Składki za pracownicę przechodzącą z zasiłku macierzyńskiego na urlop wychowawczy

PROBLEM

14 lutego 2017 r. pracownica zakończy urlop rodzicielski, w czasie którego pobiera 80-proc. zasiłek macierzyński, i rozpocznie, na razie półroczny, urlop wychowawczy. Jest zatrudniona na pełny etat i jej wynagrodzenie wynosi 2400 zł. Jest też objęta ubezpieczeniem grupowym na życie, składki w wysokości 50 zł opłaca pracodawca. Jak ustalić dla niej podstawę wymiaru składek w okresie urlopu wychowawczego? Jak wypełnić dokumenty do ZUS za luty? Przed urlopem wychowawczym pracownica pobierała zasiłek macierzyński, a jeszcze wcześniej – zasiłek chorobowy.

ODPOWIEDŹ

Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń:

W lutym 2017 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres urlopu wychowawczego będzie stanowiła kwota 1225 zł, a podstawę składki zdrowotnej – 520 zł.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do tych ubezpieczeń.

Zobacz: ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych za miesiące od stycznia do grudnia 2017 r. nie może być:

- wyższa niż 2557,80 zł, tj. 60 proc. z 4263 zł, oraz

- niższa niż 1500 zł, tj. 75 proc. z 2000 zł.

Sposobem na prawidłowe wyznaczenie kwoty podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym jest porównanie bieżącej kwoty granicznej 2557,80 zł z kwotą średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownicy za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli faktyczne wynagrodzenie pracownika jest wyższe niż kwota 2557,80 zł, to za podstawę przyjmuje się właśnie tę ustawową kwotę graniczną. I odwrotnie, jeśli ta kwota graniczna przewyższa wynagrodzenie pracownika, to składki są naliczane od faktycznego wynagrodzenia. Prościej rzecz ujmując, zawsze jako podstawę przyjmuje się kwotę niższą.

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Przeciętne wynagrodzenie tylko do obliczeń

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia mają zastosowanie zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale nie wszystkie. Uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może się więc nie zawsze pokrywać z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u danego płatnika składek, z tytułu pracy u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskuje się, dzieląc sumę wynagrodzeń uzyskanych przez pracownika w przyjmowanym okresie przez liczbę tych miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 - praktyczny komentarz z przykładami

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;

2) przyjmuje się, po uzupełnieniu stosownie do rodzaju składników wynagrodzenia, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Zobacz: Wynagrodzenia

Uzupełnienia wynagrodzenia (powyższy pkt 2) dokonuje się, jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie pracownika uległo zmniejszeniu z przyczyn usprawiedliwionych. Wówczas jako uzupełnione przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości. Natomiast przy wynagrodzeniu zmiennym jako uzupełnione traktuje się wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. W tym celu:

1) jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień – dzieli się wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w danym miesiącu;

2) jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia – przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje też zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i/lub par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są pomijane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu np. o składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, koszty wynajmu mieszkania, pakietu medycznego czy dodatkowego ubezpieczenia na życie.

Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się w trakcie miesiąca, kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jak i kwocie równej lub wyższej od kwoty 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

Zobacz: Kalkulatory

Nie wszystko sumowane

Za luty pracownicy przysługuje jeszcze zasiłek macierzyński w wysokości 773,08 zł obliczony tylko z wynagrodzenia zasadniczego, bez składki ubezpieczeniowej, gdyż jest ona opłacana również za okresy pobierania zasiłków:

(2400 zł – 13,71 proc.) : 30 = 69,03 zł x 80 proc. = 55,22 zł x 14 dni = 773,08 zł

Mimo że składka ubezpieczeniowa zostanie opłacona za cały miesiąc, to nie podlega ona oskładkowaniu. Po pierwsze, przysługuje za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, a takie składniki są wyłączone z podstawy wymiaru składek, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów płacowych. Po drugie, część składki przypadająca na okres urlopu wychowawczego nie podlega ozusowaniu, gdyż urlop ten jest osobnym tytułem do ubezpieczeń i świadczenia przysługujące za okres tego urlopu nie podlegają w ogóle oskładkowaniu. ⒸⓅ

Zobacz: Ubezpieczenia

Jakie należności w lutym

Pracownica przechodzi na urlop wychowawczy od 15 lutego. Do 14 lutego ma urlop rodzicielski. Na urlopie wychowawczym będzie podlegać ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

UBEZPIECZENIE EMERYTALNO-RENTOWE

Do obliczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej należałoby uwzględnić wynagrodzenie za okres od lutego 2016 r. do stycznia 2017 r. Jednak w tym okresie pracownica pobierała tylko zasiłek macierzyński, a wcześniej chorobowy. W związku z tym do obliczeń należy przyjąć wynagrodzenie zasadnicze z umowy o pracę w wysokości 2400 zł wraz z wartością składki ubezpieczeniowej 50 zł, która jako przychód podlega oskładkowaniu.

Ze względu na to, że wynagrodzenie pracownicy jest niższe niż kwota graniczna podstawy składek za okres urlopu wychowawczego w 2017 r., jako tę podstawę należy przyjąć 2450 zł (2450 zł < 2557,80 zł), przy czym podstawa za luty ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu:

2450 zł : 28 dni lutego x 14 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 1225 zł.

Kwoty składek wyniosą:

– emerytalna – 239,12 zł (1225 zł x 19,52 proc.),

– rentowa – 98 zł (1225 zł x 8 proc.).

UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Osoba na urlopie wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna, zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Podstawa wynosi więc 520 zł, a sama składka 46,80 zł (9 proc.).

Zobacz: Kalkulatory

Konieczne złożenie raportów

Za luty należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

● ZUS RSA z kodem tytułu 011000 oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 15 do 28 lutego 2017 r.

● ZUS RCA

– z kodem tytułu 124000 i kwotą 773,08 zł jako podstawą wymiaru składki emerytalnej i rentowej za okres od 1 do 14 lutego (okres pobierania zasiłku macierzyńskiego jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych) oraz kwotami składek na te ubezpieczenia,

– z kodem tytułu 121100 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 1225 zł i obliczonymi wcześniej kwotami składek emerytalnej i rentowej oraz kwotą podstawy składki zdrowotnej i kwotą samej składki.

Pracodawca w raporcie imiennym ZUS RCA tylko nalicza składki od zasiłku oraz od wyznaczonej podstawy wymiaru z tytułu urlopu wychowawczego i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są finansowane z budżetu państwa.

Autor: Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń

Zobacz: Urlopy

Podstawa prawna

- Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 9, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).

- Art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.).

- Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 222).

- Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).