Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jakim terminie rozliczyć i wypłacić świadczenia z tytułu podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Marek Rotkiewicz
W jakim terminie rozliczyć i wypłacić świadczenia z tytułu podróży służbowej/Fot. Fotolia
W jakim terminie rozliczyć i wypłacić świadczenia z tytułu podróży służbowej/Fot. Fotolia
Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Kiedy wypłacić pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej?

Pracowników powracających z podróży służbowych zobowiązujemy do rozliczenia kosztów delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Czy jest to jednocześnie termin wypłaty należności przez pracodawcę? Jeżeli nie, to kiedy powinniśmy rozliczyć ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną pracownikowi zaliczkę – pyta Czytelnik z Grudziądza.

Powinni Państwo wypłacić należność z tytułu podróży służbowej niezwłocznie po rozliczeniu tej podróży przez pracownika.

W przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych nie ma żadnej informacji dotyczącej terminu wypłaty pracownikowi należności delegacyjnych. Odnosi się to do tych wszystkich przypadków, gdy zaliczka nie została wypłacona przed wyjazdem albo jej kwota była niższa niż wynikająca z faktycznych kosztów wykazanych przez pracownika w rozliczeniu delegacji.

W przypadku gdy termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania (art. 455 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Za wezwanie dłużnika należy uznać przekazanie przez pracownika pełnych informacji dotyczących kosztów podróży i okoliczności mających wpływ na naliczenie świadczeń delegacyjnych. Jeżeli nie ma regulacji wewnętrznej doprecyzowującej tę kwestię, pracodawca powinien bez zbędnej zwłoki, w najbliższym możliwym czasie, wypłacić pracownikowi należność.

Pracodawca, w chwili wydania pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego, musi liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów. W związku z tym powinien także zadbać o przygotowanie środków niezbędnych do wypłaty należności za wyjazd jak najszybciej, czy wręcz bezpośrednio po dokonaniu rozliczenia przez pracownika.

Pracodawca chce wprowadzić termin wypłaty należności delegacyjnych w regulaminie wynagradzania. Okres wypłaty tych należności miałby wynieść 3 miesiące. Takie postępowanie jest nieprawidłowe. Przy tworzeniu regulacji wewnętrznej dotyczącej terminu wypłaty tych należności pracownikowi nie można wprowadzać rozwiązań sprzecznych z zasadami współżycia społecznego lub ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa. Stosowanie odległych terminów zbiorczego rozliczania delegacji (np. z kwartału) jest bowiem niedopuszczalne. Prawo wewnątrzzakładowe może wprowadzać jedynie pewne doprecyzowanie, np. przez wskazanie, że pracodawca ma na to 7 lub 10 dni.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Do rozliczenia kosztów podróży powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety, potwierdzające poszczególne wydatki oraz oświadczenia o poniesionych kosztach i zawierające informacje niezbędne dla prawidłowego naliczenia świadczeń (np. wskazujące, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu, a jeżeli tak, to jakie rodzaje posiłków, określenie godziny przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej). Co prawda przepisy wskazują, że "pracownik dokonuje rozliczenia" w tym terminie, ale powinno to być odczytywane jako przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, oświadczeń i informacji, na podstawie których pracodawca (w praktyce częściej osoby, które zajmują się rozliczeniami w imieniu pracodawcy) naliczy należności na podstawie przepisów rozporządzenia albo obowiązujących w firmie wewnętrznych regulacji i ustali kwotę do wypłaty albo zwrotu, uwzględniając udzieloną wcześniej pracownikowi zaliczkę.

Niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie tych dokumentów i informacji przez pracownika stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową. Inaczej będzie tylko wówczas, gdy termin nie mógł zostać zachowany z przyczyn niezawinionych przez pracownika (np. w związku z jego chorobą).

