Kategorie

Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownikowi przysługują określone należności z tytułu podróży krajowej i zagranicznej. Na jego wniosek, pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej prywatnym samochodem pracownika.

Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu według urzędowej stawki za 1 kilometr przebiegu. Pracodawca zwraca także inne wydatki, np. opłaty za przejazd drogami płatnymi czy postój w strefie płatnego parkowania. Należności wynikające z zastosowania stawek urzędowych oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków zwolnione są z podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Podróżą służbową jest wykonanie zadania służbowego, na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują wtedy należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Zasady obliczania i wypłacania świadczeń podróżnych wynikają z dwóch źródeł:

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej, którzy we własnym zakresie nie uregulowali podróży służbowych, stosują przepisy powyższego rozporządzenia.

INFORAKADEMIA poleca: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Zwrot kosztów przejazdów

Reklama

Z rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują określone należności, w tym zwrot kosztów przejazdów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość zwrotu kosztów przejazdów i sposób ich rozliczenia zależy od tego, jakim środkiem lokomocji pracownik będzie podróżował. Generalnie, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i ewentualnie klasę, określa pracodawca. Tak jest w przypadku wyjazdu pociągiem czy autobusem. Wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Oznacza to, że pojazd nie musi być własnością pracownika, istotne by nie należał do majątku pracodawcy.

Używanie samochodu osobowego pracownika do celów odbywania podróży służbowych nie wymaga zawierania przez strony odrębnej umowy cywilnoprawnej, jak ma to miejsce w przypadku jazd lokalnych. Każdy konkretny wyjazd zamiejscowy jest odrębnie uzgadniany. Nie ma jednak przeszkód, by taka umowa została zawarta, szczególnie, jeśli podróże zdarzają się stosunkowo często i obu stronom pod względem finansowym i organizacyjnym odpowiada korzystanie z auta pracownika.

Rozliczanie tzw. kilometrówki

Reklama

Gdy obie strony uzgodnią wyjazd prywatnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym. Stawki są określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Innymi słowy, zwrot kosztów przejazdów ustala się na podstawie ustanowionej odgórnie urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu, która jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jakim pracownik będzie się poruszał, a w przypadku samochodu - od pojemności skokowej silnika. Stawki są jednakowe zarówno dla podróży na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Ustalone stawki to stawki maksymalne. Ich przekroczenie pociąga za sobą skutki dla pracownika oraz pracodawcy (o czym niżej).

Stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego

Pojemność skokowa silnika samochodu osobowego

Stawka za 1 km przebiegu

do 900 cm3

0,5214 zł

powyżej 900 cm3

0,8358 zł

W przypadku podróży służbowej krajowej i zagranicznej obowiązują te same urzędowe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Powstaje natomiast wątpliwość, czy pracodawca sam może wyznaczyć stawkę poniżej urzędowej. Trzeba wziąć pod uwagę, że stawka ma charakter zryczałtowany i obejmuje nie tylko koszty paliwa, ale także inne koszty eksploatacyjne (amortyzacja, płyny eksploatacyjne, naprawy itp.). Zwrot kosztów używania pojazdu pracownika w podróży służbowej nie powinien spaść poniżej realnych kosztów przez niego poniesionych. Jak wynika z wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36), do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą (przygotowanie stanowiska pracy, dostarczenie urządzeń, narzędzi, materiałów itp.). Obowiązek ten nie może być przerzucany na pracownika. Dla rozstrzygnięcia rozpoznawanej sprawy istotne jest zatem, czy ustalona przez strony procesowe kwotowa "stawka za 1 kilometr przebiegu" pokrywała rzeczywiste koszty eksploatacji samochodu stanowiącego własność powoda, a używanego do wykonywania przez niego pracy na rzecz pozwanej Spółki. Konieczne jest więc ustalenie, czy wypłacany powodowi "koszt paliwa wg karty drogowej" stanowił pełny ekwiwalent za używanie własnego samochodu do celów służbowych.

Warto zauważyć, że odgórne stawki już dawno nie były waloryzowane i dalece odbiegają od faktycznych kosztów używania samochodu. Z tego względu pracownik może nie wyrazić zgody na proponowaną obniżkę urzędowej stawki za kilometr i zrezygnować z wyjazdu swoim samochodem na rzecz komunikacji publicznej.

