Skutki nieterminowego dostarczenia zwolnienia lekarskiego

Zobacz: E-zwolnienia lekarskie od stycznia 2016 r.

Niedostarczenie zwolnienia w terminie

Żaden ubezpieczony nie jest chroniony przed sankcją za niedostarczenie zwolnienia w terminie – niezależnie od tego, w jakiej wysokości pobiera zasiłek (70%, 80% czy 100%) i czy niezdolność do pracy jest związana np. z wypadkiem przy pracy czy przypada w okresie ciąży. Może uniknąć obniżenia zasiłku jedynie wtedy, gdy udowodni, że nie miał możliwości dostarczenia zwolnienia lekarskiego w ustawowym terminie z przyczyn od siebie niezależnych.

Gdzie należy złożyć zaświadczenie lekarskie

Obniżenie zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuńczego o 25% jest stosowane w sytuacji nieterminowego dostarczenia zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA płatnikowi tego zasiłku – pracodawcy albo ZUS. Jednak ubezpieczeni, którzy nie są płatnikami składek na własne ubezpieczenia, powinni dostarczać zwolnienia lekarskie płatnikowi składek, nawet jeśli zasiłek wypłaca im ZUS.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Płatnik, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, gdyż zgłaszał w listopadzie poprzedniego roku do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, ma obowiązek niezwłocznie przekazać zaświadczenie lekarskie do ZUS, podając datę dostarczenia zaświadczenia przez ubezpieczonego (wpisując ją na odwrocie zwolnienia i poświadczając wpis pieczątką i podpisem upoważnionej osoby).

Natomiast osoby prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące, a także duchowni są zobowiązani złożyć zaświadczenie lekarskie bezpośrednio w ZUS. Dostarczenie dokumentów bezpośrednio do ZUS dotyczy także wszystkich osób uprawnionych do zasiłku chorobowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego.

Termin na złożenie zaświadczenia lekarskiego

Termin 7 dni, w jakim pracownik powinien dostarczyć zwolnienie lekarskie, należy liczyć od dnia następnego po dniu otrzymania tego zwolnienia przez ubezpieczonego. Przyjmuje się, że ubezpieczony otrzymał zwolnienie w dniu jego wystawienia przez lekarza (data podana w pkt 23 zaświadczenia ZUS ZLA).

Lekarz wystawił 20 lipca br. zaświadczenie lekarskie pracownicy z tytułu opieki nad chorym 3-letnim synem na okres od 21 lipca do 1 sierpnia br. Termin 7 dni, w którym pracownica jest zobowiązana złożyć zaświadczenie lekarskie u pracodawcy, jest liczony od 21 lipca br., tj. od następnego dnia po dniu wystawienia ZUS ZLA. Termin ten upłynie 27 lipca br.

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne (książka + CD)

Jeżeli ubezpieczony udowodni, że otrzymał zaświadczenie w terminie późniejszym, wówczas przy liczeniu terminu 7 dni zostanie przyjęta późniejsza data.

Ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności, od 9 czerwca br. jest nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby. Kolejne zwolnienie lekarskie na okres od 6 lipca br. do 4 sierpnia br. zostało wystawione przez lekarza ze szpitala 11 lipca br. (w tym na 6 dni pobytu w szpitalu). Ubezpieczony dostarczył je do ZUS 20 lipca br. Dodatkowo złożył pisemne wyjaśnienie informujące, że zwolnienie lekarskie nie zostało wydane w dniu wypisania ze szpitala. Szpital przesłał zwolnienie pocztą. Ubezpieczony otrzymał je 19 lipca br., co udokumentował kopertą, w której zostało przesłane zwolnienie lekarskie. W wyniku udokumentowania otrzymania zwolnienia lekarskiego w późniejszym terminie i dostarczenia go do ZUS w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zasiłek chorobowy nie zostanie obniżony o 25%.

Ubezpieczony nie ma obowiązku osobistego dostarczenia zaświadczenia lekarskiego płatnikowi czy ZUS. Może je np. przesłać za pośrednictwem polskiej placówki pocztowej operatora publicznego. W tej sytuacji za datę jego dostarczenia przyjmuje się datę stempla pocztowego.

Zobacz serwis: Ubezpieczenie zdrowotne

Do ZUS wpłynęło 7 lipca br. wysłane pocztą zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA ubezpieczonego podlegającego ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej. Zwolnienie to zostało wystawione 27 czerwca br. na okres od 27 czerwca do 8 lipca br. Zgodnie z datą na stemplu pocztowym, zwolnienie to zostało wysłane 4 lipca br., a zatem w terminie 7 dni od jego wystawienia. Należy przyjąć, że ubezpieczony zachował 7-dniowy termin na jego dostarczenie.

