Plan urlopów na 2016 r.

Z początkiem roku pracodawcy muszą wyliczyć wskaźnik, od którego zależą m.in. świadczenie finansowe za niewykorzystany urlop i odszkodowanie za nieuzasadnione zwolnienie. Ustalają także plan wypoczynków.

Współczynnik urlopowy

W największym uproszczeniu współczynnik urlopowy to przeciętna liczba dni pracy na miesiąc w skali roku kalendarzowego. Zasady jego ustalania reguluje par. 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Oblicza się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku w związku z rozwiązaniem umowy o pracę i niewykorzystaniem całego należnego urlopu.

Rekomendowany produkt: Umowy terminowe po zmianach (książka)

Zasady te stosuje się również przy obliczaniu odszkodowania przysługującego pracownikowi z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy bezterminowej, rozwiązania umowy z naruszeniem prawa lub np. odszkodowania należnego pracodawcy w razie niezasadnego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków podmiotu zatrudniającego.

Aby obliczyć współczynnik urlopowy, należy odjąć od liczby dni występujących w danym roku kalendarzowym sumę przypadających w tym czasie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z jej planowania w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. Otrzymany wynik należy następnie podzielić przez 12.

PRZYKŁAD 1

Obliczanie współczynnika

Rok 2016 będzie przestępny, gdyż uwzględnia dodatkowy dzień pojawiający się raz na cztery lata w związku z koniecznością dopasowania roku kalendarzowego do roku zwrotnikowego. Z uwagi na to, że luty będzie miał 29 dni, w całym roku wystąpi 366 dni, co należy uwzględnić przy obliczaniu współczynnika urlopowego. Od tej liczby trzeba odjąć sumę niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach, które nie są dniami ustawowo wolnymi i mogą być indywidualnie wyznaczane w harmonogramach. Przyjmuje się jednak, że jako dni wolne z pięciodniowego tygodnia pracy kwalifikuje się w tym przypadku wszystkie soboty roku. Oznacza to, że w 2016 r. od 366 dni kalendarzowych trzeba odjąć 52 niedziele, 53 wolne soboty oraz 9 dni świątecznych w inne dni niż niedziela (366 - 52 - 53 - 9 = 252). Wynik, czyli 252 dni pracy, należy podzielić przez 12 miesięcy, uzyskując średnio na miesiąc 21 dni pracy. Taki współczynnik będzie obowiązywał w 2016 r. przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego i innych świadczeń, do których się go stosuje.

Plan urlopów

Ustawodawca przewidział dwa niezależne rozwiązania w zakresie udzielania zatrudnionym urlopów wypoczynkowych. Co do zasady odbywa się to po porozumieniu z pracownikiem, czyli każdy urlop jest udzielany na podstawie pisemnego wniosku podwładnego po akceptacji proponowanego terminu przez pracodawcę lub działającego w jego imieniu przełożonego. Tak udzielane są urlopy w firmach, w których nie działają związki zawodowe, oraz u pracodawców, którzy uzyskali od zakładowej organizacji związkowej zgodę na nietworzenie planu urlopów. Pozostałe zakłady są jednak obowiązane tworzyć plan urlopów.

Dołącz do nas na Facebooku!

Zgodnie z art. 163 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, lecz także potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Pozwala to przeciwdziałać przypadkom, w których wszyscy pracownicy chcą wykorzystać urlop w lipcu lub sierpniu, paraliżując tym samym pracę firmy w związku z brakiem obsady stanowisk. W planie urlopów nie uwzględnia się tej części wypoczynku, która może być wykorzystana na żądanie w trybie art. 167² k.p. Co do zasady oznacza to obniżenie puli planowanego urlopu o 4 dni. Warto jednak pamiętać, że w przypadku systemów równoważnych umożliwienie pracownikowi wykorzystania 4 dni urlopu na żądanie w wymiarze 12 godzin każdy wymaga przeznaczenia na ten cel sześciu 8-godzinnych dniówek urlopowych.

W efekcie liczba dni urlopu wypoczynkowego, które muszą być ujęte w planie urlopów, nie będzie obejmować pełnych 20 lub 26 dni, lecz odpowiednio mniej. Minimalnie będzie to 14 dni (przy systemie równoważnym i rocznym wymiarze urlopu wynoszącym 20 dni), maksymalnie 22 dni (gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu i pracuje po 8 godzin na dobę). Planując podwładnym urlopy, warto również pamiętać, że obok możliwości podziału urlopu na części ustawodawca wprowadził wymóg, by co najmniej jedna z nich obejmowała kolejnych 14 dni (art. 162 k.p.). Do tej puli wliczamy weekendy i ustawowo wolne od pracy święta przypadające bezpośrednio przed, po lub pomiędzy dniami, na które udzielono urlop. W efekcie mogą zdarzyć się przypadki, gdy skorzystanie z 2 tygodni wolnego będzie wymagało wykorzystania mniej niż 10 dni urlopu.

