| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. Co po zmianach przepisów powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. W części A należy przechowywać dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w części C - dokumenty w zakresie ustania stosunku pracy. Natomiast w nowej części D akt osobowych należy składać dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostawali w stosunku pracy, akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może pozostawić bez wprowadzania zmian. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 r. powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami. Nie ma przeszkód, aby pracodawca dostosował akta osobowe zgromadzone przed dniem wejścia nowych przepisów do określonych nimi zasad i prowadził te akta w całości zgodnie ze zmienionymi regulacjami.

Część A akt osobowych

W części A akt osobowych należy obecnie gromadzić:

1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie tj.:,

  • CV, list motywacyjny,
  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. świadectwa i dyplomy potwierdzające wykształcenie, ukończone kursy, szkolenia lub posiadane uprawnienia),
  • świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. w przypadku osób ubiegających się o zatrudnienie w służbie cywilnej - oświadczenie o niekaralności);

2) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i § 12 Kodeksu pracy).

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, rodzinnym.

Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa lub gdy jest w nich zapisane, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Oprócz tego kandydat na pracownika może przedstawić dokumenty potwierdzające jego dodatkowe kwalifikacje lub umiejętności, np. dyplom ukończenia wyższej uczelni oraz inne dokumenty, np. potwierdzające jego staż pracy, jeśli zamierza korzystać z określonych uprawnień przewidzianych w regulacjach prawa pracy (np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy). Wszystkie te dokumenty złożone przez kandydata do pracy należy przechowywać w części A akt osobowych.

Należy zwrócić uwagę, że 21 lutego 2019 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Zgodnie z tą ustawą zmianie ulegnie przede wszystkim katalog danych osobowych, jakie pracodawca będzie mógł żądać od pracownika przed przyjęciem go do pracy, a jakie po jego zatrudnieniu. Przed zatrudnieniem pracodawca będzie mógł wymagać podania przez przyszłego pracownika jedynie następujących danych:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) data urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

To dosyć znaczące ograniczenie danych osobowych, jakie pracodawca będzie mógł przetwarzać przed przyjęciem pracownika do pracy. Ustawodawca usunął z katalogu tych danych imiona rodziców, które po zmianie przepisów nie będą już przetwarzane ani przed zatrudnieniem, ani po zatrudnieniu pracownika. Również informacja o miejscu zamieszkania nie będzie dostępna dla pracodawcy przed zatrudnieniem pracownika. Danych o tym, gdzie pracownik mieszka, pracodawca będzie mógł wymagać dopiero po jego zatrudnieniu. Dodatkowo ustawodawca zaznaczył, że pracodawca może przed przyjęciem do pracy wymagać od kandydata danych kontaktowych. Jakie jednak dane do kontaktu (np. nr telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny) pracodawca będzie mógł przetwarzać przed przyjęciem pracownika do pracy, zadecyduje sam kandydat. Ponadto ustawodawca wskazał, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o pracę danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Oznacza to, że pracodawca poszukujący kandydatów do prac prostych, niewymagających żadnych określonych kwalifikacji czy doświadczenia, nie będzie mógł żądać od kandydata wskazanych informacji.

W części A akt osobowych przechowywane są obecnie także skierowania oraz orzeczenia lekarskie dotyczące:

  • wstępnych badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy,
  • aktualnych badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych osób przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,
  • stwierdzenia braku przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, przedstawionych przez osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (jeżeli nowy pracodawca stwierdził, że warunki opisane w skierowaniu na badania wystawionym przez poprzedniego pracodawcę odpowiadają warunkom występującym na stanowisku pracy, na którym ta osoba ma zostać zatrudniona),
  • badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (w takim przypadku pracownik przedkłada nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie, uzyskane w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony, oraz skierowanie do wykonania tych badań).

Część B akt osobowych

W części B akt osobowych należy obecnie przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, tj. kwestionariusz osobowy dla pracownika lub oświadczenia pracownika, w których pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 221 Kodeksu pracy);

Pracodawca pobrał od pracownika upoważnienie do przetwarzania jego danych osobowych. Zamieścił je w osobnym zbiorczym segregatorze, w którym przetrzymuje różne upoważnienia. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Przetwarzanie danych osobowych pracownika i prowadzenie jego akt osobowych ma podstawę prawną w przepisach Kodeksu pracy. W związku z tym nie trzeba pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od pracowników w tym celu. Należy pamiętać, że pracodawca, gromadząc dane osobowe pracowników, przetwarza tylko te z nich, które są potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy. W aktach osobowych pracowników nie powinno być więc, co do zasady, danych wykraczających poza katalog wskazany w Kodeksie pracy. Jeżeli jednak pracownik przedstawi takie dane z własnej inicjatywy (np. zdjęcie w CV), zgoda na przetwarzanie tych danych powinna znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Zgodę tę należy umieścić w tej części akt osobowych, w której znajdują się dane osobowe objęte zgodą. Jeżeli więc dane te zostały przedstawione w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, powinny znaleźć się w części A akt osobowych.

Po zatrudnieniu danej osoby, oprócz podanych wyżej danych, których można żądać od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo domagać się także:

  1. innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
  2. numeru PESEL,
  3. numeru rachunku bankowego, na który ma być wypłacane wynagrodzenie pracownika,
  4. innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

W związku z uchwaloną przez Sejm 21 lutego 2019 r. nowelizacją przepisów dostosowującą polskie regulacje do przepisów RODO zmianie ulegnie również katalog danych przetwarzanych przez pracodawcę po przyjęciu pracownika do pracy. Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł żądać od pracownika:

1) adresu zamieszkania,

2) numeru PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,

3) innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

4) podania wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

5) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Czytaj także

Data publikacji:

Autor:

specjalista z zakresu prawa pracy i bhp

Źródło:

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Zdjęcia

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach /fot. Shutterstock
Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach /fot. Shutterstock

Odpowiedzialność członków zarządu spółek kapitałowych79.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ 2019

reklama

Ostatnio na forum

PPK

Eksperci portalu infor.pl

Aneta Nowak-Piechota

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »