Urlop wypoczynkowy - poradnik

Urlop wypoczynkowy - definicja

Podstawowym rodzajem urlopu jest urlop wypoczynkowy. Zgodnie z przepisem art. 152 kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do:

• corocznego,
• nieprzerwanego – w zasadzie pracownik ma prawo wykorzystywać jednorazowo cały urlop. Jedynie na jego wniosek urlop może być podzielony, jedna z jego części powinna być wtedy nie krótsza niż 14 dni kalendarzowych. Art. 167 Kodeksu Pracy stanowi wyjątek od zasady nieprzerywalności urlopu – pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu – w takim wypadku pracodawca pokrywa koszty odwołania pracownika z urlopu.
• płatnego urlopu wypoczynkowego – za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie takie, jakie by otrzymał gdyby w tym czasie pracował i dotyczy to zarówno stałych jak i zmiennych składników wynagrodzenia.

Rozróżnia się dwa rodzaje urlopów wypoczynkowych:

• Urlopy podstawowe – przysługują wszystkim pracownikom po ustalonym okresie zatrudnienia,
• Urlopy dodatkowe – przysługują niektórym grupom pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia niezależnie od urlopu podstawowego, bądź należących do określonej kategorii (np. urzędnik służby cywilnej), mogą one być wprowadzane przez układy zbiorowe pracy.

Prawo do urlopu wypoczynkowego, wchodzące w skład prawa do wypoczynku, stanowi jedno z podstawowych praw pracownika. W Polsce prawo do urlopu jest konstytucyjnym prawem obywatelskim, gwarantowanym przez art. 66 Konstytucji RP. Ma ono na celu przede wszystkim stworzenie warunków dla regeneracji sił pracownika. Dlatego też, oraz w celu uniknięcia nacisków ze strony pracodawców, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani przenieść go na inną osobę, gdyż jest ono jego uprawnieniem osobistym.

Jak ustalać wymiar urlopu wypoczynkowego – praktyczne rozliczenia

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w zakresie rozliczeń związanych z urlopami wypoczynkowymi jest prawidłowe ustalenie wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikowi. Na wymiar urlopu wpływa przede wszystkim rodzaj ukończonej przez pracownika szkoły oraz jego staż pracy.

Wysokość wymiaru urlopu wypoczynkowego zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. Wymiar urlopu wynosi odpowiednio (art. 154 Kodeksu pracy):

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego

Wskaźniki i stawki: Wymiar urlopu wypoczynkowego

Jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego w trakcie roku, który wcześniej był pracownikiem tymczasowym

Jak ustalić wymiar urlopu w przypadku zatrudnienia na podstawie kolejnych umów na czas określony, zawartych z tym samym pracownikiem

Urlop wypoczynkowy jest udzielany na godziny. Uwzględniając godzinową metodę udzielania urlopu, należy wskazać, że urlop jest udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Formularz: Wniosek o urlop wypoczynkowy

Zgodnie z tą zasadą urlop może być udzielany w praktyce na każdy dzień tygodnia, w tym na niedzielę i święto. Warunek jest jeden – musi to być dla pracownika dzień pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Audiokomentarz: Udzielanie urlopów wypoczynkowych

Obliczanie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – praktyczna instrukcja

Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Określony za pomocą dni podstawowy wymiar urlopu w przeliczeniu na godziny wynosi odpowiednio:

• 160 godzin – gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 208 godzin – gdy pracownik jest zatrudniony powyżej 10 lat.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.)

Pracodawca ma możliwość przyznania pracownikom, np. w umowach o pracę czy układzie zbiorowym, urlopu w wyższym wymiarze. Niedopuszczalne jest natomiast uszczuplenie puli urlopowej wynikającej z przepisów prawa pracy, nawet za zgodą pracownika.

Audiokomentarz: Koszty odwołania z urlopu

Formularz: Odwołanie z urlopu wypoczynkowego

Warto wspomnieć, że w typowych sytuacjach wymiar urlopu przysługującego pracownikowi jest niezależny od rodzaju wykonywanej pracy, stanowiska pracy czy tzw. zakładowego stażu pracy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika rozpoczynającego pierwszą pracę naliczamy w wysokości 1/12 należnego mu wymiaru za każdy miesiąc pracy.

