Jak rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej

• Ewidencja czasu pracy zdalnej
• Potwierdzenie obecności przy pracy zdalnej
• Lista obecności przy pracy zdalnej

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy przyjęty w zakładzie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy i nie zrobił tego, to może ustalić sposób potwierdzania obecności np. w odrębnym zarządzeniu lub obwieszczeniu. Wówczas zobowiązany jest poinformować pracownika o tym sposobie w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi po nawiązaniu stosunku pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Potwierdzenie obecności przy pracy zdalnej

Pracodawcy, którzy korzystają z listy obecności dla pracowników wykonujących pracę stacjonarną, powinni ustalić także sposób potwierdzania obecności w pracy dla pracowników wykonujących pracę zdalną lub wprowadzić stosowne postanowienia do regulaminu pracy. Sposobem potwierdzania obecności w pracy wykonywanej zdalnie może być np. wysłanie na początku i na zakończenie pracy e-maila do przełożonego albo zatelefonowanie do niego. Dotyczy to zarówno rejestracji obecności w pracy, jak i ewidencji czasu pracy (godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy), ponieważ praca zdalna nie wyłącza tego obowiązku u osób pracujących w systemach czasu pracy innych niż zadaniowy. Wygodnym rozwiązaniem są pliki w chmurze do uzupełnienia online lub dedykowane aplikacje. Można w nich w sposób czytelny odznaczać zarówno sam fakt obecności w pracy, jak i ewidencjonować godziny jej rozpoczęcia i zakończenia.

Natomiast jeżeli pracodawca nie wprowadził zasad potwierdzania obecności w czasie pracy zdalnej, to można założyć, że pracownik pracujący zdalnie jest obecny w pracy w dniach i godzinach ustalonych w jego rozkładzie czasu pracy. W takim przypadku potwierdzeniem obecności pracownika w pracy może być rejestr logowania do systemu, wysyłane e-maile czy wykaz zadań wykonanych przez pracownika danego dnia, który przekazuje on przełożonemu pod koniec dnia pracy.

Najistotniejsze jest, aby oznaczenia na liście obecności były zrozumiałe i nie budziły wątpliwości.

Lista obecności przy pracy zdalnej

Pracodawca może także ustalić, że pracownik będzie zaznaczał na liście obecności dni pracy zdalnej (szczególnie jeśli jego praca ma charakter hybrydowy). Praca zdalna może być wówczas oznaczana na liście w formie pliku w chmurze przy użyciu np. skrótu "PZ". Jeśli w zakładzie pracy lista ma formę papierową, wówczas taką adnotację na liście obecności może wprowadzić przełożony pracownika, inny wyznaczony pracownik lub pracownik działu personalnego.

Sposoby potwierdzania obecności w pracy są uzależniane od organizacji pracy w zakładzie pracy, ale też od sposobu wykonywania danej pracy, w tym pracy zdalnej. U pracodawców, u których praca jest wykonywana wyłącznie w formie zdalnej i nie ma prowadzonej listy obecności, będą to raczej sposoby elektroniczne, rejestr logowania do służbowego komputera, z którego korzysta pracownik. Natomiast przy pracy hybrydowej możliwe będzie stosowanie form mieszanych lub papierowych.

Jeżeli pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy dla określonych pracowników, to nie można zastąpić jej listą obecności.

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

W kolejnym artykule w ramach akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o tym czy można wezwać osobę zatrudnioną w ramach pracy zdalnej np. do biura na spotkanie