W jakim terminie rozliczyć i wypłacić świadczenia z tytułu podróży służbowej

Pracowników powracających z podróży służbowych zobowiązujemy do rozliczenia kosztów delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Czy jest to jednocześnie termin wypłaty należności przez pracodawcę? Jeżeli nie, to kiedy powinniśmy rozliczyć ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną pracownikowi zaliczkę – pyta Czytelnik z Grudziądza.

Powinni Państwo wypłacić należność z tytułu podróży służbowej niezwłocznie po rozliczeniu tej podróży przez pracownika.

W przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych nie ma żadnej informacji dotyczącej terminu wypłaty pracownikowi należności delegacyjnych. Odnosi się to do tych wszystkich przypadków, gdy zaliczka nie została wypłacona przed wyjazdem albo jej kwota była niższa niż wynikająca z faktycznych kosztów wykazanych przez pracownika w rozliczeniu delegacji.

W przypadku gdy termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania (art. 455 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Za wezwanie dłużnika należy uznać przekazanie przez pracownika pełnych informacji dotyczących kosztów podróży i okoliczności mających wpływ na naliczenie świadczeń delegacyjnych. Jeżeli nie ma regulacji wewnętrznej doprecyzowującej tę kwestię, pracodawca powinien bez zbędnej zwłoki, w najbliższym możliwym czasie, wypłacić pracownikowi należność.

Pracodawca, w chwili wydania pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego, musi liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów. W związku z tym powinien także zadbać o przygotowanie środków niezbędnych do wypłaty należności za wyjazd jak najszybciej, czy wręcz bezpośrednio po dokonaniu rozliczenia przez pracownika.

Pracodawca chce wprowadzić termin wypłaty należności delegacyjnych w regulaminie wynagradzania. Okres wypłaty tych należności miałby wynieść 3 miesiące. Takie postępowanie jest nieprawidłowe. Przy tworzeniu regulacji wewnętrznej dotyczącej terminu wypłaty tych należności pracownikowi nie można wprowadzać rozwiązań sprzecznych z zasadami współżycia społecznego lub ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa. Stosowanie odległych terminów zbiorczego rozliczania delegacji (np. z kwartału) jest bowiem niedopuszczalne. Prawo wewnątrzzakładowe może wprowadzać jedynie pewne doprecyzowanie, np. przez wskazanie, że pracodawca ma na to 7 lub 10 dni.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Do rozliczenia kosztów podróży powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety, potwierdzające poszczególne wydatki oraz oświadczenia o poniesionych kosztach i zawierające informacje niezbędne dla prawidłowego naliczenia świadczeń (np. wskazujące, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu, a jeżeli tak, to jakie rodzaje posiłków, określenie godziny przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej). Co prawda przepisy wskazują, że "pracownik dokonuje rozliczenia" w tym terminie, ale powinno to być odczytywane jako przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, oświadczeń i informacji, na podstawie których pracodawca (w praktyce częściej osoby, które zajmują się rozliczeniami w imieniu pracodawcy) naliczy należności na podstawie przepisów rozporządzenia albo obowiązujących w firmie wewnętrznych regulacji i ustali kwotę do wypłaty albo zwrotu, uwzględniając udzieloną wcześniej pracownikowi zaliczkę.

Niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie tych dokumentów i informacji przez pracownika stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową. Inaczej będzie tylko wówczas, gdy termin nie mógł zostać zachowany z przyczyn niezawinionych przez pracownika (np. w związku z jego chorobą).

Podstawa prawna:

● art. 77⁵, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

● art. 455 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459),

● § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Zobacz serwis: Ubezpieczenie zdrowotne