E-poradnik: Urlopy wypoczynkowe – rozliczanie wynagrodzeń i świadczeń

Pierwszy urlop pracownika

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Wraz z upływem każdego miesiąca pracownik ma prawo wykorzystać nabytą część urlopu.

Czy można udzielić zaliczkowo urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który po raz pierwszy podjął pracę

Kluczowe znaczenie ma sposób obliczania miesiąca, z upływem którego pracownik nabywa prawo do 1/12 urlopu wypoczynkowego. Omawiana regulacja wskazuje na upływ miesiąca pracy, a nie miesiąca kalendarzowego. Uzyskanie uprawnień urlopowych wraz z upływem miesiąca pracy będzie miało miejsce również wówczas, gdy pracownik podjął pracę w trakcie miesiąca kalendarzowego. Ponadto w przypadku ustalania prawa do pierwszego urlopu nie ma wymogu ciągłego okresu pracy. Miesiąc pracy na gruncie regulacji dotyczącej pierwszego urlopu należy rozumieć w potocznym znaczeniu tego sformułowania. Wliczany jest do niego również dzień rozpoczęcia pracy.

Jak naliczać urlop wypoczynkowy pracownika podejmującego pracę w miesiącu, w którym pierwsze 2 dni były wolne

Na okres miesięczny uprawniający do urlopu cząstkowego mogą się składać okresy świadczenia pracy oraz jej nieświadczenia, takie jak przestój, okresy zwolnień od pracy, a także okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu choroby.

Istotną dla praktyki kwestią jest obliczanie okresu zatrudnienia, który decyduje o nabyciu uprawnień urlopowych. Uwzględniając charakter stosunku pracy przyjmuje się, że ze względu na możliwość zatrudniania pracowników w różnych częściach miesiąca stosowany będzie różny sposób liczenia miesięcznego okresu pracy. Jeśli zatem pracownik rozpoczął pracę pierwszego dnia miesiąca, prawo do urlopu cząstkowego nabędzie ostatniego dnia tego miesiąca.

Pracownik rozpoczął pierwszą pracę 1 marca. Ze względu na to, że marzec ma 31 dni, uprawnienie do urlopu powstanie 31 marca. Drugi pracownik rozpoczął pracę 9 kwietnia. W takim przypadku miesięczny okres pracy upłynie w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który datą odpowiada dniowi, w którym rozpoczął się miesięczny okres pracy. Będzie to 8 kwietnia.

E-poradnik: Wszystko o urlopach wypoczynkowych

Warto pamiętać, że nie jest istotny moment, w którym pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w życiu w trakcie danego roku kalendarzowego. Ma to znaczenie jedynie dla długości okresu, w ramach którego obowiązują go reguły nabywania prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego. W przypadku gdy pracownik podjął pracę 1 marca – zasady dotyczące pierwszego urlopu będą stosowane przez 10 miesięcy. Jeżeli praca została rozpoczęta 1 grudnia, wówczas zasady pierwszego urlopu będą odnosiły się do jednego miesiąca pracy – do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik rozpoczął pierwszą pracę.

Warto zwrócić uwagę, że do urlopu w pierwszym roku pracy nie przewidziano zasady zaokrąglania urlopu do pełnego dnia. Ma ona zastosowanie jedynie do urlopu pracowników niepełnoetatowych oraz w przypadku urlopu proporcjonalnego.

Czy trzeba zaokrąglać wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego po raz pierwszy

W praktyce może wystąpić sytuacja, gdy pracownik mimo podjęcia pierwszej pracy nie nabędzie prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca zatrudnił 2 pracowników. Jest to dla nich pierwsza praca. Pracownik X został zatrudniony od 1 grudnia 2014 r., a pracownik Y pracuje od 2 grudnia 2014 r. W omawianym przypadku pracownik X 31 grudnia 2014 r. nabył prawo do 1/12 wymiaru rocznego urlopu. Pracownik Y ze względu na nieprzepracowanie pełnego miesiąca w roku podjęcia pierwszej pracy nie nabył prawa do urlopu za grudzień br.

