Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Różnica między podróżą służbową a oddelegowaniem

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
 Różnica między podróżą służbową a oddelegowaniem /Fot. Fotolia
Różnica między podróżą służbową a oddelegowaniem /Fot. Fotolia
ShutterStock
Niezależnie od stanowiska, na którym jesteśmy zatrudnieni, funkcji jaką pełnimy czy też rodzaju pracy jaką wykonujemy może zdarzyć się tak, że będziemy wykonywać pracę poza miejscem stałego, codziennego wykonywania pracy. Może to przybrać charakter podróży służbowej lub formę oddelegowania.

Pracownik może wykonywać pracę poza miejscem stałego, codziennego wykonywania pracy np. w przypadku konieczności wykonywania pracy w oddziale firmy, której siedziba znajduje się w innej miejscowości lub gdy konieczna jest interwencja u klienta, którego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością stałego wykonywania pracy. Może zdarzyć się też tak, że pracodawca zobliguje nas do wykonywania pracy poza terytorium Polski.

Wykonywanie pracy poza miejscem stałego, codziennego wykonywania pracy może mieć charakter podróży służbowej lub formę oddelegowania.

To pracodawca podejmuje decyzję czy wysyła pracownika w podróż służbową, czy też oddelegowuje do świadczenia określonej pracy, przy czym zależy to od charakteru zadań realizowanych przez pracownika.

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Definicje

Definicję podróży służbowej, często potocznie nazywanej delegacją możemy znaleźć w przepisach Kodeksu pracy natomiast w kwestii odnalezienia definicji oddelegowania należy posiłkować się słownikiem PWN.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowaniem natomiast jest przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego.

Granica między jednym a drugim pojęciem jak widać jest dość nieoczywista.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

W jaki zatem sposób odróżnić podróż służbową od oddelegowania?

Przede wszystkim, aby móc podróż służbową nazwać podróżą służbową pracownik:

- musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

- w trakcie wyjazdu wykonywać zadanie służbowe,

- zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Co ważne, dopiero spełnienie wszystkich warunków wynikających z przedstawionej definicji, daje pracownikowi prawo do świadczeń związanych z podróżą służbową.

Oddelegowaniem, w praktyce jest zmiana miejsca wykonywania pracy przez pracownika.

Tak naprawdę, polskie prawo nie zna instytucji "oddelegowania" – jest to termin, którym posługuje się prawo unijne, w szczególności Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Oddelegowanie może oznaczać również okresowe odesłanie pracownika za granicę celem wykonywania przez niego pracy na polecenie pracodawcy poza obszarem kraju.

Zobacz: Zatrudnienie

Czas podróży służbowej i oddelegowania

Żaden przepis prawa pracy, przepisów podatkowych oraz przepisów dotyczących zabezpieczenia społecznego (i to zarówno polskich, jak i unijnych) nie precyzuje natomiast jak długo może trwać podróż służbowa, nie ma zatem przeszkód, aby podróż służbowa trwała nawet do kilkunastu miesięcy.

Niektórzy eksperci ds. prawa pracy uważają, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Zgodnie bowiem z art. 42 § 4 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Zwrot „innej pracy” sugeruje jednak, że mamy w tym przepisie możliwość przesunięcia pracownika do wykonywania przez niego innej niż dotychczas pracy a nie wykonywania jej w innym miejscu, poza stałym miejscem wykonywania pracy zatem nie można opierać się na tym przepisie. Mimo to jednak przy wyjazdach do 3 miesięcy zazwyczaj uznaje się, że jest to podróż służbowa.

Zobacz: Wynagrodzenia

Część ekspertów prawa podatkowego uważa, że zagraniczna podróż służbowa może trwać maksymalnie 182 dni, argumentując, iż od 183 dnia świadczenia pracy za granicą podatek (co do zasady) powinien być płacony za granicą.