Pracownik złożył wniosek u pracodawcy o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca, w ramach zwrotu kosztów przejazdów, zaproponował stawkę za 1 km na poziomie 0,70 zł, a więc niższą od urzędowej. Pracownik odmówił przyjęcia należności z zastosowaniem takiej stawki, do czego miał prawo. W podróż udał się pociągiem, a za przejazd otrzyma zwrot kosztów biletów.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Liczba kilometrów powinna być udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, którą prowadzi pracownik. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • .pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Choć obowiązek założenia ewidencji nie wynika z rozporządzenia o podróżach służbowych, to dla pracodawcy jest to niezbędne ze względów podatkowych.

Do rozliczenia samochodowego wyjazdu służbowego pracownik powinien przedstawić liczbę kilometrów pokonanych w celu wykonania zleconego zadania służbowego. Trasa do miejscowości docelowej i z powrotem powinna obejmować najprostszą drogę, jednak z uwzględnieniem obiektywnych okoliczności jak np. konieczność objazdu z powodu utrudnień w ruchu, robót, wypadków itp. lub wybór innej drogi przez pracownika, co prawda dłuższej, ale szybszej, a tym samym bardziej opłacalnej czasowo. Jeżeli z tych względów przejazd będzie dłuższy, pracodawca nie powinien kwestionować rozliczenia w ewidencji przebiegu pojazdu.

Pracownik wyjechał w podróż służbową z Krakowa do Opola. Przejazd autostradą wynosi 191 km. Jednak pracownik wybrał inną drogę, przez Olkusz, gdyż odcinek autostrady został zablokowany przez wypadek. Omijając drogę szybkiego ruchu, pracownik nadłożył jedynie 13 km. Taka "strata" nie powinna jednak budzić u pracodawcy zastrzeżeń przy rozliczaniu kosztów przejazdów. Łącznie pracownik przejechał 447 km, w tym przejazd 395 km i jazdy lokalne w Opolu.

Inne wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej samochodem

Poza kosztami przejazdów pracodawca jest zobowiązany zwrócić także inne, niezbędne wydatki jak: za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. Zwykle takie wydatki dokumentuje się biletami lub paragonami i zwrot następuje w faktycznie poniesionej wysokości.

Podatek i składki od zwrotu kosztów podróży

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS, ale do wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Oznacza to, że bez obciążeń pozostają należności wynikające z zastosowania urzędowych stawek oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków na autostrady czy parkingi.

Pracownik uzgodnił z pracodawcą wyjazd w podróż służbową do Niemiec własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Stawka za 1 km wynosi u pracodawcy 1 zł, a zgodnie z ewidencją przebiegu pracownik przejechał łącznie 728 km. Zatem pracownikowi należy się zwrot w wysokości 728 zł (1 zł x 728 km). Ponadto pracownik przedstawił też bilety opłat za przejazd płatnym odcinkiem krajowej autostrady oraz parkowanie na kwotę 170 zł. Zwrot kosztów przejazdów jest wolny od podatku oraz składek do kwoty 608,46 zł (728 km x 0,8358 zł), a nadwyżka ponad limit w wysokości 119,54 zł (728 zł - 608,46 zł) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Zwolniony pozostaje zwrot dodatkowych kosztów, tj. 170 zł.

W kosztach pracodawcy tylko "kilometrówka"

Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w przepisach obowiązującego rozporządzenia. Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca i prowadzonej przez użytkownika pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Niezależnie więc, czy samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy służy potrzebom działalności gospodarczej, czy też odbyciu podróży służbowej przez pracownika, wydatki z tytułu jego używania podlegają ograniczeniom. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu. Mieszczą się tu nie tylko wszystkie wydatki eksploatacyjne (np. wydatki na zakup paliwa, gazu, oleju napędowego), ale również inne koszty ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej (wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go), w tym z tytułu opłat za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, mostami, za przeprawy promowe, czy koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe. Zatem, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki za przejazd autostradą i opłaty za parkingi, pod warunkiem:

  • właściwego ich udokumentowania oraz
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,

ale do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu. Nie będzie więc kosztem podatkowym pełna kwota zwróconych opłat za parkingi czy autostrady, gdyż wydatki te, jako wydatki z tytułu używania samochodów, również podlegają ograniczeniom (interpretacje: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.88.2017.1.ZK, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE, wyrok NSA z 9 marca 2016 r., II FSK 3986/13).

Podstawa prawna:

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.