Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna - opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom

Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu pracy zdalnej
Praca zdalna. Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające pracę zdalną przewidują m.in. obowiązek zapewnienia przez pracodawcę niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi - pracodawca powinien mu z tego tytułu wypłacić ekwiwalent. Natomiast za zużycie prądu i usługi telekomunikacyjne pracownikowi przysługuje ryczałt. Zasady rozliczania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej powinny wynikać z treści porozumienia, regulaminu lub polecenia. Wskazane świadczenia nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie będą także oskładkowane ZUS, przy spełnieniu określonych w ustawie warunków.

Praca zdalna - rozliczenia

Praca zdalna jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ważne

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w wydanym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej, co najmniej z 2-dniowym uprzedzeniem.

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

Rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

  • materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania tej pracy,
  • instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy (lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych) oraz do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu itp.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia ww. kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń związanych z pracą zdalną

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, takich jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 6725 Kodeksu pracy). A zatem świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawę tę w przypadku pracowników stanowi bowiem właśnie przychód w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej; art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

W praktyce mogą pojawić się trudności w wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu w taki sposób, aby nie został on zakwalifikowany jako przychód ze stosunku pracy, tj. żeby ustalona wartość świadczenia nie została zakwestionowana przez organy podatkowe czy ZUS. Przepisy w tym zakresie nie są bowiem zbyt precyzyjne.

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika jedynie, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych

- art. 6724 § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Istotne więc będzie określenie w zawartym z pracownikiem porozumieniu/poleceniu czy regulaminie wskazanych kwestii w sposób dość szczegółowy. W przypadku ewentualnej kontroli taki zapis umożliwi pracodawcy wykazanie lub udowodnienie prawidłowości przyjętego sposobu wyliczenia tego świadczenia.

Ważne jest, aby ustalona kwota ryczałtu czy ekwiwalentu nie odbiegała w sposób rażący od faktycznie poniesionych z tego tytułu kosztów.

W przeciwnym wypadku, podczas kontroli, ustalona kwota ekwiwalentu czy ryczałtu rażąco przekraczająca normy, według których zostały obliczone, może zostać zakwestionowana. Wówczas istnieje ryzyko, że tak przyznany ekwiwalent czy ryczałt może zostać uznany za przychód ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek naliczenia składek ZUS i podatku. Od tego, czy wskazane świadczenie zostanie uznane przez organ podatkowy w danej sytuacji za przychód ze stosunku pracy, zależy, czy należy odprowadzić od niego zaliczkę na podatek i składki ZUS.

ZUS stwierdził w piśmie z 20 maja 2021 r. (DI/100000/43/283/2021) m.in., że:

Praca zdalna - ZUS

(…) dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przykład

Anna B. jest zatrudniona w biurze rachunkowym na stanowisku asystentki księgowej. Od 1 maja 2023 r. będzie wykonywała pracę zdalnie przez kilka dni w tygodniu. W porozumieniu pracodawca określił, w jakie dni pracownica będzie wykonywała pracę zdalną, a także wysokość ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych niebędących własnością pracodawcy. Ustalono miesięczny ryczałt z tego tytułu w wysokości 60 zł. Ryczałt będzie ulegał proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku nieobecności pracownicy (z powodu choroby i urlopów). Tak ustalona kwota ryczałtu nie będzie podlegała opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń

W kolejnym artykule w ramach akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o BHP w pracy zdalnej

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

 

Autopromocja
Źródło: INFORLEX
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Rejestracja spółki z o.o.
    2023-03-16 14:02:50
    Szybka rejestracja firmy z pomocą ekspertów! Zapraszamy! rejestracja-spolki-zoo pl
    0
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najbardziej poszukiwany zawód w Polsce! Sprawdź, kogo poszukują pracodawcy.

Jaki zawód jest najbardziej poszukiwany w Polsce? Kogo na polskim rynku pracy brakuje nawet bardziej niż kierowców i informatyków? Kompetencje tych pracowników są niezbędne do uruchamiania nowych, dużych inwestycji.

Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.