Czy pracownik podejmujący pierwszą pracę, zatrudniony przez 28 dni lutego, nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego

Jak naliczać pracownikowi urlop wypoczynkowy od Nowego Roku, jeżeli nie nabył prawa do urlopu w pierwszym roku pracy

Prawo do kolejnego urlopu

Prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa tylko w pierwszym roku pracy. Prawo do kolejnych urlopów jest nabywane w każdym kolejnym roku kalendarzowym. Jest ono niezależne od tego, czy pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, oraz od podstawy nawiązania umowy o pracę.

Audiokomentarz: Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop

Formularz: Plan urlopów

Kolejny urlop jest nabywany „z góry”. Oznacza to, że pracownik z dniem 1 stycznia ma prawo do pełnego, przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Kiedy pracownik podejmujący pierwszą pracę w grudniu nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego

Jak prawidłowo ustalać plan urlopów

Okoliczność, że dany okres, inny niż okres zatrudnienia, może być zaliczony do stażu urlopowego, musi wynikać z przepisów.

Ustalanie stażu urlopowego

Z punktu widzenia prawa do urlopu i jego wymiaru nie bez znaczenia są dotychczasowe (wcześniejsze) okresy zatrudnienia. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu oraz jego wymiar, wlicza się bowiem wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu czy sposób ustania stosunku pracy.

Obliczanie stażu pracy, stażu urlopowego i okresu wypowiedzenia

Aby okresy zatrudnienia mogły być uwzględniane w stażu urlopowym, niezbędne jest, by zatrudnienie odbywało się na podstawie stosunku pracy.

Czy staż pracy konieczny do określenia wysokości przysługującego urlopu wypoczynkowego może być ustalany na podstawie oświadczenia pracownika

Na staż pracy, istotny z punktu widzenia uprawnień urlopowych, składa się okres nie tylko faktycznego świadczenia pracy, ale również okresy, w ramach których praca nie była wykonywana. Mowa tu o okresach, które na podstawie regulacji szczególnych są wliczane do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze – w tym dotyczące urlopu.

Przykładowe okresy zaliczane do stażu urlopowego

Okres	Podstawa prawna
1	2
Okres urlopu bezpłatnego udzielonego powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych	art. 124 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 827 ze zm.
Okres czynnej służby wojskowej	art. 120 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 827 ze zm.
Okres wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych	art. 128 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. Nr 90, poz. 557; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 541)
Okres, za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia	art. 361 § 2 Kodeksu pracy
Okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie albo odszkodowanie pracownikowi odwołującemu się od wypowiedzenia albo rozwiązania umowy o pracę	art. 51, art. 61 Kodeksu pracy
Okres urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy	art. 1741 Kodeksu pracy
Okres urlopu bezpłatnego udzielanego młodocianym uczęszczającym do szkoły dla pracujących	art. 205 § 4 Kodeksu pracy
Okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy (pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru)	art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 167 ze zm.)
Pobieranie stypendium i zasiłku dla bezrobotnych	art. 79 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 149; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 357)

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się również okres nauki. Należy pamiętać, że staż urlopowy, który wynika z pobierania nauki, zależy od rodzaju ukończonej szkoły.

Czy naukę za granicą uwzględniać do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego

Okresy nauki wliczane do stażu urlopowego

Szkoła	Okres nauki zaliczany do stażu pracy
zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa	przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata
średnia szkoła zawodowa	przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat
średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych	5 lat
średnia szkoła ogólnokształcąca	4 lata
szkoła policealna	6 lat
szkoła wyższa	8 lat

Wskazane w tabeli okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Jeśli zatem pracownik ukończył kolejno kilka szkół, w każdym przypadku należy brać pod uwagę jedną szkołę, której ukończenie gwarantuje najwyższy staż.

Pracownik ukończył zasadniczą szkołę zawodową. Następnie ukończył średnią szkołę zawodową. Po jej ukończeniu udał się na 5-letnie studia, które zakończył dyplomem magistra. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, pracownikowi będzie zaliczone 8 lat.

Wliczając do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, czas nauki, należy pamiętać, że uwzględnieniu podlega tylko okres nauki ukończonej, co powinno być udokumentowane świadectwem lub dyplomem ukończenia szkoły zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zatem okresy nauki nieukończone i właściwie niepotwierdzone nie będą zaliczane do stażu pracy.