Podstawa prawna:

● art. 775, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

● art. 455 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459),

● § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Zobacz serwis: Ubezpieczenie zdrowotne

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Transformacja cyfrowa – jak podnieść kompetencje kadr?
    Przemysł 4.0 oznacza automatyzację procesów, nie eliminuje jednak czynnika ludzkiego. Wciąż niezbędne będzie pozyskanie specjalistów. Konieczne stanie się także zatrudnienie osób potrafiących obsługiwać różne, często bardzo skomplikowane postępowania i systemy. Jak ten proces przygotować i wdrożyć, by podnieść kompetencje pracowników i sprawnie działać na tak dynamicznie zmieniającym się rynku? Eksperci podczas debaty Forum Pracodawcy Godnego Zaufania pt. „Transformacja cyfrowa – jak podnieść kompetencje kadr?” podkreślali, że kluczowa jest edukacja i uświadamianie, że transformacja nie jest tylko dla gigantów gospodarki, ale przede wszystkim dla małych i średnich firm.
    Czym ubezpieczenie zdrowotne różni się od chorobowego?
    Ubezpieczenie zdrowotne a ubezpieczenie chorobowe - czym różnią się od siebie? Kiedy są obowiązkowe, a kiedy dobrowolne? Do jakich świadczeń z ZUS uprawnia składka chorobowa?
    Aktywność na LinkedIn - warto czy nie warto?
    Czy aktywność na LinkedIn może być wsparciem w rekrutacji pracowników? Warto czy nie warto korzystać z LinkedIna? Jakie są jego plusy i minusy?
    Wynagrodzenie i zawód nauczyciela - zmiany 2022
    Wynagrodzenie i zawód nauczyciela czekają zmiany już w 2022 r. Jaka będzie podwyżka wynagrodzeń nauczycieli? Co zmieni się w czasie pracy, awansie, ocenie pracy i urlopie nauczycieli?
    Bezrobocie maleje od 7 miesięcy
    Bezrobocie maleje już od 7 miesięcy. Wskazują na to dane GUS z września 2021 r.
    Austria: zasada 3G w pracy od 1 listopada 2021 r.
    Austria w związku z czwarta falą COVID-19 wydała rozporządzenie wprowadzające zasadę 3G we wszystkich miejscach pracy od 1 listopada 2021 r. Co to oznacza?
    Polacy w pandemii wybierali umowę o pracę
    Polacy w czasie pandemii zmieniali formę zatrudnienia na umowę o pracę. Jakie są plusy umowy o pracę?
    3/4 etatu - ile to godzin, ile urlopu
    3/4 etatu to praca w niższym wymiarze czasu pracy. Ile godzin pracy ma pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w poszczególnych miesiącach 2021 roku? Ile urlopu mu przysługuje?
    Pewność siebie kobiet i mężczyzn [BADANIE]
    Pewność siebie kobiet i mężczyzn - czy jest taka sama? Czy kobiety rzeczywiście nie wierzą w siebie? Co Polacy tak naprawdę uważają o kobietach szefach? Jak posiadanie dzieci wpływa na poczucie własnej wartości? Oto wyniki badania.
    Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy obcokrajowcowi
    Zatrudnienie cudzoziemca na oświadczenie. Pracodawca poszukiwał, a nawet już znalazł cudzoziemca do pracy. Często jednak chęć szybkiego przyjęcia go do firmy spowalniają formalności i czas oczekiwania na pozwolenie zatrudnienia w Polsce. Sposobem przyspieszającym ten proces jest złożenie w urzędzie pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Po wpisaniu tego dokumentu do ewidencji oświadczeń może on zostać zatrudniony bez zezwolenia na pracę pod warunkiem, że będzie wykonywać ją zgodnie z oświadczeniem.
    Ubezpieczenia społeczne - propozycje zmian