Jeżeli ostatni dzień terminu na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas termin ten upływa dnia następnego. Zatem gdy ubezpieczony dostarczy zaświadczenie lekarskie 8. dnia od dnia jego otrzymania, gdyż 7. dzień przypadał w niedzielę lub święto, należy uznać, że zaświadczenie zostało dostarczone w terminie i nie ma podstaw do stosowania sankcji w postaci zmniejszenia zasiłku chorobowego/opiekuńczego o 25% za każdy dzień opóźnienia złożenia zaświadczenia.

Jak kontrolować wykorzystywanie zwolnień lekarskich

Pracownik w wieku 52 lat jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 1 czerwca br. Kolejne zwolnienie lekarskie ZUS ZLA wystawione 16 czerwca (na okres od 16 do 30 czerwca br.) dostarczył pracodawcy 24 czerwca br. Mimo że zwolnienie lekarskie zostało dostarczone pracodawcy 8. dnia od daty jego wystawienia, należy uznać, że zostało dostarczone w terminie, gdyż termin 7 dni na jego dostarczenie mijał 23 czerwca br. (święto Bożego Ciała – dzień ustawowo wolny od pracy).

Jeśli 7. dzień na dostarczenie ZUS ZLA przypada w sobotę, termin na dostarczenie zwolnienia nie ulega przesunięciu.

Zasiłek chorobowy lub opiekuńczy można wypłacić wyłącznie na podstawie prawidłowo wypełnionego zwolnienia lekarskiego ZUS ZLA. Jeśli zaświadczenie to zawiera błędy (np. nieprawidłowy NIP płatnika, błąd w nazwisku, brak daty wystawienia), musi zostać poprawione przez lekarza, który je wystawił (lub jego przełożonego). W takiej sytuacji płatnik zasiłku ma obowiązek zwrócić ubezpieczonemu zaświadczenie i poinformować o konieczności zgłoszenia się do lekarza w celu dokonania korekty. Jednak przed cofnięciem zwolnienia powinien zachować we własnej dokumentacji kopię tego zwolnienia wraz z informacją o dacie jego dostarczenia. Zwrot poprawionego zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, nawet po terminie 7 dni od dnia jego wystawienia, nie może powodować w takim przypadku obniżenia zasiłku o 25%.

Elektroniczne zwolnienie lekarskie

Niezachowanie terminu na dostarczenie ZUS ZLA

W przypadku dostarczenia zaświadczenia lekarskiego po upływie 7 dni od daty jego otrzymania, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy ulega obniżeniu o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia, w którym zaświadczenie zostało dostarczone (łącznie z tym dniem).

Pracownica otrzymała zaświadczenie ZUS ZLA 8 lipca br. w związku z koniecznością sprawowania opieki nad chorą 3-letnią córką, na okres od 9 do 22 lipca br. Zaświadczenie to dostarczyła pracodawcy 20 lipca br. Termin, w którym powinna przekazać ZUS ZLA płatnikowi składek, jest liczony od następnego dnia po wystawieniu zwolnienia, tj. od 9 lipca br. i upłynął 15 lipca br. Ponieważ pracownica nie zachowała tego terminu, otrzyma zasiłek opiekuńczy obniżony o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, tj. od 16 do 20 lipca br.

Jeżeli zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA wysyłane jest za pośrednictwem poczty, jako datę wpłynięcia przyjmuje się datę stempla pocztowego. Wysłanie zaświadczenia po terminie 7 dni od dnia jego wystawienia spowoduje obniżenie zasiłku od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do daty podanej na stemplu pocztowym.

W sytuacji gdy ubezpieczony dostarczy zaświadczenie lekarskie już po zakończeniu orzeczonej niezdolności do pracy, zasiłek należy obniżyć o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do ostatniego dnia orzeczonej niezdolności do pracy.

Przedsiębiorca 11 lipca br. otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 11 do 20 lipca br. Zwolnienie to dostarczył do ZUS 22 lipca br. Termin 7 dni, w którym ubezpieczony był zobowiązany złożyć to zaświadczenie w ZUS, jest liczony od 12 lipca i upłynął 18 lipca br. Ponieważ ubezpieczony nie dotrzymał tego terminu, należny mu zasiłek chorobowy zostanie obniżony o 25% od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia zakończenia zwolnienia, tj. od 18 do 20 lipca br.

Kontrola czasowej niezdolności do pracy przez ZUS

Kiedy nie należy obniżać zasiłku o 25%

Nie należy stosować obniżenia zasiłku, jeżeli nieterminowe dostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego i przez niego udowodnionych.

Nie ma możliwości obniżenia zasiłku, jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby orzeczona w zaświadczeniu lekarskim jest krótsza niż 8 dni, nawet jeżeli zostało ono dostarczone w późniejszym terminie bez usprawiedliwienia.

Pracownica w wieku 20 lat otrzymała w 2011 r. wynagrodzenie chorobowe za 33 dni. 22 lipca br. przedłożyła zwolnienie lekarskie z powodu choroby wystawione 12 lipca, na okres od 13 do 15 lipca br. Mimo że zwolnienie lekarskie zostało dostarczone po terminie 7 dni, to nie można obniżyć świadczenia, gdyż obniżenie stosuje się od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy, a niezdolność do pracy była orzeczona na okres krótszy niż 8 dni.

