REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownikowi przysługują określone należności z tytułu podróży krajowej i zagranicznej. Na jego wniosek, pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej prywatnym samochodem pracownika.

Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu według urzędowej stawki za 1 kilometr przebiegu. Pracodawca zwraca także inne wydatki, np. opłaty za przejazd drogami płatnymi czy postój w strefie płatnego parkowania. Należności wynikające z zastosowania stawek urzędowych oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków zwolnione są z podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Autopromocja

Podróżą służbową jest wykonanie zadania służbowego, na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują wtedy należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Zasady obliczania i wypłacania świadczeń podróżnych wynikają z dwóch źródeł:

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej, którzy we własnym zakresie nie uregulowali podróży służbowych, stosują przepisy powyższego rozporządzenia.

INFORAKADEMIA poleca: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Zwrot kosztów przejazdów

Z rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują określone należności, w tym zwrot kosztów przejazdów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wysokość zwrotu kosztów przejazdów i sposób ich rozliczenia zależy od tego, jakim środkiem lokomocji pracownik będzie podróżował. Generalnie, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i ewentualnie klasę, określa pracodawca. Tak jest w przypadku wyjazdu pociągiem czy autobusem. Wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Oznacza to, że pojazd nie musi być własnością pracownika, istotne by nie należał do majątku pracodawcy.

Używanie samochodu osobowego pracownika do celów odbywania podróży służbowych nie wymaga zawierania przez strony odrębnej umowy cywilnoprawnej, jak ma to miejsce w przypadku jazd lokalnych. Każdy konkretny wyjazd zamiejscowy jest odrębnie uzgadniany. Nie ma jednak przeszkód, by taka umowa została zawarta, szczególnie, jeśli podróże zdarzają się stosunkowo często i obu stronom pod względem finansowym i organizacyjnym odpowiada korzystanie z auta pracownika.

Rozliczanie tzw. kilometrówki

Gdy obie strony uzgodnią wyjazd prywatnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym. Stawki są określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Innymi słowy, zwrot kosztów przejazdów ustala się na podstawie ustanowionej odgórnie urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu, która jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jakim pracownik będzie się poruszał, a w przypadku samochodu - od pojemności skokowej silnika. Stawki są jednakowe zarówno dla podróży na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Ustalone stawki to stawki maksymalne. Ich przekroczenie pociąga za sobą skutki dla pracownika oraz pracodawcy (o czym niżej).

Stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego

Pojemność skokowa silnika samochodu osobowego

Stawka za 1 km przebiegu

do 900 cm3

0,5214 zł

powyżej 900 cm3

0,8358 zł

W przypadku podróży służbowej krajowej i zagranicznej obowiązują te same urzędowe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Powstaje natomiast wątpliwość, czy pracodawca sam może wyznaczyć stawkę poniżej urzędowej. Trzeba wziąć pod uwagę, że stawka ma charakter zryczałtowany i obejmuje nie tylko koszty paliwa, ale także inne koszty eksploatacyjne (amortyzacja, płyny eksploatacyjne, naprawy itp.). Zwrot kosztów używania pojazdu pracownika w podróży służbowej nie powinien spaść poniżej realnych kosztów przez niego poniesionych. Jak wynika z wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36), do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą (przygotowanie stanowiska pracy, dostarczenie urządzeń, narzędzi, materiałów itp.). Obowiązek ten nie może być przerzucany na pracownika. Dla rozstrzygnięcia rozpoznawanej sprawy istotne jest zatem, czy ustalona przez strony procesowe kwotowa "stawka za 1 kilometr przebiegu" pokrywała rzeczywiste koszty eksploatacji samochodu stanowiącego własność powoda, a używanego do wykonywania przez niego pracy na rzecz pozwanej Spółki. Konieczne jest więc ustalenie, czy wypłacany powodowi "koszt paliwa wg karty drogowej" stanowił pełny ekwiwalent za używanie własnego samochodu do celów służbowych.

Warto zauważyć, że odgórne stawki już dawno nie były waloryzowane i dalece odbiegają od faktycznych kosztów używania samochodu. Z tego względu pracownik może nie wyrazić zgody na proponowaną obniżkę urzędowej stawki za kilometr i zrezygnować z wyjazdu swoim samochodem na rzecz komunikacji publicznej.

