Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna - opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Praca zdalna, rozliczenia, zus, podatek
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu pracy zdalnej

Praca zdalna. Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające pracę zdalną przewidują m.in. obowiązek zapewnienia przez pracodawcę niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi - pracodawca powinien mu z tego tytułu wypłacić ekwiwalent. Natomiast za zużycie prądu i usługi telekomunikacyjne pracownikowi przysługuje ryczałt. Zasady rozliczania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej powinny wynikać z treści porozumienia, regulaminu lub polecenia. Wskazane świadczenia nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie będą także oskładkowane ZUS, przy spełnieniu określonych w ustawie warunków.

Praca zdalna - rozliczenia

Praca zdalna jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ważne

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w wydanym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej, co najmniej z 2-dniowym uprzedzeniem.

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

Rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

  • materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania tej pracy,
  • instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy (lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych) oraz do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu itp.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia ww. kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń związanych z pracą zdalną

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, takich jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 6725 Kodeksu pracy). A zatem świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawę tę w przypadku pracowników stanowi bowiem właśnie przychód w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej; art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

W praktyce mogą pojawić się trudności w wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu w taki sposób, aby nie został on zakwalifikowany jako przychód ze stosunku pracy, tj. żeby ustalona wartość świadczenia nie została zakwestionowana przez organy podatkowe czy ZUS. Przepisy w tym zakresie nie są bowiem zbyt precyzyjne.

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika jedynie, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych

- art. 6724 § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Istotne więc będzie określenie w zawartym z pracownikiem porozumieniu/poleceniu czy regulaminie wskazanych kwestii w sposób dość szczegółowy. W przypadku ewentualnej kontroli taki zapis umożliwi pracodawcy wykazanie lub udowodnienie prawidłowości przyjętego sposobu wyliczenia tego świadczenia.

Ważne jest, aby ustalona kwota ryczałtu czy ekwiwalentu nie odbiegała w sposób rażący od faktycznie poniesionych z tego tytułu kosztów.

W przeciwnym wypadku, podczas kontroli, ustalona kwota ekwiwalentu czy ryczałtu rażąco przekraczająca normy, według których zostały obliczone, może zostać zakwestionowana. Wówczas istnieje ryzyko, że tak przyznany ekwiwalent czy ryczałt może zostać uznany za przychód ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek naliczenia składek ZUS i podatku. Od tego, czy wskazane świadczenie zostanie uznane przez organ podatkowy w danej sytuacji za przychód ze stosunku pracy, zależy, czy należy odprowadzić od niego zaliczkę na podatek i składki ZUS.

ZUS stwierdził w piśmie z 20 maja 2021 r. (DI/100000/43/283/2021) m.in., że:

Praca zdalna - ZUS

(…) dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przykład

Anna B. jest zatrudniona w biurze rachunkowym na stanowisku asystentki księgowej. Od 1 maja 2023 r. będzie wykonywała pracę zdalnie przez kilka dni w tygodniu. W porozumieniu pracodawca określił, w jakie dni pracownica będzie wykonywała pracę zdalną, a także wysokość ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych niebędących własnością pracodawcy. Ustalono miesięczny ryczałt z tego tytułu w wysokości 60 zł. Ryczałt będzie ulegał proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku nieobecności pracownicy (z powodu choroby i urlopów). Tak ustalona kwota ryczałtu nie będzie podlegała opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń

W kolejnym artykule w ramach akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o BHP w pracy zdalnej

INFORLEX Kodeks pracy 2023

Wszystko o zmianach w prawie pracy 2023

INFOR

 

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFORLEX

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS tylko online? Sejm proceduje projekt ustawy ułatwiający życie przedsiębiorcom

Przedsiębiorcy mogą szykować się na duże ułatwienie. Do Sejmu trafił projekt ustawy, który znosi obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS wysłanych drogą elektroniczną. Jeśli przepisy wejdą w życie, firmy zyskają mniej biurokracji, niższe koszty i pełną cyfryzację procesu.

Jakich informacji może żądać rada pracowników?

W wielu przypadkach pracodawcy zastanawiają się, czy i jakie informacje muszą, a jakie mogą być – jeżeli taką wolę wykaże zarząd – przekazane radzie pracowników. Artykuł prezentuje najważniejsze przepisy i przykłady dobrych praktyk.

Pracownik nie przychodzi do pracy - co robić? Jak go zwolnić?

Jeśli pracownik nie przychodzi do pracy nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków. Pracodawca może nałożyć na niego kary porządkowe. Jak go zwolnić? Znaczenie ma tutaj rodzaj nieobecności. Jeśli jest usprawiedliwiona, pracodawca posłuży się inną podstawą prawną, a jeśli jest nieusprawiedliwiona, może zwolnić go dyscyplinarnie.

Ostrzeżenie ZUS przed oszustami: wygląda jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing

ZUS ostrzega ubezpieczonych przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości e-mail. Wygląda to jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing. Może skutkować kradzieżą danych osobowych, haseł i przejęciem kontroli nad komputerem, także kont bankowych ofiary.

Nowy urlop w Kodeksie pracy. 105 dni wolnego płatnego w 100 proc. Sprawdź, komu przysługuje!

W 2025 roku wprowadzono do Kodeksu pracy nowy rodzaj urlopu, który przeznaczony jest dla rodziców wcześniaków oraz dzieci, które po urodzeniu wymagają dłuższego pobytu w szpitalu. Maksymalny czas jego trwania wynosi 15 tygodni. Oto szczegóły.

W okresie ochronnym przed emeryturą pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające

Zasadą wynikającą z prawa pracy jest ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może jednak wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli osoba zatrudniona nie zaakceptuje nowych warunków pracy, dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy. Kiedy dopuszcza się wypowiedzenie zmieniające w trakcie okresu ochronnego przed emeryturą?

Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

PIP zmieniła 3200 umów cywilnych na etaty. Po wejściu w życie nowych przepisów będzie ich dużo więcej

Będą nowe przepisy o PIP. Przewidują wyższe kary, więcej uprawnień inspektorów, kontrole zdalne. Najbardziej rewolucyjna zmian to możliwość wydawania przez inspektorów decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w etaty z natychmiastowym skutkiem – bez czekania na rozstrzygnięcie sądu.

3 miesiąc ciąży a umowa o pracę. Co mówią przepisy?

Jestem w 3 miesiącu ciąży. Z końcem września 2025 r. upływa termin, na jaki podpisałam umowę z moim pracodawcą. Czy pracodawca musi przedłużyć umowę? Jakie prawa mi przysługują?