Jak długo zatem może trwać oddelegowanie? Od kilku do kilkunastu miesięcy, przy czym przepisy nie wprowadzają norm określających ograniczenia czasowe. Jeśli chodzi o oddelegowanie za granicę, z reguły jest to okres 24 miesięcy, co ściśle wiąże się z obowiązkiem uzyskania przez pracownika formularza A1 – "Zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej”. Ponadto, w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniającej rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym ("rozporządzenie w sprawie IMI"), stanowiącej projekt dyrektywy zmieniającej dyrektywę 96/71, zaproponowano aby ograniczyć czas delegowania do 24 miesięcy. Należy jednak zwrócić uwagę, że wynikające z doktryny ograniczenia czasowe związane z wykonywaniem pracy w innym państwie wyznaczają granicę, w przypadku przekroczenia której istnieje obowiązek traktowania wysłanego pracownika jako osoby wykonującej stale pracę za granicą.

Zobacz: Czas pracy

Incydentalność

Cechą charakterystyczną dla podróży służbowej jest incydentalność realizowanego w jej ramach zadania. Samo zadanie musi być skonkretyzowane i odbywać się w określonym terminie i miejscu. Zadanie musi różnić się od typowych obowiązków pracownika, a sam fakt wyjazdu służbowego powinien być czymś niecodziennym.

Tym samym podróżą służbową nie jest wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, jeżeli z charakteru pracy danego pracownika wynika stała konieczność wykonywania pracy w tych miejscowościach.

Incydentalność podróży służbowej pozwala odróżnić ją od oddelegowania.

Zobacz też: Urlopy

Oddelegowanie

Co do zasady podróż służbowa związana jest z wykonywaniem polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Natomiast jeśli mamy do czynienia ze zmianą miejsca wykonywania pracy możemy mówić o oddelegowaniu.

Skoro oddelegowanie wiąże się ze zmianą miejsca wykonywania pracy właściwe wydaje się zawarcie porozumienia między pracownikiem a pracodawcą w tym zakresie. Ewentualnie można zastosować formę wypowiedzenia zmieniającego. Zawarcie takiego porozumienia oznacza czasową zmianę miejsca pracy, określonego uprzednio w treści umowy o pracę, co wyklucza możliwość uznania, że pracownik przebywa w podróży służbowej.

Oddelegowanie może odbywać się na dwa sposoby. Pracownik może zostać oddelegowany do innej miejscowości lub innego kraju w ramach zatrudnienia w danej firmie, czyli nadal świadczy pracę dla swojego pracodawcy.

Druga możliwość to wysłanie pracownika do pracy w innym podmiocie. W takim przypadku najczęściej pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego, a w związku ze zmianą miejsca wykonywania pracy – zmienia się również pracodawca.

Uwaga! Pracownik w trakcie oddelegowania może również odbyć podróż służbową.

Pracownik został oddelegowany do pracy w Niemczech. W ramach oddelegowania wykonuje pracę w miejscu określonym przez pracodawcę. Jednak zgodnie z zaleceniem pracodawcy, w ramach podróży służbowej udał się na dwa dni do innej miejscowości w Niemczech w celu wykonania powierzonego zadania. Pracownik tym samym odbył podróż służbową w okresie oddelegowana do innego kraju. Zasadnym jest w tym przypadku rozliczenie podróży na zasadach przewidzianych dla podróży zagranicznych.

Zobacz: Indywidualne prawo pracy

Skutki w zakresie podatków i ZUS

Sformalizowanie treści polecenia wyjazdu służbowego ma duże znaczenie w związku z koniecznością dokumentowania wydatków poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Warto bowiem wiedzieć, że kwoty te korzystają z wyłączenia z podstawy ustalenia podatku dochodowego od osób fizycznych i są zwolnione z podstawy wymiaru składek ZUS.

Wspomniane wyłączenia obejmują wartość diet i innych świadczeń należnych z tytułu podróży służbowych do wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Sopołecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zobacz: ZUS

Świadczenia

Pracodawcy nie będący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej mogą swobodnie określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych pracowników w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania lub w przypadku mniejszych zakładów pracy – w treści umów o pracę zawieranych z pracownikami.

Natomiast minimalna wysokość diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami, określona w wewnątrzzakładowych przepisach płacowych, nie może być niższa niż dieta krajowa pracowników sfery budżetowej.