Zatrudniony pracownik przedstawił zaświadczenie o uzyskaniu absolutorium. W przypadku pracownika będącego absolwentem szkoły wyższej za niezbędny należy uznać dyplom jej ukończenia. Zaświadczenie o uzyskaniu absolutorium nie może być utożsamiane z dyplomem. W takim przypadku nie ma podstaw do zaliczenia pracownikowi 8 lat z tytułu nauki do stażu urlopowego.

Inaczej ustala się uprawnienia w zakresie stażu urlopowego, jeżeli pracownik uczy się i jednocześnie pozostaje w zatrudnieniu. W takim przypadku, ustalając staż urlopowy, należy zastosować zasadę, zgodnie z którą jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Niepełny wymiar czasu pracy a wymiar urlopu

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę standardowy wymiar urlopu 20 lub 26 dni (art. 154 § 2 Kodeksu pracy). Ustalając wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego, należy niepełny dzień urlopu zaokrąglić w górę do pełnego dnia.

Jak udzielać urlopu wypoczynkowego niepełnoetatowcowi pracującemu w wymiarze godzinowym i minutowym

Zatem chcąc ustalić wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na część etatu, trzeba postąpić według następujących zasad:

Krok 1. Ustalić pełny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, uwzględniając staż pracy pracownika oraz okresy zakończonej nauki – w takim przypadku wymiar urlopu będzie wynosił odpowiednio 20 lub 26 dni.

Krok 2. Następnie pomnożyć pełny wymiar urlopu przez obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy.

Pracownik został zatrudniony na pół etatu. Jego staż pracy to 8 lat. Wymiar urlopu pracownika będzie wynosił 10 dni, co wynika z przeliczenia: 20 dni x 1/2 etatu = 10 dni (w przeliczeniu na godziny daje to 80 godzin). Jeżeli zatem pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy 5 dni w tygodniu po 4 godziny, wówczas będzie miał prawo do 20 dni urlopu po 4 godziny (zgodnie z zasadą udzielania urlopu na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy).

Jak obliczyć urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu

Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku wymiaru urlopu w pierwszym roku pracy, który przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat. Tu również należy przyjąć zasadę, zgodnie z którą wymiar urlopu jest ustalany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W pierwszej kolejności należy zatem obliczyć przysługujący pracownikowi w danym roku wymiar urlopu wypoczynkowego – proporcjonalnie do wymiaru etatu. Następnie trzeba zastosować zasadę, zgodnie z którą pracownik podejmujący pierwszą pracę nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wysokości 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu pełnego roku.

Jak zaokrąglać urlop wypoczynkowy niepełnoetatowcom w pierwszym roku pracy 

Pracownik podjął pierwszą pracę od 1 marca 2015 r. Ma świadczyć pracę od poniedziałku do piątku w wymiarze 1/2 etatu – po 4 godziny każdego dnia. Umowa została zawarta na czas określony do grudnia 2015 r. W tym przypadku w związku z zatrudnieniem pracownika na niepełny etat jego wymiar urlopu będzie wynosił: 20 dni x 1/2 etatu = 10 dni. Zatem pracownik z upływem każdego miesiąca będzie miał prawo do 0,83 dnia urlopu (1/12 x 10 dni = 0,83).

W przypadku pierwszego urlopu nie ma bezpośredniego przepisu, który zobowiązywałby pracodawcę do zaokrąglania w górę niepełnego dnia urlopu. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca dokonał takiego zaokrąglenia, co będzie rozwiązaniem korzystnym dla pracownika.