Nieterminowe dostarczenie zwolnienia lekarskiego nie jest również podstawą do obniżenia o 25% wynagrodzenia za okres choroby przysługującego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik dostarczy zaświadczenie lekarskie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania, a za okres objęty tym zaświadczeniem przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, jego wysokości nie należy obniżać. Jeśli natomiast za okres niezdolności do pracy orzeczonej w jednym zaświadczeniu lekarskim pracownik ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, a następnie do zasiłku chorobowego, to w przypadku niedostarczenia tego zaświadczenia w terminie 7 dni od daty wystawienia można obniżyć wyłącznie zasiłek chorobowy.

Wysokość wynagrodzenia chorobowego nie ulega obniżeniu o 25% z powodu dostarczenia zwolnienia lekarskiego po terminie.

Zwolnienie lekarskie zostało wystawione 57-letniemu pracownikowi 7 lipca br. na okres od 8 do 31 lipca br. Pracownik dostarczył zwolnienie pracodawcy 20 lipca. Ustawowy termin 7 dni na jego dostarczenie upłynął 14 lipca br. W 2011 r. pracownik wykorzystał 5 dni wynagrodzenia chorobowego. Postawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2355 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71%). Za okres niezdolności do pracy orzeczonej w tym zaświadczeniu pracownik otrzyma:

• wynagrodzenie chorobowe w wysokości co najmniej 80% podstawy wymiaru za 9 dni (od 8 do 16 lipca br.),
• zasiłek chorobowy w wysokości 80% podstawy wymiaru obniżony o 25% za 4 dni (od 17 do 20 lipca br.), tj. obniżony od pierwszego dnia, za który przysługuje ten zasiłek, do dnia dostarczenia zwolnienia, w kwocie 235,50 zł,

2355 zł : 30 dni = 78,50 zł,

78,50 zł x 80% = 62,80 zł,

62,80 zł – (62,80 zł x 25%) = 47,10 zł,

47,10 zł x 4 dni = 188,40 zł,

• zasiłek chorobowy w wysokości 80% podstawy wymiaru za dalszy okres niezdolności do pracy, tj. od 21 do 31 lipca br., w kwocie 690,80 zł:

62,80 zł x 11 dni = 690,80 zł.

Zasiłek po ustaniu zatrudnienia

W przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby powstałej po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, płatnikiem zasiłku jest ZUS właściwy według miejsca zamieszkania osoby występującej z wnioskiem o wypłatę zasiłku. W takim przypadku niezdolność do pracy musi trwać nieprzerwanie co najmniej 30 dni. Jeżeli niezdolność do pracy zostanie orzeczona więcej niż jednym zaświadczeniem lekarskim, z których każde będzie wystawione na okres krótszy niż 30 dni, a łącznie będą one obejmować co najmniej 30 dni, ZUS liczy termin 7 dni na dostarczenie wszystkich tych zwolnień od daty wystawienia tego zaświadczenia lekarskiego, z którego będzie wynikało, że nieprzerwana niezdolność do pracy trwa łącznie co najmniej 30 dni i daje prawo do zasiłku. W przypadku niedotrzymania tego terminu ZUS obniża zasiłek o 25% należny za okres od 8. dnia niezdolności do pracy orzeczonej tym zaświadczeniem, które łącznie z poprzednimi obejmuje okres co najmniej 30-dniowy, do dnia dostarczenia zaświadczeń.

Forum Kadry

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę 20 czerwca br. Osoba ta zachorowała i otrzymała 28 czerwca br. zwolnienie lekarskie na okres od 27 czerwca do 11 lipca br. (15 dni). Następnie 12 lipca br. otrzymała kolejne zwolnienie na okres od 12 lipca do 6 sierpnia br. (26 dni). Obydwa zwolnienia zostały przesłane do ZUS listem poleconym 22 lipca br. (data stempla pocztowego). 7-dniowy termin, w którym były pracownik miał obowiązek złożyć zaświadczenia lekarskie w ZUS, liczony jest od następnego dnia po dacie otrzymania drugiego zaświadczenia lekarskiego, tj. od 13 lipca br., gdyż łącznie z poprzednim zaświadczeniem niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie co najmniej 30 dni. Termin ten upłynął zatem 19 lipca br. Wymagany termin na złożenie zaświadczeń lekarskich nie został dotrzymany, dlatego ZUS obniży wysokość zasiłku o 25% za okres od 8. dnia niezdolności do pracy orzeczonej drugim zaświadczeniem lekarskim do dnia dostarczenia zaświadczeń (data stempla pocztowego), tj. za okres od 19 do 22 lipca br.

Podstawa prawna:

• art. 7, art. 32, art. 53 ust. 1, art. 55, art. 61, art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• § 1, § 4, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznawania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 65, poz. 742 ze zm.),
• art. 57 Kodeksu postępowania administracyjnego,
• art. 92 Kodeksu pracy.