Problem ten nie ma większego znaczenia w przypadku zakładów planujących urlopy z góry na cały rok, gdyż w takich okolicznościach pracodawca może egzekwować od pracowników już od początku roku zaplanowanie przynajmniej jednej części urlopu obejmującej pełne 2 tygodnie. Nabiera on znaczenia w razie udzielania urlopów na wniosek pracownika, gdyż akceptując wnioski na jeden lub kilka dni urlopu, pracodawca nie ma gwarancji, że w dalszej części roku podwładny zdecyduje się wykorzystać całe 2 tygodnie wolnego. Warto więc przyjąć zasadę, że o ostatnie 10 dni urlopu, nie licząc tego udzielanego na żądanie, pracownik musi wystąpić łącznie. Należy pamiętać, że konsekwencje naruszenia art. 162 k.p. pracodawca będzie ponosił również wtedy, gdy dzieląc urlop na krótsze odcinki, honorował wnioski podwładnego i w swej intencji działał na jego korzyść.

Kolejną zaletą stosowania planu urlopów jest to, że pracodawcy łatwiej jest przymusić do regularnego korzystania z wypoczynku pracowników niechętnie opuszczających pracę. Kadra zarządzająca często kumuluje to uprawnienie z ubiegłych lat. Poza ryzykiem odpowiedzialności za brak co najmniej 14-dniowego wypoczynku zbieranie zaległych urlopów narusza także art. 168 k.p., nakazujący udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Powyższe nie dotyczy jedynie urlopu udzielanego na żądanie pracownika, który z końcem roku traci cechę żądaniowości, nie staje się jednak zwykłym urlopem zaległym. Oznacza to, że po 30 września 2016 r. pracownik będzie mieć 4 dni urlopu za 2015 r., o ile nie skorzysta z możliwości zażądania jego udzielenia. Każdy dodatkowy dzień niewykorzystanego urlopu za 2015 r. lub lata wcześniejsze wiąże się dla pracodawcy z ryzykiem mandatu w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

W tym kontekście plan urlopów znacząco ułatwia panowanie nad stopniem wykorzystania urlopu bieżącego i zaległego. Jest to również uczciwe wobec pracowników, skoro roszczenie o urlop przedawnia się po trzech latach od daty jego wymagalności, więc np. urlop z 2015 r. zacznie się przedawniać od 30 września 2016 r., a pracownik straci możliwość żądania jego udzielenia 30 września 2019 r. Wprowadzenie planu urlopów nie wyklucza możliwości przesunięcia terminu wypoczynku konkretnego pracownika, gdyż podobnie jak w przypadku urlopów na wniosek datę rozpoczęcia urlopu można zmienić po porozumieniu z pracownikiem. W przypadku większych zakładów rozwiązaniem problemu jednoczesnego planowania urlopów wszystkim pracownikom może być delegowanie obowiązku ustalenia planu na bezpośredniego przełożonego. [tabela 1]

Wolne z ustawy

Dniami ustawowo wolnymi ustanowiono 13 świąt, z których 4 są ruchome, oraz wszystkie niedziele występujące w danym roku kalendarzowym (art. 1 ustawy o dniach wolnych od pracy). Do tej normy odwołuje się art. 151⁹ par. 1 k.p., ustalając niedziele i święta dniami wolnymi od pracy. Z puli 13 świąt dwa (Wielkanoc i Zielone Świątki) zawsze przypadają w niedzielę, daty pozostałych są zaś uzależnione od układu dni w roku kalendarzowym. W 2016 r. w niedzielę przypadną też Święto Pracy oraz pierwszy dzień Bożego Narodzenia. Te 4 dni ustawowo wolne od pracy pozostaną więc bez wpływu na wymiar czasu pracy. Nie uwzględnimy ich również przy obliczaniu współczynnika urlopowego, skoro pokrywają się z niedzielami, i tak muszą być kwalifikowane przy rozliczaniu czasu pracy. W efekcie jedynie 9 z 13 świąt wywrze wpływ na ustalanie czasu pracy, jego rozliczanie i zasady naliczania świadczeń związanych z pracą. [tabela 2]

