Rozliczanie kosztów wyjazdów pracownika w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracownik wystąpił z pismem do prezesa o pokrycie kosztów trzymiesięcznego kursu związanego z wykonywaną pracą oraz dojazdów na ten kurs do innej miejscowości. Prezes wyraził zgodę na zapłatę za kurs. Czy zwrot kosztów dojazdów na kurs może być rozliczany na podstawie wystawionej delegacji (polecenie wyjazdu służbowego)? Jeżeli nie, to w jaki sposób można zwrócić pracownikowi te koszty dojazdu?

Autopromocja

Nie – rozliczenia takich kosztów nie dokonuje się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, gdyż wyjazd w celu podnoszenia kwalifikacji nie stanowi podróży służbowej. Zasady i kryteria rozliczania takich kosztów określa się w umowie szkoleniowej zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Koszty te można rozliczyć – według zasad określonych w umowie – na podstawie np. dołączonej do niej tabeli rozliczeniowej.

Zobacz również: Premia uznaniowa a wynagrodzenie za nadgodziny

Świadczenia dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe dzielą się na:

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

• obligatoryjne (urlop szkoleniowy, zwolnienie z części dnia pracy),
• dodatkowe (mogą to być np. koszty czesnego, dojazdów na kurs itp.).

Przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) nie precyzują zasad rozliczania przejazdów. Takie postanowienia powinny zostać zawarte w łączącej pracownika z pracodawcą umowie szkoleniowej.

Umowa zawarta pomiędzy pracodawcą i pracownikiem w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych powinna doprecyzowywać wszystkie kwestie związane z nauką pracownika – także wzajemne prawa i obowiązki stron w tym zakresie (art. 1034 § 1 k.p.).

Przy sporządzaniu umowy dotyczącej podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zawierającej postanowienie o przyznawaniu dodatkowych świadczeń w postaci pokrycia kosztów dojazdów pracownika na kurs, w umowie należały dokładnie określić:

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

• sposób pokrywania kosztów przez pracodawcę (tj. czy pracodawca bezpośrednio będzie pokrywał koszty, czy koszty pokrywa pracownik, a pracodawca je zwraca – oraz w jakim terminie następuje rozliczenie tych kosztów i na podstawie jakich dokumentów),
• zakres kosztów pokrywanych przez pracodawcę (np. koszty dojazdu na zajęcia oraz egzaminy – przy czym pracodawca nie zwraca kosztów przejazdów na egzaminy poprawkowe),
• kwotę graniczną zwrotu kosztów (np. do jakiej wysokości pracodawca pokryje koszty noclegów i przejazdów pracownika, jeżeli szkolenie odbywa się poza miejscem zamieszkania pracownika).

Polecamy serwis: Podróże służbowe

Umowa powinna również określać rodzaj środków komunikacji oraz maksymalną wysokość kosztu podlegającego zwrotowi przy jednostkowym przejeździe. To te regulacje będą także wyznaczały zasady rozliczania kosztów przejazdów i związaną z tym dokumentację.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Wyjazdy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych to nie podróże służbowe. W celach rozliczeniowych może być stosowana tabela rozliczeniowa – podobna do tej, którą zawiera zwykle druk polecenia wyjazdu w delegację – z podaniem terminu wyjazdów, rodzaju środka transportu i kosztów. Nie wydaje się jednak formalnego polecenia podróży, ponieważ wyjazdy związane z podnoszeniem kwalifikacji odbywają się na podstawie umowy, a nie są wynikiem poleceń pracodawcy.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 896)

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT >>>