Przykładowe wymiary urlopu wypoczynkowego dla pracowników niepełnoetatowych

Wymiar etatu	Wymiar urlopu – staż uprawniający do 20 dni urlopu	Wymiar urlopu – staż uprawniający do 26 dni urlopu
3/4 etatu	3/4 x 20 dni = 15 dni 15 dni x 8 godzin = 120 godzin	3/4 x 26 dni = 20 dni 20 dni x 8 godzin = 160 godzin
1/2 etatu	1/2 x 20 dni = 10 dni 10 dni x 8 godzin = 80 godzin	1/2 x 26 dni = 13 dni 13 dni x 8 godzin = 104 godziny
1/3 etatu	1/3 x 20 dni = 7 dni 7 dni x 8 godzin = 56 godzin	1/3 x 26 dni = 9 dni 9 dni x 8 godzin = 72 godziny
1/4 etatu	1/4 x 20 dni = 5 dni 5 dni x 8 godzin = 40 godzin	1/4 x 26 dni = 7 dni 7 dni x 8 godzin = 56 godzin
1/5 etatu	1/5 x 20 dni = 4 dni 4 dni x 8 godzin = 32 godziny	1/5 x 26 dni = 6 dni 6 dni x 8 godzin = 48 godzin

Wymiar urlopu przy zmianie etatu

W praktyce może powstać problem, jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego, jeśli w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zmieniono wymiar czasu pracy z pełnego na część etatu. Przepisy nie przewidują żadnych szczególnych rozwiązań dla takich sytuacji. W przypadku zmiany wymiaru etatu przyjmuje się, że zastosowanie ma zasada proporcjonalności. Zgodnie z tą zasadą przy obliczeniach należy odrębnie uwzględnić okresy pracy na poszczególnych etatach.

Jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego przy pracy na część etatu i przy obniżonej normie czasu pracy 

Pracownik z 15-letnim stażem pracy świadczył pracę od 1 stycznia 2015 r. na 1/2 etatu. Od 1 marca 2015 r. rozpoczął pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W takim przypadku, obliczając urlop, należy potraktować odrębnie te dwa okresy zatrudnienia:

● okres zatrudnienia na 1/2 etatu przez 2 miesiące:

1/2 x 26 dni = 13 dni urlopu,

2/12 x 13 dni = 2,16 (w zaokrągleniu 3 dni),

3 dni x 8 godzin = 24 godziny urlopu;

● okres pracy na pełny etat:

10/12 x 26 dni = 21,66 (w zaokrągleniu 22 dni),

22 dni x 8 godzin = 176 godzin urlopu.

Uwzględniając powyższe wyliczenia, w 2015 r. pracownik będzie miał prawo w sumie do 25 dni urlopu (200 godzin).

Zmiana wymiaru czasu pracy może także nastąpić w trakcie miesiąca. Przepisy nie określają, jak postępować w takich przypadkach. Wśród ekspertów prawa pracy można spotkać się z dwoma poglądami w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu proporcjonalnego urlopu w miesiącu zmiany etatu:

• przyjmuje się taki wymiar czasu pracy, w którym pracownik przepracuje większość dni, lub
• należy przyjąć wymiar etatu obowiązujący pracownika pierwszego dnia tego miesiąca.

Który z tych sposobów wyliczenia wymiaru czasu pracy zastosować – zależy zatem od decyzji pracodawcy.

Jak zmiana etatu w trakcie miesiąca wpływa na sposób obliczania wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop

Urlop proporcjonalny

Przepisy dotyczące urlopu proporcjonalnego regulują sytuację pracownika, którego stosunek pracy zakończył się w trakcie roku kalendarzowego, jak również jego uprawnienie urlopowe w razie ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy lub innego, w tym samym lub w innym roku kalendarzowym.

Ustalanie wymiaru urlopu proporcjonalnego – najtrudniejsze problemy z praktyki

Urlop proporcjonalny przysługuje pracownikowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku, w którym ustaje stosunek pracy. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy pracownik zdążył już wykorzystać przysługujący mu urlop w całości lub w wymiarze wyższym niż należny za przepracowany okres. Zatem gdy pracownik skorzysta z przysługującego wymiaru urlopu na cały rok w całości, a następnie w tym samym roku zostanie zatrudniony przez innego pracodawcę – nowy pracodawca nie będzie miał obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Czy za czas urlopu wychowawczego przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym

Jeżeli w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, pracownik znów podejmuje pracownicze zatrudnienie, wówczas urlop u nowego pracodawcy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym. W takim przypadku uwzględnia się okres pozostały do końca danego roku kalendarzowego, jeśli nowe zatrudnienie obejmuje czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. Natomiast gdy nowe zatrudnienie nie obejmuje okresu do końca danego roku kalendarzowego, urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia. Ta zasada jest stosowana odpowiednio do pracownika, który podejmuje pracę u kolejnego pracodawcy w innym roku niż ten, w którym ustał stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego pracownicy, która korzystała z urlopu macierzyńskiego i bezpłatnego oraz zmieniała wymiar etatu 

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę 11 maja 2015 r. Pracownik podpisał jeszcze w tym samym miesiącu umowę z następnym pracodawcą i będzie pozostawał w zatrudnieniu do końca roku. Jego wymiar urlopu wynosi 26 dni. Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego dotychczasowy pracodawca zaokrągla niepełny miesiąc pracy do pełnego miesiąca, tj. u tego pracodawcy pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze: 5/12 z 26 dni = 11 dni. Kolejny pracodawca nalicza urlop za pozostałe 7 miesięcy tego roku, czyli 7/12 z 26 dni. Jednak w sumie pracownik nie może wykorzystać więcej niż 26 dni urlopu w danym roku. Zatem mimo że z wyliczenia u kolejnego pracodawcy wychodzi pracownikowi 16 dni urlopu (7/12 z 26 dni), jednak urlop przysługuje mu u tego pracodawcy jedynie w wymiarze 15 dni. Łącznie bowiem pracownik ma prawo do 26 dni urlopu w 2015 r.

Warunki udzielania urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym

Zasady	Jak udzielać urlopu proporcjonalnego
Zasada 1	kalendarzowy miesiąc pracy przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi z 20 lub 26 dni
Zasada 2	niepełny kalendarzowy miesiąc pracy należy zaokrąglać w górę do pełnego miesiąca
Zasada 3	w przypadku gdy w ramach tego samego miesiąca kalendarzowego ma miejsce ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie stosunku pracy z nowym pracodawcą, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje pracodawca, u którego pracownik rozpoczął pracę w tym miesiącu
Zasada 4	przy stosowaniu reguły proporcjonalnego ustalania wymiaru urlopu niepełny dzień urlopu ulega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia. Trzeba jednak pamiętać, że wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć 20 lub 26 dni

Wymiar urlopu w zależności od wymiaru etatu i okresu pracy przy stażu pracy powyżej 10 lat

Wielkość etatu/ okres pracy	1/1	1/2	1/3	1/4	1/5	3/4	4/5
1/12	3	2	1	1	1	2	2
2/12	5	3	2	2	1	4	4
3/12	7	4	3	2	2	5	6
4/12	9	5	3	3	2	7	7
5/12	11	6	4	3	3	9	9
6/12	13	7	5	4	3	10	11
7/12	16	8	6	5	4	12	13
8/12	18	9	6	5	4	14	14
9/12	20	10	7	6	5	15	16
10/12	22	11	8	6	5	17	18
11/12	24	12	9	7	6	19	20
12/12	26	13	9	7	6	20	21

Wymiar urlopu w zależności od wymiaru etatu i okresu pracy przy stażu pracy poniżej 10 lat

Wielkość etatu/ okres pracy	1/1	1/2	1/3	1/4	1/5	3/4	4/5
1/12	2	1	1	1	1	2	2
2/12	4	2	2	1	1	3	3
3/12	5	3	2	2	1	4	4
4/12	7	4	3	2	2	5	6
5/12	9	5	3	3	2	7	7
6/12	10	5	4	3	2	8	8
7/12	12	6	5	3	3	9	10
8/12	14	7	5	4	3	10	11
9/12	15	8	6	4	3	12	12
10/12	17	9	6	5	4	13	14
11/12	19	10	7	5	4	14	15
12/12	20	10	7	5	4	15	16

Wymiar urlopu po przerwie w pracy

Zasady ustalania urlopu w wymiarze proporcjonalnym mają również zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym przynajmniej 1 miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania pracownika,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Czy zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński i urlop rodzicielski obniżają wymiar urlopu wypoczynkowego

Czy urlop bezpłatny krótszy niż 1 miesiąc wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego

Jeżeli wymienione okresy niewykonywania pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Okresy nieobecności, podczas których pracownik nie nabywa prawa do urlopu, należy sumować.

