Ustalenie podstawy wymiaru składek na urlopie wychowawczym krok po kroku

Nasza pracownica w październiku 2015 r. urodziła dziecko i przebywała na urlopach związanych z rodzicielstwem do 9 października 2016 r. Od 10 października do 15 listopada wykorzystała urlop wypoczynkowy, a od 16 listopada 2016 r. rozpocznie urlop wychowawczy. Jak ustalić podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownica otrzymała wynagrodzenie tylko za część października i listopada 2016 r. (za urlop)? Jej wynagrodzenie składa się z części stałej i części zmiennej w postaci premii miesięcznej stanowiącej od 5% do 20% wynagrodzenia za czas przepracowany. Za październik 2016 r. pracownica otrzymała wynagrodzenie za urlop ze stałych składników w kwocie 1837,50 zł oraz urlopowe ze składników zmiennych w kwocie 290,40 zł. W pozostałych miesiącach wypłacany był zasiłek chorobowy i macierzyński. Pracownica otrzymała także nagrodę uznaniową roczną za 2015 r. w kwocie 1800 zł. Czy do podstawy wymiaru składek należy wliczyć tę nagrodę? Czy powinniśmy ją przeliczyć proporcjonalnie – pyta Czytelnik z Grudziądza.

Polecamy produkt: Wielka Księga Prawa Pracy

W przypadku Państwa pracownicy podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy wyliczyć z uzupełnionego wynagrodzenia otrzymanego za październik 2016 r. oraz z 1/12 kwoty nagrody rocznej za 2015 r. Nie należy jej przeliczać proporcjonalnie, gdyż jest przyznawana uznaniowo.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom:

● emerytalnemu i rentowym – jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty ani innych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych,
● zdrowotnemu – jeśli nie posiadają innego tytułu do tego ubezpieczenia.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy (2433 zł w 2016 r.). Jest to maksymalna podstawa. Jednocześnie podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych za takie osoby nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2016 r. – 1387,50 zł).

Obliczanie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy uwzględniać wynagrodzenie wypłacone u płatnika składek, który urlopu wychowawczego udzielił, za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia tego urlopu, jeżeli stanowiło ono podstawę wymiaru składki chorobowej. Ponadto nie odlicza się tu części składkowej 13,71%. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie oblicza się, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których je uzyskał.

Jeżeli w tym okresie pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek usprawiedliwionej nieobecności, wówczas:

● wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
● przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Na równi z dniami przepracowanymi traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Państwa pracownica w okresie 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, tj. w okresie listopad 2015 r. – październik 2016 r., uzyskała jedynie wynagrodzenie za październik 2016 r. W tym miesiącu przebywała bowiem na urlopie wypoczynkowym, który traktuje się jak czas przepracowany. Urlop trwał przez większą część tego miesiąca, tj. 16 dni, przy 21 dniach roboczych przypadających do przepracowania w październiku. Zatem wynagrodzenie to podlega uzupełnieniu. Za październik 2016 r. pracownica uzyskała wynagrodzenie stałe za przepracowaną część miesiąca (wynagrodzenie za urlop ze składników stałych), gdyż za pozostałą część przysługiwał jej jeszcze zasiłek macierzyński. Oprócz tego otrzymała wynagrodzenie urlopowe ze zmiennego miesięcznego składnika, którym jest premia procentowa od wynagrodzenia za faktyczny czas pracy. W związku z tym oba rodzaje wynagrodzenia, tj. stałe i zmienne, należy potraktować jak zmienne. Zatem uzupełnienie wynagrodzenia polega na:

● zsumowaniu wynagrodzenia zasadniczego (za urlop) i zmiennego wynagrodzenia urlopowego,
● podzieleniu otrzymanej kwoty przez liczbę dni urlopu wypoczynkowego (dni faktycznej pracy nie było) oraz
● pomnożeniu powstałej kwoty przez liczbę dni, którą pracownica powinna przepracować w maju.

Ustalenie podstawy wymiaru składek ZUS

Polecamy serwis: Ubezpieczenia społeczne

Za listopad 2016 r. należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

1) ZUS RSA – z kodem tytułu 0110 xx oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 16 do 30 listopada 2016 r.,

2) ZUS RCA – z kodem tytułu 0110 xx i podstawą wymiaru wszystkich składek odpowiadającą kwocie wynagrodzenia ze stosunku pracy za urlop wypoczynkowy od 1 do 15 listopada 2016 r. oraz kolejny raport z kodem tytułu 1211 xx (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 1216,50 zł (składka emerytalna 19,52%, tj. 237,46 zł, składka rentowa 8%, tj. 97,32 zł) oraz kwotą podstawy wymiaru składki zdrowotnej 520 zł (składka 9%, tj. 46,80 zł).

Składki naliczone przez płatnika w raporcie ZUS RCA za okres urlopu wychowawczego są w całości finansowane przez budżet państwa.

Podstawa prawna:

● art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 581; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579),

● art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 5b, 9, 14, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579),

● § 1 ust. 1 pkt 12 i 14, załączniki nr 12, 14 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 222).