Co do zasady każde święto, podobnie jak niedziela, trwa od godz. 6.00 w tym dniu do 6.00 dnia następnego. Pracodawcy mogą jednak określić inne godziny trwania doby niedzielno-świątecznej, co może okazać się konieczne w przypadku firm, które nie mają podstaw do planowania i polecania pracy w dniach wolnych. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku handlu z uwagi na obowiązujący takie firmy absolutny zakaz pracy w święta. Brak ingerencji w godziny trwania doby świątecznej w sklepie może spowodować, że przychodząc do pracy na 5.00 w czwartek 7 stycznia, ekspedientka będzie przez 1 godzinę wykonywała pracę w dobie świątecznej. Pracodawcy grozi za to mandat, a pracownicy przysługuje cały dzień wolny lub w razie braku takiej możliwości dodatek 100 proc. do normalnego wynagrodzenia za pierwszą godzinę pracy. Na grzywnę od inspektora może zasłużyć również pracodawca działający w innej branży, jeśli poleca podwładnym pracę w niedziele lub święta, choć nie spełnia przesłanek z art. 151¹⁰ k.p., a w pozostałych przypadkach, gdy nie zapewnia pracownikom co czwartej niedzieli wolnej od pracy.

PRZYKŁAD 2

Możliwość polecania pracy w niedziele i święta

Pracodawca prowadzi firmę produkcyjną, w której wytwarzane są elementy balustrad oraz poręcze ze stali nierdzewnej. Firma zatrudnia trzech pracowników, a ich praca jest planowana w systemie podstawowym, w stałych godzinach od poniedziałku do piątku. Pracodawca nie może więc planować pracy w niedziele i święta, a prawo polecenia dodatkowych zadań w takich dniach wystąpi jedynie w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej służącej ochronie życia lub zdrowia ludzkiego bądź mienia lub środowiska albo usuwaniu awarii. Aby taki zakład mógł planować pracę w niedziele, musiałby wprowadzić np. zmianowość pracy. ©?

Tabela 1. Plan urlopów na 2016 rok

P.P.U.H. Drozd Sp. z o.o., ul. Ptasia 23, 01-930 Warszawa
Plan urlopów wypoczynkowych w 2016 roku
Imię, nazwisko i stanowisko służbowe pracownika	Dział Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	Urlop należny	Planowany termin wykorzystania
Anna Włos sprzedawca	sprzedaży	bieżący - 20 dni	27-28 maja (2 dni) 8-23 sierpnia (11 dni) 21-23 grudnia (3 dni)
Marcin Zych sprzedawca	sprzedaży	bieżący - 26 dni	4-8 stycznia (4 dni) 2-6 maja (4 dni) 24 sierpnia - 12 września (14 dni)
Wojciech Kajzer sprzedawca	sprzedaży	zaległy - 5 dni bieżący - 26 dni	29 marca - 1 kwietnia (4 dni) 4-24 lipca (15 dni) 2-10 listopada (7 dni)
Aldona Wojko starszy sprzedawca	sprzedaży	zaległy - 3 dni bieżący - 26 dni	6-26 czerwca (15 dni) 16-31 grudnia (10 dni)
Sporządził: Wiesław Myszka kierownik działu sprzedaży		Zatwierdził: Witold Ryś prezes Zarządu

Tabela 2. Dni ustawowo wolne od pracy w 2016 roku

L.p.	Data	Dzień tygodnia	Nazwa
1.	1 stycznia 2016 r.	piątek	Nowy Rok
2.	6 stycznia 2016 r.	środa	Trzech Króli
3.	27 marca 2016 r.	niedziela	Wielkanoc
4.	28 marca 2016 r.	poniedziałek	Poniedziałek Wielkanocny
5.	1 maja 2016 r.	niedziela	Święto Pracy
6.	3 maja 2016 r.	wtorek	Święto Konstytucji 3 Maja
7.	15 maja 2016 r.	niedziela	Zielone Świątki
8.	26 maja 2016 r.	czwartek	Boże Ciało
9.	15 sierpnia 2016 r.	poniedziałek	Święto Wojska Polskiego
10.	1 listopada 2016 r.	wtorek	Wszystkich Świętych
11.	11 listopada 2016 r.	piątek	Święto Niepodległości
12.	25 grudnia 2016 r.	niedziela	Boże Narodzenie
13.	26 grudnia 2016 r.	poniedziałek	Boże Narodzenie

Podstawa prawna

Art. 151⁹ par. 1, art. 151¹⁰, art. 154 par. 1, art. 154² par. 1 i 2, art. 161-163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Par. 5 i 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 90).