Proporcjonalne liczenie urlopu po okresie nieobecności w pracy dotyczy wyłącznie roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy. Pracodawca nie może obniżyć wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik rozpoczyna korzystanie np. z urlopu bezpłatnego.

Jak pomniejszać proporcjonalnie urlop wypoczynkowy za okresy nieobecności w pracy – 7 praktycznych wskazówek 

Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 1 grudnia 2014 r. do 30 kwietnia 2015 r. Od 1 maja br. wrócił do pracy. W takiej sytuacji za okres od 1 do 31 grudnia 2014 r. przysługuje mu urlop wypoczynkowy, natomiast za okres od 1 stycznia do 30 kwietnia 2015 r. urlop wypoczynkowy mu nie przysługuje.

Proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego nie dotyczy pracownika powracającego do pracy w tym samym roku, w którym rozpoczął on korzystanie z urlopu wychowawczego.

Audiokomentarz: Urlop wypoczynkowy a wychowawczy, rodzicielski i macierzyński 

Pracownica po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego oraz wypoczynkowego złożyła pracodawcy wniosek o udzielenie jej urlopu wychowawczego od 1 lutego do 30 listopada 2015 r. Po powrocie z urlopu będzie jej przysługiwał pełny, 20- lub 26-dniowy, urlop wypoczynkowy za 2015 r.

Wideoporada: Czy rodzicom, pracującym na urlopie rodzicielskim, przysługuje pełny urlop wypoczynkowy

Urlop uzupełniający

Od 1 stycznia pracownik nabywa każdorazowo prawo do kolejnego urlopu w wymiarze wynikającym z posiadanego przez niego stażu pracy. W praktyce może jednak wystąpić sytuacja, gdy pracownik przed upływem roku – np. ze względu na zaliczenie okresu nauki w szkole – osiągnie staż pracy, który będzie go uprawniał do urlopu odpowiednio w wyższym wymiarze. W takim przypadku, jeżeli pracownik wykorzystał urlop w niższym wymiarze przed nadejściem terminu, w którym uzyskał uprawnienia do urlopu w wyższym wymiarze – będzie miał prawo do urlopu uzupełniającego.

Jak ustalić wymiar urlopu uzupełniającego

Terminem nabycia prawa do urlopu uzupełniającego jest ostatni dzień okresu, w ramach którego pracownik miał prawo do urlopu w niższym wymiarze.

Przykładowe zdarzenia skutkujące nabyciem prawa do urlopu uzupełniającego:

l ukończenie danego poziomu edukacji w czasie zatrudnienia, ● upływ 10-letniego okresu pracy, ● zatrudnienie pracownika w trakcie roku u pracodawcy, u którego obowiązują korzystniejsze wymiary urlopu niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

Uwzględniając obecne wymiary urlopu wypoczynkowego oraz biorąc pod uwagę, że urlop uzupełniający jest różnicą między urlopem nowo nabytym a wykorzystanym przez pracownika urlopem w niższym wymiarze, należy przyjąć, że wymiar urlopu uzupełniającego wynosi 6 dni.

Jeżeli przed nadejściem terminu nabycia prawa do urlopu w wyższym wymiarze pracownik nie wykorzystał urlopu w niższym wymiarze, wówczas prawo do urlopu uzupełniającego nie powstanie. Pracownik będzie miał prawo do urlopu w wyższym wymiarze.

Wymiar urlopu w przypadku równoległego zatrudnienia

Pracownikowi pozostającemu w dwóch lub więcej stosunkach pracy należy ustalić urlop dla każdego stosunku pracy osobno. Trzeba pamiętać, że do okresu zatrudnienia, od którego zależą zarówno prawo do urlopu, jak i jego wymiar, wlicza się również okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia, w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego, jeżeli z pracownikiem zawarto dwie umowy o pracę

Wymiar urlopu młodocianego

Uprawnienia urlopowe młodocianych różnią się od tych, które dotyczą pozostałych pracowników. Zasadą jest, że pracownik młodociany nabywa prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego po upływie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia pierwszej pracy. Wymiar pierwszego urlopu wynosi 12 dni roboczych.