    W związku m.in. ze starzeniem się społeczeństwa BCC przedstawia 3 zmiany w systemie ubezpieczeń społecznych. Pierwsza dotyczy konieczności wydłużania aktywności zawodowej, druga wprowadzenia kryterium dochodowego do 13 emerytury, a trzecia promocji oszczędzania na cele emerytalne.
    Sygnalista w firmie - projekt ustawy, obowiązki pracodawcy
    Sygnalista w firmie będzie miał szczególną ochronę. Od kiedy przepisy o sygnalistach będą obowiązywały pracodawców zatrudniających od 50 pracowników? Jakie obowiązki nakłada na pracodawcę projekt ustawy?
    MRiT wyjaśnia: nie ma prac nad zniesieniem zmian czasu
    Czy w MRiT trwają prace nad zniesieniem zmian czasu? Okazuje się, że nie. Ministerstwo wyjaśnia ostatnie doniesienia medialne.
    4/5 etatu - ile to godzin, ile urlopu
    4/5 etatu oznacza mniejszy wymiar czasu pracy. Ile godzin pracy ma pracownik zatrudniony na 4/5 etatu w poszczególnych miesiącach roku? Ile urlopu mu przysługuje?
    Kontrola L4 - zmiany od 2022 r.
    Kontrola L4 - jakie zmiany wchodzą w życie od 2022 r.? ZUS otrzymuje nowe uprawnienie w zakresie kontroli zwolnienia lekarskiego.
    4/5 etatu a święta wypadające w dni wolne
    Czy zatrudnieni na 4/5 etatu powinni otrzymać dodatkowy dzień wolny od pracy za święta wypadające w dni wolne? PIP odpowiada.
    Czternastka dla emerytów - kiedy?
    Czternastka dla emerytów - kiedy będzie wypłacona w 2021 r.? Czy trzeba składać wniosek?
    Pracownicy fizyczni poszukiwani [BADANIE]
    Pracownicy fizyczni poszukiwani - wciąż rośnie liczba ofert pracy dla fachowców. Jak oni czują się na rynku pracy? Czy są chętni do zmiany pracy? Jak ich rekrutować? Sprawdź wyniki badania.
    Ustawa o PIP - 4 najważniejsze zmiany
    Ustawa o PIP będzie nowelizowana. Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała projekt zmian. Oto 4 najważniejsze z nich: zmiana umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę decyzją, wykluczenie szkolenia młodocianych przy pracach w przemyśle drzewnym, kontrola PIP bez uprzedzenia, nakaz wstrzymania prac w budownictwie skierowany do inwestora.
    Odzież inteligentna a poprawa bezpieczeństwa pracowników
    Odzież inteligentna może w znaczący sposób wpłynąć na poprawę bezpieczeństwa pracowników. Brakuje jednak rozwiązań prawnych.
    Model Core Quadrant - co to jest?
    Model Core Quadrant to koncepcja Daniela Ofmana, która posługuje się następującymi pojęciami: cechy rdzenne, pułapki, wyzwania, alergie. czym jest kwadrant podwójny?
    Renta szkoleniowa z ZUS - wysokość, dla kogo
    Renta szkoleniowa z ZUS - kiedy przysługuje? Kto może z niej skorzystać? Jaka jest wysokość renty szkoleniowej?
    Pracownik sam ustala jak oszczędza w PPK
    Czy pracownik ustala jak oszczędza w PPK? Uczestnik PPK ma wpływ na wysokość swoich wpłat do PPK. Może również decydować o tym, w które fundusze zdefiniowanej daty, w ramach danego podmiotu zarządzającego, inwestowane są jego oszczędności.
    Kadry i płace w chmurze – czy warto?
    Kadry i płace w chmurze to nowoczesne rozwiązanie korzystne dla każdej firmy. Co daje przeniesienie kadr i płac do chmury? Przede wszystkim niższe koszty i gwarancję bezpieczeństwa danych.
    Handel w niedziele - zmiany 2022
    Handel w niedziele - Prezydent podpisał zmiany w wyłączeniach pozwalających na handel w niedziele. Co zmienia się od 1 lutego 2022 r.?