Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna - opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom

Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu pracy zdalnej
Praca zdalna. Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające pracę zdalną przewidują m.in. obowiązek zapewnienia przez pracodawcę niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi - pracodawca powinien mu z tego tytułu wypłacić ekwiwalent. Natomiast za zużycie prądu i usługi telekomunikacyjne pracownikowi przysługuje ryczałt. Zasady rozliczania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej powinny wynikać z treści porozumienia, regulaminu lub polecenia. Wskazane świadczenia nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie będą także oskładkowane ZUS, przy spełnieniu określonych w ustawie warunków.

Praca zdalna - rozliczenia

Praca zdalna jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Autopromocja

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ważne

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w wydanym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej, co najmniej z 2-dniowym uprzedzeniem.

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

Rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

  • materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania tej pracy,
  • instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy (lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych) oraz do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu itp.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia ww. kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń związanych z pracą zdalną

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, takich jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 6725 Kodeksu pracy). A zatem świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawę tę w przypadku pracowników stanowi bowiem właśnie przychód w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej; art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

W praktyce mogą pojawić się trudności w wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu w taki sposób, aby nie został on zakwalifikowany jako przychód ze stosunku pracy, tj. żeby ustalona wartość świadczenia nie została zakwestionowana przez organy podatkowe czy ZUS. Przepisy w tym zakresie nie są bowiem zbyt precyzyjne.

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika jedynie, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych

- art. 6724 § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Istotne więc będzie określenie w zawartym z pracownikiem porozumieniu/poleceniu czy regulaminie wskazanych kwestii w sposób dość szczegółowy. W przypadku ewentualnej kontroli taki zapis umożliwi pracodawcy wykazanie lub udowodnienie prawidłowości przyjętego sposobu wyliczenia tego świadczenia.

Ważne jest, aby ustalona kwota ryczałtu czy ekwiwalentu nie odbiegała w sposób rażący od faktycznie poniesionych z tego tytułu kosztów.

W przeciwnym wypadku, podczas kontroli, ustalona kwota ekwiwalentu czy ryczałtu rażąco przekraczająca normy, według których zostały obliczone, może zostać zakwestionowana. Wówczas istnieje ryzyko, że tak przyznany ekwiwalent czy ryczałt może zostać uznany za przychód ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek naliczenia składek ZUS i podatku. Od tego, czy wskazane świadczenie zostanie uznane przez organ podatkowy w danej sytuacji za przychód ze stosunku pracy, zależy, czy należy odprowadzić od niego zaliczkę na podatek i składki ZUS.

ZUS stwierdził w piśmie z 20 maja 2021 r. (DI/100000/43/283/2021) m.in., że:

Praca zdalna - ZUS

(…) dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przykład

Anna B. jest zatrudniona w biurze rachunkowym na stanowisku asystentki księgowej. Od 1 maja 2023 r. będzie wykonywała pracę zdalnie przez kilka dni w tygodniu. W porozumieniu pracodawca określił, w jakie dni pracownica będzie wykonywała pracę zdalną, a także wysokość ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych niebędących własnością pracodawcy. Ustalono miesięczny ryczałt z tego tytułu w wysokości 60 zł. Ryczałt będzie ulegał proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku nieobecności pracownicy (z powodu choroby i urlopów). Tak ustalona kwota ryczałtu nie będzie podlegała opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń

W kolejnym artykule w ramach akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o BHP w pracy zdalnej

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

 

Autopromocja
Źródło: INFORLEX
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Rejestracja spółki z o.o.
    2023-03-16 14:02:50
    Szybka rejestracja firmy z pomocą ekspertów! Zapraszamy! rejestracja-spolki-zoo pl
    0
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego.