe o 0,8%. W stosunku do poprzedniego miesiąca zmniejszyło się o 0,1%. Przeciętne wynagrodzenie zaś w lutym br. w porównaniu z lutym 2022 r. było wyższe o 13,6% - podał GUS.

Urlop ojcowski. Co się zmienia w 2023 r.

Urlop ojcowski to jedno z uprawnień pracowniczych, których dotyczy najnowsza nowelizacja Kodeksu pracy. Co zmieniło się w regulacjach dotyczących urlopu ojcowskiego?

e-ZLA będą przekazywane na profil płatnika składek założony z urzędu przez ZUS, nawet jeśli płatnik nie dokończył procesu rejestracji

Po 24 marca 2023 r. elektroniczne zaświadczenia lekarskie (e-ZLA) będą przekazywane na profile płatników składek automatycznie utworzone przez ZUS, nawet jeśli płatnik nie dokończył procesu rejestracji.

Decyzję w sprawie rezygnacji z PPK można w każdej chwili zmienić

Uczestnictwo w PPK jest dla osoby zatrudnionej całkowicie dobrowolne. Pracownik może w każdej chwili zarówno zrezygnować z oszczędzania w PPK, jak i do tego oszczędzania wrócić. Pewne ograniczenia dotyczą osób w wieku 70+.

Nowy kalkulator wyliczy seniorom emerytury

Nowy kalkulator emerytalny pozwala obliczyć wysokość emerytury tym osobom, które chcą sprawdzić czy opłaca im się przejść na emeryturę w bieżącym roku. Na platformie internetowej PUE ZUS można porównać, jaka będzie wysokość naszej emerytury, w zależności od momentu, w którym decydujemy się zakończyć aktywność zawodową.