Czy trzeba udzielić urlopu bezpłatnego w okresie ferii młodocianemu, który nie nabędzie prawa do urlopu wypoczynkowego

Jak udzielać urlopu wypoczynkowego pracownikowi młodocianemu w trakcie ferii zimowych

Uprawnienie do kolejnych urlopów wypoczynkowych jest przez młodocianych uzyskiwane w każdym kolejnym roku kalendarzowym, począwszy od 1 stycznia danego roku, pod warunkiem że młodociany w dalszym ciągu ma status pracownika młodocianego. Wymiar kolejnego urlopu wynosi 26 dni roboczych i pozostaje na tym poziomie do roku, w którym młodociany ukończy 18 lat.

W roku kalendarzowym, w którym młodociany ukończy 18 lat, nabywa prawo do urlopu w wymiarze zredukowanym – z 26 do 20 dni – w sytuacji gdy prawo do urlopu zostało uzyskane przed osiągnięciem pełnoletności.

Prawo do urlopów dodatkowych

Na podstawie przepisów szczególnych określone grupy pracowników mają dodatkowe uprawnienia urlopowe. Mogą one przysługiwać w wyższym niż przewidziany w Kodeksie pracy wymiarze urlopu lub jako urlop dodatkowy, należny obok urlopu wynikającego z przepisów powszechnie obowiązujących w tym zakresie.

Kiedy pracownik niepełnosprawny nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego

Wybrane grupy zawodowe, którym przysługują dodatkowe uprawnienia wpływające na całkowity wymiar urlopu w danym roku

Grupa zawodowa	Przysługujący wymiar urlopu (urlopu dodatkowego)
1	2
sędziowie sądów powszechnych	urlop dodatkowy w wymiarze 6 dni po 10 latach pracy i 12 dni roboczych po 15 latach pracy
sędziowie sądu najwyższego	urlop dodatkowy w wymiarze 12 dni roboczych
prokuratorzy	urlop dodatkowy w wymiarze 6 dni po 10 latach pracy i 12 dni roboczych po 15 latach pracy
policjanci	urlop dodatkowy, w zależności od stażu służby, wynosi: ● 5 dni roboczych – po 15 latach służby, ● 9 dni roboczych – po 20 latach służby, ● 13 dni roboczych – po 25 latach służby; urlop dodatkowy w zależności od wieku i co najmniej 10-letniego stażu służby: ● 5 dni roboczych – po osiągnięciu 40 lat życia, ● 9 dni roboczych – po ukończeniu 45 lat życia, ● 13 dni roboczych – po osiągnięciu 55 lat życia
żołnierze zawodowi	w zależności od stażu czynnej służby wojskowej urlop dodatkowy przysługuje w wymiarze: ● 5 dni roboczych – po osiągnięciu 15 lat czynnej służby wojskowej, ● 10 dni roboczych – po osiągnięciu 20 lat czynnej służby wojskowej, ● 15 dni roboczych – po osiągnięciu 25 lat czynnej służby wojskowej
pracownicy socjalni	raz na 2 lata urlop dodatkowy w wymiarze 10 dni, jeżeli przepracował nieprzerwanie i faktycznie 5 lat
nauczyciele szkół wyższych	36 dni roboczych
nauczyciele	w szkołach, w których są przewidziane ferie, urlop odpowiadający długości ferii zimowych i letnich w czasie ich trwania, w pozostałych – 35 dni

Podstawa prawna:

• art. 36¹ , art. 51, art. 61, art. 152–154¹ , art. 155–155³ , art. 158, art. 174¹ , art. 205 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
• art. 92 § 1 ustawy z 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 133; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 694
• art. 52 ust. 1 ustawy z 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze – j.t. Dz.U. z 2011 r., Nr 270, poz. 1599; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 694
• art. 45 § 1 ustawy z 23 listopada 2002 r. o Sądzie Najwyższym – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 499; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1081
• § 10, § 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 19 września 2014 r. w sprawie urlopów policjantów – Dz.U. z 2014 r., poz. 1282
• art. 62 ust. 4 ustawy z 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1822
• art. 121 ust. 3 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 693
• art. 133 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 572; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 357
• art. 64 ust. 1, ust. 3 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 191; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 357