Jeśli pracodawca nie ureguluje kwestii świadczeń z tytułu podróży służbowych w przepisach wewnątrzzakładowych, do jego pracowników znajdą zastosowanie przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

Pracownikowi z związku z odbywaniem podróży służbowej przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, np. takich jak: koszt przejazdu płatnymi autostradami, koszt płatnego parkowania, poniesienie dodatkowych opłat za bagaż.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Oddelegowanemu pracownikowi nie przysługują diety i zwrot innych kosztów związanych z podróżą służbową. Tak więc jeśli pracownikowi zostało wypłacone dodatkowe wynagrodzenie czy też zostały zwrócone inne koszty związane z oddelegowaniem stanowi to przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu. W przypadku oddelegowania na terytorium Polski wypłacone kwoty otrzymane przez pracownika podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast przy oddelegowaniu poza granice Polski zwolnione z podatku dochodowego są dochody pracownika w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty 30% diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju ponadto przy oddelegowaniu wyłącza się z ZUS równowartość diet pamiętając, że miesięczny przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Zobacz: Kalkulatory

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12)

- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2016 poz. 2032)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U.2015 poz. 2236)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.2013 poz.167).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź >>
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Tylko teraz
349,00 zł
614,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zawód pilot samolotu [WYWIAD]
    Zawód pilot samolotu to często praca marzeń. Jak zostać pilotem? Jakie są nastroje w lotnictwie w czasie pandemii? Jak reguluje się czas pracy i zarobki pilota? Co jest najważniejsze, a co najpiękniejsze w pracy pilota? Na te i inne pytania odpowiada doświadczony pilot i prezes Grupy Bartolini Air - Bartłomiej Walas.
    Praca dla par z Ukrainy - logistyka
    Praca dla par z Ukrainy znajdzie się w polskiej logistyce. Przed Świętami Bożego Narodzenia rekrutacje są wzmożone. Powstają oferty dla ukraińskich duetów.
    Można wycofać środki z PPK i oszczędzać dalej
    Wycofanie środków z PPK nie uniemożliwia dalszego oszczędzania w programie. Zwrot środków i rezygnacja z dalszego oszczędzania w PPK to dwie różne czynności.
    Hybrydowy model pracy to przyszłość
    Hybrydowy model pracy to przyszłość firm. Pracodawcy powinni dostosować biura do potrzeb pracowników. Czym są elastyczne biura?
    Powrót do biura po długiej pracy zdalnej. Co wynika z przepisów, co radzą eksperci? [Wywiad]
    Praca zdalna, praca hybrydowa, praca stacjonarna. Mimo, że pandemia jeszcze nie odpuszcza a 4. jej fala jest coraz groźniejsza, to wiele firm myśli o powrocie swoich pracowników do mniej zdalnego a bardziej stacjonarnego modelu pracy biurowej. Jak przekonać pracownika do powrotu do pracy stacjonarnej po długim okresie pracy zdalnej? Czy pracownik ma prawo odmówić wykonywania swojej pracy w biurze? Wielu pracodawców rozważa model hybrydowy pracy biurowej. Jak najlepiej zorganizować i uregulować taką pracę? Na te tematy rozmawiamy z Grzegorzem Orłowskim, radcą prawnym.
    Monitoring pracowników hybrydowych - negatywne skutki
    Monitoring pracowników hybrydowych przynosi negatywne skutki w postaci obniżenia zaufania do pracodawcy i zwiększenia rotacji pracowników. Sprawdź wyniki badania.
    Ustawa o sygnalistach - kogo dotyczy?
    Ustawa o sygnalistach - kogo dotyczy obowiązek utworzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy? Jakie są problemy?
    Polityka prorodzinna ważna dla pracodawców
    Polityka prorodzinna jest ważna dla pracodawców - takie wnioski płyną z badania Kantar dla Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Jakie korzyści może przynieść pracodawcom?
    Fałszywy certyfikat COVID-19 a zwolnienie z pracy
    Fałszywy certyfikat potwierdzający szczepienie przeciw COVID-19 może być przyczyną zwolnienia z pracy. Pracownicy kupują nieprawdziwe zaświadczenia o zaszczepieniu. Jakie konsekwencje takiego procederu mogą ponieść lekarze?
    Polski Ład 2022 - jakie zmiany?
    Polski Ład od 2022 roku - jakie zmiany w podatkach wchodzą w życie? Składka zdrowotna będzie funkcjonowała na nowych zasadach. Wprowadza się nowe zwolnienia podatkowe i sankcje za nielegalne zatrudnienie.
    Liczba ubezpieczonych na 30 listopada - wypłata zasiłków
    Liczba ubezpieczonych na 30 listopada decyduje o tym, kto wypłaca zasiłki w następnym roku. Jak ustalić liczbę ubezpieczonych na 30 listopada 2021 r.? Kto w 2022 r. będzie wypłacał zasiłki - pracodawca czy ZUS?
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko - covid
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko - kiedy przysługuje? Czy covid, a więc kwarantanna lub izolacja dziecka, uprawniają do pobierania zasiłku opiekuńczego z ZUS? Opieka nad dzieckiem jest wtedy konieczna. Co mogą zrobić rodzice?
    Ile można dorobić do renty i emerytury?
    Ile można dorobić do renty i emerytury od 1 grudnia 2021 r. do 28 lutego 2022 r.? Jakie są limity dorabiania dla rencistów i emerytów? Ile można dorobić do renty rodzinnej i socjalnej?
    Praca w biurze dla mężczyzn a home office dla kobiet [BADANIE]
    Praca w biurze dla mężczyzn a home office dla kobiet - takie wnioski wynikają z badania "Biuro czy home office – jakie środowisko pracy preferują polscy pracownicy". Okazuje się, że mężczyźni wolą pracować stacjonarnie, a kobiety zdalnie.
    5 sposobów na poprawę samopoczucia pracowników
    Oto krótki poradnik dla pracodawców o tym, jak poprawić samopoczucie pracowników. Pandemia koronawirusa pogłębiła stres i niepewność zarówno w sferze prywatnej jak i zawodowej. Psycholog wymienia 5 sposobów na polepszenie kondycji psychicznej pracowników.
    Nagroda uznaniowa a podstawa chorobowego
    Czy nagroda uznaniowa wlicza się do podstawy zasiłku chorobowego? Należy odpowiedzieć na pytanie - czy nagroda uznaniowa przysługuje za czas pobierania zasiłku.
    Odszkodowanie po wypadku w pracy - ZUS
    Odszkodowanie po wypadku w pracy - kiedy ZUS wypłaci jednorazowe świadczenie z ubezpieczenia wypadkowego? Ile wynosi od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r.?
    Kwota bazowa do odprawy emerytalnej a premie
    Jak wyliczyć kwotę bazową do odprawy emerytalnej dla pracownika samorządowego? Czy należy uwzględnić premie?
    Niedziela handlowa - grudzień 2021
    Niedziela handlowa - grudzień 2021 ma 4 niedziele. Czy 5 grudnia, 12 grudnia, 19 grudnia, 26 grudnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?
    Pakiet mobilności - luty 2022
    Pakiet mobilności wchodzi w życie w lutym 2022 roku. Jakie zmiany zaczną obowiązywać tym razem? Wyższe wynagrodzenia kierowców to wzrost kosztów pracy po stronie firm transportowych.
    HR w chmurze – 5 mitów
    Wokół HR w chmurze pojawiło się wiele mitów. Warto je sprostować i dać innym szansę na wdrożenie nowych możliwości w firmie. Jakie przekonania są nieprawidłowe i wymagają sprostowania? Wyjaśniamy poniżej.
    Nakazy PIP a decyzje administracyjne z KPA
    Nakazy PIP to decyzje administracyjne uregulowane w KPA. Jakie są różnice w treści decyzji i nakazu z KPA i ustawy o PIP? Jakie nakazy wydaje inspektor pracy?
    Wykaz prac wzbronionych dla kobiet – czy jest zgodny z przepisami?
    Wykaz prac wzbronionych, uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet jest dokumentem określającym, jakich prac nie powinny wykonywać kobiety. Wielu pracodawców posiada takie wykazy, ale czy na pewno są one zgodne z przepisami? Czy wykaz prac wzbronionych kobietom mógłby narazić pracodawcę na zarzut dyskryminacji? Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak wygląda sytuacja prawna wykazu prac wzbronionych dla kobiet.
    Dni wolne od pracy - Holandia
    Dni wolne od pracy w 2021 i 2022 roku - Holandia ma 9 dni świątecznych w roku kalendarzowym. Kiedy są święta w Holandii? Oto kalendarz.
    Weryfikacja szczepień pracowników ważna dla pracodawców
    Weryfikacja szczepień pracowników jest ważna dla pracodawców. Ułatwi organizację pracy w firmie. Jakie rozwiązania przewiduje projekt ustawy?