REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia
Jak rozliczyć koszty używania samochodu prywatnego w krajowej i zagranicznej podróży służbowej/fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownikowi przysługują określone należności z tytułu podróży krajowej i zagranicznej. Na jego wniosek, pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej prywatnym samochodem pracownika.

Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu według urzędowej stawki za 1 kilometr przebiegu. Pracodawca zwraca także inne wydatki, np. opłaty za przejazd drogami płatnymi czy postój w strefie płatnego parkowania. Należności wynikające z zastosowania stawek urzędowych oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków zwolnione są z podatku dochodowego oraz składek ZUS.

REKLAMA

Podróżą służbową jest wykonanie zadania służbowego, na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują wtedy należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Zasady obliczania i wypłacania świadczeń podróżnych wynikają z dwóch źródeł:

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej, którzy we własnym zakresie nie uregulowali podróży służbowych, stosują przepisy powyższego rozporządzenia.

INFORAKADEMIA poleca: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Zwrot kosztów przejazdów

REKLAMA

Z rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują określone należności, w tym zwrot kosztów przejazdów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wysokość zwrotu kosztów przejazdów i sposób ich rozliczenia zależy od tego, jakim środkiem lokomocji pracownik będzie podróżował. Generalnie, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i ewentualnie klasę, określa pracodawca. Tak jest w przypadku wyjazdu pociągiem czy autobusem. Wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Oznacza to, że pojazd nie musi być własnością pracownika, istotne by nie należał do majątku pracodawcy.

Używanie samochodu osobowego pracownika do celów odbywania podróży służbowych nie wymaga zawierania przez strony odrębnej umowy cywilnoprawnej, jak ma to miejsce w przypadku jazd lokalnych. Każdy konkretny wyjazd zamiejscowy jest odrębnie uzgadniany. Nie ma jednak przeszkód, by taka umowa została zawarta, szczególnie, jeśli podróże zdarzają się stosunkowo często i obu stronom pod względem finansowym i organizacyjnym odpowiada korzystanie z auta pracownika.

Rozliczanie tzw. kilometrówki

REKLAMA

Gdy obie strony uzgodnią wyjazd prywatnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym. Stawki są określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Innymi słowy, zwrot kosztów przejazdów ustala się na podstawie ustanowionej odgórnie urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu, która jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jakim pracownik będzie się poruszał, a w przypadku samochodu - od pojemności skokowej silnika. Stawki są jednakowe zarówno dla podróży na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Ustalone stawki to stawki maksymalne. Ich przekroczenie pociąga za sobą skutki dla pracownika oraz pracodawcy (o czym niżej).

Stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego

Pojemność skokowa silnika samochodu osobowego

Stawka za 1 km przebiegu

do 900 cm3

0,5214 zł

powyżej 900 cm3

0,8358 zł

W przypadku podróży służbowej krajowej i zagranicznej obowiązują te same urzędowe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Powstaje natomiast wątpliwość, czy pracodawca sam może wyznaczyć stawkę poniżej urzędowej. Trzeba wziąć pod uwagę, że stawka ma charakter zryczałtowany i obejmuje nie tylko koszty paliwa, ale także inne koszty eksploatacyjne (amortyzacja, płyny eksploatacyjne, naprawy itp.). Zwrot kosztów używania pojazdu pracownika w podróży służbowej nie powinien spaść poniżej realnych kosztów przez niego poniesionych. Jak wynika z wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36), do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą (przygotowanie stanowiska pracy, dostarczenie urządzeń, narzędzi, materiałów itp.). Obowiązek ten nie może być przerzucany na pracownika. Dla rozstrzygnięcia rozpoznawanej sprawy istotne jest zatem, czy ustalona przez strony procesowe kwotowa "stawka za 1 kilometr przebiegu" pokrywała rzeczywiste koszty eksploatacji samochodu stanowiącego własność powoda, a używanego do wykonywania przez niego pracy na rzecz pozwanej Spółki. Konieczne jest więc ustalenie, czy wypłacany powodowi "koszt paliwa wg karty drogowej" stanowił pełny ekwiwalent za używanie własnego samochodu do celów służbowych.

Warto zauważyć, że odgórne stawki już dawno nie były waloryzowane i dalece odbiegają od faktycznych kosztów używania samochodu. Z tego względu pracownik może nie wyrazić zgody na proponowaną obniżkę urzędowej stawki za kilometr i zrezygnować z wyjazdu swoim samochodem na rzecz komunikacji publicznej.

Pracownik złożył wniosek u pracodawcy o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca, w ramach zwrotu kosztów przejazdów, zaproponował stawkę za 1 km na poziomie 0,70 zł, a więc niższą od urzędowej. Pracownik odmówił przyjęcia należności z zastosowaniem takiej stawki, do czego miał prawo. W podróż udał się pociągiem, a za przejazd otrzyma zwrot kosztów biletów.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Liczba kilometrów powinna być udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, którą prowadzi pracownik. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • .pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Choć obowiązek założenia ewidencji nie wynika z rozporządzenia o podróżach służbowych, to dla pracodawcy jest to niezbędne ze względów podatkowych.

Do rozliczenia samochodowego wyjazdu służbowego pracownik powinien przedstawić liczbę kilometrów pokonanych w celu wykonania zleconego zadania służbowego. Trasa do miejscowości docelowej i z powrotem powinna obejmować najprostszą drogę, jednak z uwzględnieniem obiektywnych okoliczności jak np. konieczność objazdu z powodu utrudnień w ruchu, robót, wypadków itp. lub wybór innej drogi przez pracownika, co prawda dłuższej, ale szybszej, a tym samym bardziej opłacalnej czasowo. Jeżeli z tych względów przejazd będzie dłuższy, pracodawca nie powinien kwestionować rozliczenia w ewidencji przebiegu pojazdu.

Pracownik wyjechał w podróż służbową z Krakowa do Opola. Przejazd autostradą wynosi 191 km. Jednak pracownik wybrał inną drogę, przez Olkusz, gdyż odcinek autostrady został zablokowany przez wypadek. Omijając drogę szybkiego ruchu, pracownik nadłożył jedynie 13 km. Taka "strata" nie powinna jednak budzić u pracodawcy zastrzeżeń przy rozliczaniu kosztów przejazdów. Łącznie pracownik przejechał 447 km, w tym przejazd 395 km i jazdy lokalne w Opolu.

Inne wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej samochodem

Poza kosztami przejazdów pracodawca jest zobowiązany zwrócić także inne, niezbędne wydatki jak: za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. Zwykle takie wydatki dokumentuje się biletami lub paragonami i zwrot następuje w faktycznie poniesionej wysokości.

Podatek i składki od zwrotu kosztów podróży

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS, ale do wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Oznacza to, że bez obciążeń pozostają należności wynikające z zastosowania urzędowych stawek oraz zwrot faktycznie poniesionych wydatków na autostrady czy parkingi.

Pracownik uzgodnił z pracodawcą wyjazd w podróż służbową do Niemiec własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Stawka za 1 km wynosi u pracodawcy 1 zł, a zgodnie z ewidencją przebiegu pracownik przejechał łącznie 728 km. Zatem pracownikowi należy się zwrot w wysokości 728 zł (1 zł x 728 km). Ponadto pracownik przedstawił też bilety opłat za przejazd płatnym odcinkiem krajowej autostrady oraz parkowanie na kwotę 170 zł. Zwrot kosztów przejazdów jest wolny od podatku oraz składek do kwoty 608,46 zł (728 km x 0,8358 zł), a nadwyżka ponad limit w wysokości 119,54 zł (728 zł - 608,46 zł) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Zwolniony pozostaje zwrot dodatkowych kosztów, tj. 170 zł.

W kosztach pracodawcy tylko "kilometrówka"

Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w przepisach obowiązującego rozporządzenia. Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca i prowadzonej przez użytkownika pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Niezależnie więc, czy samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy służy potrzebom działalności gospodarczej, czy też odbyciu podróży służbowej przez pracownika, wydatki z tytułu jego używania podlegają ograniczeniom. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu. Mieszczą się tu nie tylko wszystkie wydatki eksploatacyjne (np. wydatki na zakup paliwa, gazu, oleju napędowego), ale również inne koszty ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej (wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go), w tym z tytułu opłat za przejazd płatną autostradą, innymi płatnymi drogami, mostami, za przeprawy promowe, czy koszty poniesione w związku z postojem w strefie płatnego parkowania oraz opłaty parkingowe. Zatem, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki za przejazd autostradą i opłaty za parkingi, pod warunkiem:

  • właściwego ich udokumentowania oraz
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,

ale do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz urzędowej stawki za jeden kilometr przebiegu. Nie będzie więc kosztem podatkowym pełna kwota zwróconych opłat za parkingi czy autostrady, gdyż wydatki te, jako wydatki z tytułu używania samochodów, również podlegają ograniczeniom (interpretacje: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.88.2017.1.ZK, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE, wyrok NSA z 9 marca 2016 r., II FSK 3986/13).

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

REKLAMA

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia przez GUS wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale bieżącego roku. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

REKLAMA

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

REKLAMA