Pracownik złożył wniosek u pracodawcy o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca, w ramach zwrotu kosztów przejazdów, zaproponował stawkę za 1 km na poziomie 0,70 zł, a więc niższą od urzędowej. Pracownik odmówił przyjęcia należności z zastosowaniem takiej stawki, do czego miał prawo. W podróż udał się pociągiem, a za przejazd otrzyma zwrot kosztów biletów.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Liczba kilometrów powinna być udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, którą prowadzi pracownik. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • .pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Choć obowiązek założenia ewidencji nie wynika z rozporządzenia o podróżach służbowych, to dla pracodawcy jest to niezbędne ze względów podatkowych.

Do rozliczenia samochodowego wyjazdu służbowego pracownik powinien przedstawić liczbę kilometrów pokonanych w celu wykonania zleconego zadania służbowego. Trasa do miejscowości docelowej i z powrotem powinna obejmować najprostszą drogę, jednak z uwzględnieniem obiektywnych okoliczności jak np. konieczność objazdu z powodu utrudnień w ruchu, robót, wypadków itp. lub wybór innej drogi przez pracownika, co prawda dłuższej, ale szybszej, a tym samym bardziej opłacalnej czasowo. Jeżeli z tych względów przejazd będzie dłuższy, pracodawca nie powinien kwestionować rozliczenia w ewidencji przebiegu pojazdu.

Pracownik wyjechał w podróż służbową z Krakowa do Opola. Przejazd autostradą wynosi 191 km. Jednak pracownik wybrał inną drogę, przez Olkusz, gdyż odcinek autostrady został zablokowany przez wypadek. Omijając drogę szybkiego ruchu, pracownik nadłożył jedynie 13 km. Taka "strata" nie powinna jednak budzić u pracodawcy zastrzeżeń przy rozliczaniu kosztów przejazdów. Łącznie pracownik przejechał 447 km, w tym przejazd 395 km i jazdy lokalne w Opolu.

Inne wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej samochodem

Poza kosztami przejazdów pracodawca jest zobowiązany zwrócić także inne, niezbędne wydatki jak: za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. Zwykle takie wydatki dokumentuje się biletami lub paragonami i zwrot następuje w faktycznie poniesionej wysokości.

Podatek i składki od zwrotu kosztów podróży

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS, ale do wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Oznacza to, że bez obciążeń pozostają należności wynikające z zastosowania urzędowych stawek oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków na autostrady czy parkingi.

Pracownik uzgodnił z pracodawcą wyjazd w podróż służbową do Niemiec własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Stawka za 1 km wynosi u pracodawcy 1 zł, a zgodnie z ewidencją przebiegu pracownik przejechał łącznie 728 km. Zatem pracownikowi należy się zwrot w wysokości 728 zł (1 zł x 728 km). Ponadto pracownik przedstawił też bilety opłat za przejazd płatnym odcinkiem krajowej autostrady oraz parkowanie na kwotę 170 zł. Zwrot kosztów przejazdów jest wolny od podatku oraz składek do kwoty 608,46 zł (728 km x 0,8358 zł), a nadwyżka ponad limit w wysokości 119,54 zł (728 zł - 608,46 zł) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Zwolniony pozostaje zwrot dodatkowych kosztów, tj. 170 zł.

W kosztach pracodawcy tylko "kilometrówka"

Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w przepisach obowiązującego rozporządzenia. Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca i prowadzonej przez użytkownika pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Niezależnie więc, czy samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy służy potrzebom działalności gospodarczej, czy też odbyciu podróży służbowej przez pracownika, wydatki z tytułu jego używania podlegają ograniczeniom. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu. Mieszczą się tu nie tylko wszystkie wydatki eksploatacyjne (np. wydatki na zakup paliwa, gazu, oleju napędowego), ale również inne koszty ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej (wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go), w tym z tytułu opłat za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, mostami, za przeprawy promowe, czy koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe. Zatem, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki za przejazd autostradą i opłaty za parkingi, pod warunkiem:

  • właściwego ich udokumentowania oraz
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,

ale do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu. Nie będzie więc kosztem podatkowym pełna kwota zwróconych opłat za parkingi czy autostrady, gdyż wydatki te, jako wydatki z tytułu używania samochodów, również podlegają ograniczeniom (interpretacje: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.88.2017.1.ZK, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE, wyrok NSA z 9 marca 2016 r., II FSK 3986/13).

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    REKLAMA

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    REKLAMA

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA